Регистрация и индексация документов кадровой службы.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт ею создания, получения или отправления.

Целью регистрации является осуществление учета, контроля за исполнением документов и их поиска. С регистрацией документов связано решение таких задач, как:

-обеспечение сохранности документов;

-организация информационно-поисковых массивов.

По регистрационным формам можно получить данные о поступлении и отправке документов, их местонахождении, сроках и др.

Многие документы, создаваемые в учреждениях и организациях, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В делопроизводстве кадровой службы создаются документы, которые регистрируются с целью придания им юридической силы (приказы, письма, докладные записки и др.). Большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве формируется с целью учета особо ценных документов (трудовых книжек, личных дел, командировочных удостоверений и др.).

Документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, в отдельные массивы при регистрации в любой организации выделяют приказы по личному составу. Но при большом объеме этих документов они могут быть разделены по критерию срока хранения на два массива - приказы по личному составу (срок хранения 75 лет) и приказы об отпусках, командировках, взысканиях, дежурствах (срок хранения 5 лет). Возможна регистрация по отдельным видам: приказы о приеме, приказы о переводе, приказы об увольнении и т. д. В пределах каждого выделенного массива документам при регистрации присваивают порядковый номер и регистрационный индекс.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату.

ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ

Индексация документов - это присвоение при регистрации документу порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, место его хранения. Индексы используются при поиске, учете, систематизации документов. Регистрационные индексы на входящем документе проставляют на нижнем поле, на исходящих и внутренних - в заголовочной части документа.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах выделенного массива и условных обозначений, например, группы документов или структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС, или 145/ЛС, где 145 - порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС - обозначение приказов по личному составу.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года.

В небольших организациях обычно используется простая система индексации - к порядковому номеру приказа добавляют буквенные индексы "К" (кадры) или "ЛС" (личный состав). Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, то в данном случае индексы помогают отличить их от приказов по основной деятельности.

Ряд кадровых служб регистрируют с индексом "ЛС" приказы долговременных сроков хранения, с индексом "К" - кратковременных.

В крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, руководители, рабочие, служащие) к первоначальному индексу "К" приходится разрабатывать условные обозначения приказов по каждой категории персонала.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит, прежде всего, от количества издаваемых приказов. В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах и соответственно количество кадровых приказов также будет очень значительным, а каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, "П" - приказы о приеме на работу, "ПР" - приказы о приеме на работу рабочих, "ПС" - о приеме специалистов (ИТР); "К" - командировки, "КВ" - внутренние командировки и т. д. В таком случае система индексации должна быть закреплена в инструкции о делопроизводстве кадровой службы.

Индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

 

12. Понятие и требования к номенклатуре дел кадровой службы.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный по установленной форме1.

В этом определении следует обратить внимание на то, что номенклатура дел должна:

-закрепить систематизацию всех документов:

-содержать сроки хранения каждого дела;

-быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. Номенклатура дел разрабатывается с целью:

-обеспечения порядка в процессе подшивки документов в дела (т. е. формирования дел);

-учета количества дел, заведенных в структурном подразделении (и организации в целом) за год;

-индексации дел;

-составления описей при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив;

-учета в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов.

При разработке конкретной номенклатуры дел пользуются нормативными документами Росархива, регламентирующими методику составления и оформления номенклатуры дел, и типовым перечнем документов с указанием сроков хранения, кроме того, существенную помощь в составлении номенклатуры дел на будущий год могут оказать номенклатуры дел за прошлые годы.

Различают три типа номенклатур дел:

-типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом),

-примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер),

-индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются дпя составления индивидуальной номенклатуры дел; из них без изменений переносятся в индивидуальную номенклатуру дел заголовки дел и сроки хранения документов.

Номенклатура дел составляется в конце календарного года делопроизводственной службой организации и вводится в действие с января очередного года.

Номенклатура дел кадровой службы является разделом общей номенклатуры; ее проект готовит один из сотрудников, подписывает руководитель службы. Делопроизводственная служба организации может вносить изменения и корректировки в подготовленный проект (уточнять заголовки дел, сроки хранения и др.).

Номенклатура дел организации тиражируется в необходимом количестве экземпляров.Ёе первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в архиве организации, четвертый -в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

После утверждения общей номенклатуры дел кадровая служба получает выписку из нее, которая и является основой формирования документов в дела на протяжении календарного года. Номенклатура дел помещается рядом со стеллажом (полками, шкафами, сейфами), на котором хранятся дела, и используется в течение года для подшивки документов (формирования дел).

Номенклатура дел организации оформляется по аналогии с другими внутренними документами и имеет следующие реквизиты:

-наименование организации,

-наименование вида документа (номенклатура дел),

-дата,

-номер,

-место разработки,

-срок действия.

Справа располагается гриф утверждения. Номенклатура дел организации и структурного подразделения имеет отличия по составу реквизитов, их расположению и оформлению.

Информация номенклатуры дел оформляется в виде таблицы:

Индекс дела (1), Заголовок дела (2), Кол-во единиц хранения (3), Срок хранение дела и № статей по перечню (4), Примечание (5) - название заголовков. Под ними пишется: "Название раздела"

Названиями разделов номенклатуры дел организации будут названия структурных подразделений, расположенные в последовательности, соответствующей штатному расписанию или утвержденной структуре. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной системе; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена, за исключением графы 3, которая оформляется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то дело делят на тома (части) и сведения об этом фиксируются в графе 3.

