Двойная запись операций на счетах

 

При изменениях в балансе, происходящих под влиянием хозяйственных операций, каждая операция характеризуется равновеликими изменениями в двух статьях баланса, она затрагивает два объекта учета, а значит должна получить отражение на двух счетах. Двойная запись представляет собой отражение хозяйственных операций на двух счетах бухгалтерского учета – в дебете одного и кредите другого взаимосвязанного с ним счета в одинаковой сумме. Пример: с расчетного счета в банке поступили денежные средства в кассу организации для выдачи заработной платы и на командировочные расходы работникам в сумме 20000 тыс.руб. Операция вызывает изменение на счетах «Касса» и «Расчетный счет». Данные счета являются активными, так как на них отражаются средства организации. Деньги в кассе увеличились на 20000 тыс.руб., данную сумму необходимо записать в дебет счета, так как увеличение в активных счетах отражается по дебету счета, а на «Расчетном счете» наоборот – уменьшились на 20000 тыс.руб., данную сумму необходимо записать в кредит счета «Расчетный счет», так как уменьшение в активных счетах отражается по кредиту счета.

Запись на счетах будет иметь следующий вид:

Дебет счета «Касса»-20000 тыс.руб.

Кредит счета «Расчетный счет»-20000 тыс.руб.

Метод двойной записи имеет большое контрольное значение, так как одна и та же хозяйственная операция в равной сумме отражается дважды – по дебету одного и кредиту другого взаимосвязанного счета. Поэтому итоги дебетовых оборотов по всем счетам должны быть равны общему итогу кредитовых оборотов по всем счетам. Отсутствие такого равенства и расхождение сумм свидетельствует о допущенных ошибках в учете и устанавливается лицо ответственное за совершенную ошибку.

Счета участвующие в хозяйственной операции называются корреспондирующими, а взаимосвязь между счетами возникающая при методе двойной записи, называется корреспонденцией счетов.

Запись операций с указанием дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы называется бухгалтерской проводкой (записью). В практике бухгалтерского учета существуют простые и сложные проводки (записи). Простой называется проводка (запись), в которой участвуют два счета. Сложной называется бухгалтерская проводка (запись), в которой один счет по дебету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту или один счет по кредиту корреспондирует с несколькими счетами по дебету.

Пример: из кассы выдана заработная плата работникам в сумме 19000 тыс.руб., а также в подотчет на командировочные расходы 1000 тыс.руб. проводка на счетах будет иметь следующий вид:

Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда»-19000 тыс.руб.;

Дебет счета «Расчеты с подотчетными лицами»-1000 тыс.руб.;

Кредит счета «Касса» - 20000 тыс.руб.

Пример: из заработной платы работников произведены удержания: подоходного налога в сумме 1800 тыс.руб., а также в фонд социальной защиты населения 200 тыс.руб. проводка на счетах будет иметь следующий вид:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»–2000 тыс.руб.

Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»–200 тыс. руб.

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»–1800 тыс. руб.

Данная запись обеспечивает систематизацию и группировку хозяйственных средств и источников их образования по качественно однородным признакам.

Все бухгалтерские записи составляются на основании соответствующих документов, которыми оформляются данные операции.

В учете каждой хозяйственной операции присваивается свой порядковый номер, который указывается при ее разноске по счетам. Поэтому регистрацию хозяйственных операций, когда производят разноску по дебету одного счета и кредиту другого счета в определенном порядке называют систематической записью.

Хронологическая запись предусматривает отражение хозяйственных операций независимо от их содержания, придерживаясь только календарной очередности оформления. Ее применение обеспечивает контроль за сохранностью документов, полнотой и правильностью разноски по счетам за отчетный период.

 

Счета синтетического и аналитического учета

 

В бухгалтерском учете информация получаемая о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их образования из счетов, открываемых на основании статей баланса, отражается в обобщенном виде. Счета, на которых средства организации и источники их образования отражаются в обобщенном виде и только в денежном выражении, называются синтетическими. Синтетические счета являются счетами первого порядка, к ним относятся счета «Основные средства», «Нематериальные активы», «Материалы», «Касса», «Расчеты с подотчетными лицами», «Расчеты с персоналом по оплате труда» и др. Однако для оперативного управления финансово-экономической деятельностью организации, координации ее развития и контроля за сохранностью собственности данных синтетического учета недостаточно, необходима подробная детализированная информация. Для получения детализированной информации об объектах бухгалтерского учета применяют аналитические счета.

Аналитические счета открываются в дополнение к синтетическим с целью детализации объектов учета. Так, в дополнение синтетического счета «Расчеты с подотчетными лицами» открываются аналитические счета на каждое подотчетное лицо. Аналитические счета, кроме денежных, могут содержать натуральные и трудовые измерители.

Учет, имущества организации, обязательств и хозяйственных операций в обобщенных показателях на синтетических счетах называется синтетическим учетом, а отражение их на аналитических счетах в детализированных показателях называется аналитическим учетом.

Между синтетическими и аналитическими счетами существует взаимосвязь. Начальный и конечный остатки синтетического счета должны быть равны общим суммам соответствующих остатков аналитических счетов, так как аналитические данные детализируют данные синтетического учета. Обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны соответствующим итогам оборотов по аналитическим счетам.

Кроме синтетических и аналитических счетов, применяются субсчета. Субсчет является промежуточным учетным звеном между синтетическими и аналитическими счетами. Субсчета относятся к счетам второго порядка. Связь между синтетическим счетом, его субсчетами и аналитическими счетами можно рассмотреть на примере счета 10 «Материалы». Так к синтетическому счету 10 «Материалы» открываются следующие субсчета:

1.Сырье и материалы.

