Охарактеризуйте группу организационных документов.

Организационная документация – документация, которая определяет организационные вопросы деятельности организации (функции,структуру,права,обязанности,ответственность,подчиненность)

К ним относят:

· Положения

· Уставы

· Инструкции

· Правила

· Должностные инструкции

 

46. Каковы правила составления и оформления устава и положения?

Устав – правовой акт, регламентирующий деятельность организацииЮ взаимоотношение с другими организациями, права и обязанности в сфере гос. Управления.

Уставы утверждаются вышестоящими органами или министерствами. Текст устава разбивается на разделы:

1. Общие положение – задачи.

2. Организационное единство структурными подразделениями и связи.

3. Регламентация деятельности – формы управления, права, обязанности должностных лиц.

4. Финансово-материальная база – это размеры основных оборотных средств, источники, порядок, распоряжение.

5. Отчетность, ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции структурных подразделений, организаций или должностных лиц.

Текст положения может включать:

1. общее положение.

2. основные задачи.

3. функции

4. права и обязанности.

5. взаимоотношения и связи.

Отдельно выделяют положения по конкретному вопросу. Например: О ведении делопроизводства, об открытиях и изобретениях.

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

Наименование структурного ________И.О.Фамилия

Подразделения 00.00.0000

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0 № 00

Место составления

Заголовок к тексту (о чем?)

1…….…………

2……………………….

3…………………………..

Наименование должности И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

__________И.О.Фамилия

00.00.0000

47. Каковы правила составления и оформления правил?

Правило – нормативный документ, в котором излагается основное требование предъявленное к сотрудникам ими, к выполнению определенного рода работ.

правила могут касаться различных вопросов и утверждаться руководителем.

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

ПРАВИЛА

00.01.0 № 00

Место составления

заголовок к тексту (чего?)

1…….…………

2……………………….

3…………………………..

Наименование должности И.О.Фамилия

48. Каковы правила составления и оформления инструкции и должностной инструкции?

Инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организации, должностных лиц и граждан.

Инструкции также издаются для определения порядка применения законодательных документов. Текст инструкции носит организационный характер.

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции права, обязанности сотрудника организации.

Текст делится на разделы:

- общее положение

- функции

- должностные обязанности

- права

- ответственность

- взаимоотношения.

Наименование вышестоящей организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

Наименование организации ________И.О.Фамилия

00.00.0000

Наименование структурного

Подразделения

ИНСТРУКЦИЯ

00.02.0 № 00

Место составления

Заголовок к тексту (о чем?)

1…….…………

2……………………….

3…………………………..

Наименование должности И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

__________И.О.Фамилия

00.00.0000

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Наименование структурного

Подразделения

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0 № 00

Место составления

Заголовок к тексту (кому?)

1…….…………

2……………………….

3…………………………..

Наименование должности И.О.Фамилия

49. Охарактеризуйте группу личных документов.

Личный документ – официальный документ, удостоверяющий личность человека и (или)его права, а также служебное либо общее положение содержащие другие сведения библиографического характера.

К ним относят:

· Паспорт

· Военный билет

· Документ об образовании

· Служебные и личные удостоверения

· Свидетельства

50. Каковы правила составления и оформления автобиографии.

Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения — повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека. Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

51. Каковы правила составления и оформления заявления?

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

Пишется от руки в произвольной форме.

На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

название вида документа;

дата;

адресат;

от кого направлено;

текст;

подпись.

52. Каковы правила составления и оформления характеристики.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем.

Реквизиты характеристики: наименование вида документа; текст; подписи; дата; печать.

Текст состоит из двух частей:

вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии; основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

53. Каковы правила составления и оформления простых приказов по личному составу? 54. Каковы правила составления и оформления сложных приказов по личному составу?55. Каковы правила составления и оформления сводных приказов по личному составу?

Приказ — документ издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач деятельности организации.

Приказы по личному составу оформляются во многих случаях, например, при приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, предоставлении отпуска, командировании и в других случаях. Заключение трудового договора (контракта) с работником предусматривает издание приказа о приеме его на работу. Такой приказ является приказом по личному составу.

Необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

■ наименование организации;

■ дата;

■ регистрационный индекс;

■ подпись.

Работники отдела кадров могут оформлять приказы по личному составу на общих или специальных бланках, но в любом случае имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Так, например, каждый лист документа должен иметь следующие размеры полей:

■ левое — 30 мм;

■ правое — не менее 8 мм;

■ верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. На практике большинство организаций использует угловой вариант расположения реквизитов, когда они располагаются в верхнем левом углу. При этом следует помнить, что максимальная длина строки реквизитов бланка в таком случае не должна превышать 73 мм.

На некоторых предприятиях при создании приказов по личному составу указывается сокращенное наименование организации. Например, при полном наименовании организации «Общество с ограниченной ответственностью «Информационное агентство «Новость» указывается наименование «Новость», что является нарушением.

Наименование организации должно указываться в точном соответствии с уставными документами. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки. В соответствии с п. 90 Инструкции прописными буквами печатаются:

— реквизит «Название вида документа» (например, «ПРИКАЗ»);

— слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» — в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» — в приказах;

— фамилии работников в текстах приказов по личному составу.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

56. Каковы правила составления и оформления выписок из документов?

Выписка из приказа по личному составу - это копия части подлинного документа. Реквизиты выписки из приказа: наименование министерства или ведомства; наименование организации; выписка из приказа; дата и номер подлинного документа; место составления; заголовок; констатирующая часть текста; распорядительная часть (необходимый пункт); подпись; заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

слово "Верно"; наименование должности сотрудника, заверившего выписку; дата заверительной надписи.

57. Охарактеризуйте трудовой договор.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы; сроке действия; виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Основные условия, которые рекомендуется указывать в договорах: место работы; конкретная работа по профессии, должности; дата начала работы и ее окончания; оплата труда; обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.