Документационное обеспечение предприятия

Предприятие представляет собой отдельные производственные единицы (цеха, отделы, службы), объединенные общими целями и задачами. Эти производственные единицы называются подразделениями предприятия. Во главе предприятия стоит руководитель, которому подчиняются руководители всех подразделений и все работники предприятия в целом. Именно он несет ответственность за организацию делопроизводства на предприятии.

Все подразделения предприятия, все его сотрудники предприятия, независимо от их деятельности на данном предприятии, подчиняются тем правилам, которые существуют на предприятии, исполняют свои должностные инструкции, исполняют указания и т.п., документируют ту информацию, которую требуют правила и инструкции.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) предприятием включает в себя не только реализацию принятых планов по жизнедеятельности и развитию предприятия, но и фиксацию всей деятельности предприятия в документах.В управленческой деятельности невозможно обойтись без документов: их отсутствие приведет к анархии и краху предприятия. Документированию на предприятии подлежит только та информация (любого рода), которая представляет важность для отражения деятельности предприятия.

В каждом документе информация должна быть своевременной, оперативной, полной, четко написана и легко читаема, достоверна и конкретна, расположена именно в тех строках и графах, которые выделены для информационного элемента.

Качество документирования информации предприятия проверяется контрольными ревизионными государственными органами: служба налогой инспекции, финансовые органы и др.

 

Документы и их роль

 

С документами связана вся жизнь человека. Они сопровождают нас как в процессе работы на предприятии, так и в личной жизни.

 

Документы рассматриваются по своему характеру, по значимости. Они:

• подтверждают факты, события, действия;
• являются средством доказательства, свидетельства, события;
• имеют значение политическое, экономическое, юридическое, историческое;
• являются средством обмена информацией (телеграммы, письма, телефакс-сообщения, телетайпограммы и др.).

 

Все документы предприятия подразделяются на две глобальные группы: служебные документы и документы личные.

 

Личные документы подразделяются на две группы:

первые - свидетельствуют о его личности, о его образовании и др. (свидетельство о рождении, паспорт, документ о образовании и др.), их получает человек от государственных органов;

вторые - подтверждают какие-либо действия, события, факты, обстоятельства жизни (автобиография, доверенность, резюме, расписка и др.), они составляются человеком лично, предъявляются на предприятии при трудоустройстве или составляются в других особых случаях.

Именно последний вид документов рассматриваются нами в изучаемом курсе делопроизводства.

Служебные документы – это все остальные документы, с которыми ведется работа на предприятии. Их также можно разделить на две группы:

первая -документы, которые создаются на предприятии для внутреннего применения (внутренние документы) или для отправки вне предприятия (внешние документы).

вторая -документы, которые на предприятие поступают (входящие документы).

К первой группе служебных документов относятся:

- организационные документы (учредительный договор, правила распорядка работы, штатное расписание, документы по личному составу предприятия и др.);

- распорядительные документы (приказы и распоряжения, указания, протоколы, акты, трудовые и коммерческие контракты и др.); создаются для управления предприятием.

Ко второй группе служебных документов принадлежат все служебные письма (инструкционные, гарантийные, претензионные, кредитные и др.), телеграммы, радиограммы и др

 

Служебные документы могут быть составлены:

· от имени администрации,

· от предприятия,

· от лиц (одного или нескольких) - работников предприятия.

Документ является продуктом труда отдельных работников предприятия или группы таких людей и направлен на решение каких-то вопросов служебного или личного характера. Поэтому мы можем сказать, что документ является продуктом труда (его кто-то создал) и орудием труда (он на что направлен: какие-то действия нужно выполнить).

 

Каждое предприятия на стадии своего создания проходит следующие основные этапы:

- определение направления деятельности предприятия;

- разработка структуры предприятия;

- разработка устава предприятия;

- регистрация предприятия в государственной Регистрационной палате

- определение внешних и внутренних связей предприятия (информационная связь).

Внутренние связи предприятия – это есть схема взаимодействия всех структурных подразделений предприятия между собой.

Внешние связи – это те внешние объекты, с которыми данное предприятие вступает в деловые отношения (предприятия-поставщики сырья и материалов, предприятия-покупатели готовой продукции, выпускаемой данным предприятием, государственные структуры и др.)

Внешние и внутренние связи предприятия являются определяющими направлениями в осуществлении жизнедеятельности и развития предприятия.

 

Схему информационных связей предприятия в можно представить так:

.

Предприятия - поставщики

секретарь

Генеральный директор

Совет учредителей (директоров)

АО “РАМ”

 

 

			Предприятия - покупатели
		Предприятия - соисполнители

 

 

Виды документов

 

Для удобства запоминания виды применяемых на предприятии документов можно представить в виде такой схемы:

 

 

 

Формы документов

• Индивидуальные (произвольное построение)
• Типовые (по утвержденным образцам)
• Трафаретные (частично-типографские, остальная часть – переменная, вписывается вручную).

 

Методы создания документов

 

Рукописи

Машинопись

Персональный компьютер

Ксерокопии

Фотографии

Книги и др. печатные издания

Магнитные диски

Магнитные ленты

Киноленты

Кассеты (аудио, видео)

 

Стадии создания документов

• Оригинал - первичный вид созданного документа, созданного автором
• Копия – точное воспроизведение оригинала (полное соответствие оригиналу, сделано на копировальной технике)
• Выписка – копия части докуманта-оригинала (выдается на руки)
• Дубликат – документ, выданный взамен утерянного.

 

Организационно-руководствующие документы предприятия (ОРД)

 

Занимают особое место в сфере управления. Подразделяются на пять групп:

1) организационная (уставы, инструкции, правила, положения, протоколы и др.);

2) распорядительная (приказы, распоряжения, постановления и др.);

3) справочно-информационная

4) о личном составе (личые карточки, личные дела, трудовые книжки и др.);

5) от граждан (письма, жалобы, предложения, заявления и др.).

 

Делопроизводство – это составная часть управления.

Управление: директор + др. руководители

менеджер + др. специалисты

Работа с информацией

Необходимые требования для обеспечения прогрессивной работы предприятия с документами:

• квалифицированный делопроизводитель;
• четко налаженное делопроизводство;
• обеспеченность необходимыми техническими средствами;
• высокая исполнительская дисциплина личного состава предприятия.