Общие правила организации работы в военном суде со служебными документами

 

Руководством по делопроизводству в военных судах установлены следующие правила по приему и учету служебных документов:

1. Поступившие материалы регистрируются в журнале учета входящих служебных документов (Форма № 1) в день их поступления. Журнал заводится в начале каждого календарного года, порядковые номера присваиваются документам по мере их поступления, начиная с первого на начало года.

2. Служебные документы, поступившие для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов (Форма № 2) и передаются по принадлежности под расписку в этом журнале или по реестру (Форма № 3) с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.

3. Служебные документы из делопроизводства передаются исполнителям под расписку в журнале учета входящих служебных документов.

В случае утраты служебного документа работник аппарата военного суда обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному начальнику.

4. В военном суде ведется книга принимаемых и передаваемых телефонограмм (Форма № 4). Принятые телефонограммы докладываются председателю военного суда или его заместителю.

В конце текста телефонограммы указывается время приема (передачи) и фамилия принявшего (передавшего) телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых и принимаемых телефонограмм ведется с начала года.

5. Для обеспечения оперативной передачи (приема) текстов служебных документов допускается их передача (прием) по каналам факсимильной связи и по электронной почте. Принятые таким образом документы регистрируются в книге принимаемых (передаваемых) факсограмм и документов электронной почты (Форма № 5). Порядковая нумерация указанных документов ведется с начала года.

Служебная информация, полученная (переданная) по каналам факсимильной связи и по электронной почте не является официальным документом (за исключением доказательств, предусмотренных законом), поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

По каналам факсимильной связи и по электронной почте запрещается передавать секретные сведения, информацию для служебного пользования, рукописные материалы, бланки.

После приема и учета поступивших в военный суд документов они подлежат рассмотрении, в связи с чем:

1. Поступившие служебные документы докладываются председателю военного суда и рассматриваются, как правило, в день поступления, а документы с отметками «срочно» и телеграммы - немедленно.

Служебные документы до исполнителей доводятся в кратчайший срок.

2. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции председателя военного суда на свободных от текста полях этого документа.

В необходимых случаях для написания поручения, а также для ознакомления с документами прилагаются специальные листы.

Поручение по исполнению служебного документа дается, как правило, одному должностному лицу.

Если поручение дается нескольким должностным лицам, то указывается должностное лицо, ответственное за своевременное и качественное исполнение документа в целом.

3. Если председатель военного суда, которому адресован документ, не имеет права на решение поставленного вопроса, он направляет его должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

Если в документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции председателя военного суда, которому адресован документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется лицо, обратившееся в военный суд.

Наряду с организацией в военном суде работы по приему поступивших документов и их рассмотрению, Руководство по делопроизводству регламентирует организацию работы по составлению служебных документов от имени военного суда. Эти документы должны быть написаны при соблюдении всех общепринятых грамматических правил, кратко и четко. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве и употребляться в одном и том же значении.

Служебные документы печатаются машинописным способом или создаются при помощи средств вычислительной техники с использованием одинарного интервала между строк. Отдельные внутренние документы (заявления, анкеты, объяснительные записки и т. п.) допускается писать от руки.

При работе с ЭВМ документы печатаются шрифтом Times New Roman, кеглем 13 или 14.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов, стабильный порядок их расположения в строгом соответствии с ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Они изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов форматов АЗ (297х420мм), А4 (210х297мм). Допускается использование бланков формата А5 (148х210мм) и А6 (105х148мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее -15 мм; нижнее - 20 мм.

В военных судах устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

Использованию подлежат следующие виды бланков:

- бланки письма;

- бланки распорядительных документов.

При изготовлении внутренних документов бланки не используются. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций оформляются без бланка.

Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

На бланках документов помещается изображение Государственного герба Российской Федерации, которое делается в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Кроме того, на бланке документов указывается наименование военного суда, которое дается в точном соответствии с приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации, а также справочные данные о военном суде, которые включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, номер электронной почты и т. д.).

Наименование вида документа (приказ, распоряжение, акт) должно соответствовать компетенции военного суда (должностного лица военного суда) и содержанию документируемого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

Обязательно указывается дата документа, которой является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата его утверждения председателем военного суда.

Этот реквизит документа оформляется цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 6 мая 2000 года следует оформлять: 06.05.2000. В текстах распорядительных и финансовых документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом: 6 мая 2000 г.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Она указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

Документу присваивается регистрационный номер, который должен соответствовать порядковому номеру записи о нем в журнале учета служебных документов. Если служебный документ составлен на бланке, то исходящий номер проставляется в специально отведенном месте бланка рядом с датой документа. А если документ составлен не на бланке, то исходящий номер проставляется под датой подписанного документа.

