Службы документационного обеспечения управления

Делопроизводство

и его роль в работе учреждения

 

В каждом государстве во всех отраслях хозяйствования на предприятиях, в организациях и учреждениях ведется учет их хозяйственной деятельности и фиксируется он в документах, которые называются служебными документами.

Деятельность любого хозяйственной единицы (предприятия, учреждения, организации) состоит из установки целей, планов их реализации, принятия управленческих решений и исполнения действий по ним и может быть выражена формулой:

 

Цели + Планы +Управленческие решения + Действия =

= Деятельность предприятия

Поэтому вопросам фиксирования деятельности предприятия в любой хозяйственной отрасли в государстве уделяется большое значение.

Совершенствование управления народным хозяйством, повышение уровня его организации, экономичности во многом зависит от того, как поставлена работа с документами во всех отраслях хозяйствования и в государственных органах управления в целом. Документирование ведется на предприятиях, в организациях любой формы собственности: государственных и коммерческих.

В этом вопросе существенным моментом является качественно налаженная работа с документами: делопроизводство и документирование.

Делопроизводство – это система документального оформления работы учреждения.

Документирование – это создание документов, отражающих деятельность предприятия (учреждения).

Документационное обеспечение управления – это работа с готовыми документами, созданными внутри учреждения и полученными извне.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной, четкой работы любого предприятия.

На основе анализа информации в документах принимаются решения и выполняются действия по ним.

Именно информация в документах является главный аргумент в решении спорных вопросов. Поэтому только грамотно составленный документ, имеющий юридическую силу, является гарантом успешной деятельности и сделки. Убытки и потери предприятия, судебные разбирательства зачастую являются последствием неверно оформленных документов.

В бизнесе и деловой жизни, где нередко доверие и обман идут рядом, следует принять как догму заповедь предпринимателя:

 

НЕ ВЕРЬТЕ ОБЕЩАНЬЯМ! Именно ДОКУМЕНТ ЕСТЬ СПОСОБ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА!

 

Чтобы понять важность организации делопроизводства, следует знать, что в каждом государстве при Правительстве действует Научно-Исследовательский Институт документоведения и архивного дела (НИИ ДиАД) или Главное Управление документоведения и архивного дела (ГУ ДиАД). Они занимаются разработкой государственных документов по делопроизводству.

В Приднестровской Молдавской Республике этой службой является ГУ ДиАД.

Ими разработаны и введены в действие закон “Об информации информатизации, защите информации” и “Общие положения Единой Государственной Системы Документационной Организации Управления”, Нормативы и акты о труде.

Эти документы содержат в себе совокупность принципов и правил, единые требования к документированию, организации работы с документами (во всех предприятиях, учреждениях, производственных структурах, общественных организациях).

Ими руководствуются службы делопроизводства всех предприятий, организаций и учреждений, чем обеспечивают юридическую силу своих документов, а также ревизионные органы, проверяющие их деятельность.

Реализация этих положений способствует:

ü повышению эффективности управленческой деятельности

ü сокращение документооборота

ü борьба с бюрократизмом

 

В делопроизводстве при работе с документами наиболее часто встречаются следующие ошибки:

· ошибки формирования (заполнения) документов

· неправильное хранение документов

· пропажа документов

· ошибки ведения кадровой документации

· и др.

Ответственность за ведение документов лежит на руководителе учреждения, предприятия.

Главным Управлением документоведения и архивного дела разработаны также и сроки хранения документов как внутри служб, где они организованы, так и в архивах. Подробную информацию об этом вы найдете в разделе описания работы архивов.

Существуют следующие архивы:

ü архивы предприятий

ü архивы министерств и ведомств

ü городские и районные

ü местные (сельские, поселковые)

ü государственные

 

Сложился “Словарь деловых терминов”, использующий в делопроизводстве.

 

Структура, задачи и функции

Службы документационного обеспечения управления

(службы ДОУ)

 

На предприятиях, в организациях и учреждениях действует специальная служба документационного обеспечения управления, которая является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется только его руководителю. Обычно структура этой службы определяется финансовой мощностью предприятия и численностью его личного состава.