В графе 4, помимо срока хранения каждого дела, должны быть проставлены номера статей по перечню.

странице сделать общую ссылку на его название и выходные данные. Если, помимо типового перечня, использовались типовая или примерная номенклатура дел, законодательные акты или нормативные документы, по которым установлены сроки хранения дела, то должна быть ссылка на эти документы.

Если в номенклатуре встречаются заголовки дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнем документов, то срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации. В этом случае рядом а, сроком хранения указывается соответствующая экспертная комиссия.

номенклатуры кадровая служба указывает: названия перечней документов со сроками их хранения, использованных при определении сроков хранения дел; делает отметки:

-о заведении дел;

-переходящих делах;

-выделении дел к уничтожению;

-лицах, ответственных за формирование дел;

-передаче дел в другую организацию для продолжения. По окончании календарного года кадровой службой организации

в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Итоговая запись и сведения графы 3 "работают" на выполнение учетной функции номенклатуры дел. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации унифицирована.

Номенклатура дел организаций, которые сдают документы на хранение, согласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. Чаще (независимо от срока ее согласования) это необходимо делать в том случае, если произошло коренное изменение функций, направлений деятельности или организационной структуры организации. В этом случае номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

Конкретная номенклатура дел должна предусмотреть заголовки дел для всех документов, образующихся в деятельности организации (входящих, исходящих, внутренних), а также:

-для группировки документов с грифами "Для служебного пользования" (ДСП), "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и справочных картотек, журналов (книг) учета документов выдачи и учета трудовых книжек, командировок, справок и др.;

-дел временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий

организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации);

-не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (бюллетени, тарифы, справочники).

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. В номенклатуре дел кадровой службы к таким делам относятся личные дела, трудовые книжки, журналы (книги) учета.

 

13. Понятие и требования к формированию дел в кадровой службе.

Формированием дел принято называть группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел.

Основой формирования дел является номенклатура дел - ее наличие во многом облегчает этот процесс, т. к. в этом документе креплены состав заводимых дел и их заголовки, установлены на научно обоснованные, регламентированные общегосударственными нормативными документами сроки хранения. Но само по себе наличие даже качественной номенклатуры дел не поможет грамотно формировать дела, если тому, кто несет за это ответственность, неизвестны нормативные требования к формированию дел.

Придерживаться существующих правил формирования дел необходимо, поскольку их выполнение:

-позволяет оперативно осуществлять поиск документов;

-дает возможность рационального формирования дел и их компактного хранения, тем самым экономит затраты на выполнение этой операции;

-ускоряет и облегчает окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на предархивную обработку документов;

-облегчает проведение экспертизы ценности документов, их отбор для дальнейшего хранения или уничтожения;

-обеспечивает сохранность документов, т. к. исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;

-является одним из направлений организационной защиты информации, предупреждает несанкционированный доступ как к конфиденциальной, так и к иной служебной информации;

-позволяет осуществлять контроль за наличием и местонахождением документов.

Делом (первичным комплексом) считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций

-раскладки документов по папкам (делам) и подшивки документов;

-расположения документов внутри дел в определенной последовательности;

-оформления обложки дела.

Первые две операции выполняются ежедневно. Оформление обложек проводят при заведении дел и после завершения года. В конце календарного года в кадровой службе заготавливаю) следующий год столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На корешки папок переносят индексы.

Дело считается заведенным после подшивки в папку перш исполненного документа.

Основные требования к формированию дел сводятся к следующему:

1.При формировании дел необходимо соблюдать подшивку документов только в дела, предусмотренные номенклатур в соответствии с установленными в ней заголовками. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации появляются документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела. Для этого в конце номенклатуры дел принято предусматривать дела с условным названием "Резерв".

2.Документы подшиваются в дела только после их исполненият. е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. Вдокументе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело, которая является одним из обязательных реквизитов. Она должна включать краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении.

При наличии ответного документа на нижнем поле исполнитель от руки пишет: "В дело №...", проставляет дату и свою подпись.

В нормативных документах межотраслевого действия, устанливающих порядок хранения документов [запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы, документы с пометкой "Подлежит возврату". В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.

3.Документы подшиваются в дела в день их исполнения.

4.Документы могут подшиваться в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Однако при большом объеме последних допускается формировать раздельно дела с документами и дела с приложениями к ним. Например: приказы отдельно от оснований для их издания, протоколы отдельно от решений.

5.Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, а также документы одного назначения (например, распорядительные), но разных номиналов (видов) и сроков хранения - приказы и распоряжения.

6.Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа: это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов. Исключение могут составлять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

7.Каждое дело должно содержать неболее 250 листов(30-40 мм). Более толстые дела неудобны в пользовании. Если в дело откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, должно иметь общий заголовок и индекс дела с добавлением номера тома.

8.Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. В кадровых службах к таким делам относятся личные дела работников, хниги учета, журналы регистрации.

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, т. к. от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их oпeративного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требовании к систематизации документов внутри дела зависит и объем ин формации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит подпись необходимой информации. Основной принцип систематизации документов в делах хронологический. При этом документы рас полагаются по датам, начиная с самой ранней и заканчивая самой поздней, соблюдение этого правила обеспечивает расположение документов внутри дела в прямой хронологической последовательности, которая является обязательной при сдаче документов в архив.