Классификация документов в системе ОРД.

Система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Классификация документов в системе ОРД.

Реквизиты документов.

Система ОРД.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности, составляет систему документации.

В настоящее время в делопроизводстве организаций Украины действуют унифицированные системы. Одной из наиболее распространенных является система ОРД, которая применяется для оформления управленческих решений (ДСТУ 4163-2003). Эта система предназначена для оформления процессов организации, управления, планирования и контроля, а также правового закрепления распорядительно-исполнительных действий государственных и других органов, а также подведомственных им организаций на основе единоначалия или коллегиальности.

Порядок создания, оформления и исполнения ОРД регламентируется нормативными актами, которые придают им правовой характер. В Украине действует Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД), в которой изложены основания для создания определенных документов. Разнообразие управленческой деятельности, а также единство и взаимосвязь, присущие управлению, формы и методы руководства, а также виды обратного влияния объектов управления на функции субъектов обязательно должны отражаться в соответствующих документах, с помощью которых органы управления реализуют свои решения.

Управленческие документы имеют определенные особенности:

1. создаются и исполняются органами управления в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

2. служат способом закрепления функций органов управления;

3. содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую распорядительную и исполнительную деятельность определенных органов управления;

4. процесс создания, форма, содержание и сроки действия управленческих документов регулируются правовыми нормами, что требует обязательности исполнения.

Все документы, входящие в систему ОРД условно можно разделить на группы:

1. организационно-распорядительные документы;

2. финансово-учётные;

3. информационно-справочные;

4. кадровые;

5. официально-личные.

 

Классификация документов в системе ОРД.

В системе ОРД все документыклассифицируются по определённым признакам:

1. По средствам (способам) фиксации информации:

· письменные (текстовые);

· графические (иллюстрации);

· фото-, кино-, фоно-, видеодокументы.

2. По содержанию и назначению:

· организационно-распорядительные;

· финансово-учётные;

· снабженческо-сбытовые;

· информационно-справочные;

· кадровые;

· документы коллегиальных органов;

· документы по обращениям граждан, и т.д.

3. По месту составления:

· внутренние;

· внешние.

4. По степени сложности:

· простые (односложные, т.е. рассматривается один вопрос);

· сложные (вопросов, рассматриваемых в документе, несколько).

5. По способам изготовления:

· индивидуальные;

· трафаретные;

· типовые (стандартные).

6. По срокам исполнения:

· обычные (несрочные);

· срочные.

7. По происхождению:

· служебные (т.е. документами обмениваются два или несколько юридических или должностных лиц);

· официально-личные (именные), (т.е. во взаимодействии участвует хотя бы одно физическое лицо).

8. По стадиям создания:

· оригиналы (подлинники);

· копии;

· выписки (часть оригинала, которая предназначена для определённой цели);

· дубликаты (выписываются при потере оригинала).

9. По виду (наименованию):

· протокол;

· акт;

· приказ;

· реферат;

· справка, и др.

10. С точки зрения юридической силы:

· подлинные;

· подложные (фальсифицированные).

11. По степени обязательности:

· директивные (обязательные к исполнению);

· информационные (несут информацию, но необязательны к исполнению).

12. По срокам хранения:

· постоянного срока хранения;

· продолжительного срока хранения (свыше 10 лет);

· временного срока хранения (до 10 лет).

13. По степени гласности (по секретности):

· Обычные (несекретные);

· секретные;

· совершенно секретные;

· для служебного пользования (ДСП);

· конфиденциальные.

14. По направлению:

· входящие;

· исходящие;

· внутренние.

15. По технике воспроизведения:

· рукописные;

· машинописные;

· машинные;

· типографские.

Реквизиты документов в системе ОРД

Реквизиты (лат: требуемое, необходимое) – это совокупность обязательных элементов в служебном документе, без которых он не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму и содержание.

Все реквизиты подразделяются на:

· обязательные (текст, дата, подпись, вид документа и т.д.)

· необязательные (гриф согласования, гриф утверждения и т.д.)

Однако одни и те же реквизиты для одного документа могут быть обязательными, а для другого необязательными.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Виды расположения реквизитов:

· угловое - реквизиты располагаются в левом верхнем углу до половины страницы, или от середины страницы до правого поля,

· строчное - по всей строке страницы;

· флаговое - каждая следующая строка (реквизит) начинается от левого поля или от средины страницы;

· центровое - начало и конец каждой строки реквизита одинаково отдалены от левого и правого полей.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым формуляром. В типовом формуляре предполагается не только определенное количество слагаемых (реквизитов), но их последовательность и расположение. Отсутствие или неправильное размещение какого-либо реквизита делает документ юридически недействительным.