В средних предприятиях и в организациях, учреждениях эта структура включает следующие исполнительные отделы или участки:

· приемная (секретарь)

· делопроизводитель

· машинописный и множительный

· архив

· отдел писем

· канцелярия.

На малых предприятиях и в организациях, учреждениях могут быть только секретарь и архивариус. В этом случае прием посетителей и вся работа с текущими документами, письмами ложится на секретаря.

Крупные предприятия, во главе которых стоят генеральный (учредительный) директор, исполнительные директора и их заместители, содержат не службы, а управления по ДОУ. В их структуру добавляются:

· приемные (директоров и заместителей), возглавляемые секретарями,

· отделы писем

· отделы совершенствования и внедрения

· машинописные отделы

· множительный отдел

· и др.

В министерствах и ведомствах с состав управления ДОУ входят еще коллегия, протокольное бюро, инспекции, канцелярии, бюро учета, отдел жалоб, отдел внедрения и совершенствования, собственные архивы.

Задачи службы ДОУ:

 

· разработка и внедрение нормативных актов и методических указаний по совершенствованию ДОУ;

· разработка альбома применяемых документов;

· работа с письмами;

· экспедиционная работа с документами;

· регистрация документов;

· учет и анализ документов;

· обеспечение документами;

· контроль исполнения документов;

· оформление, выпуск, размножение;

· рассылка распорядительных документов;

· стенографирование размножение;

· организационное и методическое руководство, контроль

 

 

Документы и их роль

 

С документами связана вся жизнь человека. Они сопровождают нас как в процессе работы на предприятии, так и в личной жизни.

 

Документы рассматриваются по своему характеру, по значимости. Они:

• подтверждают факты, события, действия;
• являются средством доказательства, свидетельства, события;
• имеют значение политическое, экономическое, юридическое, историческое;
• являются средством обмена информацией (телеграммы, письма, телефакс-сообщения, телетайпограммы и др.).

 

Все документы предприятия подразделяются на две глобальные группы: служебные документы и документы личные.

 

Личные документы подразделяются на две группы:

первые - свидетельствуют о его личности, о его образовании и др. (свидетельство о рождении, паспорт, документ о образовании и др.), их получает человек от государственных органов;

вторые - подтверждают какие-либо действия, события, факты, обстоятельства жизни (автобиография, доверенность, резюме, расписка и др.), они составляются человеком лично, предъявляются на предприятии при трудоустройстве или составляются в других особых случаях.

Именно последний вид документов рассматриваются нами в изучаемом курсе делопроизводства.

Служебные документы – это все остальные документы, с которыми ведется работа на предприятии. Их также можно разделить на две группы:

первая -документы, которые создаются на предприятии для внутреннего применения (внутренние документы) или для отправки вне предприятия (внешние документы).

вторая -документы, которые на предприятие поступают (входящие документы).

К первой группе служебных документов относятся:

- организационные документы (учредительный договор, правила распорядка работы, штатное расписание, документы по личному составу предприятия и др.);

- распорядительные документы (приказы и распоряжения, указания, протоколы, акты, трудовые и коммерческие контракты и др.); создаются для управления предприятием.

Ко второй группе служебных документов принадлежат все служебные письма (инструкционные, гарантийные, претензионные, кредитные и др.), телеграммы, радиограммы и др

 

Служебные документы могут быть составлены:

· от имени администрации,

· от предприятия,

· от лиц (одного или нескольких) - работников предприятия.

Документ является продуктом труда отдельных работников предприятия или группы таких людей и направлен на решение каких-то вопросов служебного или личного характера. Поэтому мы можем сказать, что документ является продуктом труда (его кто-то создал) и орудием труда (он на что направлен: какие-то действия нужно выполнить).

 

Каждое предприятия на стадии своего создания проходит следующие основные этапы:

- определение направления деятельности предприятия;

- разработка структуры предприятия;

- разработка устава предприятия;

- регистрация предприятия в государственной Регистрационной палате

- определение внешних и внутренних связей предприятия (информационная связь).

Внутренние связи предприятия – это есть схема взаимодействия всех структурных подразделений предприятия между собой.

