Экспертиза ценности кадровой документации.

Организация экспертизы ценности документов

 

Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве (при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению);

- в архиве организации (при подготовке дел к передаче на постоянное хранение).

Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляются в организациях специальными постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК).

В министерствах, ведомствах и других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а в структурных подразделениях министерств и ведомств, в организациях - экспертные комиссии. Экспертные комиссии организуют и проводят экспертизу ценности документов и их отбор для передачи на хранение, контролируют проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях, оказывают им методическую помощь в ее проведении.

ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом, работает в постоянном контакте с тем архивным учреждением, в которое сдает документы. В государственных архивах создаются экс-пертно-проверочные комиссии (ЭПК), которые работают в тесном контакте с теми организациями (с ЦЭК министерств и ведомств), от которых принимают документы на хранение.

Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании соответствующего типового положения, утвержденного Росархивом (приложение 84). Положение о ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением Росархива.

Основными функциями экспертных комиссий (ЭК) организации являются:

-организация ежегодного отбора документов для хранения;

-рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

-рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

-рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

-подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов. При возникновении затруднений в проведении экспертизы

ценности отдельных категорий документов можно привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.

 

Порядок работы эксперной комиссии

 

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (в министерствах - руководителя структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников,в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив), работники делопроизводственной службы, а в состав ЦЭК - представитель соответствующего учреждения Росархива.

Председателем комиссии организации назначается один из.руководящих работников организации.

Документирование деятельности комиссии и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на

секретаря комиссии.

Комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы,1 утверждаемым руководителем организации, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем организации.

Протоколы, содержащие решения:

- об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

-одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

-изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

- установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Первый этап экспертизы проводится, как уже отмечалось. в структурных подразделениях и состоит:

-в отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

-отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

-выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение работниками кадровой службы установленного порядка оформления документов и формирования дел.

Документы постоянного хранения отбирают на основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации. Члены комиссии должны полистно проверить дела.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК") (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК"), содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка "ЭПК" ("ЭК") в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельно дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации структурных подразделениях проводится отбор дел и документов ременного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения Завершения) ревизии", "после окончания договора" и т. п.

 

Подготовка кадровой документации к сдаче в архив.

В архив организации дела по личному составу передаются только по описям.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел кадровой службы к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники кадровой службы обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива организации (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

В конце описи на каждом ее экземпляре делаются отметки о количестве (цифрами и прописью) фактически принятых дел. отсутствующих дел и дате передачи дел в архив.

Архив организации хранит документы по личному составу в течение установленного срока, а затем передает их на государственное хранение, т. е. хранение в архиве организации является временным. Предельный срок временного хранения документации по личному составу - 75 лет. Организации, документы которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами. Существует порядок передачи документов на хранение в государственный архив досрочно (до истечения 75 лет). Досрочная передача документов осуществляется на договорной основе.

Депозитарное хранение. Архивные документы организаций в т. ч. общественных объединений со дня их регистрации), действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности.

Не все организации имеют свой архив, в ряде случаев он еще Создавался, т. к. организация действует 5-7 лет, в других случаях не хватает свободных площадей для его размещения. Однако, обстоятельства не снимают с организации ответственности за сохранность своих документов. Проблема сохранности документов в этих случаях может быть решена на основе так называемого депозитарного хранения. Использование депозитарной формы ранения может обеспечить сохранность документов организации без создания архива, затрат на его оборудование и введения в штат архивиста.

Депозитарное хранение документов - это хранение документов в архиве, музее, библиотеке в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между организацией и специально уполномоченным Правительством Российской федерации федеральным органом исполнительной власти. Права собственника на архивные документы остаются за организацией. В договоре с архивом (музеем, библиотекой) оговариваются порядок проведения упорядочивания документов, передаваемых на хранение, их архивно-техническая обработка, а также проведение экспертизы их ценности.

Хранение документов в архиве. Документы, переданные на хранение в архив, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

- документов по личному составу, записей нотариальных действий - 75 лет;

- похозяйственных книг и документов, касающихся приватизации жилищного фонда, - 75 лет;

- проектной документации по капитальному строительству -20 лет;

- технологической и конструкторской документации - 20 лет;

-патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;

- научной документации - 15 лет;

- кино- и фотодокументов - 5 лет;

- видео- и фотодокументов - 3 года.

В соответствии с действующим законодательством при ликвидации негосударственных организаций, в т. ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т. ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При реорганизации, влекущей прекращение организации, архивные документы передаются только ее правопреемнику.