Применение Государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними.

Действующие в настоящее время стандарты перечисляют в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящим в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Они определяют максимальный состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, и каждому реквизиту отводят строго определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт, договор и т.д.) имеет определенный набор реквизитов и в каждом документе реквизиты условно можно разделить на три части:

КОДЫ (реквизиты 04 и 05).

04 – КОД ОРГАНИЗАЦИИ проставляют в соответствии с Единым Государственным Реестром предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ). Объектами Реестра являются только предприятия и организации, которые обладают правами юридического лица, а также объединения, как основные источники возникновения и потребления информации. Ведение Реестра осуществляет Государственный комитет статистики Украины.

05 – КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД) (если он есть) содержит набор унифицированных систем документации с разбивкой на различные подсистемы в зависимости от вида деятельности предприятия (например: 0227103 – правила внутреннего трудового распорядка аппарата управления предприятия, 0273060 – заявление об увольнении).

Коды помещают выше реквизита «название вида документа», на бланке для письма - после указания адреса организации-автора перед местом, отводимым для даты и индекса документа.

НАИМЕНОВАНИЕ АВТОРА (реквизиты 06, 07, 08).

Реквизиты, определяющие автора служебного документа, располагаются в такой последовательности, чтобы четко была показана подчиненность, каждый реквизит с новой строки в именительном падеже.

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫСШЕГО УРОВНЯ (06) – названиеминистерства, ведомства, комитета и т.д.пишется сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения – полностью.

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (07) – автора документа, должно соответствовать названию, обозначенному в его уставных документах. Сокращенное название организации можно писать, если оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации). Сокращенное название подают в скобках (или без них) ниже полного, отдельной строкой в центре.

НАЗВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ (08) – название филиала, территориального отделения, структурного подразделения организации пишут, если они – авторы документа или на внутренних документах.

Полное и сокращенное название организации, или их вышестоящих органов должно соответствовать нормам правовых актов, которые их установили.

СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ (реквизит 09).

Этот реквизит указывают, как правило, на бланке для письма. Он включает индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты, номер счета в банке и др.

Почтовый и телеграфный адрес указывают в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых Правилах: улица, номер дома, № офиса, город (район), государство, почтовый индекс.

Например:

Ул. Фролова, № 27, г. Киев,Украина, 01029

Далее указывают номер телефона справочной службы, факса. На части бланков для писем, предназначенных для документов, выполняющих расчетно-денежные операции, указывается номер счета в банке. Размещают справочные данные ниже названия организации или структурного подразделения.

НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА (реквизит 10) определяется обычно как наименование совокупности документов, выполняющих однородные функции. Вид документа (приказ, протокол, акт и т.д.) - один из обязательных реквизитов, отсутствующий только на служебном письме. Указание вида дает первое общее представление о документе и его назначении, т. к. определенные управленческие действия должны оформляться определенными видами документов.

Указание на вид документа сразу же определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает его форму, набор необходимых реквизитов, структуру текста.

Название вида документа помещается в заголовочной части формуляра документа и печатается только прописными буквами, например: ПРИКАЗ, АКТ.

ДАТА (реквизит 11) – обязательный реквизит, который должен быть в любом документе. Это может быть дата подписания, утверждения или дата события, которое зафиксировано в документе. Например, датой приказа является дата подписания, а датой вступления его в силу - дата получения приказа адресатами. Датой сопровождаются также самостоятельные реквизиты: грифы, подписи, визы, резолюции.

Элементы даты включают: число, месяц, год, которые оформляются арабскими цифрами в один ряд: 07.02.2005 или 2005.02.07. В нормативно-правовых актах и финансовых документах, или если документ составляется нерегулярно, применяют словесно-цифровой способ оформления даты: 07 февраля 2005 г. Если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется ноль: 01.09.2004.

