Система информационно-справочной документации

План

1 Назначение и состав информационно-справочных материалов

2 Назначение и состав справочно-аналитических материалов.

3 Составление и оформление докладной и объяснительной записки.

4 Составление и оформление служебной записки и протокола

5 Составление и оформление служебного письма и заявления

6 Составление и оформление отзыва, сводка, справки

 

Литература, рекомендуемая для изучения темы

 

1 Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)/В.А. Спивак. - СПб.: Питер,2007.- 240с.

2 Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ)/ В.И. Андреева. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009.

3 Белов, А.Н. Корреспонденция и делопроизводство: учебник для техникумов/А.Н. Белов. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Легпромбытиздат, 2006.

 

 

Организация работы с документами

 

 

План

 

1 Регистрация документов

2 Анализ структуры документооборота

3 Контроль исполнения документов

4 Систематизация документов

5 Формирование дел

6 Подготовка документов к архивному хранению

Литература, рекомендуемая для изучения темы

 

1 Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)/В.А. Спивак. - СПб.: Питер,2007.- 240с.

2 Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ)/ В.И. Андреева. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009.

3 Белов, А.Н. Корреспонденция и делопроизводство: учебник для техникумов/А.Н. Белов. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Легпромбытиздат, 2006.

Систематизация и обеспечение сохранности документированной информации

План

1 Общие требования к систематизации документов и формированию дел

2 Экспертиза ценности документов

3 Составление номенклатуры дел

4 Формирование и оформление дел

5 Установление сроков хранения дел

6 Подготовка документов к передаче на архивное хранение

 

Литература, рекомендуемая для изучения темы

 

1 Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)/В.А. Спивак. - СПб.: Питер,2007.- 240с.

2 Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ)/ В.И. Андреева. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009.

3 Белов, А.Н. Корреспонденция и делопроизводство: учебник для техникумов/А.Н. Белов. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Легпромбытиздат, 2006.

 

Организация работы с конфиденциальной информацией

План

 

1 Определение необходимости создания в компании конфиденциального делопроизводства.

2 Принципы построения конфиденциального делопроизводства.

3 Порядок взаимодействия открытого и конфиденциального делопроизводства.

4 Материальный и электронный документ, общие черты и принципиальные отличия, материальный и электронный документооборот, а также системы их сопряжения.

5 Конфиденциальный документооборот и конфиденциальное информационное хранилище, как составные части системы конфиденциального делопроизводства.

6 Определение порядка работы с конфиденциальными документами (создание, учет, хранение, перемещение и уничтожение).

 

Литература, рекомендуемая для изучения темы

 

1 Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)/В.А. Спивак. - СПб.: Питер,2007.- 240с.

2 Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ)/ В.И. Андреева. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009.

3 Белов, А.Н. Корреспонденция и делопроизводство: учебник для техникумов/А.Н. Белов. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Легпромбытиздат, 2006.

Деловая переписка и структура деловых писем

План

1 Стилистика и особенности официально-делового стиля, деловая переписка

2 Работа над составлением текста

3 Техники составления писем различных видов

4 Деловой этикет в переписке

5 Принципы и приемы e-mail переписки и факса

6 Особенности адресования делового письма зарубежному партнеру.

 

Литература, рекомендуемая для изучения темы

 

1 Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)/В.А. Спивак. - СПб.: Питер,2007.- 240с.

2 Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ)/ В.И. Андреева. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009.

3 Белов, А.Н. Корреспонденция и делопроизводство: учебник для техникумов/А.Н. Белов. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Легпромбытиздат, 2006.

5 Методические указания к самостоятельной работе

5.1 Вопросы, выносимые на самостоятельное изучение

Учебная работа студента по изучению дисциплины складывается из следующих основных элементов:

1) посещение предусмотренных для данного курса лекций;

2) самостоятельное изучение дисциплины по учебной литературе;

3) ответы на вопросы по самопроверке;

4) выполнение тестовых заданий;

5) выполнение контрольных работ для заочной формы обучения;

6) сдача зачета.