Внешние связи – это те внешние объекты, с которыми данное предприятие вступает в деловые отношения (предприятия-поставщики сырья и материалов, предприятия-покупатели готовой продукции, выпускаемой данным предприятием, государственные структуры и др.)

Внешние и внутренние связи предприятия являются определяющими направлениями в осуществлении жизнедеятельности и развития предприятия.

 

Схему информационных связей предприятия в можно представить так:

.

Предприятия - поставщики

секретарь

Генеральный директор

Совет учредителей (директоров)

АО “РАМ”

 

 

			Предприятия - покупатели
		Предприятия - соисполнители

 

 

Виды документов

 

Для удобства запоминания виды применяемых на предприятии документов можно представить в виде такой схемы:

 

 

 

Формы документов

• Индивидуальные (произвольное построение)
• Типовые (по утвержденным образцам)
• Трафаретные (частично-типографские, остальная часть – переменная, вписывается вручную).

 

Методы создания документов

 

Рукописи

Машинопись

Персональный компьютер

Ксерокопии

Фотографии

Книги и др. печатные издания

Магнитные диски

Магнитные ленты

Киноленты

Кассеты (аудио, видео)

 

Стадии создания документов

• Оригинал - первичный вид созданного документа, созданного автором
• Копия – точное воспроизведение оригинала (полное соответствие оригиналу, сделано на копировальной технике)
• Выписка – копия части докуманта-оригинала (выдается на руки)
• Дубликат – документ, выданный взамен утерянного.

 

Организационно-руководствующие документы предприятия (ОРД)

 

Занимают особое место в сфере управления. Подразделяются на пять групп:

1) организационная (уставы, инструкции, правила, положения, протоколы и др.);

2) распорядительная (приказы, распоряжения, постановления и др.);

3) справочно-информационная

4) о личном составе (личые карточки, личные дела, трудовые книжки и др.);

5) от граждан (письма, жалобы, предложения, заявления и др.).

 

Делопроизводство – это составная часть управления.

Управление: директор + др. руководители

менеджер + др. специалисты

Работа с информацией

Необходимые требования для обеспечения прогрессивной работы предприятия с документами:

• квалифицированный делопроизводитель;
• четко налаженное делопроизводство;
• обеспеченность необходимыми техническими средствами;
• высокая исполнительская дисциплина личного состава предприятия.

 

Требования к бланкам документов

Документ - есть визитная карточка предприятия и поэтому вид представленного документа, качество его оформления открывает лицо предприятия.

Чтобы собой заинтересовать как партнеров, так и клиентов, предприятие должно на высокий уровень поднять работу своей службы делопроизводства.

 

Требования к оформлению документов

Документ должен внушать доверие к предприятию с первого взгляда. Выполнение следующих основных требований позволит обеспечить вашу стабильность и процветание на рынке экономики:

а).общие требования:

- применение для бланков высококачественной бумаги;

- выбор удобочитаемого шрифта текста в соответствии с видом оформлленного документа;

- четкий оттиск печати;

б).завоевать клиента:

- границы поля;

- достаточно места для текста;

в) завоевать партнера:

- наличие эмблемы, всех основных реквизитов, наличие данных о предприятии;

- правильное расположение всех реквизитов на листе;

- собственный стиль документа;

- способ оформления документа: типографский способ или на ПЭВМ, факс.

 

Требования к бланкам

Форматы применяемых бланков могут быть:

• А4 (210 *297)мм (основной бланков для любых видов документов); используется наиболее часто);
• А5 (148 * 210)мм (для небольших писем и справок и др.);
• А3 (297 * 420)мм (для печати бизнес-планов, бухгалтерских учетов, графиков, чертежей и др);.

Рекомендуется на предприятии использовать 2 вида бланков:

• внутренние (для формирования внутренних документов: приказы, протоколы и др.)
• внешние (факсы, письма)

Эти бланки должны содержать следующие реквизиты:

- внутренние бланки: реквизиты эмблема, наименование предприятия;

- внешние бланки: реквизиты эмблема, наименование предприятия, реквизиты предприятия (на всех языках).

