Инвентаризация и её значение

Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально оформляются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Инвентаризация - это способ определения фактического наличия имущества(активов) и обязательств(пассивов) путём сверки с данными бухгалтерского учёта на определённую дату.

Различают следующие виды инвентаризации полную, частичную, периодическую, выборочную и необходимую.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчёта, а также по требованию следственных, финансовых и налоговых органов, при ее проведении производится проверка наличия всего имущества организации.

Частичная проверка проводится в течении года и охватывает какой либо один вид средств организации(денежные средства в кассе, ТМЦ на складе и т.д.).

Периодическая инвентаризация проводится в конкретные сроки и в зависимости от вида и характера имущества.

Выборочная инвентаризация проводится на отдельных участках производства или у каждого материально ответственного лица и при этом проверяются только некоторые (по выбору) материальные ценности.

Необходимая инвентаризация проводится при смене руководителя организации, материально-ответственного лица, а также при выявлении фактов хищения, стихийных бедствий.

В соответствии с Законом Республика Беларусь “ О бухгалтерском учёте и отчётности” проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества государственного унитарного организации в аренду, его купле-продаже;

· при реорганизации или ликвидации (упразднение) организации;

· перед составлением бухгалтерской отчётности;

· при смене руководителя организации или материально-ответственного лица;

· при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

· в случае возникновения непреодолимых сил, т.е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

· по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на это органов.

Для проведения инвентаризации в сельскохозяйственных организациях создаётся специальный рабочий орган. Формируется он ежегодно и утверждается руководителем организации. В его состав входят:

· руководитель организации или его заместитель (председатель рабочего органа по проведению инвентаризации);

· главные специалисты по отраслям и производствам;

· руководители структурных подразделений;

· главный бухгалтер и специалисты, занимающиеся учётным процессом;

· представители внутреннего аудита, независимые аудиторские организации.

Все члены рабочего органа по проведению инвентаризации распределяются по группам, за которыми распределяются объекты инвентаризации.

Перед началом проведения инвентаризации руководитель органа по проведения инвентаризации совместно с главным бухгалтером обязаны:

· за месяц до начала проведения инвентаризации оповестить под расписку всех членом рабочих комиссий о том, что они в соответствии с приказом входят в состав комиссии по проведению инвентаризации и им поручается в указанный срок провести инвентаризацию соответствующих объектов;

· провести инструктаж о порядке ее проведения, оформления результатов и обеспечить соответствующей документацией.

Материально-ответственные лица к началу проведения инвентаризаций сдают в бухгалтерию отчет о движении продуктов и материалов, отчеты: о движении скота и птицы на ферме, денежных средств, ценных бумаг с приложением всех первичных документов. Председатель инвентаризационного органа визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим отчетам с указанием «до инвентаризации на ____(дату). После этого работники бухгалтерской службы определяют остатки ценностей к началу проведения инвентаризации по учетным данным, а материально-ответственные лица дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или списанных в расход ценностей нет.

Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по местам хранения и по каждому материально-ответственному лицу, на хранении у которого это имущество находится. Определение фактического наличия материальных ценностей производят путем их взвешивания, измерения, пересчета, обмера. Затем результаты проверки записывают в инвентаризационные описи, где указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. При инвентаризации в сельскохозяйственных организациях используются следующие формы описей: инвентаризационная опись основных средств (ф.№ Инв-1); инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчело-семей (ф.№ Инв-2); инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф.№ Инв-3); акт инвентаризации наличия денежных (валютных) средств (ф.№ Инв-5); инвентаризационная опись расчетов (ф.№ Инв-6); инвентаризационная опись незаконченного строительства (ф.№ Инв-7); инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (ф.№ Инв-8).

Описи заполняют вручную, с помощью пишущих машинок или их получают с ЭВМ. При заполнении описи ручным способом используются шариковые ручки или чернила, их заполняют четко и ясно не допуская незаполненных строк. Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью выводится общий итог всех ценностей в натуральных показателях, записанных на страницах, независимо от того в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т.д.) эти ценности отражены. Подчистки, помарки и ошибки при заполнении описей не допускаются. Исправления в инвентаризационные описи можно вносить только корректурным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально-ответственным лицом, к ним прилагаются акты обмеров и соответствующие расчеты. При инвентаризации в случае смены материально-ответственных лиц в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.

По данным инвентаризационных описей по выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально-ответственных лиц. На основании этих объяснений комиссией принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

· излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма на увеличение доходов (источников финансирования);

· недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается на увеличение расходов;

· недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и его порчи в соответствии с решением руководителя организации относятся на увеличение расходов.

Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек списываются на увеличение расходов, а суммы кредиторской задолженности относятся на увеличение доходов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течении 10 дней после ее проведения.

Формы бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров (книги, карточки, сводные листы и т.д.), записи в которых могут производится в различной последовательности и сочетании, а для их учета и обработки могут использоваться различные технические средства вычислительной техники.

Формой бухгалтерского учета называется совокупность учетных регистров, методика и техника обработки учетных данных, последовательности и способа отражения учетных записей.

Основными отличительными чертами, определяющими форму бухгалтерского учета и отличающими одну форму от другой, являются строение и количество регистров, их назначение и содержание, взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записи в них, а также использование средств автоматизации в учете.

В настоящее время в Республики Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета:

· мемориально-ордерную;

· журнально-ордерную;

· автоматизированную;

· упрощенную.

При использовании мемориально-ордерной формы учета на каждый первичный документ или на группу однородных документов, а соответственно на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, в котором указывается корреспонденция счетов, его номер, краткое содержание операций, дебет и кредит счетов, сумма операции (табл. 6.2).

 

Таблица 6.2.

Мемориальный ордер за июнь 200__г.

Основание (ссылка на документ или содержание)	По дебету счета (номер)	По кредиту счета (номер)	Сумма
частная	общая

 

После их составления они регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер. Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему и гасятся путем наложения штампа. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Главная книга имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемым к мемориальным ордерам.

Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации. Порядок записей при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета приведен на рис. 6.1.

 

 

 

 

Рис. 6.1. порядок заполнения форм бухгалтерского учета по мемориально-ордерной форме.

Журнально-ордерная форма учета в сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 Журналов-ордеров, а также вспомогательные ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенной хозяйственной операции из первичных учетных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие Журналы-ордера (Журнал-ордер №12-АПК, и ведомости №70-АПК), однако данные первичных документов могут сразу же переносится в Журналы-ордера (Журнал-ордер №1-АПК см. табл. 6.3).

 

Таблица 6.3.

Журнал-ордер №1-АПК

по кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов

Строка №	Дата (или за какие числа)	Номер и наименование счета	Итого по кредиту
51 Расчетный счет	52 Валютный счет	55 Специальные счета в банке	57 Переводы в пути	70 Расчеты с персоналом по оплате труда	и т.д.

 

В основу построения Журналов-ордеров положен кредитовый признак. Поэтому в Журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции по которому учитываются в данном Журнале. Месячные итоги каждого Журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета. Кредитовый оборот из Журналов-ордеров переносят в Главную книгу, а обороты по дебету записываются в книгу из различных Журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также их сальдо (дебетовое и кредитовое) должны быть равны. Главная книга открывается на год. На основании данных Главной книги составляется баланс и другие формы отчетности. Порядок ведения бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме имеет вид (см. рис. 6.2.)

 

запись операций сверка записей

Рис. 6.2. Схема бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме

 

Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии. Особенностью автоматизированной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета, такими, как «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации - машинограммы, которая по своему содержанию соответствует регистрам синтетического и аналитического учета. Автоматизация бухгалтерского учета на основе АРМ бухгалтера путем методологического, информационного и организационного единства ускоряет процесс обработки информации и дает возможность оперативно воздействовать на основе полученной информации на принятие управленческих решений. Порядок ведения бухгалтерского учета по автоматизированной форме представлен на рис. 6.3.

 

 

 

Рис. 6.3. Схема автоматизированной формы бухгалтерского учета

Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением новой версии программы «1С:Бухгалтерия 7.7». С ее помощью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обеспечивающий более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов.

Упрощенная форма бухгалтерского учета применяется организациях малого бизнеса. При использовании данной формы учета из 67 синтетических счетов действующего Плана счетов, применяются 20-25 счетов, а учет всех хозяйственных операций осуществляется путем их регистрации в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета, в которой отражается наличие средств и их источников у организации на определенную дату. В ней показывается сумма остатков на начало года (месяца) по каждому счету, в хронологическом порядке на основании первичных документов в течение месяца записывается краткое содержание операции, проставляются корреспондирующие счета и сумма по каждой операции. В конце месяца подсчитываются итоговые суммы по дебету и кредиту всех счетов и выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца. Кроме Книги учета хозяйственных операций могут вестись кассовая книга, ведомость по начислению заработной платы, а также могут применятся девять ведомостей (учета производственных запасов и готовой продукции; учета основных средств и амортизации по ним; учета реализации продукции; учета затрат на производство; по расчетам с поставщиками и подрядчиками; с бюджетом; учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами; учета денежных средств и фондов; ведомости по заработной плате). Ведомости открываются на месяц, в них отражается начальное сальдо, дебетовые и кредитовые обороты и выводится конечное сальдо в разрезе синтетических и аналитических счетов. Итоги оборотов за месяц из ведомости формы № В1 - № В8 переносят в оборотную шахматную ведомость формы № В-3. Порядок ведения бухгалтерского учета по упрощенной форме представлен на рис. 6.4.

 

 

Рис. 6.4. Схема упрощенной формы бухгалтерского учета

 

 

ГЛАВА 7. БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

 

С развитием рыночных отношений в экономике Республики Беларусь происходят преобразования в методах и формах хозяйствования.

В связи с этим возникает необходимость новых участников рынка знать, с кем из хозяйствующих субъектов соответствующего экономического пространства иметь дело. Эту информационную связь обеспечивает бухгалтерская отчетность. Значимость, которая отводится отчетности, как наиболее эффективному и постоянному элементу информационной системы организации, трудно переоценить. Отчетность характеризует хозяйственно-финансовую деятельность и имущественное состояние организации, она используется для внутреннего управления хозяйствующим субъектом, а также представляется внешним пользователям информация. Таким образом, бухгалтерская отчетность – система показателей, отражающих имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период.

Отчетность составляется на основании данных всех видов учета – бухгалтерского, статистического и оперативно-технического. Организация должна составлять бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал и год нарастающим итогом с начала отчетного года, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь. При этом месячная и квартальная бухгалтерская отчетность являются промежуточными.

Данные отчетности используются внешними пользователями (инвесторами, заимодавцами, поставщиками, подрядчиками, кредиторами, налоговыми органами и др.) для удовлетворения информационных потребностей определения эффективности деятельности организации, а внутри организации она предназначена для оценки и дальнейшего планирования показателей финансовой устойчивости и др.

При составлении бухгалтерской отчетности должны быть обеспечены:

· полнота отражения за отчетный период всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации имущества и обязательств;

· тождество данных аналитического учета данным синтетического учета за отчетный период, а также показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета;

· экономичность, полнота и соответствие международной системе отчетности, международным и национальным стандартам.

Несоблюдение вышеназванных условий рассматривается как неправильное составление бухгалтерской отчетности.

В соответствии со статьей 13 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» бухгалтерская отчетность организаций (за исключением организаций, финансируемых из бюджета, а также некоммерческих организаций, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих, за исключением выбывшего имущества, оборотов по реализации товаров, выполнению работ, оказанию услуг) состоит из:

· бухгалтерского баланса;

· отчета о прибылях и убытках;

· приложений предусмотренных нормативными актами;

· аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если эта организация в соответствии с Законодательством Республики Беларусь подлежит обязательному аудиту;

· пояснительной записки.

Состав бухгалтерской отчетности организаций, финансируемых из бюджета, определяется Министерством финансов Республики Беларусь. Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции по их заполнению утверждаются Министерством финансов Республики Беларусь.

Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Она составляется за отчетный год. Отчетным годом для всех организаций является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно, для вновь созданных организаций – с даты их государственной регистрации, создания, образования по 31 декабря включительно.

Организации (за исключением организаций, финансируемых из бюджета) представляют годовую бухгалтерскую отчетность:

· учредителям (участникам) организации или собственникам ее имущества в соответствии с ее учредительными документами;

· органам государственного управления, если отчитывающиеся организации в соответствии с законодательством Республики Беларусь подведомственным им, или являются организациями государственной формы собственности, или имеют в уставном фонде долю государственной собственности.

Государственные унитарные организации представляют бухгалтерскую отчетность органам государственного управления, уполномоченным управлять государственным имуществом.

Организации (за исключением организаций, финансируемых из бюджета) представляют бухгалтерскую отчетность в сроки:

· квартальную – в течение 30 дней по окончании квартала;

· годовую – в течение 90 дней по окончании года.

Органы государственного управления могут конкретизировать сроки представления квартальной и годовой бухгалтерской отчетности.

Днем представления организацией бухгалтерской отчетности считается дата ее почтового отправления или дата ее фактической передачи по принадлежности.

Выявленные ошибки в бухгалтерской отчетности независимо от периода, к которому они относятся (после их утверждения), необходимо исправить в первом периоде (квартале, с начала года) следующим за отчетным. Исправления осуществляются путем соответствующих оговорок за подписью руководителя и главного бухгалтера, с указанием даты исправления.