 

Раздел 1 Основные понятия и терминология

Основные понятия: «делопроизводство», «документирование», «организация работы с документами», «документооборот», «информация», «документ», «реквизит документа»

Понятия о документировании и документе. Основные свойства, функции и структура управленческого документа. Понятия о форме, виде, формуляре и юридической силе управленческого документа. Унификация и стандартизация управленческих документов. Классификация управленческих документов.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Документирование — запись необходимой информации по установленным правилам и формам.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив.

Информация — сведения о чем-либо, независимо от формы их представления.

Документ — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Реквизит документа - это обязательный элемент определенного вида документа

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Делопроизводство и корреспонденция, понятие, сущность, их значение в управлении предприятием.

2 Правовое регулирование документационного обеспечения управленческой деятельности.

3 Назовите основные документы управления, их виды, функции и значение.

4 Организация и регламентация труда работников делопроизводства.

5 В чем заключается принцип многофункциональности документов?

6 Определите основные направления совершенствования документации, цель разработки УСД.

7 Каково назначение УСОРД и ее особенности?

8 Каковы основные принципы унификации и стандартизации документов.

9 Какова история развития служб документации?

10 Как называются информационные элементы документа?

 

Раздел 2 Общие правила оформления документов

Реквизиты документа. Варианты размещения реквизитов: угловой и продольный. Формуляр-образец. Бланки и форматы документов. Правила оформления реквизитов.

Реквизит документа - это обязательный элемент определенного вида документа. На угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Основные правила, соблюдаемые при составлении документов.

2 Назовите реквизиты документов, придающие им юридическую силу.

3 Сколько адресов можно максимально поместить на одном документе?

4 Как формируется заголовок текста? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже?

5 Какие элементы входят в реквизит "подпись"?

6 Сколько экземпляров документов подписывает руководитель при отправлении документа нескольким адресатам?

7 Какие реквизиты входят в состав грифа утверждения? Где они располагаются?

8 Из каких элементов состоит гриф согласования?

9 Какие виды внутреннего и внешнего согласования вы знаете?

10 Где располагаются все виды согласования документа?

 

Раздел 3 Система организационно-правовой документации

Назначение и состав организационно-правовой документации. Составление и оформление организационно-правовых документов: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, регламент, инструкция, должностная инструкция, штатное расписание.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — организация систем и процессов управления. Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, Определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников их права, обязанности, ответственность и др.

Устав — свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения.

Учредительный договор — договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

Регламент — это управленческий механизм, который регулярно применяется для решения конкретных задач. Каждый регламент содержит описание оперативной и месячной отчетности, ответственного за его применение, исполнение и контроль получения промежуточных и окончательного результатов.

Штатное расписание — форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Перечислите реквизиты приказа.

2 Из каких частей состоит текст приказа?

3 Как формируются пункты распорядительной части приказа?

4 Как заверяется выписка из приказа?

5 Какие реквизиты используются при составлении протокола?

6 Из каких частей состоит текст протокола?

7 Кто подписывает протокол?

8 Какие реквизиты используются при составлении акта?

9 Какие виды актов полежат утверждению?

10 Как оформляется подпись в документах, составленных комиссией?

Раздел 4 Система распорядительной документации

Назначение и состав распорядительной документации. Составление и оформление распорядительных документов: приказ, распоряжение, постановление, решение, указание.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Постановление — акт, принимаемый высшим органом коллегиального управления.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера.

 

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Как называются информационные элементы документа?

2 Что составляет формуляр документа, типовой формуляр?

3 Для каких документов строится формуляр-образец?

4 Назовите бланки документов, требования, предъявляемые к ним.

5 Как оформить приложения к документу?

6 С какими функциями по делопроизводственному обслуживанию связана отметка "об исполнении и направлении документа в дело"?

7 Какие реквизиты используются при составлении докладной записки, справки?

8 Какие виды докладных записок Вы знаете?

9 Кем подписываются различные виды докладных записок?

10 В чём заключаются особенности ведения деловой корреспонденции по предложениям, заявлениям и жалобам граждан?

 

Раздел 5 Система информационно-справочной документации

Назначение и состав информационно-справочной документации. Составление и оформление информационно-справочных документов: докладная, объяснительная, служебная записки, протокол, акт, служебное письмо, заявление, предложение, представление, справка и т.д.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Виды информационно-справочных документов

2 Порядок подготовки и составления актов

3 Что такое справка?

