Реквизит №16 – гриф утверждения документа (в правом верхнем углу)

Гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.¹

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.²

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.³

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.⁴

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. ⁵

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись Е.Н. Ярославцева 15.04.2009	Технический директор ЗАО "Термика" Личная подпись К.В. Воробьев 15.04.2009

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.⁶

Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.⁷

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
• инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
• номенклатура дел организации;
• нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
• перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
• планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
• положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
• программы (проведения работ, командировок и т.д.);
• расценки на производство работ;
• регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
• структура и штатная численность;
• тарифные ставки;
• формы унифицированных документов;
• штатное расписание.⁸

Вопрос №6 Практический

РЕКВИЗИТ 22 – ПОДПИСЬ

Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.¹

В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). ²

Например:

Генеральный директор ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

или на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

 

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.³

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:⁴

И.о. генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

или:

Исполняющий обязанности генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. ⁵

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. ⁶

Например:

Генеральный директор ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. ⁷

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.⁸

Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.⁹

Например:

Технический директор	Коммерческий директор
Личная подпись К.В. Воробьев	Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.¹⁰

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.¹¹

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.¹²

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.¹³

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Схема расположения реквизита "Подпись" приведена на рисунке 3.

Вопрос №7 Практический

Печать (реквизит №25) -устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.¹

Оттиск -изображение клише печати на бумаге.²

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.³

Документы заверяют печатью организации.⁴

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. ⁵

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).

2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).

3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).

4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.

5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.

6. Командировочные удостоверения.

7. Нормы расхода материалов.

8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.

9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные.

11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).

15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).

16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.

18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.

19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.) ⁹.

Вопрос №8 Практический

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

· постоянные реквизиты «единого» бланка:

· эмблема (03);

· наименование организации (06);

· наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);

· переменные реквизиты «единого» бланка:

· дата (09);

· регистрационный номер (10);

· место составления или издания документа (12);

· заголовок (17);

· текст (19);

· отметка о наличии приложения (20);

· подпись (21);

· визы (23).

Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приказа состоит из 2 частей:

— констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;

— распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

 

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

1. Коммерческому директору Иванову И.И….

Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:

1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…

В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).

Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.201 0 или… к 20.07.2010.

Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.

или

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.

Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.

2. Ввести в действие инструкцию с 15.11.2010

Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:

1…. обеспечить представление еженедельной сводки….

Приказ вступает в силу с момента подписания.

Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».

Вопрос №9 Практический

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. ¹

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия. ²

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ:...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ"). ³

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

Приложение 1 к решению Совета директоров от 06.05.2009 № 15

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений. ⁵

Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Дополнительная информация:

• пример оформления решения;
• распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения;
• распорядительные документы.

Вопрос №10 Практический

Исковое заявление оформляется в виде письменного документа. В тексте искового заявления лучше не допускать сокращений, писать все наименования полностью.

В верхней части (шапке) искового заявлениянужно указать полное наименование суда, в который адресуется иск. Затем указывается фамилия, имя, отчество и полный домашний адрес истца, фамилии, имена и отчества ответчика, третьих лиц, их место жительства. Если в деле участвует организация, указывается ее полное наименование, адрес местонахождения. В шапке искового заявления указывается цена иска, которая определяется, как сумма всех имущественных требований.

 

В Первомайский окружной суд

г.Мурманска

Истец: Иванова Дарья Степановна,

проживающая по адресу:

183023, г.Мурманск, ул.Морская,

д. 13, кв. 24

Ответчик: Иванов Дмитрий Сергеевич,

проживающий по адресу:

183023, г.Мурманск, ул.Морская,

д. 13, кв. 24

 

 

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

О расторжении брака

 

 

Я, Иванова Дарья Степановна, в 1997г. вышла замуж за Иванова Дмитрия Сергеевича. Брак был зарегистрирован Отделом ЗАГСа г.Мурманска 19.12.1997 г. За время совместного проживания имеем общих несовершеннолетних детей: дочь Марию Дмитриевну, 1998 г. рождения; сына Анатолия Дмитриевича, 2001 г. рождения.

В течение последних лет Иванов Д.С. злоупотреблял спиртными напитками, оскорблял меня в присутствии детей, знакомых, не ночевал дома, устраивал скандалы. Неоднократно задерживался за нарушение общественного порядка сотрудниками милиции.

На мое предложение расторгнуть брак Иванов Д.С. ответил отказом.

На основании выше изложенного и в соответствии со ст. 23 СК РФ

 

ПРОШУ:

 

1. Расторгнуть брак с Ивановым Дмитрием Сергеевичем

2. Взыскать с Иванова Д.С. алименты на содержание общих детей.

 

Приложения:

1. Копия искового заявления

2. Квитанция, подтверждающая уплату госпошлины.

3. Свидетельства о заключении брака.

4. Копия свидетельства о рождении дочери Ивановой М.Д.

5. Копия свидетельства о рождении сына Иванова А.Д.

6. Копия протокола об административном задержании Иванова Д.М.

 

 

Дата подачи заявления: «21» сентября 2004 г.

Подпись __________

Вопрос №11 Практический

 

_____________________________________________

(наименование и местонахождение организации,

 

______________________________________________

в которую направляется претензия)

 

______________________________________________

(наименование и почтовый адрес заявителя;

 

_______________________________________________

наименование и адрес отделения

 

______________________________________________

банка, в котором находится расчетный

 

______________________________________________

счет заявителя претензии, номер расчетного счета *)

ПРЕТЕНЗИЯ

В связи (согласно и т.д.) ___________________________________________________________

(указать обстоятельства, являющиеся основанием предъявления претензии

________________________________________________________________________________________________

(например, неподача судна, утрата, недостача или повреждение

_________________________________________________________________________________________________

груза либо багажа, просрочка в доставке груза и т.п.))

 

На основании ____________________________________________________________________

(краткое обоснование претензии (ссылка на договор или нормативный акт))

_________________________________________________________________________________________________

 

 

ПРОШУ:

 

_________________________________________________________________________________

(содержание требования, сумма претензии

_________________________________________________________________________________________________

и расчет этой суммы)

 

В случае неполучения от Вас до «_____» ________________ 200__ г.

указанной суммы мы будем вынуждены обратиться в суд с просьбой о ее взыскании.

 

Приложение:

1. Расчет суммы, подлежащей оплате.

2. Копия договора.*

3. Коносамент*

4. …

 

Дата оправления претензии: «_____» _______________ 200___ г.

 

Подпись __________________

 

Печать*

 

 

(в суды общей юрисдикции)