Учет денежных средств и денежных документов в кассе

Наличные денежные средства необходимые для текущей хозяйственной деятельности, а также денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины и др. хранятся в кассе. Порядок хранения, приема и выдачи наличного денежного обращения установлен Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 26 марта 2003г. № 57.

Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами разработаны на основании статей 26,30, и 31 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливают единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях, а также организацию контроля за соблюдением правил ведения кассовых операций.

Данный документ предусматривает что все операции по приему и выдаче наличных денег производит кассир, который является материально-ответственным лицом и несет материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и обязан возместить ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и небрежного и недобросовестного отношении к своим обязанностям. При оформлении на работу (после издания приказа) с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Ему запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника, с которым также заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Передача денег и других ценностей от одного кассира другому (вновь назначенному) оформляется актом. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другие причины) такая передача осуществляется в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, их заменяющих. В некоторых организациях, имеющих большое количество подразделений, выплата заработной платы (оплаты труда), пособий по временной нетрудоспособности, премий может производится другими, кроме кассира, лицами, о чем издается соответствующий приказ. Кроме того, с каждым из упомянутых лиц обязательно следует заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. Руководители организаций обязаны создавать необходимые условия для сохранности ценностей в кассе, а также при доставке денежных средств из банка и сдачи их в банк. Они несут в установленном порядке ответственность в тех случаях, когда по их вине не были созданы необходимые условия для сохранности денежных средств. Помещение кассы должно быть изолировано, а дверь в кассу во время совершения операций – запертой с внутренней стороны. Доступ в помещением кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Все ценности в кассе должны храниться в сейфах (несгораемых шкафах), а в отдельных случаях – в железных шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от сейфа и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей – в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках у руководителя организации.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Для обеспечения сохранности ценностей в кассе не реже одного раза в квартал в каждой организации в обязательном порядке проводят внезапную инвентаризацию кассы, с обязательным полным полистным пересчетом денежных средств и проверкой других ценностей. Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается комиссия в состав которой в обязательном порядке входит работник бухгалтерии. Инвентаризация проводится в присутствии кассира. По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей по форме 3К. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. До начало инвентаризации от материально ответственного лица берется расписка, которую включают в заголовочную часть формы. При смена материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег и других ценностей в акте указывается сумма недостачи или излишка и объясняются обстоятельства их возникновения. Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера, руководителя финансовой службы и кассира.

Организациям разрешается в определенных размерах, иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы. С этой целью банки устанавливают организации лимит остатка наличных денег в кассе. Лимит остатка кассы – предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе организации по состоянию на конец рабочего дня.

Для установления лимита организация представляет в банк, специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации, режима работы, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и сроков их хранения. Организациям не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного прихода, либо среднедневного расхода наличных денег. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы, стипендий, пенсий, дивидендов, на срок не свыше 3 рабочих дней для колхозов не свыше 5 рабочих дней включая день получения денег в банке либо день поступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки.

Не использованные в установленные сроки суммы подлежат сдачи в банк ежедневно. Лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданные в банк наличные деньги - сверх - лимитными для организаций, не представивших заявку на установления лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу в срок, установленный обслуживающим банком.

Порядок приема и выдачи денежных средств. Наличные денежные средства в кассу организации поступают при получении их в банке по чеку а также от работников своей организации, покупателей, заказчиков.

Для получения чековой книжки организация представляет в банк заявление-обязательство в одном экземпляре за подписями лиц, имеющих право распоряжаться счетом и печатью согласно заявленным в банк образцам подписей и оттиску печати; платежное поручение в двух экземплярах для депонирования средств на сумму чековой книжки.

Чековая книжка на имя юридического лица выдается его представителю, фамилия, имя, отчество и образец подписи которого указаны в заявлении-обязательстве. В чековой книжке все чеки должны быть пронумерованы, на их проставляется номер расчетного счета, указывают наименования учреждения банка и владельца. Все реквизиты в чеке заполняют в организации. В нем указывают назначение требуемой суммы (на оплату труда, командировочные расходы и т.п.), суммы в нем пишут с заглавной буквы и прописью. Отрывная часть чека остается в банке, а его корешок с указанием полученной суммы – у организации.

Прием наличных денег кассой производится по приходным кассовым ордерам (ф. № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдают квитанцию (отрывную часть приходного ордера), подписанную главным бухгалтером и кассиром. Она является документом подтверждающим факт сдачи денег в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают.

В приходном ордере кроме обязательных реквизитов (номера, даты, наименование организации и т.п.) указывают сумму, от кого поступают денежные средства, на какие цели или за что их вносят (получение в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм, оплата за продукцию или выполненные работы и оказанные услуги и т.п.).

Выдача наличных денег кассой оформляется расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) или надлежащим образом оформленным другим документам (расчетно-платежным, платежным ведомостям. С последующим наложением на НИИ реквизитов расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег, счетам и др., подписанным и руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. На документах, заменяющих расходные кассовые ордера, ставится специальный штамп. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешение руководителя, подписывать ему расходный кассовый ордер не обязательно.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего или подтверждающего личность получателя. Кассир проверяет правильность заполнения бухгалтером в расходном кассовом ордере реквизитов предъявляемого документа: наименования, серии и номера документа, кем и когда он выдан, и берет расписку получателя. Расписка в получении наличных денег делается получателем наличных денег только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью.

При оформлении расходных кассовых ордеров с помощью технических средств все реквизиты и сумма полученных наличных денег распечатываются, получателем наличных денег проставляется только подпись.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе организации производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости. На основании заключенных договоров с наложением штампа с реквизитами, расходного кассового ордера.

Выдача наличных денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по платежной ведомости. Платежные ведомости составляются только по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются кроме подписи руководителя и главного бухгалтера организации, осуществляющего работы, подписью уполномоченного лица организации, работники которой были направлены на указанные работы.

Если выдача денег производится по доверенности, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается лицо, которому доверено получение денег. В ведомости перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». К расходному кассовому ордеру или платежной ведомости прилагается оформленная в соответствии с законодательством Республики Беларусь доверенность удостоверенная руководителем организации.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников организации производятся в порядке и размерах, установленных законодательством Республики Беларусь. Организация выдает наличных денег под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем организации:

не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения организации;

не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места расположения организации;

до 30 рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев в статье 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Документами подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются: кассовый ордер (ф. КО-1), квитанция (Ф. КВ-1), квитанция (ф. 20-фс), кассовый чек с приложенной копией товарного чека, другие приходные документы.

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтерией четко и ясно чернилами или шариковой ручкой фиолетового, синего, черного цвета или посредством технических средств. Исправления, хотя бы и оговоренные в них не допускаются. В приходных и расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы, а в случае осуществления расчетов наличными деньгами между организациями – юридический адрес организации, код обслуживающего.

Выплата заработной платы (оплаты труда), пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий производится по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, на титульном листе которых делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью. По истечении трех (в колхозах пяти) дней после получения денег в банке для выплаты заработной платы кассир обязан в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших заработную плату (оплату труда), проставить штамп или сделать отметку «Депонировано». Одновременно он заполняет депонентные листы или записывает невыданные суммы в ведомость учета депонированной оплаты труда.

В конце ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме и сумме подлежащей депонированию, что удостоверяется подписью кассира. На общую сумму выданных по ведомости денежных средств составляют расходный кассовый ордер.

Выдача кассовых ордеров, платежных ведомостей на руки лицам вносящим или получающим наличные деньги не разрешается. Прием и выдача наличных денег по приходным и расходным кассовым ордерам производится в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир проверяет:

Наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

правильность их оформления;

наличие перечисленных приложений;

на расходном кассовом ордере или приложенных к нему документах, платежной ведомости – наличие и подлинность подписи руководителя организации.

В случае выявления кассиром несоответствия к заполнению документов, кассир их возвращает бухгалтеру для надлежащего их оформления.

Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличных денег подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится штамп или подпись: «отлично» с указанием даты (число, месяц, год).

До передачи в кассу ордера регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 или форме 1-а.

Журнал по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а журнал по форме 1-а ведется по усмотрению руководителя организации и главного бухгалтера вместо журнала по форме 1 и открывается один на приходные и расходные кассовые ордера.

Все поступления и выдачи наличных денег записывают в кассовую книгу Ф. КО-4.

Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовую книгу производит кассир в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, до полного использования листков кассовой книги, каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей.