4 Что такое докладная записка?

5 Какие виды актов Вы можете назвать?

6 Какие виды документов может составить руководитель в результате получения информационно-справочных документов?

7 Основные реквизиты информационно-справочных документов.

Раздел 6 Организация работы с документами

Документооборот и его основные этапы. Анализ структуры документооборота. Сокращение объема документооборота. Учет, регистрация и контроль за исполнением документов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.1

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело.

 

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 В чем заключается цель документооборота?

2 Назовите основные методы совершенствования документооборота.

3 Каким образом последовательность делопроизводственных операций определяет порядок прохождения и исполнения документов?

4 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?

5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?

6 Чем определяется количество заполненных регистрационных карточек?

7 Какие виды справочно-регистрационных карточек создаются в делопроизводстве учреждений?

8 По каким признакам строятся номенклатуры дел?

9 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?

10 Из каких составных частей состоят индексы дел, включенных в номенклатуру?

Раздел 7 Систематизация и обеспечение сохранности документированной информации

Экспертиза ценности документов. Составление номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Установление сроков хранения дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями. Номенклатура дел используется также для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дело - совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в обложку.

Значение и практическая ценность документов предприятий (организаций) различны. Одни необходимы для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно из-за ограниченных площадей архивов предприятий (организаций). Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются 4 группы дел:

- постоянного хранения;

- длительного хранения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Что такое номенклатура дел?

2 Какие виды номенклатуры дел Вам известны?

3 Кто составляет номенклатуру дел в небольших организациях?

4 Кто утверждает номенклатуру дел в небольших организациях?

5 Каков срок действия номенклатуры дел?

6 В каком случае номенклатура дел подлежит пересоставлению?

7 Состав индекса дела по номенклатуре.

8 Какие требования предъявляются к заголовкам дел?

9 Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?

Раздел 8 Организация работы с конфиденциальной информацией

Главные направления защиты документированной информации. Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов. Особенности адресования делового письма зарубежному партнеру

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

1 Получение (отправка) документа.

2 Хранение документа.

3 Использование документа.

4 Уничтожение документа.

5 Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок.

 

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Какая информация относится к конфиденциальной или содержащей коммерческую тайну?

2 Какие документы могут маркироваться грифом КТ или КН?

3 Какие документы регламентируют порядок работы с документами содержащими информацию КТ или КН?

4 Каков порядок составления документов содержащих информацию относимую к КТ или КН?

5 Каким образом оформляется регистрация и передача документов с грифом КТ или КН?

Раздел 9 Деловая переписка и структура деловых писем

Деловое письмо. Классификация деловых писем. Изучение стиля и лексики делового письма. Стандартные фразы и выражения в деловых письмах. Структура делового письма международного образца. Особенности коммерческой переписки на английском, французском и немецком языках (по желанию студента). Лексика и стиль. Особенности адресования делового письма зарубежному партнеру.

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – особый тип документов, менее жестко регламентированный, чем контракт или приказ, но имеющий юридическую значимость. Вот почему письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация. Деловые письма – различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров. Деловые письма классифицируются по различным признакам. По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового. Существует классификация деловых писем, основанием которой является цель отправителя: письмо-просьба, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-декларация (заявление), письмо-распоряжение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?

2 Как классифицируются служебные письма?

3 Что входит в понятие коммерческая корреспонденция?

4 Что такое отпуск служебного письма?

5 В каких случаях, служебное письмо оформляется на бланке формата А4, в каких - на формате А5?

6 Какие требования предъявляются к телеграммам, телефонограммам?

7 Каковы особенности в использовании телефакса при приёме и передачи деловой корреспонденции? Правила хранения факсограмм.

8 Что понимается под унификацией текстов деловых писем?

9 Перечислите составные части текста служебного письма.

