Определение граматического рода аббревиатур.

Род буквенных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания (ВВЦ – существительное мужского рода, поскольку в словосочетании «Всероссийский Выставочный центр» главное слово «центр». Буквенные аббревиатуры не склоняются!

 

ГРАМАТИКА (МОРФОЛОГИЯ) [17. 6; 17. 7]

Автор и редактор текста документа должны ориентироваться не на речевую стихию, а на литературную языковую норму.

Столкнувшись с трудностями при использовании сложно-составных наименований, нужно избрать определённую последовательность действий: установить, сколько частей слова склоняется; если склоняются обе части, то определить грамматический род по первому слову (платье – костюм); если склоняется только вторая часть, грамматический род определяется только по второму слову (кафе – мороженое).

Однако, эти рекомендации нельзя назвать исчерпывающими. Наиболее верный способ ответить на эти вопросы – обратиться к словарю. Правда, толковый словарь может помочь не во всех случаях, поскольку значительная часть слов возникла недавно и не успела попасть в словари.

 

СКЛОНЕНИЕ ЧИСЛИТЕЛЬНЫХ [17. 8]

В большинстве случаев количественные числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного): «Недостаёт четырёх книг»; «Изложить на двухстах страницах».

В творительном падеже возможны параллельные варианты с числительными, в состав которых входит элемент «сто»: «с двумястами рублями – с двумястами рублей». Во втором случае числительное управляет существительным. Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: «Расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей». В составных числительных склоняются все части: «Серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами» При подготовке текста, рассчитанного на произнесение в официальной обстановке, надо давать словесную расшифровку числовых обозначений: «На завод было доставлено до 850 т. (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома».

 

ГРАММАТИКА (СИНТАКСИС) [17. 6;17. 8]

Умение соединить между собой слова, строить словосочетания и предложения, сделает текст понятным и убедительным. Чёткость и последовательность изменения материала, сочетания полноты и краткости текста – важнейшие особенности официально-делового стиля. Стремиться к лаконичности надо, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой задачей помогут языковые правила, выработанные с целью сделать русскую речь динамичной, ясной и выразительной.

ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЙ, СТРАДАТЕЛЬНЫЙ, БЕЗЛИЧНЫЙ ОБОРОТ [17. 8]

Пассивные и страдательные обороты давно стали одной из характернейших примет делового стиля. Выбор пассивной формы придаёт тексту большую официальность. Подчёркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвёл. Такая установка пишущего ещё более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложение рассматривается…». Не стоит злоупотреблять пассивом: чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нём разобраться. Безличные конструкции как будто снимают ответственность с подписанта документа. Всё, о чем упоминается в тексте, преподносится как совершившееся само по себе: «Работа проводится…», «Проблемы решаются…», «Вам было предложено…», «С 1 января запрещается…». Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива, однако, он должен занять в тексте подобающее ему скромное место.

РАСЩЕПЛЕННОЕ СКАЗУЕМОЕ [17. 8]

Одно и то же действие может быть обозначено с помощью глагола (работать, осмотреть, осматривать, участвовать и т. д.) и словосочетания, состоящего из глагола и существительного в винительном падеже (проводить работу, производить осмотр, вести борьбу и т. д.). Использование расщеплённого сказуемого обосновано, если позволяет подчеркнуть официальный характер действия. Так «осмотреть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр» - только специалист.

Прежде чем воспользоваться расщепленным сказуемым, надо убедиться в том, что это действительно необходимо, т. е. глагол, взятый сам по себе, не передаёт того содержания, которое автор текста намеревается довести до адресата.

ПОРЯДОК СЛОВ [17. 8] Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Это свойства русского синтаксиса несомненно требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. В письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому, обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив её в конец предложения – в актуализированную позицию.

 

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДЕЕПРИЧАСТНЫХ ОБОРОТОВ [17. 8]

Часть речи, вызывающая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение. Деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (названо действующее лицо).

 

НАНИЗОВАНИЕ КОСВЕННЫХ ПАДЕЖЕЙ [17. 7; 17. 8]

Причиной этого стилистического недостатка обычно бывает стремление автора изъясняться как можно более официально, когда он избегает глаголов, заменяя их глагольными существительными (длинные цепи существительных в косвенных падежах (чаще всего в родительном) – одна из ярких и весьма неприятных примет делового стиля).

