Автобиография (автобіографія).

Автобиография – это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим.

Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Но так как она является официальным документом, к её оформлению предъявляются определенные требования. Её пишут, как правило, от руки, форма изложения – от первого лица. Все сведения представляются в хронологическом порядке с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Реквизиты автобиографии: вид документа, ФИО, число, месяц, год рождения, ФИО, год рождения и профессия родителей (если не женат, не замужем), образование, вид трудовой деятельности, сведения об участии в общественной деятельности, награды и поощрения, семейное положение, состав семьи, последнее место работы или учебы, должность, домашний адрес, телефон, дата, подпись.

10. Резюме (Резюме) – распространенный в настоящее время документ, требуемый при приеме на работу в коммерческие структуры вместо автобиографии. Единой стандартной формы, бланка или шаблона резюме не имеет и составляется в произвольной форме. Однако оно должно содержать следующие сведения:

 

1.Фамилия, имя, отчество;

2.Дата и место рождения;

3.Адрес (домашний или юридический);

4.Контактные телефоны (домашний и/или рабочий);

5.Гражданство;

6.Семейное положение;

7.Цель (зачем Вы обращаетесь в данную фирму, какую работу ищете);

8.Образование (в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с последнего места учебы) по схеме:

- дата начала учебы – дата окончания учебы,

- название учреждения, в котором Вы учились/учитесь, факультет, специальность,

- присвоенная квалификация;

9.Опыт работы (в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с последнего места работы) по схеме:

- дата начала работы – дата окончания работы,

- название фирмы, ее сфера деятельности,

- название Вашей должности, количество подчиненных (если были),

- описание Ваших должностных функций, уровень ответственности и полномочий,

- примеры конкретных достижений;

10. Дополнительное образование – курсы, семинары, тренинги, стажировки (по приведенной выше схеме);

11. Дополнительные навыки - владение ПК, степень владения иностранными языками, наличие печатных трудов, водительских прав, машинопись и др.;

12. Ваши преимущества (укажите несколько своих личностных черт, которые отличают Вас от других и помогают Вам достигать нужных результатов в работе);

13. Хобби и увлечения;

Последняя фраза резюме: По требованию могу представить необходимые документы и рекомендации.

14. Дата, личная подпись (если документ отсылается по почте или передается лично).

К кадровым документам относятся также: характеристика, личный листок по учету кадров, трудовая книжка, личное дело и др.

 

 

Тема 8. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан

В соответствии со статьей 40 Конституции Украины все граждане Украины имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленные сроки.

Существует три основных вида обращений:

- предложение,

- заявление,

- жалоба.

1.Предложение (Пропозиція) – документ, цель которого обратить внимание на необходимость совершенствования работы государственных органов или должностных лиц предприятий, учреждений или общественных организаций, а также рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

2.Заявление (Заява) – документ, направленный на предоставленную законом реализацию субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, в заявлении можно сигнализировать и об определенных недостатках деятельности государственных органов и должностных лиц. Но в отличие от предложения в заявлении не раскрываются пути и не предполагаются способы решения поставленных задач.

3. Жалоба (Скарга) – документ, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. В жалобе, как правило, содержится не только информация о нарушении прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Формуляр этих документов, как правило, произвольный, но должен содержать определенные реквизиты: адресат, вид документа, текст, дата, подпись.

Законом Украины «Об обращении граждан» (1997 г.) и указом Президента Украины «О неотложных мерах по усовершенствованию организации приема граждан» от 14 апреля 2004 года закреплены сроки обращения граждан и ответов на них:

1) по первому обращению – 1 месяц со дня их поступления, если обращения нуждаются в дополнительном изучении;

2) 15 дней – для обращений, не нуждающихся в дополнительном изучении;

3) 45 дней – если вопросы невозможно решить в месячный срок (обязательно необходимо уведомить заявителя об этом в течение 15 дней или одного месяца).

В Украине существует «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан». Этот документ устанавливает порядок, в соответствии с которым все обращения регистрируются в день поступления и ставятся на контроль. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов документов.

Ответы на обращения дают руководители или специально уполномоченные должностные лица. Причем ответ может иметь письменную форму или устную при личной встрече на приеме у этих должностных лиц.

Руководители государственных органов, предприятий и общественных организаций должны систематически анализировать и обобщать обращения граждан с целью своевременного устранения порождающих их причин.

На основании указа Президента Украины «О неотложных мерах по усовершенствованию организации приема граждан» в г. Мариуполе издано Распоряжение городского головы № 549 от 06.05.2004г. «О повышении ответственности руководителей исполнительных органов городского Совета народных депутатов и предприятий г. Мариуполя в решении вопросов, затронутых в коллективных и повторных обращениях граждан».

 

Тема 9. Подготовка документов к хранению и последующему использованию

Завершающим этапом процессов делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и дальнейшему использованию. Основная цель упорядочения и хранения таких документов – это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение государственного архивного фонда документов.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает элементы:

1) экспертиза (оценка) научной и практической ценности документа;

2) оформление дел;

3) описание документов постоянного и долговременного хранения;

4) обеспечение их сохранности;

5) передача дел в архив учреждения.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел и их формировании.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отборе и подготовке для передачи документов на хранение, а также для контроля над правильностью их отнесения к делам на предприятиях создаются постоянно действующие экспертные комиссии и разрабатываются положения о функциях, правах и порядке работы этих комиссий.

Оформление дел – это деятельность по учету документов в деле, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов и т.д.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу, все остальные документы подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов и без составления заверительной надписи.

При оформлении дел постоянного и долговременного хранения и по личному составу на папке должны указываться реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс, аннотация к документам, дата, количество листов в деле, срок его хранения и архивный шифр дела.

Подготовить документы для хранения в архиве необходимо на основании номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Она является учетным документом и необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой Государственной Системе Делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой.

Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия, печатается в нескольких экземплярах и пересматривается не реже одного раза в пять лет. Как правило, она вводится в действие с 01 января нового календарного года. При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению предприятия присваивается индекс.

Перед сдачей документов в архив их формируют в определенные папки, т.е. дела.

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Дела формируются в структурных подразделениях, а на их основе централизованно, т.е. в канцелярии либо у секретаря. Дела группируются в документы одного делопроизводственного года за исключением переходящих и судебных дел, а также личных дел по кадрам. В деле должно быть не более 250 листов.

Документы к заседаниям, совещаниям систематизируют по номерам протоколов, другие документы в хронологической последовательности, начиная с первого.

Копии документов в дела не помещают.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, делопроизводитель, секретарь. Передача дел постоянного и долговременного хранения в ведомственные архивы производится только по описям. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива при их приемке.