Свойства и классификация документов

Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию: актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Классификация организационно-управленческих документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать делопроизводство.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

1. Документы по общим и административным вопросам (вопросам общего руководства организацией и его предпринимательской деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

3.3. Составление и оформление документов, документооборот

3.3.1. Состав и расположение реквизитов на бланках служебных документов должны соответствовать установленным стандартам и требованиям ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ПРИЛОЖЕНИЕ 4).

2 июля 2009 г. вступило в силу постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», на основе которого были созданы методические рекомендации по созданию правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 5).

В постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на первый абзац, который указывает на то, что постановление является развитием ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149. В п. 2 этой статьи указано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Особого внимания заслуживает п. 9, перечисляющий реквизиты документа. В Правилах называются 24 реквизита, которые могут встретиться при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. При этом, придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, Правила, как и в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9), разбивают реквизит «подпись» на два реквизита: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Два реквизита получили новое название: «заголовок» − «наименование документа» и «резолюция» − «указание по исполнению документа». Вернулся исчезнувший в последней редакции ГОСТ 2003 г. реквизит «гриф ограничения доступа к документу», названный в правилах «отметка о конфиденциальности». Отсутствуют в Правилах две отметки: «отметка о поступлении документа в организацию», которая стала лишней при передаче документа по электронным каналам связи и «идентификатор электронной копии документа». Сами требования к оформлению реквизитов в Правилах не прописываются. Их надо будет брать из той же типовой инструкции по делопроизводству. Указано лишь, что согласование документов в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой, а с другими организациями − грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Раздел 4 Правил посвящен требованиям к организации документооборота. В нем прописаны лишь общие положения:

1. Указаны документопотоки: входящий, исходящий, внутренний.

2. Способы доставки и отправки: почтовая, фельдъегерская и электросвязь.

3. Первичная обработка документов: проверка правильности доставки документов и наличия приложений к ним, распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

4. Регистрация. Обратим внимание, что если в типовой инструкции указано, что документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения, то Правила, устанавливая порядок регистрации, допускают регистрацию на следующий день «Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых − в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день».

5. Передача документов службой делопроизводства.

6. Ответственность службы делопроизводства за правильность оформления документов и их комплектность.

7. Обязательность ведения подсчета документооборота.

Методика обработки документов в Правилах не описывается, она указана в типовой инструкции по делопроизводству. Общий порядок текущего хранения документов, обработка и сдача их в архив даются в разделе 5 – «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти». Этот раздел возлагает на федеральный орган исполнительной власти, формирующий свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов «разработку и утверждение по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечня документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения». Это очень важный пункт, так как на сегодняшний день далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют свои перечни, что затрудняет в организациях установление сроков хранения документов при разработке номенклатур дел и проведение экспертизы ценности документов.

Принципиально новым является раздел 6 – «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Если в типовой инструкции по делопроизводству требования к работе с электронными документами были разбросаны по различным разделам, например, регистрация, организация поисковой системы и т. д., в Правилах они не только собраны в одном месте, но и значительно расширены. Рассмотрено подписание, согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Рассмотрим особенности делового документа на примере «записки ». Записка является внутренним документом Службы, носит вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах, побудить к принятию определенного решения. Записка может носить и чисто информационный характер и содержать информацию о ходе выполнения каких-либо работ.

Порядок подготовки и оформления записки приведен в приложении N 16 к п. 3.11 Инструкции [31].

«Виды записок, создаваемых в Службе и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками, следующие:

служебная;

докладная;

объяснительная;

аналитическая.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому (информационно-справочный документ служебной (деловой) внутренней переписки между структурными подразделениями и должностными лицами Службы).

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (информационно-справочный документ, адресованный, как правило, конкретному должностному лицу: руководителю структурного подразделения или руководству Службы).

Объяснительная записка – информационно-справочный документ, составленный работником для представления руководителю структурного подразделения или руководству Службы по поводу сложившейся ситуации, событий, фактов, поступков и поведения, в том числе связанных с нарушением дисциплины (исполнительской, трудовой), каких-либо происшествий.

Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации (документ, содержащий обобщенный материал о каких-либо проблемах).

Записка имеет следующие обязательные реквизиты:

наименование структурного подразделения – автора документа (записки);

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 8-10 строк;

адресат (должностное лицо Службы);

подпись.

Записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x297 мм) шрифтом Times New Roman размером N 14. Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.

Структура текста записки аналогична структуре текста и стилистическим особенностям служебного письма. Записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание записки, отметку об исполнителе.

В текст записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

Вид записки печатается с прописной буквы, например: Служебная записка, по центру текстового поля через дополнительный межстрочный интервал от предыдущего реквизита. Допускается после вида записка начинать текст записки через дополнительный межстрочный интервал с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера, косой черты, букв "вн", например: N 05-10/вн.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра».