Место обозначения даты - в левой верхней части документа на специально отведенном месте. Если документ составлен не на бланке, дату ставят ниже подписи слева

Если на документе не проставлена дата, он не имеет юридической силы.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА (реквизит 12) проставляют одновременно с датой.Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться по решению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе структурного подразделения, где документ был подготовлен, и где будет храниться,

Индекс присваивается каждому документу в период его подготовки или обработки, а также при поступлении в организацию. Индексационная нумерация - это «язык» классификационных рубрик, который должен быть максимально кратким, простым, удобным для произношения, выразительным, понятным и легко запоминаемым. Для этого прибегают к цифровому, буквенному или смешанному (буквенно-цифровому) способам обозначения классификационных рубрик. Наиболее употребительной является цифровая система индексации (Например: № 12-32/6).

При буквенной системе индексации применимы как прописные, так и строчные буквы.

Смешанные системы – буквенно-цифровые строятся сообразно обозначению классов буквами, подклассов - цифрами или строчными буквами, последующих делений - цифрами. (Например: № 32-17/24 КФ).

ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС И ДАТУ ДОКУМЕНТА, НА КОТОРЫЙ ДАЮТ ОТВЕТ (реквизит 13).

Место для ссылки имеется только на бланке для письма, заполняется при оформлении письма-ответа и помогает организации, получившей письмо, найти копию документа, на который прислан ответ. Ссылочная дата и номер переписываются составителем ответа из инициативного документа цифровым способом. Например: на № 03-21/145 от 03.02.2005 (слово год или сокращение г. не проставляется). Получив письмо-ответ, экспедиция направит его в структурное подразделение, имеющее индекс 03, и по номеру дела в номенклатуре - 21 и номеру самого документа - 145 подберет копию инициативного документа, на который пришел ответ.

Этот реквизит располагают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.

МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА (реквизит 14) имеется на общем бланке, на том же месте, где в бланке для письма расположен реквизит 13, т.е. это два взаимоисключающих реквизита. Реквизит может располагаться на одной строке с датой издания документа и его индексом. Например:

12 марта 2005г. № 3 12-К г. Мариуполь

Место составления или издания документа оформляют на всех документах, кроме писем, у которых эти данные определяют из реквизита «Справочные данные об организации» и размещают на уровне или ниже реквизитов 11, 12. Этот реквизит можно не писать, если он входит в название организации, составляющей документ.

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ (реквизит 15) проставляется штампом или пишется от руки ярким цветом на документах, определенных Кабинетом Министров Украины или специальными инструкциями: секретно (С), для служебного пользования (ДСП), или конфиденциально. Проставляется гриф без кавычек в правом верхнем углу на первой странице документа. В случае необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, которые регламентируют порядок ведения делопроизводства, содержащего информацию ограниченного доступа.

Доступ к информации может ограничиваться ее собственником (конфиденциально). Целью ограничения доступа к информации в документе является ее незаконное использование, что может нарушить права и (или) причинить вред ее собственнику, пользователю, другому физическому или юридическому лицу.

АДРЕСАТ (реквизит 16). Адресатами могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане.

Реквизит «адресат» максимально может состоять из пяти составных частей:

Ø Название организации (в именительном падеже)

Ø Название структурного подразделения (в именительном падеже)

Ø Указание должности получателя (в дательном падеже)

Ø Фамилия и инициал(ы) (в дательном падеже)

Ø Почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же установленного поля (флаговое расположение реквизитов). Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся, перенос слов не допускается.

Если документ адресуется в организацию, почтовый адрес указывается после названия организации и фамилии должностного лица. Адрес не указывается на документах, направляемых в правительственные учреждения, в областные и центральные органы государственной власти, а также постоянным корреспондентам или в учреждения своей системы. Так как название организации и его структурного подразделения указывается в именительном падеже, предлог «в» отсутствует. Например: Министерство образования и науки Украины

Управление делами

Во внутриведомственной переписке и переписке с постоянными корреспондентами, когда известно конкретное должностное лицо, занимающееся данным вопросом, целесообразно указать должность и фамилию получателя. При этом инициалы проставляются после фамилии, а перед фамилией может указываться структурное подразделение.

Например: Харьковский автомобильно-дорожный институт

Дорожно-строительный факультет

Зав. кафедрой искусственных сооружений

профессору Петрову С. С.

В случае адресования документа на имя руководителя название организации может входить в наименование должности и указываться в дательном падеже.

Например: Директору завода «Темп»

Таргонскому И.И.

