Тема 4. Организационно-распорядительные документы

Организационные документы.

Распорядительные документы.

Организационные документы.

Органы управления министерств, ведомств, предприятий и учреждений руководствуются в управленческой деятельности организационно-правовыми документами, в которых закреплены функции, обязанности и права органов управления.

Наиболее распространенные из них:

1.Положение (Положення) – нормативно-правовой акт, устанавливающий основные правила организационной деятельности предприятий, учреждений, и их структурных подразделений, а также при создании новых предприятий или учреждений.

Положения бывают типовыми, которые разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами управления, и индивидуальными, которые разрабатываются на основе типовых и утверждаются руководителями предприятий и учреждений.

Реквизиты положения: герб (в случае надобности), автор, гриф утверждения, вид документа, заголовок к тексту, текст, дата.

Текст положения состоит из разделов, в которых указываются цели создания документа, регламентируются виды деятельности, определяются задачи и отображается ход деятельности. Положениями также регламентируются правовые направления создаваемых комиссий, состояние материально-технического обеспечения, порядок распределения жилья и т.д.

2.Постановление (Постанова) – нормативно-правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед ними, а также для установления стабильных норм и правил поведения.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и постановительной. Первая содержит вступление, оценку состояния и, при необходимости, основание для создания или ссылки на правовой акт вышестоящего органа. Во второй части перечисляются предлагаемые мероприятия, определяются исполнители и сроки исполнения.

Постановления согласовываются с учреждениями, интересов которых они касаются и после этого утверждаются руководителями или вышестоящей организацией. Если возникают разногласия, к проекту постановления прилагается справка с изложением их сути.

Реквизиты такие же, как у положения.

3. Инструкция (Інструкція) – нормативно-правовой акт, создаваемый органами управления для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и служб, а также должностных лиц и граждан.

Инструкции бывают должностными, по охране труда, по технике безопасности, по эксплуатации различного оборудования и т.д.

Текст инструкции излагают в логической последовательности, группируют по разделам, разбивают на параграфы, которые обозначают арабскими цифрами. Его излагают от второго лица, он должен быть кратким, точным и понятным, т.к. инструкция предназначена для постоянного использования.

Реквизиты инструкции: гриф утверждения, автор, вид документа, заголовок к тексту, текст, должность и фамилия лица, ответственного за её исполнение, его подпись, дата, регистрационный код по классификатору.

После утверждения руководителем инструкция является нормативным актом, обязательным для исполнения определенным кругом лиц.

4. Правила (Правила) – служебные документы организационного характера, в которых излагают требования или установки, регламентирующие определенный порядок действий или поведения. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, а иногда являются их составной частью (например, правила оформления исходящих документов включаются в инструкцию по делопроизводству).

Реквизиты: гриф утверждения, вид документа, заголовок к тексту, текст, дата и индекс, подпись должностного лица ответственного за составление правил.

Выполнение правил обязательно для всех, поэтому их можно отнести к правовым документам.

Аналогичный характер, а также одинаковую с инструкциями и правилами юридическую природу имеют и другие документы: рекомендации, регламенты, памятки, методические указания и т.д.

5. Устав (Статут) – свод правил, регулирующих:

- условия создания, состав, структуру, направление деятельности конкретного предприятия или учреждения, определенной отрасли или сферы управления;

- основы организации и управления деятельностью предприятий и учреждений в определенной сфере деятельности.

Уставы бывают типовыми и индивидуальными.

Реквизиты: гриф утверждения вышестоящей организацией или органом управления, вид документа, заголовок к тексту и текст, подписи, дата.

Текст устава состоит из разделов, пунктов и подпунктов, в которых оговариваются все виды деятельности, права и обязанности предприятий, от времени их создания и до ликвидации.

Распорядительные документы.

Распорядительные документы – это нормативно-правовые или правовые документы распорядительного характера, подлежащие обязательному исполнению. На основе этих документов реализуются нормы права в процессе руководства предприятием или учреждением, нормализуются административно-правовые отношения и решаются задачи управления.

К распорядительным документам относятся:

1. Приказ (наказ) – это правовой акт, издаваемый на основании и для исполнения действующих законов, указов, постановлений и других документов вышестоящих органов.

Приказ является актом внутреннего управления, действие которого не выходит за пределы конкретного предприятия.

Приказы бывают по основной деятельности и кадровые.

Приказами по основной деятельности оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия или его структурных подразделений, или если необходимо довести к сведению директивные документы вышестоящих органов.

Текст приказа состоит из двух частей:

§ констатирующей - в которой указываются причины, цель создания и основания для создания приказа;

§ распорядительной - в которой содержатся распоряжения с указанием исполнителей и сроков выполнения тех действий, которые указаны в приказе.

Первая и вторая части разделяются распорядительным словом «ПРИКАЗЫВАЮ» - которое пишется прописными буквами на отдельной строке центровым способом.

Приказами по кадрам оформляют прием на работу, перевод, увольнение, поощрение, привлечение к ответственности и другие виды кадровой деятельности с работниками предприятия.

В приказах по кадрам отсутствует констатирующая часть в тексте, а распорядительная часть начинается вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» распорядительными словами: «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ» и т.д., а основание для создания приказа пишется в конце текста.

Реквизиты: название предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, печать, исполнитель, грифы согласования.

Проект приказа обязательно согласовывается со всеми заинтересованными лицами данного учреждения, а в случае необходимости, и других организаций. Приказ могут быть нормативными и индивидуальными.

Приказ руководителя об утверждении правил внутреннего распорядка на предприятии, например, является нормативным, т.к. он обобщенный и безличностный. Приказ о премировании является индивидуальным.

К проекту приказа прилагаются документы, необходимые для его обоснования. Он начинает действовать с момента подписания руководителем, если другой срок не указан.

Трудовое законодательство обязывает администрацию под расписку ознакомить работника с приказом.

В большинстве случаев приказ действует постоянно, пока его срок не будет отменен или аннулирован. Иногда в приказе устанавливается конкретный срок его действия.

2.Распоряжение (Розпорядження) – правовой акт, издаваемый, для решения оперативных вопросов. Распоряжение, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц или граждан.

Распоряжения могут издаваться как от имени руководителя предприятия, так и от имени коллегиальных государственных органов, в том числе исполкомов, городских, районных, областных Советов народных депутатов.

Распоряжения и приказы в правовом отношении равнозначны, но приказы издают по общим всеобъемлющим вопросам, а распоряжения – по частным вопросам. Поэтому иногда распоряжения издают наравне с приказами. В распоряжения слово «ПРИКАЗЫВАЮ» заменяют распорядительными словами: «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ТРЕБУЮ», «ПОРУЧАЮ» и т.д.

Их могут издавать руководители структурных подразделений предприятий.

Реквизиты такие же, как у приказов.

3.Решение (Рішення) – правовой акт, создаваемый Советами народных депутатов или их исполкомами в коллегиальном порядке для решения важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями называются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на принципах единоначалия и т.д.)

Решения бывают нормативными и индивидуальными.

Реквизиты те же, что у приказа и распоряжения.

4. Указание (Вказівка) – правовой акт руководителей единоначальных органов управления по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов этих и вышестоящих органов управления. В тексте указаний распорядительными являются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Реквизиты: название учреждения, структурного подразделения, вид документа, дата и место издания, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования.