Принципы функционирования современного офиса

Оперативность сбора и представления информации

Техническое оснащение

Целесообразность каждой операции в деятельности предприятия

Умелое сочетание управления с документами и без них (формировать только по необходимости).

Единый установленный порядок в работе с документами внутри подразделений:

разработка документов + инструктаж + курсы подготовительных кадров.

 

дать схему организации работы с документами (рис.2 стр.7)

 

 

Условия труда работников службы ДОУ.

 

Требования к бланкам документов

Документ - есть визитная карточка предприятия и поэтому вид представленного документа, качество его оформления открывает лицо предприятия.

Чтобы собой заинтересовать как партнеров, так и клиентов, предприятие должно на высокий уровень поднять работу своей службы делопроизводства.

 

Требования к оформлению документов

Документ должен внушать доверие к предприятию с первого взгляда. Выполнение следующих основных требований позволит обеспечить вашу стабильность и процветание на рынке экономики:

а).общие требования:

- применение для бланков высококачественной бумаги;

- выбор удобочитаемого шрифта текста в соответствии с видом оформлленного документа;

- четкий оттиск печати;

б).завоевать клиента:

- границы поля;

- достаточно места для текста;

в) завоевать партнера:

- наличие эмблемы, всех основных реквизитов, наличие данных о предприятии;

- правильное расположение всех реквизитов на листе;

- собственный стиль документа;

- способ оформления документа: типографский способ или на ПЭВМ, факс.

 

Требования к бланкам

Форматы применяемых бланков могут быть:

• А4 (210 *297)мм (основной бланков для любых видов документов); используется наиболее часто);
• А5 (148 * 210)мм (для небольших писем и справок и др.);
• А3 (297 * 420)мм (для печати бизнес-планов, бухгалтерских учетов, графиков, чертежей и др);.

Рекомендуется на предприятии использовать 2 вида бланков:

• внутренние (для формирования внутренних документов: приказы, протоколы и др.)
• внешние (факсы, письма)

Эти бланки должны содержать следующие реквизиты:

- внутренние бланки: реквизиты эмблема, наименование предприятия;

- внешние бланки: реквизиты эмблема, наименование предприятия, реквизиты предприятия (на всех языках).

Расположение реквизитов может быть угловое или продольное (эмблема, реквизиты предприятия):

продольное – реквизиты располагают вверху, по центру, угловое – вверху, слева (часто используется)

 

Угловые бланки применяются для оформления писем, справок, факсов.

Слева указывают адрес получателя, справа, кроме эмблемы, еще могут быть указаны другие реквизиты, например:

гриф утверждения (на актах, инструкциях);

резолюция руководителя (на поступивших документах)

Подсчитано: 20% листа экономий угловое расположение реквизитов.

 

Выравнивание информации на бланках может быть: фанговое (ровнять слева); центрованное (ровнять относительно границы левого поля и середины листа).

При работе с иностранными фирмами: все реквизиты должны быть указаны на всех языках, для чего используются специальные заготовленные бланки: слева – на русском языке, справа – на иностранном языке.

Отступы текста по рамке следует делать (в мм): верхний - 1,0 левый – 2,0

нижний - 0,8 правый - 0,8.

 

Иногда реквизиты «Данные о предприятии (банковские) указывают внизу бланка: с целью экономии рабочей площади листа для текста документа.

На часто применяемых бланках постоянная часть реквизитов может быть оформлена типографским способом, а переменная затем будет вписываться вручную. Так обычно заготавливают бланки для заявлений, справок и др. часто применяемые документы.

.

 

Общие правила оформления управленческих документов

 

В делопроизводстве существуют единые правила и требования к оформлению документов управления.

Эти правила установлены государственными нормативными актами РФ ГОСТы 6.38-03, 6.30-03:

§ “Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов”, Москва, 1990),

§ “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документации, обеспечения”, Москва 1991.

Требования установлены единые, определяются они ГОСТами, нормативами, требуют применение ПЭВМ и другой техники. Это обеспечивает:

• юридическую силу документов,
• оперативное и качественное их оформление,
• быстрый поиск документов (для чего документы кодируются),
• активное использование ЭВМ при формировании документов.

 

Реквизиты в документах.

Составные части документа

Документ содержит определенную информацию, которую называют реквизитами (например, заголовок, текст, подписи, и др.).

Все реквизиты в документе располагаются на бланке и оформляются согласно действующего ГОСТа. ГОСТом также установлен перечень обязательных реквизитов для каждого вида документа. При разработке собственных бланков фирма должна руководствоваться этим документом.

 

На рис.Ъ представлена схема расположения реквизитов на бланке в соответствии с требованиями ГОСТа.

На всяком документе необходимым и важным является наличие рекизитов: дата, подпись, печать, гриф утверждения.

 

Любой документ делится на 3 основные составные части:

1) заголовочная

2) основная

3) оформляющая.

 

Действующим ГОСТом определен набор ревизитов в каждой части документа. Это отражено на «Схеме расположения реквизитов» (рис.Ъ).

 

Характеристика реквизитов и правила их оформления

Эмблема организации. Условное, графическое (символическое) изображение. Оно зарегистрировано в Регистрационной палате (РП). Может быть: знак, рисунок, буквенно-графический знак.

Расположение эмблемы на бланке: на угловом–слева вверху, центрованное – по центру вверху.

Наименование организации.В строгом соответствии с регистрацией в РП. Допустимы сокращения: 000, А0, ЧП, 0А0. Располагают ниже эмблемы.

Государственный герб – допускается на бланках тех предприятий, которым это разрешено местными государственными органами управления. Расположение: над наименованием предприятия, вместо эмблемы.

Юридический адрес предприятия. Реквизит составной, включает в себя следующие элементы: индекс предприятия связи, почтовый адрес,№ телефона, факса. Располагают ниже наименования предприятия.

Полные данные о предприятии. Реквизит составной, включает в себя следующие элементы: индекс предприятия связи, почтовый адрес,№ телефона, факса, № р./сч. в банке.Располагают ниже юридического адреса предприятия в заголовочной части документа или ниже текста внизу бланка (с целью экономии места для текста документа).

Название вида документа. Располагается в заголовочной части документа после наименования организации и юридического адреса. Печатают прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО и др. Этот реквизит определяет общее назначение документа. В соответствии с видом документа определяют наличие обязательных реквизитов каждого документа, структуру текста.

Дата. Обязательный реквизит: обеспечивает юридическую силу документа. Даты бывают:

§ дата подписания (приказ, распоряжение, справка),

§ дата утверждения (план, график, отчет),

§ дата события (протокол, акт и др.).

Располагаются в заголовочной части: там, где указанны: резолюция, визы, гриф утверждения). Применяют две две формы написания даты:

1) цифровой способ ЧЧ-ММ-ГГ, например: 2-22-99,

2) внутри текста – буквенно-цифровая, например: 26 сентября 1999г.

В переписке с иностранными фирмами применяют буквенно-цифровую форму.

Индекс и регистрационный номер документа. Это есть условное обозначение документа и порядковый регистрационный номер в журнале учета документов. Порядковый номер ведется с начала года, по возрастанию (протоколы, приказы, распоряжения, договора и др.), по каждой группе документов отдельно: входящие, исходящие, внутренние.

При оформлении трудовых контрактов с другими организациями указывают двойной номер регистрации: х./у, где:

х - регистрационный номер в своей организации,

у – регистрационный номер у контрагента.

Индекс документа – это составной реквизит. Например: 57/01 – 04, где

57 – регистрационный номер по журналу (входящие, исходящие),

01 – шифр структурного подразделения, которого касается документ,

04 – номер дела в этом подразделении, куда вложен документ.

Ссылка на индекс, номер, и дату входящего документа. Указанна только на бланках д./писем, факсов, также при оформлении ответа на инициативное письмо.Данные при этом берутся из инициативного письма. Например:

В ответ на письмо №1304/01-03 от 18.09.99.

Гриф ограничения доступа к документу (гриф секретности).

Указывается на тех документах, которые представляют секретную, конфиденциальную информацию. Применяют одну их следующих форм написания грифа: КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА (КТ)

СЕКРЕТНО или СОВЕРШЕННО – СЕКРЕТНО.

В коммерческих структурах применяют одну из двух первых форм, в государственных структурах - третью форму обозначения секретности.

Ниже грифа секретности указывают номер экземпляра документа. Например:

КТ или КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

ЭКЗ.№2 ЭКЗ.№1

Адресат – это адрес получателя. Указывают на отправляемых документах (письма, факсы, телеграммы).

Максимальный набор реквизита (составные элементы реквизита) состоит из следующих частей:

а) наименование фирмы в именительном падеже,

б) наименование структуры подразделения в именительном падеже,

в) должность, фамилия, инициалы адресата в именительном падеже,

г) почтовый адрес.

Адресаты бывают следующие:

§ в правительственное учреждение (почтовый адрес не указывается),

§ постоянным адресатам

 

§ частному лицу (указывается сначала почтовый адрес, затем ФИО.),

§ в несколько адресов (перед адресом нужно указать слово КОПИЯ).

Гриф утверждения. (утверждаются планы, отчеты, инструкции, правила).Документы

утверждает руководитель предприятия. Реквизит составной.Его элементы:

a) слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),

b) наименование должности лица, утвердившего документ,

c) его подпись + расшифровка (ФИО).

Если документ утверждается приказом, решением, протоколом, тогда гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю, затем названия документа (именительный падеж) дата + номер.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Приказ директора АО

25.03.2011 № 6.

Расположение грифа:

40 знаков от границы слева, правый верхний угол.

Резолюция. Проставляется

a) на входящих и внутренних документах, которые рассматриваются руководителем

b) левом верхнем угле.

2. На письмах, факсах –

a) между реквизитами “адресат” и “текст”

b) на первом листе документа.

Резолюция содержит:

1) указания по исполнению документа

2) отношения руководителя к тем вопросам, которые освящены в документе.

 

Реквизит должен включать:

I. ФИО исполнителя (кому поручено)

II. содержание исполнения (конкурентные действия в поручении)

III. срок исполнения

IV. личная подпись руководителя

V. дату подписания резолюции.

Если указанно исполнителей несколько, то 1-й ответственный, остальные – соисполнители.

Иногда резолюцию помещают не на самом документе, а на отдельном, прикрепленном к документу, “листе”, который называется “лист-поручение”.

Но это нежелательно: возможна его потеря.

Примеры: 1) Васильевой О.В.

отправить факс к 11.12.99

2) Соловьеву И.В.

к исполнению до 12.12.99

Заголовок. Это краткое изложение основного смысла текста, составляемого документа.

Заголовок должен:

a) грамматически согласовываться с названием вида документа.

b) отвечать на вопрос “О ЧЕМ?” или “ЧЕГО?”.

Пример:

1) приказ о приеме на работу (о чем?)

2) протокол заседания профкома (чего?)

3) журнал регистрации документов (чего?).

Заголовок располагается после реквизитов “дата” и “индекс документа” от границы левого поля.

I. Размер заголовка: не>2-х строк

II. на типографских бланках для реквизита проставлены ограничительные знаки.

Необходимость реквизита: избавляет от чтения документа при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок на бланках ф.А5.

 

Отметка о контроле.

Буква К на левом поле документа, на уровне заголовка наносится от руки красным фломастером или специальным штампом. Указывается на тех документах, которые контролируются самим руководителем или по его поручению.

Отметка о наличии приложений.

Указывается после текста перед подписью от границы левого поля (только на тех документах, которые имеют приложения).

Правила:

1) если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения делают в сокращенной форме: так: приложение: на 3л. в 2 экземпляра.

2) если в тексте не указанно о наличии приложения, то эту отметку надо сделать, дав полное наименование всех документов, входящих в приложение, указав количество экземпляров и кол-во листов: так: приложение: 1. проект приказа на 2л. в 3 экземпляра; 2. список поставщиков на 1л. в 3 экземпляра.

3) если приложением является документ, который тоже содержит свои приложения, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее кол-во листов: так:

приложение: Договор аренды от 21.05.98 № 7 и приложение к нему, всего на 15л.

4) если приложение дается в 1 экземпляре, то кол-во экземпляров можно не указывать.

5) если приложения сброшюрованы, то кол-во листов не указывается. Делают так: приложение: каталог “Weil” в 1 экземпляре.

6) если приложение отправляется не во все, указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения делают так:

приложение: на 5л. в 2экземпляра в первый адрес.

Реквизиты приложения:

a) наименование вида документа

b) заголовок

c) дата

d) подпись

e) на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом:

так: Приложение №1

к приказу директора АО “ЭРА”

от 01.04.98 №41.

Подпись – обязательная на любом документе, на служебном и на личном.

Реквизиты:

a) наименование должности лица, подписавшего документ

b) личная подпись

c) расшифровка подписи (ФИО)

Пример:

1) Директор

2) если документ оформлен не на фирменном бланке, то должность указывается полностью: Директор АОЗТ “ПРИМА” подпись А.В.Смирнов.

3) если бланк фирменный, то должность указывается сокращенно: Директор подпись А.В.Смирнов.

4) если документ подписывается несколькими должностными лицами, то составные части реквизита “подпись” располагают последовательно друг под другом, в соответствии с занимаемой должностью. Так: Директор подпись ФИО

главный бухгалтер подпись ФИО.

5) если документ подписывается несколькими, равными по должности, лицами, то их подписи располагают на одном уровне, так:

Директор АО “ДПК” Директор АО “ГЭК”

подпись А.Ф. Лан подпись С.Ф. Лор

6) если отсутствует руководитель, который должен подписать документ, то документ может подписать его ЗАМ или лицо, которое исполняет его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и ФИО лица, подписавшего документ. От руки или на машинке печатной делают исправления:

 

“ИО» или “ЗАМ”?

7) в документах, подготовленных комиссией, указывается не должности, а распределение обязанностей в составе комиссии (ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, ЧЛЕНЫ КОМИССИИ).

8)документы коллегиального органа (совет учредителей, общее собрание членов АО) подписываются так:

a) председатель этого органа

b) секретарь этого органа.

Оформляется реквизит:

a) после реквизитов “текст”, “приложение”

b) должность указывается от границы левого поля

c) расшифровка ФИО – 48кол. от границы левого поля.

 

Визы – внутреннее согласование документа:

Цель этого: для проверки целесообразности или своевременности составления данного документа специалистами предприятия.

Р еквизит состоит из:

a) должность визирующего

b) личная подпись

c) ФИО его

d) дата визирования

Расположение:

a) ниже реквизита

№1: 1кол.

ЮРИСТ КОНСУЛЬТАНТ

подпись Н.И.Власов.

06.06.11

Правила:

1) если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

2) на исходящих документах виза ставится на 2-м экземпляре, который остается в фирме.

3) на внутренних документах фирмы (приказы, распоряжения) визу можно проставлять на первом экземпляре.

 

Печать – ставится на документах.

a) у достоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих расход денежных и материальных средств

b) предусмотренных государственными правовыми актами.

Печатью заверяется подпись ответственного лица.

Правило:

a) оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть его личной подписи

b) оттиск печати должен быть четким, хорошо читаемым.

Хранение печати: