Офисные информационные системы

Процессы информатизации в Российской Федерации активно идут на всех уровнях. Постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 г. №65 была утверждена федеральная

целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», которая призвана обеспечить формирование нормативной правовой базы в сфере информационных технологий, развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, сформировать условия для подключения к открытым информационным системам (в том числе посредством сети Интернет), а также обеспечить эффективное взаимодействие органов государственной власти и органов местного самоуправления с гражданами и хозяйственными субъектами на основе широкого внедрения информационных технологий. Поставлена цель довести долю безбумажного документооборота в среднем до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном обороте. Качество использования электронных документов напрямую связано с техническими, аппаратными средствами. Электронный документ создается, используется, хранится и уничтожается при помощи средств электронно-вычислительной техники. В настоящее время документирование деятельности федеральных органов исполнительной власти осуществляется преимущественно электронным способом при помощи автоматизированных средств – вводно-выводных устройств персональных компьютеров. Электронные документы получают по техническим каналам связи, создают при помощи средств вычислительной техники и посредством сканирования бумажных документов (электронные образы бумажных документов). Передача (обмен) документами есть непременная составляющая документооборота организации. Отправка и получение электронных документов осуществляется при помощи Интернета, электронной почты, передачи материальных носителей электронных документов. При передаче электронных документов между структурными подразделениями добавляются каналы локальной сети, включая территориально удаленные структурные подразделения.

 

Электронный документооборот в отличие от бумажного повышает эффективность деятельности организации, что проявляется в быстроте редактирования; надёжном взаимодействии групп; наличии единой базы знаний; росте компетентности сотрудников.

При этом наблюдается: увеличение на четверть производительности труда в офисе; на три четверти сокращение времени обработки документов и почти вдвое -уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов.

Благодаря ПК документ, наряду с традиционным, приобретает электронный вид и может передаваться по телефонным, радиорелейным сетям, телевизионным каналам и спутниковой связи в текстовым, графическом, цифровом аудио - или видеовиде.

Использование электронных технологий в делопроизводстве позволяет сокращать сроки работы с документами, оптимизировать бизнес-процесс, в целом, осуществлять контроль исполнения принятых решений на любом этапе [8,10].

Пооперационные технологии работы с документами на компьютере подробно описаны во множестве специальных изданий в значительном количестве, как в традиционном, так и в электронных видах.

Следующие группы специализированных компонентов, из которых строятся технологические решения для автоматизации документооборота, нацелены на повышение эффективности бизнеса:

• средства систематизации доступа к деловым документам – Document Management Systems);
• средства проектирования и организации маршрутных бизнес-процессов (Workflow);
• средства организации электронного взаимодействия исполнителей (интегрированные среды для коллективной работы, Group Ware);
• управление проектами (Project Managment);
• обработка электронных форм (Electronic Forms Processing);
• специализированное оборудование и программное обеспечение для сканирования бумажных документов или микроносителей и обработки оцифрованных изображений документов (Document Imaging);
• обработка бумажных форм (распознавание печатных и рукописных форм, Paper Forms Processing);
• специализированное оборудование и программное обеспечение для долговременного хранения данных (Longterm Storage);
• индексирование и поиск информации (Information Indexing and Retrieve).

 

В последнее время в выпускаемых средствах оргтехники появились новые тенденции: использование многофункциональных устройств (МФУ), а также все более широкое использование цвета в офисных документах. Что же такое многофункциональные устройства? В общем случае это устройства, сочетающие в себе функции сканера, принтера, копира, а некоторые еще и факсимильного аппарата. Их можно разделить на две группы: для персонального использования и для коллективного использования в рамках рабочей группы, подразделения, отдела.