 

Таблица 12 – Самостоятельное изучение разделов дисциплины по направлению подготовки 080100.62 – Экономика (профиль – Экономика предприятий и организаций (машиностроение), Финансы и кредит Бухгалтерский учет, анализ и аудит, очная форма обучения)

 

№ раздела	Вопросы, выносимые на самостоятельное изучение	Кол-во часов
	Основные понятия: «делопроизводство», «документирование», «организация работы с документами», «документооборот», «информация», «документ», «реквизит документа».
	Общие правила оформления документов
	Система организационно-правовой документации
	Система распорядительной документации
	Система информационно-справочной документации
	Организация работы с документами
	Систематизация и обеспечение сохранности документированной информации
	Организация работы с конфиденциальной информацией
	Деловая переписка и структура деловых писем

 

Таблица 13 - Самостоятельное изучение разделов дисциплины по направлению подготовки 080100.62 – Экономика (профиль – предприятий и организаций (машиностроение), Финансы и кредит, Бухгалтерский учет, анализ и аудит, заочная форма обучения)

 

№ раздела	Вопросы, выносимые на самостоятельное изучение	Кол-во часов
	Основные понятия: «делопроизводство», «документирование», «организация работы с документами», «документооборот», «информация», «документ», «реквизит документа».
	Общие правила оформления документов
	Система организационно-правовой документации
	Система распорядительной документации
	Система информационно-справочной документации
	Организация работы с документами
	Систематизация и обеспечение сохранности документированной информации
	Организация работы с конфиденциальной информацией
	Деловая переписка и структура деловых писем

 

Таблица 14- Самостоятельное изучение разделов дисциплины по направлению подготовки 080100.62 – Экономика (профиль – Бухгалтерский учет, анализ и аудит, (сокращенная на базе СПО), заочная форма обучения)

 

№ раздела	Вопросы, выносимые на самостоятельное изучение	Кол-во часов
	Основные понятия: «делопроизводство», «документирование», «организация работы с документами», «документооборот», «информация», «документ», «реквизит документа».
	Общие правила оформления документов
	Система организационно-правовой документации
	Система распорядительной документации
	Система информационно-справочной документации
	Организация работы с документами
	Систематизация и обеспечение сохранности документированной информации
	Организация работы с конфиденциальной информацией
	Деловая переписка и структура деловых писем

 

5.2 Примерные темы для подготовки рефератов и докладов

 

 

1 Структура и функции служб документационного обеспечения управления.

2 Должностной и численный состав работников служб делопроизводства.

3 Документооборот, документопотоки (входящие, исходящие и внутренние).

4 Работа с входящими, исходящими и внутренними документами.

5 Регистрация, индексация и контроль исполнения документов.

6 Номенклатура дел.

7 Подготовка документов к архивному хранению и сроки хранения документов.

8 Понятие об экспертизе ценности документа.

9 Законодательные акты и нормативно-методические документы Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов.

10 Работа с конфиденциальными документами.

11 Понятие «деловое письмо»

12 Признаки бланк письма

13 Особенности официально-делового стиля

14 Способы проверки фактического материала делового письма

15 Обязательные реквизиты делового письма

16 Трафаретный текст письма

17 Понятие «убедительность делового письма». Признаки определяющие его.

18 Признаки, характеризующие нейтральность текста

19 Требования, предъявляемые к заголовкам деловых писем

20 Понятие «этикет делового письма»

21 Основные принципы этикета делового письма

22 Смысл подлинности документа

23 Правовая сущность документа

24 Назначение организационных документов

25 Назначение распорядительных документов

26 Назначение информационно-справочных документов

27 Сущность и признаки документа протокол

28 Особенности оформления текста протокола.

29 Каково назначение документов: «служебная записка», «докладная записка», «справка». Их место в системе ОРД

30 Порядок регистрации дел

31 Что такое «документооборот»?

32 Основные этапы делопроизводства. Охарактеризуйте их.

33 Перечислите и охарактеризуйте основные функции секретаря учреждения.

34 Раскройте понятие «организационно-распорядительная документация (ОРД) предприятия». Приведите примеры документов, входящих в это понятие.

35 Этапы развития делопроизводства в дореволюционной России

36 Особенности развития приказного делопроизводства.

37 Документы, которые составлялись в учреждениях дореволюционной России

38 Организация делопроизводства в учреждениях ХIХ - начала ХХ в.

39 Развитие делопроизводства в 1920-1930-е годы