Во всех случаях обращения к частным лицам в соответствии с Почтовыми Правилами сначала пишется фамилия, имя отчество или инициал(ы) а потом почтовый адрес.

Например: Иванченко П. С.

ул. Маршака, д.36, кв. 15,

г. Киев, 01021

Полный почтовый адрес должен быть указан и в случае направления документа разовому корреспонденту.

При направлении документов группе однородных организаций, чаще всего подведомственных, адресат может быть указан обобщенно.

Например: Руководителям предприятий

РЕЗОЛЮЦИЯ (реквизит 18).

После первичной обработки документ поступает к руководителю, который в резолюции указывает порядок и характер исполнения документа.

Резолюция обычно состоит из элементов: фамилия и инициал(ы) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личной подписи руководителя; даты.

Например: Соколову П.С.

Прошу рассмотреть и подготовить

ответ до 25.03.2005

Подпись

09.03.2005

Последующие резолюции необходимы, если в них детализируется порядок исполнения или уточняется исполнитель; не допускается дублирование резолюции.

Резолюции типа «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» не несут новой информации, и применять их нецелесообразно.

Как правило, на документе должно быть не больше одной резолюции Ответственный исполнитель имеет право созыва соисполнителей. Резолюция пишется руководителем на документе рукописным способом под реквизитом «адресат», параллельно основному тексту документа. Помещать резолюцию на тексте, адресате и других реквизитах документа не рекомендуется. Резолюцию помещают на свободной площади лицевой стороны листа, кроме полей, разрешается оформлять ее на отдельных листах или специальных бланках.

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА (реквизит 19). К тексту документа, выполненного на бумаге формата А-4, исполнителем составляется заголовок, отражающий краткое содержание основного смыслового аспекта документа. Заголовок пишут перед текстом слева угловым флаговым расположением. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос, о чем документ.

Например:

Об изменении норм выдачи спецодежды

Исключение составляют акт, протокол, положение, инструкция и другие документы, в которых заголовок пишется под видом документа и должен отвечать на вопрос: чей документ, чего.

Например: А К Т

списания товарно-материальных ценностей

или

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно, с максимальной полнотой раскрывая содержание документа. Объем заголовка не должен превышать пять строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков. Допускается продолжение заголовка при его большом объеме до края правого поля документа. Печатается заголовок малыми буквами через один межстрочный интервал.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях, на документах, текст которых печатают на бумаге формата А-5, в ответах на письма трудящихся, а также на документах, текст которых не превышает 10 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Каждая строка должна иметь законченный смысл, не рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки. Переносы слов в заголовках не допускаются.

ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ (реквизит 20) проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль с целью обеспечения его исполнения в установленный срок. Отметка проставляется в виде буквы «К», слова «Контроль» или контрольной даты ярким цветом или штемпелем на левом поле документа, на уровне заголовка к тексту, а при его отсутствии на уровне начала текста документа.

Основная часть документа:

ТЕКСТ ДОКУМЕНТА (реквизит 21) - главный обязательный реквизит, содержащий информацию, ради которой создается документ. Приступая к его составлению, прежде всего, следует определить его целесообразность, убедиться в соответствии предполагаемого содержания компетенции данного учреждения, правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого действия.

Все учреждения в Украине осуществляют делопроизводство, ведут документацию и переписку на украинском языке. В населенных пунктах страны, где большинство населения составляют граждане, которые относятся к национальным меньшинствам, тексты документов внутреннего делопроизводства, наряду с государственным языком можно составлять на языке национального меньшинства в порядке, установленном законодательством.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно должен быть связан с видом и разновидностью документа и, как правило, состоит из двух частей:

1.причины, основания, и цель составления документа;

2.заключительные выводы, просьбы, решения.

При подготовке текста документа должны соблюдаться определенные принципы:

- объективное отражение управленческой ситуации,

- строгое соответствие состава информации и назначения документа,

- нейтральность и краткость изложения, полнота информации,

- типизация речевых средств и стандартизация терминов, сокращений, обозначений величин и единиц измерения.

Текст оформляют в виде сплошного текстового материала, анкет, таблиц, трафаретов или объединения этих форм. Трафаретные тексты - это тексты, в которых постоянная информация заранее отпечатана на бланке, а переменная, присущая данной ситуации, вносится в момент составления документа в пробелы бланков.

