Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов коммерческой тайны.

В этом предусматриваются следующие рекомендации:

1. Приказом руководителя предусматривается должностное лицо, ответственное за учет, хранение, использование КТ-документов. Это может быть сотрудник, для которого работа с КТ-документами является основной обязанностью. Или секретарь-референт, для которого эти функции будут дополнительными.

2. Все документы – КТ подлежат учету и специальному обозначению:

В правом верхнем углу на первом листе документа проставляется гриф “КТ” с указанием номера экземпляра.

Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть определена конфиденциальность сведений, содержащихся в документе, права предприятия на них, порядок их использования и др.

Если КТ информация является резидентом совместной деятельности с другим предприятием, то в документе должна быть оговорена ее сохранность обеими сторонами.

Если на документе отсутствует гриф КТ, и в документе нет указаний на сохранение КТ, то предполагается, что автор документа и лица, подписавшие документ, предусмотрели все возможности сохранности КТ, а также последствия от свободной работы с документом.

3. На документе с грифом “КТ” или “КОНФИДЕНЦИАЛЬНО” указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого экземпляра. Эти данные указывают на первом экземпляре документа ниже подписи и фамилии исполнителя.

Пример:

Составлен в двух экземплярах:

экземпляр №1 – в адрес

экземпляр №2 – в дело 01-07.

4. На обороте листа документа, имеющего гриф КТ, руководитель пишет фамилии лиц, кому разрешено пользоваться документом.

Пример: Разрешаю:

1.Соловьёву Ю. И.

2. Смирнову М. Ю.

подпись руководителя:

дата

Фамилия должностных лиц, имеющих доступ к КТ-документам, могут указываться в резолюции.

5.Печатание документов с грифом КТ производится, централизовано, в специально отведённом помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

6.Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.

7. Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: “Черновик (и варианты) уничтожены.

Подпись. Дата”.

8. Все документы, содержащие КТ-информацию, должны регистрироваться в отдельном “Журнале регистрации документов с грифом КТ”.

 

номер (индекс) документа

дата и индекс документа (для входящих)

откуда поступил или куда отправлен

откуда поступил или куда отправлен

краткое содержание документа (заголовок)

количество листов

кол. экз.

испол- нитель

примечание

 

При значительном объёме документов могут быть заведены отдельно журналы для входящей, исходящей, внутренней документации, содержащей гриф КТ.

Все листы в журналах учета КТ-документов нумеруются, прошиваются, опечатываются. В конце журнала указывается общее кол-во листов (цифрами и прописью).

9. Все входящие документы с грифом КТ принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом, утвержденным приказом руководителя. При поступлении проверяется: целостность корреспонденции, кол-во листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае неполноты корреспонденции составляется акт в 2-х экземплярах, один из экземпляров направляется отправителю.

10. Документы с грифом КТ формируются в отдельное дело (дела).

· на обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф КТ.

· на внутренней стороне обложки пишется список сотрудников, имеющих доступ к этим делам.

· все дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.

· в начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем

 

 

	Внутренняя опись хх. мм. гггг. документов дела № хх       № п./п. индекс документа дата документа заголовок документа №, № листов дела примечание               Итого документов цифрами и прописью   Количество листов внутренней описи цифрами и прописью     Должность подпись ФИО

Внутренняя опись

хх. мм. гггг.

документов дела № хх

№ п./п.	индекс документа	дата документа	заголовок документа	№, № листов дела	примечание

 

 

Рисунок “Форма внутренней описи дела”

11. Хранятся такие дела в сейфе, опечатанном должностным лицом, ответственным за сохранность КТ-документов.

12. Движение документов с грифом КТ (их выдача и возврат) должны регистрироваться в специальных журналах учета выдачи документов с грифом КТ.

 

индекс документа

дата выдачи

краткое содержание

кол-во экз.

кол-во листов

кому выдано ФИО

подпись за получение документа

отметка о возврате (подпись и дата)

приме- чание

 

Лицо, получающее документ, должен проверить сделанную в журнале запись и поставить свою подпись.

13. Выданные КТ-документы подлежат возврату в тот же день. Большой срок задержки полученного документа допустим с разрешения руководителя и при возможности сохранности документа лицом, его получившим (наличие сейфа, кодового замка и т.п.)

14. При возврате документа секретарь-референт проверяет подлинность возвращаемого документа (кол-во листов и др.) в соответствии с журналом регистрации и в присутствии лица, возвращающего делает отметку о возврате в журнале (дата, подпись).

15. Без регистрации в журнале КТ-документы не выдаются.

16. Запрещение перемещение КТ-документов из одного дела в другое без разрешения руководителя и без соответствующей отметки в “журнале регистрации”.

17. Запрещается выносить из офиса КТ-документы (только с согласия руководителя и при обеспечении мер сохранности их).

18. На предприятии должен быть строгий порядок размножения КТ-документов.

· Копирование допускается только с разрешения руководителя предприятия.

· Копирование должно производится в специальном оборудованном помещении.

· все копии документа берутся на учет в специальном журнале или в “журнале регистрации КТ-документов”.

· каждая копия КТ-документа готовится под соответствующего адресата

· размножение документа-КТ производится в присутствии лица, ответственного за сохранность КТ-документов.

· все бракованные копии тут же уничтожаются.

19. Все дела с грифом КТ, журналы, картотеки учета таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

20. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

· проверяет наличие всех документов с грифом КТ

· отбирает КТ-документы для архивного хранения

· отбирает КТ-документы для уничтожения.

По решению руководителя проверка наличия КТ-документов может производиться с другой периодичностью (например, ежеквартально).

В случае утраты таких документов срочно ставится в известность руководитель предприятия, и принимаются меры к розыску документов. Для этого может быть создана специальная комиссия. На утерянные документы, розыск которых не принес результатов, составляется акт и в журнале регистрации вносится специальная запись об утрате документа.

21. При увольнении сотрудника, ответственного за сохранность КТ-документов, делается проверка наличия всех КТ-документов в соответствии с журналом регистрации и передача по акту, вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

22. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении КТ-информации действуют в течении 2-лет (но предприятием этот срок может быть оговорен).

23. При передаче в архив дел на документы с грифом КТ составляется отдельная опись.

24. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

25. На КТ-докцументы, подлежащие и отобранные к уничтожению, составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Уничтожение производится в присутствии созданной комиссии на специальных машинах (резка бумаги) или путем сжигания.

 

 

Приложения.

образцы некоторых документов, применяемых в делопроизводстве.

 

 

 

 

 

Рис 2. Схема организации работы с документами предприятия (фирмы)