Деловая переписка

В сфере деловой переписки выделяют три основных принципа, обеспечивающих эффективность официальной переписки: 1) лаконизм делового письма, 2) достоверность информации, 3) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений, 4) ясность и недвусмысленность языка сообщения. Основное требование к информационному насыщению документа– это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т.д. Требование достоверности (объективности) информацииозначает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации[32]. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру: 1. Обращение. 2. Преамбула. 3. Основной текст. 4. Заключение. 5. Подпись. 6. Постскриптум. 7. Приложения.

В обращении слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А.П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов». Например:

Генеральному директору

ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!
или
Уважаемый господин Добровольский!

В основной части письма излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть.

Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя.

Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;

2. Степень знакомства, характер отношений;

3. Официальность/неофициальность ситуации общения;

4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например: Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества. Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение... Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.

Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать), нанести удар (а не ударить).

Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом-подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами – подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например: «В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП “МИО”, а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии».

Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...».

В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты. Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

Письма-просьбы. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»: Просим оказать содействие... Просим выслать в наш адрес... Просим принять участие... Прошу довести до сведения... Прошу ликвидировать задолженность... Прошу принять меры...

Главная цель данного письма – убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

Письма-ответы. Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;

2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;

3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;

4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей. В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Благодарственные письма. Письма благодарности – это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения: Выражаю благодарность...; Искренне признателен...; С благодарностью отмечаем...; Благодарю...; Спасибо Вам за...

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются словами: Направляю информацию...; Возвращаем справочные материалы...; Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...; Посылаем справочную литературу...

Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа – договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма.

Письма-предложения. В последнее время широкое распространение получили письма с предложениями о сотрудничестве. Логическая схема текст данного письма такая же, как и в письме-просьбе: изложение с вопроса; характеристика взаимоотношений; предложение о сотрудничестве.

В письме уместна формула вежливости. К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая: Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...; Предлагаем Вам...; Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..; Сообщаем, что...; Ставим Вас в известность, что...; Надеемся на дальнейшее сотрудничество...

К письмам-предложениям можно отнести письма-предложения о сотрудничестве, письма-извещения; рекламные письма (информационные письма).

Стандартные фразы деловой переписки:

Извещения: Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду...; Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…; Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято. Извещаем, что мы…; Доводим до Вашего сведения, что…;Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы (Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма): В соответствии с протоколом … В целях усиления охраны имущества… В ответ на Вашу просьбу… В подтверждение нашего телефонного разговора… В подтверждение нашей договоренности … В порядке оказания технической помощи … В связи с тяжелым положением … В связи с проведением совместных работ… В соответствии с письмом заказчика…

Если автор – лицо юридическое, то действия передаются: 1. От третьего лица единственного числа, например: Администрация ОАО «Маяк» не возражает …; Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает. Кооператив «Наив» гарантирует…; 2.От третьего лица множественного числа, например: Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …; 3. От первого лица множественного числа: Просим… Подтверждаем… Сообщаем…

Если автор – лицо физическое, то действия передаются: 1. От первого лица единственного числа, например: Довожу до Вашего сведения … Прошу… Ставлю Вас в известность …; 2. От первого лица множественного числа, например: Одобряем… Мы получили Вашу телеграмму … Поздравляем… Поддерживаем…

Просьба: Просим вас проверить ход выполнения работ… Прошу принять меры … Прошу сообщить данные о производительности …

Отправка документов или материальных ценностей: Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью … Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

Подтверждение: С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению… Подтверждаем получение спецификаций на …Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Предложение: Мы можем предложить Вам … Предлагаем Вам приобрести… Мы можем рекомендовать Вам ….

Приглашение: Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта … Просим принять участие в обсуждении проблемы … Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Отказ и отклонение предложения (проекта): Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам... Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам … Ваше предложение отклоняется по следующим причинам... Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам... Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

Напоминание: Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны … Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны … Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет… Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Гарантии: Оплату гарантируем. Сроки выполнения гарантируем. Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам. Возражений против конструкции не имеем. Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…

Интерпретация действий другой стороны: Такая задержка может привести … Совершенно необъяснимо, почему Ваша организация задерживает высылку документов… Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова: Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С пожеланиями успехов. Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Приложение N 15 к п. 3.10 Инструкции [33]

«При оформлении служебных писем используются реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального министерства (полное или сокращенное), в ведении которого находится Служба;

наименование Службы (полное и сокращенное);

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Службе;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Службы, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности" (пометка "Для служебного пользования").

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

В служебных письмах используется реквизит "Наименование документа"

(заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма. Заголовок к тексту не должен занимать более 4-5 строк и составляется, если текст письма более 8-10 строк.

Заголовок располагается под реквизитами бланка письма на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов, печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы через один межстрочный интервал, как правило, тем же размером шрифта, что и весь текст.

Допускается печатать заголовок размером шрифта N 10-12. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Длина максимальной строки не должна превышать 8 см (до 30 знаков). Заголовок составляется лицом, готовящим проект письма.

Текст письма отделяется от заголовка, а при его отсутствии - от предшествующего реквизита 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1-1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В адрес Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый(ая, ые)...!" – в начале письма, над текстом и "С уважением," – в заключительной части письма текста, – над подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату печатается через 2-3 межстрочных интервала от предыдущего реквизита "заголовок" центрованным способом, заканчивается восклицательным знаком и состоит из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, например:

Уважаемый Иван Иванович!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги! Уважаемые господа! Уважаемые депутаты!

