Заголовочную, основную, оформляющую.

Для организационно-распорядительных документов установлено и дано место расположения 32 реквизитам (ДСТУ 4163-2003, ДСТУ-2732-94):

Заголовочная часть документа:

01 – Изображение Государственного герба Украины или герба автономной республики Крым

02 – Изображение эмблемы организации или товарного знака (знак обслуживания)

03 - Изображение наград

04 - Код организации

05 - Код формы документа;

06 -Название организации высшего уровня;

07 – Название организации;

08 - Название структурного подразделения организации

09 – Справочные данные об организации

10 – Название вида документа

11 – Дата документа

12 – Регистрационный индекс документа

13 - Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ

14 - Место составления или издания документа

15 - Гриф ограничения доступа к документу

16 – Адресат

17 - Гриф утверждения документа

18 - Резолюция

19 - Заголовок к тексту документа

20 - Отметка о контроле

Основная часть документа:

21 – Текст документа

22 - Отметка о наличии приложений

Оформляющая часть документа:

23 - Подпись

24 - Гриф согласования документа

25 – Визы документа

26 – Оттиск печати

27 - Отметка о заверении копий

28 – Фамилия исполнителя и номер его телефона

29 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

30 - Отметка о наличии документа в электронной форме

31- Отметка о поступлении документа в организацию

32 – Запись о государственной регистрации

Заголовочная часть:

ИЗОБРАЖЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА, ГЕРБА АВТОНОМНОЙ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ (реквизит 01). В соответствии с Постановлением Верховного Совета Украины «О Государственном гербе Украины» от 19.02.1999г., а также с нормативно-правовыми актами Автономной Республики Крым, изображение Государственного герба Украины или герба Автономной республики Крым размещается на печатях, штампах и бланках документов органов государственной власти и государственного управления, на служебных удостоверениях, бланках государственных учреждений, министерств и ведомств, а также предприятий, учреждений и организаций, в случаях, предусмотренных законодательством, с обязательным соответствием пропорций: высота –17 мм, ширина – 12 мм. На бланках с угловым расположением Герб изображают на верхнем поле бланка над срединой строк названия организации, а на бланках со строчным расположением реквизитов – в центре верхнего поля.

Круг подведомственных учреждений, которые должны изображать герб на своих бланках, определяет каждое министерство (ведомство) для своей системы.

ИЗОБРАЖЕНИЕ ЭМБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ТОВАРНОГО ЗНАКА (ЗНАКА ОБСЛУЖИВАНИЯ) (реквизит 02). Ряд организаций, учреждений и предприятий имеют свои эмблемы - символическое, графическое изображение, отражающее направление их деятельности. Эмблемы изображаются на бланке и облегчают поиск документов, но эмблемой нельзя заменить наименование организации. В качестве эмблемы организации можно использовать товарный знак или знак обслуживания, зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы помещают на левом поле бланка, на уровне названия организации в соответствии с Уставом (Положением об организации). Изображение эмблемы регистрируют в соответствии с установленным порядком. Эмблему не изображают на бланке, если на нем изображен Государственный герб Украины. На бланках документов негосударственных организаций разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных организаций размещают изображение Государственного герба.

ИЗОБРАЖЕНИЕ НАГРАД (реквизит 03). Если учреждение, организация или предприятие имеет награды, то названия наград вводятся в их название. Название получается длинным, а так как реквизиту «название организации» отводится определенная площадь на листе бумаги, приходится использовать более мелкий шрифт. Однако вместо внесения названий наград в название организаций можно на бланке изобразить эти награды. Это улучшит вид бланка и сократит объем реквизита. Изображение наград размещают на бланках документов в соответствии с законодательством на уровне названия организации.

Изображение наград помещается на верхнем поле первого листа документа на месте изображения герба, если этот реквизит на бланке отсутствует, или под ним на уровне реквизитов 07 и 08.

КОДЫ (реквизиты 04 и 05).

04 – КОД ОРГАНИЗАЦИИ проставляют в соответствии с Единым Государственным Реестром предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ). Объектами Реестра являются только предприятия и организации, которые обладают правами юридического лица, а также объединения, как основные источники возникновения и потребления информации. Ведение Реестра осуществляет Государственный комитет статистики Украины.