При оформлении документов на стандартном листе бумаги состав реквизитов и их взаимное расположение должны соответствовать общему бланку.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ (реквизит 22) располагается под текстом документа. Возможны различные варианты отметки о наличии приложений:

1.Если в тексте упоминается о приложении, но нет его названия, отметка оформляется по форме: Приложение: График движения транспорта на 2 л. в 3 экз.

2.Если в тексте документа упоминается название приложения, отметка оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 3 экз.

3. Если к документу прилагается другой документ с приложением, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Министерства статистики Украины от 03.01.2005 № 2/153 и приложение к нему, всего на 7 л.

4. Если приложение дается к распорядительному документу (постановление, решение), то в правом верхнем углу первого листа делается отметка, которая связывает их с основным документом, и оформляется по форме: Приложение к решению профкома от 11.12.2004 № 43.

5. При перечислении нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер:

«Приложение 1», «Приложение 2» и т.д.

Приложения должны иметь название, заголовок, текст, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении.

Оформляющая часть:

ПОДПИСЬ (реквизит 23) - обязательный реквизит документа в системе ОРД. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом - руководителем учреждения или его заместителем. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи (председатель и секретарь коллегиального органа). Так же подписывается протокол. Две и более подписей ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер; договоры – представители договаривающихся сторон.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициал(ы) и фамилия). ГОСТом 4163-2003 разрешено писать один инициал (имя).

В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название организации.

Например: Директор (Подпись) А. Н. Петров

При оформлении документа на чистом листе бумаги, в название должности включается название организации.

Например: Начальник строительно -

монтажного управления № 2 (Подпись) В. С. Николаев

В ВУЗах, научных учреждениях в должностях указываются степень и звание.

При подписании документов членами комиссий указываются не должности лиц, которые подписали документ, а их обязанности в комиссии (председатель, члены комиссии в алфавитном порядке).

Подписи нескольких лиц на документе размещаются одна под другой в последовательности, которая отвечает занимаемой должности. Если же документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне или по алфавиту. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого обозначена в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или заместитель. В этом случае обязательно пишут должность и фамилию лица, подписавшего документ: «Исполняющий обязанности» или «Заместитель». Подписывать документ со словом «За» или ставить наклонную линию перед названием должности не разрешается. Размещается подпись под текстом.

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА (реквизит 24) располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа и оформляется в строгом соответствии с установленными требованиями. Гриф согласования фиксирует согласие с документом лица, которое не является автором документа, и может иметь два варианта:

1. Согласование с конкретным должностным лицом:

СОГЛАСОВАНО

Директор школы №583

(подпись) Н. А. Рубан

09.08.2004

2. Согласование с коллегиальным органом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома ПГТУ

09.08.2004 № 25

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая название организации, ставится личная подпись, инициал(ы) и фамилия и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается документ согласования, его регистрационный индекс (номер) и дата.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия. При необходимости согласования документа с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Согласование может проводиться внутри учреждения и за его пределами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, но чаще всего - грифом согласования.

ВИЗЫ ДОКУМЕНТА (реквизит 25). Внутреннее согласование документа обычно оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. Но виза может быть оформлена и более полно: наименование должности визирующего, подпись, инициал(ы) и фамилия, дата согласования. Например:

Начальник техотдела

(подпись) И.И. Марнаус

18.03.2005

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, о чем указывается в документе:

Замечания прилагаются.

Если объем замечаний невелик (1-2 строки), их лучше разместить перед визой.

Например: Предлагаю исключить п.2, т.к. он противоречит Уставу.

Юрисконсульт ПГТУ

(подпись) В.И.Белах

08.06.2004

Место визы - ниже подписи или на левом поле документа, на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в организации. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения (исходящих) – второй. В организации должен быть перечень документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

ОТТИСК ПЕЧАТИ (реквизит 26). Для придания юридической силы ряду документов они заверяются печатью. Оттиском печати организации заверяют на документе подпись ответственного лица. Перечень документов, на которые ставят оттиск печати, определяет организация на основании нормативно-правовых актов. Этот перечень должен быть в инструкции по делопроизводству организации. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать ставится на документах, удостоверяющих юридические или физические права лиц; устанавливающих факты, вызывающие расходование денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено соответствующими нормативными актами.

Каждое учреждение может иметь в пользовании только один экземпляр гербовой печати. Порядок изготовления, хранения гербовой печати и ее использования определяется законодательными актами и инструкциями МВД.