Расположение реквизитов может быть угловое или продольное (эмблема, реквизиты предприятия):

продольное – реквизиты располагают вверху, по центру, угловое – вверху, слева (часто используется)

 

Угловые бланки применяются для оформления писем, справок, факсов.

Слева указывают адрес получателя, справа, кроме эмблемы, еще могут быть указаны другие реквизиты, например:

гриф утверждения (на актах, инструкциях);

резолюция руководителя (на поступивших документах)

Подсчитано: 20% листа экономий угловое расположение реквизитов.

 

Выравнивание информации на бланках может быть: фанговое (ровнять слева); центрованное (ровнять относительно границы левого поля и середины листа).

При работе с иностранными фирмами: все реквизиты должны быть указаны на всех языках, для чего используются специальные заготовленные бланки: слева – на русском языке, справа – на иностранном языке.

Отступы текста по рамке следует делать (в мм): верхний - 1,0 левый – 2,0

нижний - 0,8 правый - 0,8.

 

Иногда реквизиты «Данные о предприятии (банковские) указывают внизу бланка: с целью экономии рабочей площади листа для текста документа.

На часто применяемых бланках постоянная часть реквизитов может быть оформлена типографским способом, а переменная затем будет вписываться вручную. Так обычно заготавливают бланки для заявлений, справок и др. часто применяемые документы.

.

 

Общие правила оформления управленческих документов

 

В делопроизводстве существуют единые правила и требования к оформлению документов управления.

Эти правила установлены государственными нормативными актами РФ ГОСТы 6.38-03, 6.30-03:

§ “Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов”, Москва, 1990),

§ “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документации, обеспечения”, Москва 1991.

Требования установлены единые, определяются они ГОСТами, нормативами, требуют применение ПЭВМ и другой техники. Это обеспечивает:

• юридическую силу документов,
• оперативное и качественное их оформление,
• быстрый поиск документов (для чего документы кодируются),
• активное использование ЭВМ при формировании документов.

 

Реквизиты в документах.

Составные части документа

Документ содержит определенную информацию, которую называют реквизитами (например, заголовок, текст, подписи, и др.).

Все реквизиты в документе располагаются на бланке и оформляются согласно действующего ГОСТа. ГОСТом также установлен перечень обязательных реквизитов для каждого вида документа. При разработке собственных бланков фирма должна руководствоваться этим документом.

 

На рис.Ъ представлена схема расположения реквизитов на бланке в соответствии с требованиями ГОСТа.

На всяком документе необходимым и важным является наличие рекизитов: дата, подпись, печать, гриф утверждения.

 

Любой документ делится на 3 основные составные части:

1) заголовочная

2) основная

3) оформляющая.

 

Действующим ГОСТом определен набор ревизитов в каждой части документа. Это отражено на «Схеме расположения реквизитов» (рис.Ъ).

 

Характеристика реквизитов и правила их оформления

Эмблема организации. Условное, графическое (символическое) изображение. Оно зарегистрировано в Регистрационной палате (РП). Может быть: знак, рисунок, буквенно-графический знак.

Расположение эмблемы на бланке: на угловом–слева вверху, центрованное – по центру вверху.

Наименование организации.В строгом соответствии с регистрацией в РП. Допустимы сокращения: 000, А0, ЧП, 0А0. Располагают ниже эмблемы.

Государственный герб – допускается на бланках тех предприятий, которым это разрешено местными государственными органами управления. Расположение: над наименованием предприятия, вместо эмблемы.

Юридический адрес предприятия. Реквизит составной, включает в себя следующие элементы: индекс предприятия связи, почтовый адрес,№ телефона, факса. Располагают ниже наименования предприятия.

Полные данные о предприятии. Реквизит составной, включает в себя следующие элементы: индекс предприятия связи, почтовый адрес,№ телефона, факса, № р./сч. в банке.Располагают ниже юридического адреса предприятия в заголовочной части документа или ниже текста внизу бланка (с целью экономии места для текста документа).

Название вида документа. Располагается в заголовочной части документа после наименования организации и юридического адреса. Печатают прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО и др. Этот реквизит определяет общее назначение документа. В соответствии с видом документа определяют наличие обязательных реквизитов каждого документа, структуру текста.