Персональные многофункциональные устройства, в первую очередь, удобны в небольших организациях, там, где один сотрудник, например секретарь-референт, выполняет широкий круг обязанностей. Персональные устройства имеют небольшую производительность и довольно высокую себестоимость печатной страницы, так как строится на основе струйной технологии печати. В то же время такое относительно недорогое устройство, занимая на рабочем столе место, сравнимое с местом, занимаемым обычным принтером, позволяет быстро отсканировать документ, снять с него копию (в том числе при необходимости и цветную), распечатать несколько страниц или отправить факс. Иногда такие устройства оснащаются автоподатчиком, что удобно, когда надо отсканировать, снять копию или отправить факсом многостраничный документ. Входящий в состав устройства струйный принтер рассчитан на печать не более двух-трех тысяч листов в течение месяца или в среднем по сто страниц в день.

Аналогичные лазерные системы печати обладают более емкими картриджами, обеспечивающими печать трех-трех с половиной тысяч страниц текста. При этом надо учитывать, что номинальная емкость картриджей рассчитывается, исходя из 5% заполнения сраницы краской, что соответствует среднему листу с текстом. Струйные технологии используются обычно в небольших офисах, где за день изготавливается не более десяти-двадцати страниц и иногда используется цветная печать. При больших объемах используются МФУ с лазерными технологиями. Значительное превышения рекомендуемых производителем объемов приводит к быстрому выходу из строя устройства. Поэтому очень важно выбрать модель, наиболее отвечающую потребностям данной организации.

Для небольной канцелярии вполне может подойти МФУ типа НР Laser Jet3300 c производительностью четырнадцать страниц в минуту, рассчитанное на печать до десяти тысяч листов и сканирование до двух тысяч оригиналов в месяц.

В зависимости от потребностей выбирается модель, оснащенная факсом, автоподатчиком документов, сетевым интерфейсом. Несмотря на то, что печатающая часть таких устройств позволяет изготавливать только черно-белые документы, сканирующий модуль обычно поддерживает работу с цветом, позволяя сканировать цветные материалы.

В средних и крупных организациях используются большие напольные модели, имеющие производительность от тридцати пяти до шестидесяти и более страниц в минуту формата до А3. Такие МФУ часто оснащаются несколькими лотками большой емкости для бумаги разного формата и типа, дополнительными устройствами обработки документов, обеспечивающими их сортировку, сшивание степлером и даже автоматическое изготовление небольших брошюр. При больших объемах печати суммарная емкость устанавливаемых лотков для бумаги может достигать нескольких тысяч страниц.

Высокопроизводительные модели используют картреджи большой емкости. Например, Laser Jet 9000 mfpL производительностью до тридцати пяти копий в минуту использует картридж, рассчитанный на печать тридцати тысяч листов, а Laser Jet 9055mfpL использует картридж на сорок семь тысяч патьсот листов. Такие МФУ рассчитаны на изготовление до трехсот тысяч листов в месяц. Существуют и промежуточные модели разной производительности. Так что каждая организация может подобрать модель в соответствии с объемом производимых в офисе документов.

В настоящее время практически все производители копировальной техники перешли на выпуск цифровых копировальных аппаратов. Цифровой копировальный аппарат – это сканер, совмещенный с принтером. В качестве базовой модели, однако, выпускают именно копировальный аппарат, который можно использовать в качестве принтера и сканера с добавлением специализированных модулей.

Еще недавно цвет был редким гостем в офисных документах. В основном это объяснялось чисто технологическими причинами. Использование цвета в офисных документах позволяет повысить их качество, наглядность, легкость восприятия. Например, выделение цветом тех или иных значений в таблицах, графиках, диаграммах. В небольших подразделениях цветной принтер может быть установлен в качестве дополнительного и использоваться преимущественно для цветной печати. Для цветной офисной печати выпускаются струйные системы бизнес-класса, имеющие производительность, сравнимую с лазерными аналогами (те же пятнадцать-двадцать страниц в минуту), возможность сетевого подключения и, главное, емкие раздельные чернильницы. Такие системы могут претендовать на использование в качестве основного устройства печати средней рабочей группы или дополнительного сетевого принтера организации.