Некоторые особенности языка деловых бумаг и документов

 

Тексты официально-делового стиля характеризуются общими языковыми особенностями, которые в силу их функциональной обусловленности и постоянства употребления являются функционально-стилистической нормой ОДС.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (законодательство, импорт, контракт, просрочка, ратифицировать, полномочия, надбавка, предложение, спрос и т.п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, обжаловать, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).

3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т.п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, профессор Емельянова, работник милиции Савельева и т.п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.).

7. Сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.).

8. Нанизывание родительного падежа в цепочке имен существительных (…для применения мер общественного воздействия; …в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т.п.).

9. Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает… и т.п.).

10. Характерная черта деловой речи – употребление слов со значением долженствования в инфинитивных и безличных конструкциях: следует, надлежит, вменяется и др. Распространены пассивные конструкции типа: Оплата гарантируется, Запрос получен и т.п.

11. Употребление неличных форм глаголов и форм глагола – причастий, деепричастий, инфинитива, которые выступают в значении повелительного наклонения: принять к сведению, внести предложение, изъять из употребления ит.п.

12. Сложные предложения преобладают над простыми. Среди сложных предложений часто употребляются сложноподчиненные с придаточными условными.

Необходимо различать лексику с окраской официально-делового стиля и канцелярит (канцеляризм). Если в официальном письме можно «поставить вопрос о браке», то в личном письме, адресованном любимой девушке, это сочетание слов не уместно. В первом случае это лексика официально-делового стиля, во втором - канцелярит. Канцелярит – это канцелярский штамп, который воспринимается негативно, поскольку он обедняет живую речь, не соответствует разговорному стилю речи, его употребление не оправданно. Например, нельзя сказать ребенку: «Ты по какому вопросу плачешь, малыш?»

Правописание названий организаций и учреждений

1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).

2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации).

3. С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России, Первый московский часовой завод).

4. Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).

 

Моделировать текст документа, его структуру позволяют языковые формулы, устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в неизменном виде.

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

Гарантируем возврат кредита в сумме…

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…

Контроль за выполнением возлагается…

Акционерное общество подтверждает… и т.п.

Выбор языковых моделей

Цель	Тип документа	Языковая модель
Информативная	Служебная записка Информационное письмо Сопроводительное письмо и т. д.	Извещаем Вас о том, что … Информируем Вас о том … Сообщаем … Уведомляем, что…
Побудительная	Приказ Распоряжение Указание Решение Постановление	В связи с … приказываю … Назначить исполняющим обязанности… Ужесточить контроль за сроками исполнения договора … Обязать всех сотрудников …
Правовая	Договор   Доверенность	(Наименование сторон) заключили договор о нижеследующем … Банк обязуется осуществлять расчетно-кассовое обслуживание клиента Фирма … в лице … обязуется …
Я, нижеподписавшийся, доверяю …
Инициирующая поддержание отношений	Справка     Гарантийное письмо     Письмо-просьба	Дана в том, что … действительно работает в … (является студентом); (является членом кооператива …)   Фирма…гарантирует… Гарантируем оплату счета…   Прошу рассмотреть мое заявление…(вопрос о…) Просим сообщить…
Выражающая предупреждение, требование, отказ, приглашение	Письмо-напоминание   Письмо-требование (рекламация)	Напоминаем, что…   Вынуждены выразить несогласие с качеством поставляемого товара… Предъявляем претензию к…
Письмо-ответ	Ваши рекомендации приняты к сведению… Договор не может быть заключен в силу следующих причин… Ввиду отсутствия документов за…годы в архиве подтвердить стаж Вашей работы не представляется возможным…

Использование предлогов в деловых документах:

- для выражения значения причины

По какой причине? (по вине, по небрежности, по болезни)

Благодаря чему? (благодаря решительным действиям)

Вследствие чего? (вследствие болезни)

Ввиду чего (ввиду отсутствия)

В силу чего? (в силу решения комиссии)

По причине чего? (по причине халатности)

В связи с чем? (в связи с переходом на другую работу, в связи с производственной необходимостью)

- для указания на мотивы создания документа

Сообразно чему? (сообразно имеющимся знаниям)

В соответствии с чем? (в соответствии с занимаемой должностью)

Согласно чему? (согласно постановлению)

Вопреки чему? (вопреки заявлению)

- для указания на цели написания документа

Во избежание чего? (во избежание разночтений, во избежание несчастных случаев)

Во исполнение чего? (во исполнение решения)

В целях чего? (в целях улучшения)

С целью чего? (с целью налаживания)

- для выражения значения времени

В течение чего? (в течение всего срока действия)

В продолжение чего? (в продолжение месяца)

Впредь до чего? (впредь до особого распоряжения)

По мере чего? (по мере поступления запросов)

По истечении чего? (по истечении срока хранения)

По окончании чего? (по окончании экзаменов)

 

Речевой этикет в документе

Речевой этикет – это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально специфичные правила речевого поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения, соответственно обстановке общения, социальным признакам коммуникантов и характеру их взаимоотношений.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.

Деловой этикет – это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Деловой этикет требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

Между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей тональности учтивости и корректности.

Адресант не должен побуждать адресата к срочному принятию решения; навязывать решение вопроса; начинать ответ с отказа в тех случаях, когда не представляется возможным положительное решение вопроса.

Адресат, со своей стороны, обязан дать оперативный и четкий ответ.