Неотрывная часть листа (с горизонтальной разлиновкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации. Операции по движению денежных средств следует записывать в кассовую книгу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документы. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, определяет остаток на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В организации может изменяться книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег (ф. 2к), если производится выдача наличных белорусских рублей главным (старшим) кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (разработчику), а также для учета возраста наличных денег и кассовых документов по проведенным операциям главному (старшему) кассиру.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. С этой целью он должен систематически анализировать записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверять соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе и расходование кассовой выручки в пределах установленных норм, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки (выручки от реализации товарно-материальных ценностей, оказания работникам услуг и прочих денежных поступлений). Ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир, а обслуживающие их банки проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций.

Бухгалтерский учет кассовых операций. Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи из кассы предназначен активный синтетический счет 50 «Касса». Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы – по кредиту счета. Счет 50 «Касса» имеет 5 субсчетов: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 Денежные документы», 50-4 «Валютная касса», 50-5 «Касса филиала».

Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета, со специальных счетов в банке отражается следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

Кредит счета 51 «Расчетный счет»

Кредит счета 55 «Специальные счета в банках»

Полученные в кассу неиспользованные деньги подотчетными лицами отражаются бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Полученные наличные денежные средства от учредителей в части внесенных вкладов в уставный фонд организации отражаются бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 50 «Касса» субсчет 1 «Касса организации»

Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 1 «Расчеты по вкладам в уставный фонд».

На сумму погашения дебиторской задолженности составляют бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

По кредиту счета 50 «Касса» отражается расход наличных денег. В зависимости от назначения расходуемых сумм в учете могут иметь место следующие операции по выдаче денежных средств из кассы. Выдана заработная плата работникам организаций:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

Выданы деньги на командировочные расходы подотчетным лицам:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

Внесены деньги из кассы на расчетный счет, специальные счета в банке:

Дебет счета 51 «Расчетный счет»

Дебет счета 55 «Специальные счета»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

Выявлена недостача денежных средств в кассе:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

На счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы» учитывают средства, вложенные в денежные документы (марки государственных пошлин и сборов, почтовые марки, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории, извещения о денежных переводах и др.). Денежные документы хранятся в кассе организации, и их учет ведется на субсчете 50-3.

На сумму оплаченных путевок в санатории, дома отдыха составляют бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит счета 51 «Расчетный счет»

Кредит счета 55 «Специальные счета в банках»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

Стоимость принятой путевки (с учетом НДС) отражают бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет «Денежные документы»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

На сумму выданных путевок за счет средств организации составляют бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

На сумму поступившей оплаты за счет средств работников организации составляют бухгалтерскую проводку

Дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

При списании почтовых марок составляют бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

Оприходование проездных документов, полученных от подотчетных лиц, отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет «Денежные документы»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

При отнесении на себестоимость (издержки обращения) стоимости использованных проездных документов составляют бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

Дебет счета 44 «расходы на реализацию»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет «Денежные документы»

Списание стоимости проездных документов, приобретенных организацией для работников в качестве выплат социального характера отрадают бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

На сумму поступивших и списанных (выданных) денежных документов в организации составляют приходные и расходные кассовые ордера. Аналитический учет ведется в книге учета денежных документов, или в отдельном разделе кассовой книги, где на каждый вид денежных документов открывается разворот книги.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при осуществлении ею внешнеэкономической деятельности, в т.ч. при направлении работников в заграничные командировки. Для учета валютной кассовой наличности организация ведет отдельную кассовую книгу, записи в которой осуществляются в разрезе видов валют. Кассовая книга (ф. КО-4в) заполняется в соответствии с постановлением Минфина РБ от 19.04.2001 г. №43. Прием и выдача наличной иностранной валюты производится по приходному кассовому ордеру (ф. КО-1в) и расходному кассовому ордеру (ф. КО-2в).

Во время нахождения иностранной валюты в кассе может изменяться ее курс по отношению к белорусскому рублю. Возникшая курсовая разница в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету «Доходы организации» и «Расходы организации» отражаются на счете 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов или представительств, выделенных на отдельный баланс.

Регистром бухгалтерского учета, в котором на основании отчетов кассира отражают кассовые операции при журнально-ордерной форме учета, является журнал-ордер № 1-АПК. В первой его части отражают кредитовые обороты счета 50 «Касса», а во второй части журнала-ордера ведомости отражают дебетовые обороты счета 50 «Касса».