 

ГЛАВА 8. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

 

8.1. Значение и основные предпосылки рациональной организации

бухгалтерского учета

 

Организация бухгалтерского учета представляет собой систему условий и элементов построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и рациональным использовании основных средств, производственных запасов, готовой продукции.

В процессе организации бухгалтерского учета организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности руководствуясь законодательством Республики Беларусь о бухгалтерском учете и отчетности, нормативными актами органов государственного управления, регулирующих бухгалтерский учет и отчетность:

· самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из их структуры и особенностей деятельности;

· определяют форму и методы бухгалтерского учета, с соблюдением общих методологических принципов, установленных положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, а также определяют технологию обработки учетной информации, объем и содержание отчетности;

· разрабатывают систему внутреннего учета и контроля.

В соответствии с законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения. Он должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений. Руководитель организации вправе в зависимости от объема учетной работы:

· создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

· ввести в штат должность бухгалтера;

· передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;

· вести учет лично в случаях предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Руководитель должен обеспечить проведение обязательных аудиторских проверок, если это установлено действующим законодательством.

Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации в соответствии с ее учредительными документами.

Руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляет главный бухгалтер, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера – бухгалтер, главный бухгалтер организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности или специалист-бухгалтер, являющийся индивидуальным предпринимателем.

В компетенцию главного бухгалтера входит:

* постановка и ведение бухгалтерского учета в организации;

* формирование учетной политики организации;

* составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности.

При функционировании в организации бухгалтерии как самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером, на нее возлагаются функции по ведению и организации бухгалтерского учета.

Бухгалтерская служба организации – это специализированное подразделение или отдел, который ведет бухгалтерский учет и составляет бухгалтерские отчеты организации. Задачи и компетенция отделов и их работников оформляется должностными инструкциями.

В зависимости от размеров и специализации организации, а также от объема выполняемых учетных работ, могут быть выбраны варианты организации бухгалтерской службы в организации.

Бухгалтерский учет по форме организации подразделяется на централизованный, частично централизованный и децентрализованный.

Бухгалтерский учет считается полностью централизованным, если он ведется только в центральной бухгалтерии, а бухгалтерские службы в структурных подразделениях не создаются.

При частичной централизации бухгалтерского учета в некоторых структурных подразделениях могут создаваться свои бухгалтерии, функции которых определены ведением учета в подразделении, а также составлением отчетности и представления ее в центральную бухгалтерию.

При децентрализации учета его ведение осуществляется в бухгалтериях структурных подразделений. Мировая практика показывает, что максимальная эффективность ведения учета обеспечивается разумным сочетанием централизованного и децентрализованного подхода.

Степень полной или частичной централизации или децентрализации определяется конкретными нуждами управления организации, а также возможностями обеспечить рациональное ведение учета, контроль за качеством учетных и отчетных данных и быстрый доступ менеджеров к необходимой информации.

Выбор оптимальной модели построения бухгалтерского учета является определяющим для управления и организации производственными процессами организации. Бухгалтерский учет обеспечивает все звенья организации нужными сведениями для планирования, анализа и контроля.

В Республике Беларусь в целях достижения единообразия ведения учета и составления бухгалтерской отчетности, повышения достоверности и своевременности учетной и отчетной информации осуществляется государственное регулирование бухгалтерского учета и отчетности. Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью в Республике Беларусь осуществляется органом государственного управления, на который Советом Министров Республики Беларусь возложены обязанности государственного регулирования бухгалтерского учета и отчетности. Непосредственное методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью в республике осуществляет Министерство финансов, которое разрабатывает, согласовывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные для исполнения всеми организациями на территории Республики Беларусь:

типовые планы счетов бухгалтерского учета и инструкции по их применению;

положения по бухгалтерскому учету и отчетности;

национальные стандарты по бухгалтерскому учету и отчетности, соответствующие международной практике;

типовые унифицированные формы первичных бухгалтерских документов;

иные нормативные правовые акты по вопросам бухгалтерского учета и отчетности.

В создании и разработке нормативных документов по бухгалтерскому учету и отчетности участвуют: ассоциация бухгалтеров Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам, Главное управление аудита при Министерстве финансов, отраслевые министерства и ведомства.

Отраслевые министерства и ведомства по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь разрабатывают и утверждают свои отраслевые стандарты, положения, инструкции, специализированные формы первичных документов, регистров учета и отчетности, а также осуществляют контроль за их внедрением, правильностью ведения учета, составления отчетности.