Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Экспертиза ценности кадровой документации.↑ ⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 5 Содержание книги Поиск на нашем сайте
Организация экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится: - в делопроизводстве (при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению); - в архиве организации (при подготовке дел к передаче на постоянное хранение). Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляются в организациях специальными постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК). В министерствах, ведомствах и других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а в структурных подразделениях министерств и ведомств, в организациях - экспертные комиссии. Экспертные комиссии организуют и проводят экспертизу ценности документов и их отбор для передачи на хранение, контролируют проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях, оказывают им методическую помощь в ее проведении. ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом, работает в постоянном контакте с тем архивным учреждением, в которое сдает документы. В государственных архивах создаются экс-пертно-проверочные комиссии (ЭПК), которые работают в тесном контакте с теми организациями (с ЦЭК министерств и ведомств), от которых принимают документы на хранение. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании соответствующего типового положения, утвержденного Росархивом (приложение 84). Положение о ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением Росархива. Основными функциями экспертных комиссий (ЭК) организации являются: -организация ежегодного отбора документов для хранения; -рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; -рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; -рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; -подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов. При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов можно привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.
Порядок работы эксперной комиссии
Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (в министерствах - руководителя структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников,в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив), работники делопроизводственной службы, а в состав ЦЭК - представитель соответствующего учреждения Росархива. Председателем комиссии организации назначается один из.руководящих работников организации. Документирование деятельности комиссии и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии. Комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы,1 утверждаемым руководителем организации, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем организации. Протоколы, содержащие решения: - об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; -одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел; -изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел; - установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Первый этап экспертизы проводится, как уже отмечалось. в структурных подразделениях и состоит: -в отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; -отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; -выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение работниками кадровой службы установленного порядка оформления документов и формирования дел. Документы постоянного хранения отбирают на основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации. Члены комиссии должны полистно проверить дела. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК") (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК"), содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка "ЭПК" ("ЭК") в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельно дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации структурных подразделениях проводится отбор дел и документов ременного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения Завершения) ревизии", "после окончания договора" и т. п.
Подготовка кадровой документации к сдаче в архив. В архив организации дела по личному составу передаются только по описям. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел кадровой службы к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники кадровой службы обязаны устранить. Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива организации (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. В конце описи на каждом ее экземпляре делаются отметки о количестве (цифрами и прописью) фактически принятых дел. отсутствующих дел и дате передачи дел в архив. Архив организации хранит документы по личному составу в течение установленного срока, а затем передает их на государственное хранение, т. е. хранение в архиве организации является временным. Предельный срок временного хранения документации по личному составу - 75 лет. Организации, документы которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами. Существует порядок передачи документов на хранение в государственный архив досрочно (до истечения 75 лет). Досрочная передача документов осуществляется на договорной основе. Депозитарное хранение. Архивные документы организаций в т. ч. общественных объединений со дня их регистрации), действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности. Не все организации имеют свой архив, в ряде случаев он еще Создавался, т. к. организация действует 5-7 лет, в других случаях не хватает свободных площадей для его размещения. Однако, обстоятельства не снимают с организации ответственности за сохранность своих документов. Проблема сохранности документов в этих случаях может быть решена на основе так называемого депозитарного хранения. Использование депозитарной формы ранения может обеспечить сохранность документов организации без создания архива, затрат на его оборудование и введения в штат архивиста. Депозитарное хранение документов - это хранение документов в архиве, музее, библиотеке в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между организацией и специально уполномоченным Правительством Российской федерации федеральным органом исполнительной власти. Права собственника на архивные документы остаются за организацией. В договоре с архивом (музеем, библиотекой) оговариваются порядок проведения упорядочивания документов, передаваемых на хранение, их архивно-техническая обработка, а также проведение экспертизы их ценности. Хранение документов в архиве. Документы, переданные на хранение в архив, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: - документов по личному составу, записей нотариальных действий - 75 лет; - похозяйственных книг и документов, касающихся приватизации жилищного фонда, - 75 лет; - проектной документации по капитальному строительству -20 лет; - технологической и конструкторской документации - 20 лет; -патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет; - научной документации - 15 лет; - кино- и фотодокументов - 5 лет; - видео- и фотодокументов - 3 года. В соответствии с действующим законодательством при ликвидации негосударственных организаций, в т. ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т. ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. При реорганизации, влекущей прекращение организации, архивные документы передаются только ее правопреемнику.
|
||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-08-14; просмотров: 453; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.117.91.170 (0.011 с.) |