Успех деловой коммуникации определяет и выбор языковых средств в общении.

1. Наименование адресата в документе может быть универсальным и профессиональным.

Наиболее общая формула обращения: Уважаемые господа! Уважаемый господин …(фамилия)!

К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоуважаемый и многоуважаемый.

При обращении к должностным лицам органов государственной власти и управления, президентам компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин председатель!

Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)!

В официальных документах возможно наименование адресата по профессии, должности, воинскому званию и т.п. Например: Уважаемый профессор… При этом название профессий, должностей, званий сохраняет форму мужского рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемый коллега!

Глаголы в деловых письмах употребляются в форме изъявительного наклонения, редко – повелительного наклонения (позвольте поблагодарить Вас…). Преобладают формы глаголов первого лица множественного числа: Сообщаем Вам, что …; Напоминаем…Направляем в Ваш адрес … Форма первого лица единственного числа используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц: Прошу дать ответ… Предлагаю… Приглашаю…

В функции речевых этикетных средств могут выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах. Здесь целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд… К сожалению…, а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия… Мы рассматриваем возможность предоставления Вам… Надеемся на долгосрочное сотрудничество… Желаем успехов!

С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность, придать высказыванию при необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам приятно сообщить, что… Мы обеспокоены отсутствием… Мы полагаем, что оптимальное решение…

Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зависит от конкретной коммуникативной ситуации (благодарность, просьба, извинение и т.д.). От того, как отражается в деловой переписке та или иная речевая ситуация, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительный записках.

4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.

В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы:

1) служебная документация – это документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных;

2) официально-деловая переписка, включающая документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

 

Основные виды служебной документации:

1.Организационно-правоваядокументация: учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания.

1. Распорядительная документация(приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).

2. Информационно-справочная документация, которая в свою очередь условно подразделена наоперативно-информационную – письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т.п. и справочно-информационную – акты, протоколы, отчеты и др.).

4.Документация по личномусоставу: автобиография, анкета, доверенность, заявление, личные дела, резюме, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.

 

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ РАЗНЫХ ВИДОВ

Приказ – это распорядительный документ, который издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т.п., документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения увольнения работников и др.

Приказ издается на специальном бланке приказа организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами являются: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чём?», например «О реорганизации предприятия», «Об отмене оплаты отпусков» и т. д.

Приказы делятся на две основные группы: 1) приказы по основной деятельности; 2) приказы по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы:

1) по организации работы предприятия;

2) финансированию;

3) планированию;

4) отчётности;

5) снабжению;

6) реализации продукции;

7) другим производственным вопросам.

К приказам по личному составу относятся приказы: о приёме работников; увольнении работников; переводе работников.

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и

распорядительной.

В констатирующей части указываются основания издания приказа.

Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость.

Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, где указывают:

- «ПРИКАЗЫВАЮ»;

- «кому» (исполнителю или структурному подразделению);

- «что делать» (указывают конкретную работу);

- «до какого числа» (сроки её окончания).

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

 

ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «НОРД»

 

ПРИКАЗ

20.04.2011 № 11

г. Воронеж

Об обеспечении противопожарной

безопасности и усилении охраны

в период праздничных дней

В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1, 2 и 9 мая

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести тщательную уборку на территории завода и перевезти в более безопасное место воспламеняющиеся предметы и материалы (отв. Ю.В. Косенков).

2. Провести проверку состояния электропроводки электрооборудования и не позднее чем за 2 часа до окончания работы 30 апреля выключить все рубильники (отв. В.Е. Петров).

3. Представить до 25.04.2011г. список лиц, пребывание которых обязательно на заводе в праздничные дни (отв. В.Г. Старков).

4. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. начальника административно-хозяйственного отдела завода Р. И. Камалов.

Генеральный директор Л/п Т.К. Романов

Н. Н. Кузнецова.

Фирма «Центр» 00.00.0000 № ____

г. Ростов-на-Дону

ПРИКАЗ

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

1.1. Имаеву Лилию Идрисовну на должность старшего бухгалтера 21.01.2010 с окладом руб. в месяц согласно штатному расписанию.

Основание: личное заявление Л.И. Имевой

С приказом ознакомлена: Личная подпись 29.01.2010.

1.2. Репина Алексея Владимировича на должность специалиста технического отдела с 00.00.0000 с двухмесячным испытательным сроком с окладом руб. в месяц согласно штатному расписанию.

Основание: личное заявление А. В. Репина

С приказом ознакомлен: Личная подпись 29.01.2010.

2. ПЕРЕВЕСТИ

Гареева В.Г., старшего специалиста экономического отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 02.02.2010 с окладом руб. в месяц согласно штатному расписанию.

Основание: личное заявление В.Г.Гареева, представление заведующего экономическим отделом Б.А. Ковальчук.

С приказам ознакомлен: Личная подпись 02.02.2010.

3. УВОЛИТЬ Карасева Б.В., секретаря-референта канцелярии, 29.01.2010 в связи с истечением срока трудового договора п. 2 ст. 29 КзоТ РФ.

Основание контракт № _____ от______

С приказом ознакомлен: Личная подпись 29.01.2010.

 

Директор фирмы Личная подпись И.О. Фамилия

 

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

На предприятиях, в организациях составляют протоколы:

- заседаний совета директоров (учредителей);

- общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов.

Проведению совещания любого уровня должна предшествовать подготовительная работа: для участников готовится и раздаётся информационный материал по вопросам, включённым в повестку дня.

Протокол ведётся секретарём коллегиального органа или работниками, подготовившими собрание. Секретарь конспектирует выступления участников собрания. Протокол составляется на основании этих записей, а также из представленных тезисов докладов, выступлений, проектов и других материалов. Проект протокола визируется сотрудниками, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол подписывается председателем и секретарём собрания.

Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

Заголовок содержит название органа, проводящего собрание или протоколируемого мероприятия.

Текст протокола состоит из двух частей:

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель – инициалы и фамилия;

Секретарь – инициалы и фамилия;

Присутствовали – инициалы и фамилия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашённых.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение, каждый её пункт нумеруется и записывается с новой строки.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы и через тире – краткое изложение текста выступления.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Текст постановления сроится по образцу распорядительной части приказа. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады т.п.

 

Инпромбанк

 

ПРОТОКОЛ

19. 02. 2011 собрания кредиторов банка №1

 

Председатель: А.И. Белов

Секретарь: В.Р. Ефремова

Присутствовали: кредиторы «Инпромбанка» (12 человек., что составляет 90% голосов, см. приложение «Список присутствующих кредиторов»)

 

Повестка дня:

1. Утверждение отставки конкурсного управляющего банком И.И. Камалова

2. Переизбрание комитета кредиторов.

СЛУШАЛИ:

Управляющего банком И.И. Камалова – о запрете определением Черёмушкинского районного суда по иску частного вкладчика О.В. Смирнова проведения собраний кредиторов в настоящее время.

ВЫСТУПИЛИ:

И.С. Поленов – выступил против переноса собрания кредиторов.

Л.А. Ильин – предложил перенести собрание до вынесения окончательного судебного решения.

О.А. Румянцева – предложила повестку дня следующего собрания кредиторов: «Рассмотрение требований частных вкладчиков «Инпромбанка».

 

РЕШИЛИ:

1. Провести собрание кредиторов в первой декаде июня 2011 г.

2. Включить в повестку дня собрания следующий вопрос: «Порядок рассмотрения и удовлетворения требований вкладчиков» (отв. – И.И. Камалов.

 

Голосовали: 12 кредиторов.

«за» - 11 человек,

«против» - 1;

«воздержались» - нет.

Решение принято.

Особое мнение – И.С. Поленов считает настоящее собрание кредиторов своевременным и правомочным принять решение по отставке конкурсного управляющего банком.

 

Приложение: на 1 л.

Председатель Подпись А.И. Белов

Секретарь Подпись В.Р. Ефремова

 

Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких- либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

– внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения;

– внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка имеет следующие реквизиты:

– наименование структурного подразделения;

– вид документа (докладная записка);

– дата;

– регистрационный номер;

– заголовок к тексту;

– текст;

– адресат;

– подпись составителя (с указанием должности).

Текст докладной записки делится на две части:

• описание сложившейся ситуации (констатирующая часть);

• выводы, предложения, просьбы.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию». Ключевое слово докладной записки - Прошу. Широко используются клишированные конструкции: В связи с... В соответствии с... Возникла необходимость (чего)... Согласовать вопрос...

 

Отдел рекламы Генеральному директору

ООО «Мега»

докладная записка В.Л. Горюнову

 

20.01.2006 № 10

 

о командировании специалистов

 

В соответствии с полученным 19.01.2011 от ООО «Экспо» официальным приглашением сотрудникам ООО «Мега» посетить организуемый ООО «Экспо» международный семинар, посвященный развитию рекламы и ее роли в маркетинге, прошу Вас командировать на семинар (г. Ярославль) на срок с 01.02.2011 по 07.02.2011 следующих специалистов: маркетолога Петрова А.М. и художника-дизайнера Митину А.К.

 

Начальник отдела А.В. Тарасов

 

Служебная записка, в отличие от докладных записок, обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.

 

Административно-хозяйственный отдел Начальнику службы охраны

Д.Ю. Бельчикову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.02.2011 № 10

 

В субботу 18.02.2011 с 13.00 до 15.00 в офисе будут проводиться работы, связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров.

Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО «Стронг» для выполнения этих работ:

1. Кинев Василий Николаевич.

2. Градов Станислав Степанович.

 

Начальник отдела Ф.С. Соловьев

 

Управление делами Начальникам управлений и отделов

Госгортехнадзора России Госгортехнадзора России

 

Объяснительная записка — документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

Объяснительная записка адресуется конкретному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит те же реквизиты, что и внутренняя докладная записка.

Можно выделить две группы объяснительных записок:

• сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание;

• составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведением отдельных работников.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в первой отражаются факты, события, явившиеся поводом для ее составления, во второй — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает составитель.