Дата. Обязательный реквизит: обеспечивает юридическую силу документа. Даты бывают:

§ дата подписания (приказ, распоряжение, справка),

§ дата утверждения (план, график, отчет),

§ дата события (протокол, акт и др.).

Располагаются в заголовочной части: там, где указанны: резолюция, визы, гриф утверждения). Применяют две две формы написания даты:

1) цифровой способ ЧЧ-ММ-ГГ, например: 2-22-99,

2) внутри текста – буквенно-цифровая, например: 26 сентября 1999г.

В переписке с иностранными фирмами применяют буквенно-цифровую форму.

Индекс и регистрационный номер документа. Это есть условное обозначение документа и порядковый регистрационный номер в журнале учета документов. Порядковый номер ведется с начала года, по возрастанию (протоколы, приказы, распоряжения, договора и др.), по каждой группе документов отдельно: входящие, исходящие, внутренние.

При оформлении трудовых контрактов с другими организациями указывают двойной номер регистрации: х./у, где:

х - регистрационный номер в своей организации,

у – регистрационный номер у контрагента.

Индекс документа – это составной реквизит. Например: 57/01 – 04, где

57 – регистрационный номер по журналу (входящие, исходящие),

01 – шифр структурного подразделения, которого касается документ,

04 – номер дела в этом подразделении, куда вложен документ.

Ссылка на индекс, номер, и дату входящего документа. Указанна только на бланках д./писем, факсов, также при оформлении ответа на инициативное письмо.Данные при этом берутся из инициативного письма. Например:

В ответ на письмо №1304/01-03 от 18.09.99.

Гриф ограничения доступа к документу (гриф секретности).

Указывается на тех документах, которые представляют секретную, конфиденциальную информацию. Применяют одну их следующих форм написания грифа: КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА (КТ)

СЕКРЕТНО или СОВЕРШЕННО – СЕКРЕТНО.

В коммерческих структурах применяют одну из двух первых форм, в государственных структурах - третью форму обозначения секретности.

Ниже грифа секретности указывают номер экземпляра документа. Например:

КТ или КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

ЭКЗ.№2 ЭКЗ.№1

Адресат – это адрес получателя. Указывают на отправляемых документах (письма, факсы, телеграммы).

Максимальный набор реквизита (составные элементы реквизита) состоит из следующих частей:

а) наименование фирмы в именительном падеже,

б) наименование структуры подразделения в именительном падеже,

в) должность, фамилия, инициалы адресата в именительном падеже,

г) почтовый адрес.

Адресаты бывают следующие:

§ в правительственное учреждение (почтовый адрес не указывается),

§ постоянным адресатам

 

§ частному лицу (указывается сначала почтовый адрес, затем ФИО.),

§ в несколько адресов (перед адресом нужно указать слово КОПИЯ).

Гриф утверждения. (утверждаются планы, отчеты, инструкции, правила).Документы

утверждает руководитель предприятия. Реквизит составной.Его элементы:

a) слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),

b) наименование должности лица, утвердившего документ,

c) его подпись + расшифровка (ФИО).

Если документ утверждается приказом, решением, протоколом, тогда гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю, затем названия документа (именительный падеж) дата + номер.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Приказ директора АО

25.03.2011 № 6.

Расположение грифа:

40 знаков от границы слева, правый верхний угол.

Резолюция. Проставляется

a) на входящих и внутренних документах, которые рассматриваются руководителем

b) левом верхнем угле.

2. На письмах, факсах –

a) между реквизитами “адресат” и “текст”

b) на первом листе документа.

Резолюция содержит:

1) указания по исполнению документа

2) отношения руководителя к тем вопросам, которые освящены в документе.

 

Реквизит должен включать:

I. ФИО исполнителя (кому поручено)

II. содержание исполнения (конкурентные действия в поручении)

III. срок исполнения

IV. личная подпись руководителя

V. дату подписания резолюции.

Если указанно исполнителей несколько, то 1-й ответственный, остальные – соисполнители.