05 – КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД) (если он есть) содержит набор унифицированных систем документации с разбивкой на различные подсистемы в зависимости от вида деятельности предприятия (например: 0227103 – правила внутреннего трудового распорядка аппарата управления предприятия, 0273060 – заявление об увольнении).

Коды помещают выше реквизита «название вида документа», на бланке для письма - после указания адреса организации-автора перед местом, отводимым для даты и индекса документа.

НАИМЕНОВАНИЕ АВТОРА (реквизиты 06, 07, 08).

Реквизиты, определяющие автора служебного документа, располагаются в такой последовательности, чтобы четко была показана подчиненность, каждый реквизит с новой строки в именительном падеже.

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫСШЕГО УРОВНЯ (06) – названиеминистерства, ведомства, комитета и т.д.пишется сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения – полностью.

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (07) – автора документа, должно соответствовать названию, обозначенному в его уставных документах. Сокращенное название организации можно писать, если оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации). Сокращенное название подают в скобках (или без них) ниже полного, отдельной строкой в центре.

НАЗВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ (08) – название филиала, территориального отделения, структурного подразделения организации пишут, если они – авторы документа или на внутренних документах.

Полное и сокращенное название организации, или их вышестоящих органов должно соответствовать нормам правовых актов, которые их установили.

СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ (реквизит 09).

Этот реквизит указывают, как правило, на бланке для письма. Он включает индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты, номер счета в банке и др.

Почтовый и телеграфный адрес указывают в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых Правилах: улица, номер дома, № офиса, город (район), государство, почтовый индекс.

Например:

Ул. Фролова, № 27, г. Киев,Украина, 01029

Далее указывают номер телефона справочной службы, факса. На части бланков для писем, предназначенных для документов, выполняющих расчетно-денежные операции, указывается номер счета в банке. Размещают справочные данные ниже названия организации или структурного подразделения.

НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА (реквизит 10) определяется обычно как наименование совокупности документов, выполняющих однородные функции. Вид документа (приказ, протокол, акт и т.д.) - один из обязательных реквизитов, отсутствующий только на служебном письме. Указание вида дает первое общее представление о документе и его назначении, т. к. определенные управленческие действия должны оформляться определенными видами документов.

Указание на вид документа сразу же определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает его форму, набор необходимых реквизитов, структуру текста.

Название вида документа помещается в заголовочной части формуляра документа и печатается только прописными буквами, например: ПРИКАЗ, АКТ.

ДАТА (реквизит 11) – обязательный реквизит, который должен быть в любом документе. Это может быть дата подписания, утверждения или дата события, которое зафиксировано в документе. Например, датой приказа является дата подписания, а датой вступления его в силу - дата получения приказа адресатами. Датой сопровождаются также самостоятельные реквизиты: грифы, подписи, визы, резолюции.

Элементы даты включают: число, месяц, год, которые оформляются арабскими цифрами в один ряд: 07.02.2005 или 2005.02.07. В нормативно-правовых актах и финансовых документах, или если документ составляется нерегулярно, применяют словесно-цифровой способ оформления даты: 07 февраля 2005 г. Если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется ноль: 01.09.2004.

Место обозначения даты - в левой верхней части документа на специально отведенном месте. Если документ составлен не на бланке, дату ставят ниже подписи слева

Если на документе не проставлена дата, он не имеет юридической силы.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА (реквизит 12) проставляют одновременно с датой.Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться по решению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе структурного подразделения, где документ был подготовлен, и где будет храниться,

Индекс присваивается каждому документу в период его подготовки или обработки, а также при поступлении в организацию. Индексационная нумерация - это «язык» классификационных рубрик, который должен быть максимально кратким, простым, удобным для произношения, выразительным, понятным и легко запоминаемым. Для этого прибегают к цифровому, буквенному или смешанному (буквенно-цифровому) способам обозначения классификационных рубрик. Наиболее употребительной является цифровая система индексации (Например: № 12-32/6).

При буквенной системе индексации применимы как прописные, так и строчные буквы.