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие обращения:

Уважаемый гражданин Иванов! Уважаемая госпожа Иванова!

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности:

Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин директор!

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

Иван Иванович! Гражданин Иванов! Граждане! Коллеги! Господа!

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, заканчивается запятой, располагается от левой границы текстового поля через три межстрочных интервала после текста и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом. Например: С уважением,... С неизменным уважением,... С глубоким уважением,... С благодарностью и уважением,...

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа (" Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа (" Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки не считает возможным...", "Рособрнадзор предлагает рассмотреть возможность... "), на должностных бланках – от 1-го лица единственного числа (" Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в... "). Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебное письмо, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра.

Дата служебного письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте.

Датой письма является дата его подписания. Отметка об исполнителе письма печатается шрифтом N 10 в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма от границы левого поля.

Регистрация служебных писем осуществляется в СЭД ответственным работником за ведение делопроизводства структурного подразделения в соответствии с выделяемыми документопотоками. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и имеют следующие реквизиты: входящий номер документа, индекс структурного подразделения, подготовившего документ, порядковый номер.

Регистрационный номер инициативного служебного письма состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера. Образец служебного письма:

Герб Российской Федерации   МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ   Федеральная служба Минэкономразвития России по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор)   ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ ул. Садовая-Сухаревская, 16, Москва, К-51, ГСП-4, 127994 телефон/факс: [phone] _____________ N _______________ На N ____________ от __________   Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Ро собрнадзор) в соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 29 апреля 2009 г. N СС-П16-2355 направляет предложения по оптимизации исполнения контрольно-надзорных и разрешительных полномочий Рособрнадзора. Приложение: на 4 л. (текст не приводится)   И.О. Фамилия   Иван Иванович Иванов [phone]

 

Контрольные вопросы:

1. Перечислите виды деловых писем.

Упражнения

1. Задания по стилистике[34].

1. Какой признак понятия официально-делового стиля указан неверно: Сфера применения – деловые отношения.

Функция речи – соблюдение известной формы документа.

Ведущая стилевая черта – использование стандартных средств выражения.

Форма речи – устная и письменная в равной мере.

2. Подберите синонимы к словам и словосочетанию.

Получатель, послание, человек, отправитель, деловая бумага, название, проверка, ходатайство.

Д л я с п р а в о к: адресант, документ, наименование, письмо, лицо, ревизия, адресат, просьба.

3. Подберите антонимы к словам и словосочетаниям

Получить, разрешить, адресат, получатель, присутствовать, удовлетворить просьбу, положительно, удовлетворительный ответ, письмо–запрос, ответственность.

Д л я с п р а в о к: отправить, отказать, адресант, отсутствовать, неудовлетворительный ответ, отказать в просьбе, отрицательно, письмо–ответ, безответственность.

3. Составьте синонимические ряды из слов, уместных в деловых бумагах. 1. Изъян. 2. Уведомление. 3. Оповестить. 4. Помогать. 5. Отправлять. 6. Затруднять. 7. Приказ.

Д л я с п р а в о к: 1) недочет, недостаток, пробел; 2) извещение, оповещение, информирование; 3) уведомить, информировать, известить; 4) содействовать, способствовать; 5) посылать, адресовать, направлять; 6) препятствовать, тормозить;7) распоряжение, директива, указание.

 

4. Раскройте значение выделенных слов и словосочетаний. Составьте с ними предложения.

Получить почту – сходить на почту; письмо другу – деловое письмо; выполнить план работы – передний план картины; составить акт обследования – первый акт пьесы; адрес на посылке – вручить адрес юбиляру
5. Приведите примеры терминов официально-делового стиля по образцу:

1. Название лиц по их функции в официально-деловых отношениях: истец, ответчик, налогоплательщик,…, …

2. Название документов: распоряжение, приказ, протокол,…,

3. Обозначение частей документа: повестка дня, в приказ, приложение,…,…

4. Специальное употребление общелитературных слов и выражений:

5. лицо, сторона, реализация,…,…

6. Примеры штампов: за отчетный период, принимая во внимание, в конструктивной обстановке,…,…

6. Устранить ошибки, заменив устаревшие слова и выражения словами и оборотами современного литературного языка.

1. Вышеупомянутые в акте предметы пришли в полную негодность и подлежат списанию.

2. В результате проверки комиссия пришла к нижеследующим выводам…

3. Выявленные недочеты устранить незамедлительно, ибо нарушение правил техники безопасности может привести к несчастным случаям.

4. В связи с намечающейся в ноябре месяце сего года реконструкцией мастерской потребуется новое оборудование, каким убедительно просим обеспечить нас своевременно.

5. Мы, нижеподписавшиеся, даем настоящую подписку в том, что к началу проведения инвентаризации все необходимые документы были сданы в бухгалтерию.

6. Дана настоящая в том, что я, Пехтерева Ю.М., костюмер, 17 мая сего года получила инвентарь.

Список литературы <