Иногда резолюцию помещают не на самом документе, а на отдельном, прикрепленном к документу, “листе”, который называется “лист-поручение”.

Но это нежелательно: возможна его потеря.

Примеры: 1) Васильевой О.В.

отправить факс к 11.12.99

2) Соловьеву И.В.

к исполнению до 12.12.99

Заголовок. Это краткое изложение основного смысла текста, составляемого документа.

Заголовок должен:

a) грамматически согласовываться с названием вида документа.

b) отвечать на вопрос “О ЧЕМ?” или “ЧЕГО?”.

Пример:

1) приказ о приеме на работу (о чем?)

2) протокол заседания профкома (чего?)

3) журнал регистрации документов (чего?).

Заголовок располагается после реквизитов “дата” и “индекс документа” от границы левого поля.

I. Размер заголовка: не>2-х строк

II. на типографских бланках для реквизита проставлены ограничительные знаки.

Необходимость реквизита: избавляет от чтения документа при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок на бланках ф.А5.

 

Отметка о контроле.

Буква К на левом поле документа, на уровне заголовка наносится от руки красным фломастером или специальным штампом. Указывается на тех документах, которые контролируются самим руководителем или по его поручению.

Отметка о наличии приложений.

Указывается после текста перед подписью от границы левого поля (только на тех документах, которые имеют приложения).

Правила:

1) если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения делают в сокращенной форме: так: приложение: на 3л. в 2 экземпляра.

2) если в тексте не указанно о наличии приложения, то эту отметку надо сделать, дав полное наименование всех документов, входящих в приложение, указав количество экземпляров и кол-во листов: так: приложение: 1. проект приказа на 2л. в 3 экземпляра; 2. список поставщиков на 1л. в 3 экземпляра.

3) если приложением является документ, который тоже содержит свои приложения, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее кол-во листов: так:

приложение: Договор аренды от 21.05.98 № 7 и приложение к нему, всего на 15л.

4) если приложение дается в 1 экземпляре, то кол-во экземпляров можно не указывать.

5) если приложения сброшюрованы, то кол-во листов не указывается. Делают так: приложение: каталог “Weil” в 1 экземпляре.

6) если приложение отправляется не во все, указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения делают так:

приложение: на 5л. в 2экземпляра в первый адрес.

Реквизиты приложения:

a) наименование вида документа

b) заголовок

c) дата

d) подпись

e) на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом:

так: Приложение №1

к приказу директора АО “ЭРА”

от 01.04.98 №41.

Подпись – обязательная на любом документе, на служебном и на личном.

Реквизиты:

a) наименование должности лица, подписавшего документ

b) личная подпись

c) расшифровка подписи (ФИО)

Пример:

1) Директор

2) если документ оформлен не на фирменном бланке, то должность указывается полностью: Директор АОЗТ “ПРИМА” подпись А.В.Смирнов.

3) если бланк фирменный, то должность указывается сокращенно: Директор подпись А.В.Смирнов.

4) если документ подписывается несколькими должностными лицами, то составные части реквизита “подпись” располагают последовательно друг под другом, в соответствии с занимаемой должностью. Так: Директор подпись ФИО

главный бухгалтер подпись ФИО.

5) если документ подписывается несколькими, равными по должности, лицами, то их подписи располагают на одном уровне, так:

Директор АО “ДПК” Директор АО “ГЭК”

подпись А.Ф. Лан подпись С.Ф. Лор

6) если отсутствует руководитель, который должен подписать документ, то документ может подписать его ЗАМ или лицо, которое исполняет его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и ФИО лица, подписавшего документ. От руки или на машинке печатной делают исправления:

 

“ИО» или “ЗАМ”?

7) в документах, подготовленных комиссией, указывается не должности, а распределение обязанностей в составе комиссии (ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, ЧЛЕНЫ КОМИССИИ).

8)документы коллегиального органа (совет учредителей, общее собрание членов АО) подписываются так:

a) председатель этого органа

b) секретарь этого органа.

Оформляется реквизит:

a) после реквизитов “текст”, “приложение”

b) должность указывается от границы левого поля

c) расшифровка ФИО – 48кол. от границы левого поля.