Смешанные системы – буквенно-цифровые строятся сообразно обозначению классов буквами, подклассов - цифрами или строчными буквами, последующих делений - цифрами. (Например: № 32-17/24 КФ).

ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС И ДАТУ ДОКУМЕНТА, НА КОТОРЫЙ ДАЮТ ОТВЕТ (реквизит 13).

Место для ссылки имеется только на бланке для письма, заполняется при оформлении письма-ответа и помогает организации, получившей письмо, найти копию документа, на который прислан ответ. Ссылочная дата и номер переписываются составителем ответа из инициативного документа цифровым способом. Например: на № 03-21/145 от 03.02.2005 (слово год или сокращение г. не проставляется). Получив письмо-ответ, экспедиция направит его в структурное подразделение, имеющее индекс 03, и по номеру дела в номенклатуре - 21 и номеру самого документа - 145 подберет копию инициативного документа, на который пришел ответ.

Этот реквизит располагают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.

МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА (реквизит 14) имеется на общем бланке, на том же месте, где в бланке для письма расположен реквизит 13, т.е. это два взаимоисключающих реквизита. Реквизит может располагаться на одной строке с датой издания документа и его индексом. Например:

12 марта 2005г. № 3 12-К г. Мариуполь

Место составления или издания документа оформляют на всех документах, кроме писем, у которых эти данные определяют из реквизита «Справочные данные об организации» и размещают на уровне или ниже реквизитов 11, 12. Этот реквизит можно не писать, если он входит в название организации, составляющей документ.

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ (реквизит 15) проставляется штампом или пишется от руки ярким цветом на документах, определенных Кабинетом Министров Украины или специальными инструкциями: секретно (С), для служебного пользования (ДСП), или конфиденциально. Проставляется гриф без кавычек в правом верхнем углу на первой странице документа. В случае необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, которые регламентируют порядок ведения делопроизводства, содержащего информацию ограниченного доступа.

Доступ к информации может ограничиваться ее собственником (конфиденциально). Целью ограничения доступа к информации в документе является ее незаконное использование, что может нарушить права и (или) причинить вред ее собственнику, пользователю, другому физическому или юридическому лицу.

АДРЕСАТ (реквизит 16). Адресатами могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане.

Реквизит «адресат» максимально может состоять из пяти составных частей:

Ø Название организации (в именительном падеже)

Ø Название структурного подразделения (в именительном падеже)

Ø Указание должности получателя (в дательном падеже)

Ø Фамилия и инициал(ы) (в дательном падеже)

Ø Почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же установленного поля (флаговое расположение реквизитов). Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся, перенос слов не допускается.

Если документ адресуется в организацию, почтовый адрес указывается после названия организации и фамилии должностного лица. Адрес не указывается на документах, направляемых в правительственные учреждения, в областные и центральные органы государственной власти, а также постоянным корреспондентам или в учреждения своей системы. Так как название организации и его структурного подразделения указывается в именительном падеже, предлог «в» отсутствует. Например: Министерство образования и науки Украины

Управление делами

Во внутриведомственной переписке и переписке с постоянными корреспондентами, когда известно конкретное должностное лицо, занимающееся данным вопросом, целесообразно указать должность и фамилию получателя. При этом инициалы проставляются после фамилии, а перед фамилией может указываться структурное подразделение.

Например: Харьковский автомобильно-дорожный институт

Дорожно-строительный факультет

Зав. кафедрой искусственных сооружений

профессору Петрову С. С.

В случае адресования документа на имя руководителя название организации может входить в наименование должности и указываться в дательном падеже.

Например: Директору завода «Темп»

Таргонскому И.И.

Во всех случаях обращения к частным лицам в соответствии с Почтовыми Правилами сначала пишется фамилия, имя отчество или инициал(ы) а потом почтовый адрес.

Например: Иванченко П. С.

ул. Маршака, д.36, кв. 15,

г. Киев, 01021

Полный почтовый адрес должен быть указан и в случае направления документа разовому корреспонденту.

При направлении документов группе однородных организаций, чаще всего подведомственных, адресат может быть указан обобщенно.

Например: Руководителям предприятий