 

Склад № 7 Директору ООО «Люкс»

Н.Н. Николаеву

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

23.05.2005 № _______

 

Об изменении сроков поставки

экологического оборудования

В связи с временным приостановлением погрузочных работ на складе № 7 срок поставки экологического оборудования, указанного в договоре поставки № 8, переносится на 26 мая 2005 г.

 

Зав. складом № 7 Подпись И.Е. Серов

 

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

• содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

• выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

 

Уфимскийгосударственный

педагогический университет

СПРАВКА

01.03.2011 № 18

Уфа

Володина Лидия Петровна работает старшим преподавателем кафедры русского языка и литературы Уфимского государственного педагогического университета по совместительству с 01.04.2008 года.

Справка выдана для предоставления по основному месту работы.

 

Ректор института Р.Р. Ибрагимов

 

Начальник отдела кадров И.Ю. Ткачук

 

Доверенность – это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность выдаётся для получения заработной платы и других платежей (пенсии, пособия, стипендии) на управление имуществом, получение права на наследство. Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей от имени организации.

В тексте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица, организация, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности.

Обязательными реквизитами доверенности являются: 1 наименование жанра документа; 2) место написания; 3) дата написания; 4) основной текст; 5) удостоверительная надпись, скреплённая печатью. Доверенность удостоверяется в одном экземпляре (см. приложение 5).

Личная доверенность выдаётся для получения заработной платы и других платежей (пенсии, пособия, стипендии) на управление имуществом, получение права на наследство.

В личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо, вид действий по доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются: 1)наименование жанра документа; 2) место написания; 3) дата написания; 4) основной текст; 5) удостоверительная надпись, скреплённая печатью. Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. Используемые клише: Я…доверяю…кому…что (что делать).

Доверенность

 

Уфа, 2-е марта 2011 г.

 

Я, Халикова Амина Фоатовна, проживающая в общежитии № 5 Уфимского государственного нефтяного университета по адресу: г.Уфа, ул. Космонавтов, д. 3, комната 34, доверяю Крючковой Ирине Борисовне (паспорт 80 01 043137, выдан 20 апреля 2008 г. Октябрьским ГРОВД г. Уфы), проживающей по адресу: г.Уфа, ул. Горького 36, кв.56, получить в кассе УГНТУ причитающуюся мне заработную плату за февраль 2011 года.

Доверяю в получении денег за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением

Подпись

Подпись Халиковой А.Ф. удостоверяется

 

Нотариус Подпись И.Р. Надеина

Дата Печать

Заявление – это документ,краткое письменное обращение,содержащее конкретную просьбу, требование, пожелание.

Заявление предназначено для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным, когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу.

Реквизиты заявления: адресат, именование заявителя – фамилия, имя, отчество (адрес, телефон – при адресации от частного лица в организацию), наименование жанра документа, текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией, список документальных приложений (если они есть), подпись заявителя, дата.

Фамилия заявителя может быть оформлена в форме родительного падежа как с предлогом от, так и без него. С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого?, во втором случае подчеркивается принадлежность документа – чье заявление? В настоящее время более распространен второй вариант оформления именования адресанта – без предлога. Однако предлог от необходим в случае, когда не указывается фамилия адресата (а адресант – женская фамилия).

Наименование жанра также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает тот и другой варианты: заявление – Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой. Используемые клише: Прошу + что делать (разрешить, предоставить, рассмотреть, освободить и т.п.).

 

Декану горно-нефтяного факультета Уфимского государственного

нефтяного технического университета

проф. А.Р. Хафизову

(от) студента группы ГГ-10-01

Ю.А. Степанова

 

заявление.

 

Прошу освободить меня от занятий в университете с 8 по 12 ноября в связи с поездкой в г. Москву для участия во Всероссийской межвузовской научно-практической конференции.

3 октября 2010 г. Подпись

 

Декану механического

факультета Воронежского

государственного университета

доценту Лазареву В.Н.

студента 4 курса группы ФМ-43

Кузнецова Ю.М.

 

Заявление

 

Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов за летнюю экзаменационную сессию в связи с тем, что в период сессии я должен буду пройти курс лечения в санатории. Ксерокопию путёвки в санаторий прилагаю.

 

20.05.2011 г. Подпись

 

В последние годы при подборе и расстановке кадров широко стали использовать резюме.

Резюме представляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работника. Наряду с официальными данными составитель может указать любую дополнительную информацию, характеризующую его как специалиста и личность. Например, окончил курс секретарей-референтов, делопроизводства; имею опыт работы с компьютерными программами; имею аттестат Минфина РФ первой категории на право совершения операций с ценными бумагами, имею водительские права и т. д.

Установленной формы резюме нет.

Фирмы составляют ее в произвольной форме, которая может содержать следующие данные:

• фамилия, имя, отчество работника;

• год рождения;

• домашний адрес;

• телефон;

• семейное положение;

• наличие детей;

• образование;

• опыт работы, в том числе по специальности;

• последние места работы и должности;

• знание компьютера;

• знание иностранных языков;

• интересующий уровень оплаты труда;

• дополнительные данные.