 

Визы – внутреннее согласование документа:

Цель этого: для проверки целесообразности или своевременности составления данного документа специалистами предприятия.

Р еквизит состоит из:

a) должность визирующего

b) личная подпись

c) ФИО его

d) дата визирования

Расположение:

a) ниже реквизита

№1: 1кол.

ЮРИСТ КОНСУЛЬТАНТ

подпись Н.И.Власов.

06.06.11

Правила:

1) если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

2) на исходящих документах виза ставится на 2-м экземпляре, который остается в фирме.

3) на внутренних документах фирмы (приказы, распоряжения) визу можно проставлять на первом экземпляре.

 

Печать – ставится на документах.

a) у достоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих расход денежных и материальных средств

b) предусмотренных государственными правовыми актами.

Печатью заверяется подпись ответственного лица.

Правило:

a) оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть его личной подписи

b) оттиск печати должен быть четким, хорошо читаемым.

Хранение печати:

Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Все документы предприятия имеют различное значение и свою ценность и в связи с этим различную степень их использования и хранения: одни хранятся длительное время, другие – быстро теряют свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается АРХИВ предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “АРХИВИСТ” (“АРХИВАРИУС”) или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, знающего делопроизводство и архивное дело.

Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Задачи архива:

· прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством

· информационно-справочная работа по архивным документам

· организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего под архив выделить специальное отдельное помещение (+ сигнализация + телефон).

В исключительных случаях в каком-то общем помещении под архив выделяют часть помещения, устанавливают стеллажи, шкафы, сейфы, НО это не может быть правилом.

В делопроизводстве установлен оптимальный срок использования документов – 3 года.

После этого определяется дополнительная судьба каждого документа:

сжечь, сдать в архив, оставить в делопроизводстве для использования.

Это делает постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК):

назначается руководителем, входит 3 человека (зам директора, ведущий специалист, секретарь-референт)

ЭК – совещательный орган. Она совместно с архивистом ежегодно проводит отбор документов и решает их судьбу.

Решение ЭК по рассмотренным документам и принятые ею решения утверждаются приказом руководителя.

Институтом документирования разработан методический указатель определения сроков хранения конкретных документов:

кн. “Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, с указанием сроков хранения, Москва 1989 год”.

В этом “перечне” есть особенность % все предприятия, организации разделены на две группы:

группа 1 – министерства, ведомства, комитеты, (типа ЗИЛ, КАМАЗ,)

Здесь создаются документы постоянного (пожизненного) хранения: они передаются в государственные архивы.

группа 2 – предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера.

Здесь не создаются документы постоянного хранения, а для созданных на этих предприятиях документов применяются указанные в “перечне” сроки хранения документов.

По документам, сроки хранения которых в “перечне” не предусмотрены, ЭК принимает самостоятельное решение о сроках их хранения.

ЭК обязана при рассмотрении документов рассматривать каждый документ полностью (а не по заголовку), чтобы исключить ошибки в работе.

Если в деле не окажется каких-то документов, организуется их поиск. Если не найдены оригиналы, можно заменить их заверенными копиями.

Сроки хранения приняты такие:

6 месяцев, 1 год, 3 года, 5лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и ДМН.

Зависит от вида документов.

ДМН – это “до минования надобности”, т.е. пока этот документ нужен в работе, (т.е. предприятие само устанавливает срок использования и хранения).

При определении сроков хранения учитываются только годы, а месяцы и день создания документов не учитываются.

Документы длительного хранения:

· документы по личному составу

· устав и учредительный договор

· протоколы заседаний Совета директоров (учредителей)

· протоколы общих собраний

· годовые планы и отчеты

· бухгалтерские документы, только: лицевые счета по зарплате, годовые отчеты, балансы.

Другие бухгалтерские документы не создаются.

НО: запрещается выделять к уничтожению те бухгалтерские документы, которые не прошли ревизию, даже если истек срок их хранения.

Сроки документов по личному составу определяются по формуле:

75 л. – “В”, где “В” – это возраст работника.

Все документы ЭК разделяют на 2 гриппы:

1 группа – документы, предназначенные д