2.Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали.

3.Топливо.

4.Тара и тарные материалы.

5.Запасные части.

6.Прочие материалы.

7.Материалы, переданные в переработку на сторону.

8.Строительные материалы.

9.Инвентарь и хозяйственные принадлежности.

10. Специальная оснастка и специальная одежда на складе и т.д.

Например, в дополнение к субсчетам 3 «топливо» и 8 «строительные материалы» открываются аналитические счета по видам топлива (дизельное топливо, бензин А-76, бензин АИ-95 и т.д.), видам строительных материалов (шифер, кирпич, цемент и т.д.). Каждый субсчет объединяет в себе несколько аналитических счетов, которые детально отражают движение каждого вида материалов. Основой взаимосвязи синтетических и относящихся к ним аналитических счетов является параллельность произведения записей в них.

 

Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам, их построение и назначение

Оборотные ведомости служат для проверки тождественности синтетического и аналитического учета, правильности отражения записей на счетах бухгалтерского учета. Их составляют как по синтетическим, так и по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой итоги оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам. Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид.

Таблица 4.1.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за январь 200 _ г. тыс. руб.

 

Номер счета

Наименование счета

Остаток на 1.01.200_г.

Обороты за январь 200_г.

Остаток на 1 февраля 200_г.

Дебет

кредит

дебит

кредит

дебит

кредит

Основные средства

Материалы

Готовая продукция

Расчеты с покупателями и заказчиками

Касса

Расчетный счет

Финансовые вложения

Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами

Уставный фонд

Расчеты по долгосрочным кредитам и займам

Расчеты по краткосрочным кредитам и займам

Расчеты по налогам и сборам

Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Расчеты с персоналом по оплате труда

Нераспределенная прибыль

Итого

При составлении оборотной ведомости используются данные о начальных остатках и конечных остатках синтетических счетов. Правильность записей на синтетических счетах проверяется с помощью трех пар равенств.

Первая пара равенств обусловлена тем, что дебетовый остаток на начало отчетного периода составляет актив баланса, а кредитовый остаток на начало отчетного периода составляет пассив баланса. Как известно, в балансе итоги актива и пассива равны между собой.

Вторая пара равенства обусловлена применением метода двойной записи, при котором каждая хозяйственная операция записывается в одинаковой сумме по дебету и кредиту соответствующих счетов. Поэтому сумма дебета всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов.

Третья пара равенств объясняется так же, как и первое равенство итогов актива и пассива баланса только на конец месяца.

Равенство итогов всех трех пар колонок оборотной ведомости по синтетическим счетам имеет контрольное значение, так как свидетельствует о правильности записей на счетах бухгалтерского учета. Однако кроме оборотной ведомости по синтетическим счетам используются оборотные ведомости по счетам аналитического учета отдельно к каждому счету синтетического учета, по которым ведется аналитический учет.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам могут составляться в денежном выражении. Такие формы имеют оборотные ведомости по аналитическим счетам, открываемым к синтетическим счетам по учету расчетных операций (расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами, кредиторами и т.д.). Если аналитический учет ведется только в денежном выражении, то оборотная ведомость по аналитическим счетам составляется по форме оборотной ведомости по синтетическим счетам. Если аналитический учет ведется в денежном и натуральном выражении, то в форме оборотной ведомости по аналитическим счетам дополнительно предусмотрены колонки для натуральных измерителей с указанием единицы измерения.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам, предназначенных для учета товарно-материальных ценностей (материалов, готовой продукции, животных на выращивании и откорме и т.д.) имеет следующий вид.

Таблица 4.2.

 

Оборотная ведомость по аналитическим счетам к счету «Материалы» за январь 200_г.
Наименование аналитического счета	Единица измерения	Цена за единицу, тыс.руб.	Остаток на 1.01.200_г.	Обороты за январь 200_г.	Остаток на 1.02.200_г.
кол-во	сумма	приход	расход	кол-во	сумма
кол-во	сумма	кол-во	сумма
Материал «А»	кг
Материал «Б»	кг
Материал «С»	кг
Итого

Главная особенность оборотных ведомостей по аналитическим счетам состоит в том, что общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам соответственно равны оборотам и остаткам синтетического счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Остатки товарно-материальных ценностей, исчисленные в оборотных ведомостях по аналитическим счетам, сверяются с данными остатков сальдовых ведомостей. В сальдовых ведомостях отсутствуют показатели оборотов, что упрощает их составление.

Ниже рассмотрим сальдовую ведомость по счету 43 «Готовая продукция».

Таблица 4.3.

Сальдовая ведомость по счету «Готовая продукция» за январь 200_г.

 

№ п.п.	Наименование продукции	Ед. измерения	Цена, тыс. руб.	Сальдо на 1.01	Сальдо на 1.02.	и т.д.
кол-во	сумма	кол-во	сумма
	Ячмень	ц
	Овес	ц
	Пшеница	ц
Итого

При журнально-ордерной форме учета сведения об оборотах организации получают из шахматной оборотной ведомости. Она составляется на основе данных регистрационного журнала, где заранее установлена корреспонденция счетов.

Равенство сумм на пересечении итоговой строки по дебету и итоговой строки по кредиту показывает, что ведомость составлена правильно. Шахматная ведомость наглядно показывает все изменения происшедшие в состоянии хозяйственных средств и источников их образования.

Таблица 4.4.

 

Кредитуемые счета Дебетуемые счета	Сч.10	Сч.20	Сч.50	Сч.51	Сч.70	Сч.68	Сч.60	Итого по дебету
Сч.10
Сч.20
Сч.60
Сч.50
Сч.70
Сч.68
Сч.43
Итого по кредиту