Особенности организации работы с внутренними, отправляемыми и поступающими кадровыми документами.

=Порядок обработки поступающих документов:

1)прием и первичная обработка;

2)регистрация;

3)предварительное рассмотрение;

4)рассмотрение, оформление резолюции;

5)передача (доведение) документа до исполнителей;

6)исполнение и контроль исполнения;

7)принятие исполненного документа и снятие с контроля;

8)помещение исполненных документов в дело.

Операции по приему документов обычно производят централизовано (н-р, в службе документационного обеспечения управления организации (канцелярия, общий отдел)). Если поступающие документы адресованы непосредственно кадровой службе, то прием осуществляется непосредственно в КС.

Способы доставки документов разнообразны: почта, эл.связь, факсимильная связь, курьер.

Существуют следующие правила первичной обработки документов:

1)проверяется правильность доставки документов. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту. Заказная почта и телеграмма принимаются под расписку с указанием даты, времени приема.

2)проверяется целостность упаковки и сохранность печати. После вскрытия конверта проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствие документов, приложений к ним, отсутствие страниц документов – об этом необходимо сообщить направителю. Все конверты, поступающие по почте, подлежат вскрытию кроме конвертов с надписью «лично». Все вскрытые конверты подлежат уничтожению кроме:

-если необходимо установить адрес отправителя, время отправки и получения документа;

-содержание документа носит личный характер, но пометка на конверте «лично» отсутствует.

Первичная обработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые и не регистрируемые. Каждая организация сама определяет, какие документы регистрировать, а какие нет. На поступивший документ, подлежащий регистрации проставляется отметка о поступлении документа в организацию.

Предварительное рассмотрение документа проводится после первичной обработки и регистрации и значительно ускоряет движение документа. Оно позволяет определить какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы сразу в структурное подразделение и ответственным исполнителям.

Одной из задач, решаемых при предварительном рассмотрении документов, является освобождение руководителя организации от излишнего потока второстепенной информации, т.е. в ходе предварительного рассмотрения документов вся документация делится на несколько потоков:

1)документация, которая в обязательном порядке должна быть передана на рассмотрение руководителю организации (документы вышестоящих организаций);

2)документы, передаваемые на рассмотрение в структурные подразделения.

При рассмотрении документов руководителем организации (структурного подразделения) выносится решение по данному документу оформляемое в виде резолюции, на которой определяются исполнители и сроки исполнения.

На исполнение документы передаются в соответствии с резолюцией. Формы исполнения могут быть различные в зависимости от содержания исполняемого документа.

Если исполняемый документ содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий его исполнением будет являться конкретная деятельность исполнителей (проведение переговоров, организация мероприятий). Тогда после исполнения документа отметка об исполнении будет содержать сведения о произведенном действии.

Если информация документа требуется для ознакомления сотрудников, н-р, с результатами решения каких-либо вопросов отметка об исполнении будет содержать слова «принято к сведению» или «принято к руководству».

Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа или издания другого документа. Исполнение таких документов заключается в подготовке другого документа.

Контроль исполнения документа может осуществляться как по факту исполнения, так и по срокам исполнения. После всего исполненный документ помещается в дело.

=Этапы обработки отправляемых документов:

1)подготовка проекта документа;

2)оформление, согласование (визирование) документов;

3)удостоверение (подписание) документов;

4)регистрация документов;

5)отправка документов.

1.Подготовка проекта документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений, соответствующих нормативно-правовым документам, анализ ранее изданных документов и т.д. после подбора необходимой информации оформляется проект будущего документа.

2.На данном этапе происходит оформление и проверка правильности оформления документов. Согласование и визирование документа осуществляется руководителями и специалистами заинтересованных структурных подразделений.

Принципиальное отличие в процессах визирования и согласования документов может быть при наличии в организации локальной компьютерной сети. В этом случаи проект документа для согласования передается в электронной форме.

3.После получения на проекте документа всех виз, документ передают на подпись соответствующему должностному лицу наделенному полномочиями подписания документа (руководитель организации, руководитель структурного подразделения). Некоторые из документов проходят еще и процедуру утверждения.

Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение отправляемых документов. Поэтому целесообразно там, где возможно предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.

4.Регистрация отправляемых документов может осуществляться централизовано (в службе ДОУ) или децентрализовано (в структурных подразделениях). В процессе регистрации на документе проставляется дата и регистрационный номер документа в соответствии с принятыми в организации правилами.

5.Перед отправкой документа с него снимается копия, которая в последующем подшивается в дело, содержащее соответствующие документы. Для отправки принимаются документы полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

Должностное лицо ответственное за отправку документов проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов (в случае если документ отправляется несколькими адресатами), правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки.

Не оформленные или не правильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Правильно оформленные документы упаковываются и отправляются.

Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим правилам оказания услуг почтовой связи.

Документы, поступающие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

=Обработка внутренних документов.

На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документами осуществляется также как с отправляемой документацией.

На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с маршрутами движения поступающих документов.

Отличие имеется в подготовке распорядительных документов, особенности оформления трудовых договоров, докладных и служебных записок, приказов по личному составу, локальных кадровых документов и т.д.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и отправляемые: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.