Простые печати могут быть изготовлены из резины и металла. По форме они могут быть треугольными, круглыми, прямоугольными, квадратными. Простые печати не имеют изображения герба. Они проставляются на справках, пропусках, пакетах при опечатывании конвертов, сейфов, дверей.

Оттиск печати на документе следует ставить так, чтобы она захватывала последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ, исключая возможность подделки.

На бланках некоторых служебных документов, которые необходимо скрепить печатью, могут быть предусмотрены места для печати. Эти места обозначаются буквами «М.П.» или словами «место печати».

ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИЙ (реквизит 27) проставляется в конце текста после реквизита «Подпись» и состоит из слов: «С оригиналом верно», названия должности, личной подписи лица, заверяющего копию, ее инициалов и фамилии, даты заверения копии. Например:

С подлинником (оригиналом) верно

Секретарь (Подпись) П.Н.Селина

26.02.2005

Копия - воспроизведение всех реквизитов документа.

Копии оформляет отдел кадров при формировании дел при приеме граждан на работу, при направлении на учебу, при удовлетворении их жилищных, трудовых и других прав. Для формирования личных дел специалистов, руководителей и других работников организациям разрешается изготовлять копии документов, выданных другими учреждениями.

ФАМИЛИЯ ИСПОЛНИТЕЛЯ И НОМЕР ЕГО ТЕЛЕФОНА (реквизит 28). Эту отметку имеют только исходящие документы - справки, заключения, письма и т.п. В нее входит фамилия или фамилия, имя, отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона (без слов: исполнитель, телефон). Отметка очень важна для оперативной связи с тем, кто готовил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Расположение этого реквизита должно быть на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Например:

1. Михайленко 51 31 41

2. Михайленко Николай Петрович 51 31 41

Ниже фамилии исполнителя при необходимости может указываться индекс машинистки (обычно первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания. Например:

Михайленко 51 31 41

В.К. 23.05.2004

Для документов с грифом ограниченного доступа указываются и адресаты всех экземпляров.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО (реквизит 29) проставляется сразу после решения вопроса, рассматриваемого в документе и (или) отправлении ответа. Отметка состоит из слов: в дело, номера дела, в котором документ будет сохраняться, кратких сведений об исполнении документа, даты направления документа в дело, названия должности и подписи исполнителя.

Например:

В дело № 11-5. Ответ отправлен 07.04.2005, № 03-5/04

Должность Подпись

Дата

Реквизит помещается в нижнем левом углу первой страницы документа.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ДОКУМЕНТА В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ (реквизит 30) содержит полное имя файла, указывает местохранения документа в компьютере, код оператора и другие поисковые данные. Отметку ставят в центре нижнего поля лицевой стороны первой страницы документа.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ (РЕГИСТРАЦИИ) ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ (реквизит 31) проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первой страницы документа при его получении (регистрации) чаще всего специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает сокращенное название организации, в которую поступил документ, дату получения (в случае надобности и время) и входящий регистрационный индекс. Дата получения документа является началом отсчета срока его исполнения.

ЗАПИСЬ О ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ (реквизит 32) фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, включенных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины «О государственной регистрации нормативных актов министерств и других органов государственной исполнительной власти»

№ 493 от 03 октября 1992г.

Запись проставляют в Министерстве юстиции в верхнем правом углу после номера акта или грифа утверждения.

Таким образом, ДСТУ 4163-2003 дает максимальный набор реквизитов (32), которые могут встретиться при составлении и оформлении организационно-распорядительных документов. В конкретном документе реквизитов будет меньше, часть из них будет отсутствовать.

 

Тема 3. Современные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов

ГОСТ 6.38-90 содержит формуляр-образец, в соответствии с которым составляются бланки документов.

Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местами для переменных реквизитов.

Бланки проектируют в соответствии со схемой расположения реквизитов документов. ДСТУ 4163-2003 предусматривает три вида бланков:

- общий бланк для создания различных видов документов;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

В системе ОРД все документы составляются и оформляются в соответствии с формуляром, принятым для определенной разновидности документов, на качественной бумаге стандартных форматов.

В основу стандартизации форматов бумаги заложены принципы:

1. Измерения – по метрической системе мер исходной единицей является площадь 1 м².

2. Подобия – форматы должны быть подобны друг другу, и две стороны листа взаимно соотноситься,