Следует безжалостно вычёркивать цепочки существительных в косвенных падежах, заменяя тяжеловесные и невразумительные конструкции глаголами, меняя тем самым структуру предложения, например, фразу «…Для выполнения требования повышения качества образования…» следовало бы преобразовать в правильную: «Чтобы повысить качество образования…».

СТРУКТУРА СЛОЖНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ [17. 8]

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных и сложноподчинённых предложений, т. е. таких, в которых одна из частей является главной, другая – придаточной (зависимой). Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать «безглагольность». Именно недостаток глаголов ведёт к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает текст тяжеловесным, осложняет его понимание. В официальном документе неуместны очень длинные предложения, включающие в себя бесконечную цепь придаточных. Оптимальная конструкция для делового стиля – сложное предложение, состоящее из двух частей. При использовании сложноподчинённых предложений важно следить за тем, чтобы придаточная часть, относящаяся к отдельному слову, сочеталась с ним лексически.

 

КОМПОЗИЦИЯ ДОКУМЕНТА [17. 6; 17. 9]

Композиция (от лат. compositio) – это построение, организация текста. Внешний вид официального документа исключительно важен. Нет ничего страшнее «слепого» текста без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов, графических выделений, и т. д.) эти «средства» могут сделать читаемым самый сложный текст.

Текст должен содержать: целесообразное количество информации. Следует структурировать текст, в соответствии с его содержанием. Подготовка документа требует от автора высокого уровня филологической культуры и большой собранности.

 

РЕДАКТОРСКАЯ ПРАВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [17. 9]

Редактирование (проверка и исправление текста). Неграмотный или неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации – отправителя, ставит под сомнение квалификацию автора. Поэтому необходимо провести проверку и исправить текст, то-есть отредактировать. Правка может быть стилистической (не затрагивающей содержания) и смысловой.

При стилистической правке от редактора требуется безупречная грамотность, тонкое чувство слова. При смысловой правке необходимо основательное знание существа вопроса, владения фактическим материалом. Проверка и исправление текста включает в себя: восприятие; проверку фактического материала; выявление композиционных недочётов; выявление стилистических ошибок и погрешностей; выявление орфографических и пунктуационных ошибок; допустимую степень вмешательства в текст.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Иногда приходится

действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Однако, в ряде текстов насыщенных терминологией, приходится, к сожалению, делать исключения и сохранить словесные повторы для точности смысла. Если приходится сохранять повторы, надо думать о других путях «облегчения» текста. В частности, длинные, громоздкие и сложные предложения лучше превратить в несколько простых.

ПРАВКА-ВЫЧИТКА складывается из исправления орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток и максимально близка к корректорской работе;

ПРАВКА-СОКРАЩЕНИЕ является необходимой в случаях, когда документ нужно сделать короче, и когда текст содержит повторы и общие места. Следует устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции.

ПРАВКА-ОБРАБОТКА решает задачу улучшения стиля документа в целом. Оптимальный документ имеет оптимальный объем, строится по законам логики, соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официального делового стиля, не содержит фактических ошибок и опечаток и с точки зрения орфографии и пунктуации идеален.

Контрольные вопросы

1.В каких случаях текст документа составляют только на русском языке?

2. Какими должны быть формулировки документа в юридическом отношении?

3. Каким требованиям должен отвечать документ?

4. Охарактеризуйте простой и сложный документы.

5. Назовите виды документов, которые по определению являются сложными.

6. Какие стили документов различают на практике?

7. Охарактеризуйте официально-деловой стиль документа.

8. Как уточнить нормы сочетаемости слов русского языка?

9. Когда в документе следует применять иностранные слова?

10.Когда целесообразно применение на письме аббревиатур?

11.Аббревиатура и сокращение слов – это одно и то же?

12.Охарактеризуйте правила графического сокращения слов в русском языке.

13.В чем выражается редакторская правка служебного документа?

14.Зачем применяется редакторская правка служебного документа?