Ссылка на регистрационный номер проставляется на угловом бланке под номером и датой документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ.

На приказах и распоряжениях указывается также место составления и издания документа.

На документе может быть установлен гриф ограничения доступа к его содержанию (Особой важности. Совершенно секретно. Секретно. Для служебного пользования.), который проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу (в колонтитуле) без кавычек. Гриф ограничения доступа может дополняться предусмотренными законодательством данными об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Правильность определения исполнителями и соответствие грифа ограничения доступа нормам действующего законодательства определяет председатель военного суда.

Если документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу, то в них наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность лица, которому адресуется документ, его фамилия и инициалы указываются в дательном падеже.

Возможен гриф утверждения документа. Утверждение документа производится путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу текстового поля.

В ряде случаев на документ накладывается резолюции, в которой указываются инициалы и фамилия исполнителя, предписываемые действия, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции. На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

При контроле за исполнением документа делается соответствующая отметка, которая обозначается словом или штампом «Контроль».

К тексту документа дается заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Он не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках формата А5.

Собственно содержание документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и т.д. Сплошной связанный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию. Он применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.

Возможно оформить приложения к документу.

При заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

На документе делается отметка об исполнителе, которая включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (на всех экземплярах). При изготовлении документа на компьютере - печатается шрифтом Times New Roman, кеглем 10 или 11.

Запрещается указывать в несекретных документах действительные наименования воинских частей (учреждений), которым присвоены условные наименования.

Полные действительные наименования воинских частей (учреждений), включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.

Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов «утра», «дня», «вечера» и «ночи».

В адресе служебных документов, рассылаемых большому числу адресатов, перечисляются не более четырех должностных лиц. Запрещается перечислять все воинские части и учреждения, входящие в состав округа, армии, соединения.

Служебные документы подписываются председателем военного суда или его заместителем. Судья вправе подписывать служебные документы, связанные с осуществлением своих судебных полномочий.

Во время отсутствия председателя или его заместителя право подписи служебных документов принадлежит лицу, на которое приказом возложено временное исполнение обязанностей отсутствующего. Издание приказа в этом случае обязательно, а на служебных документах перед наименованием должности пишется:

- врио (временно исполняющий обязанности), когда должностное лицо временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка);

- врид (временно исполняющий должность), когда должность вакантна.

Служебные документы, предназначенные для воинских частей (учреждений), подписываются с указанием должности, воинского звания и фамилии.

Служебные документы, подлежащие направлению в гражданские учреждения, организации и гражданам, подписываются с указанием только должности и фамилии.

В подписанные (утвержденные) служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается. На документах, удостоверенных гербовой печатью, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Руководством по делопроизводству в военных судах предусмотрены также основные правила обращения со служебными документами.

Согласно им содержание служебных документов не подлежит разглашению. Вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц запрещается.

Давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них лицам, не имеющим отношения к документам, разрешается только по указанию председателя военного суда.

Работа со служебными документами в нерабочее время, а также их хранение за пределами служебных помещений военного суда допускается только с разрешения председателя военного суда.

Служебные документы могут передаваться другим исполнителям с разрешения непосредственного начальника.

Лица, выбывающие из военного суда, а также убывающие в командировку, отпуск, на лечение, обязаны сдать все числящиеся за ними служебные документы работнику аппарата военного суда, ведущему делопроизводство.

Судьям и работникам аппарата военного суда запрещается самовольный провоз и пересылка за границу Российской Федерации служебных документов. В необходимых случаях эти издания и материалы могут быть высланы для них в установленном порядке через военный суд.

В ходе судебного делопроизводства возникает необходимость осуществления контроля над исполнением служебных документов.

Здесь надо отметить, что служебный документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.

Текущий контроль над исполнением служебных документов осуществляет лично председатель военного суда.

Кроме того, один раз в год (в январе года, следующего за отчетным) состояние делопроизводства в военном суде проверяется комиссией, назначаемой приказом председателя военного суда. Члены комиссии перед проверкой инструктируются. Комиссия проверяет выполнение требований настоящего Руководства, наличие текущих и архивных дел, нарядов, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования», бланков строгого учета, печатей и штампов, наличие служебных документов, не подшитых в дела и наряды, и, выборочно, наличие служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.

К началу работы комиссии все учтенные служебные документы, как правило, должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела и наряды или перерегистрированы в книгах и журналах нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров.

По результатам проверки составляется акт, который утверждается председателем суда.

 

Глава 6. Организация работы по подготовке дел к судебному разбирательству в суде первой инстанции