Охарак-те особенности простановки интервалов в реквизите док-ов.

При создании документов используется текстовый редактор Microsoft Word, гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - 15 пт. Выравнивание по ширине листа. Тексты док-ов, допускается печатать через два межстрочных интервала на ПМ или полуторный - на ПК.

При оформлении на компьютере реквизиты док-та, состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно 14 пт». Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Одинарный

Председатель Комитета

по архивам и делопроизводству Точно 14 пт

при Совете Министров
Республики Беларусь

Одинарный

Подпись В.И.Адамушко

Одинарный

Дата

Полуторный

СОГЛАСОВАНО

Одинарный

Министр экономики

Республики Беларусь Точно 14 пт

 

Одинарный

Подпись Н.П.Зайченко

Одинарный

Дата

 

При оформлении на ПМ реквизиты док-та (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя- тремя межстрочными интервалами. Например:

 

 

СОГЛАСОВАНО

1,5

Председатель Комитета

по архивам и делопроизводству

при Совете Министров

Республики Беларусь

1,5

Подпись В.И.Адамушко

1,5

20.03.2006

2(3)

СОГЛАСОВАНО

1,5

Протокол заседания

экспертного совета

1,5

01.05.2006 № 9

 

Максимальная длина строки многострочных реквизитов при оформлении на ПК составляет 73 мм, на ПМ - 28 печатных знаков.

Текст док-та оформляется на лицевой стороне листа. Только док-ты со сроком хранения до трех лет разрешается оформлять на двух сторонах листа.

При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют посередине верхнего моля арабскими цифрами без точек, черточек и сокращений типа стр. или с.

9. Каковы правила оформления реквизита Государственный герб РБ?

Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1) помещают на бланках документов и угловых штампах организаций. Не допускается помещать изображение Государственного герба РБ между бланковыми надписями на двух языках. Изображение Государственного герба РБ на угловых штампах помещают по аналогии с бланками документов.

Реквизит помещают в центре верхнего поля бланка, изображение Государственного герба должно быть не более 17мм в диаметре.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью их нумеруют типографским способом или нумератором. Учетные порядковые номера проставляют на левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Учет гербовых бланков ведется при их поступлении в организациях раздельно по видам. В организациях с небольшим объемом документооборота поступление и выдачу гербовых бланков можно вести в одном журнале или картотеке

10. Каковы правила оформления реквизитов 2-4?

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 2).

Товарный знак и знак обслуживания - обозначение. способствующее отличию товаров или услуг одних юридических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц.

Организации государственной формы собственности могут пометать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации».

Организации негосударственной формы собственности при продольном расположении реквизитов эмблему организации помещают в центре на верхнем поле бланка размер 17 мм.

При угловом расположении реквизитов эмблема организации помешается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации».

Код организации (реквизит 3) проставляется на верхнем поле справа, на первом листе документа, после 40 ударов на ПМ или на 10 см на ПК.

Код документа (реквизит 4) проставляется на верхнем поле справа под кодом организации, после 40 ударов на ПМ или на 10 см на ПК.

11. Каковы правила оформления реквизитов 5-7?

Наименование вышестоящей организации (реквизит 5). При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

Наименование организации (реквизит 6) обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом (уставам, положением. приказом и др.).

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименование (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование помешают ниже полного или за ним в скобках.

Наименование структурного подразделения (реквизит 7). Автором док-та может быть структурное подразделение организации.

Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации).

12. Каковы правила оформления реквизитов 8-9?

Почтовый адрес отправителя (реквизит 8). На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес - адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Коммуникационные и коммерческие данные (реквизит 9) помещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя: телеграфный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные: номер расчетного счета, наименование банка и т. д.

Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

13. Каковы правила оформления реквизитов 10-12?

Название вида документа (реквизит 10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы».

Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные док-ты. письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия, для утверждаемого док-та (отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее док-т непосредственно при подписании. При подготовке проекта док-та допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Регистрационный индекс (реквизит 12) создаваемых и получаемых док-ов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.)

Если регистрационный номер отправляемого письма 4-12/645. то 4 - индекс структурного подразделения, 12 порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 645 — порядковый регистрационный номер письма.

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие у чета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о док-те в регистрационные формы, присвоении док-ту соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного индекса свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

14. Каковы правила оформления реквизитов 13-15?

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный индекс и дату док-та, на который дается ответ (не указывается в приказе).

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления РБ.

Для юридического лица местом издания док-та будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

Гриф ограничения доступа (реквизит 15) свидетельствует об особом характере информации, содержащейся в док-те, и ограничивает круг его пользователей. Он лимитирует степень открытости документа и возможность ознакомления с его содержанием различных должностных лиц.

Законом Республики Беларусь «О государственных секретах Республики Беларусь» от 29 ноября 1994 г. (в редакции Закона Республики Беларусь от 4 января 2003 г.) определено, что документам, содержащим служебную тайну, присваивается ограничительный гриф «Секретно», документам, содержащим государственную тайну, присваиваются грифы «Совершенно секретно» или «Особой важности». Для работы с документами, содержащими указанные грифы, необходимо иметь допуск по соответствующей форме, который выдается органами государственной безопасности. Наличие первой (высшей) формы допуска позволяет иметь доступ к документам с грифом «Особой важности», второй - «Совершенно секретно», третьей - «Секретно».

Согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 15 февраля 1999 г. № 237 (с изменениями от 18 апреля 2000 г. № 531) документам, содержащим тайну личной жизни граждан, иные сведения ограниченного распространения, не отнесенные к государственным секретам, присваивается ограничительный гриф «Для служебного пользования» («ДСП»).

Сведения ограниченного распространения в деятельности организаций иногда называют конфиденциальной информацией, хотя возможность использования на док-тах грифа «Конфиденциально» юридически не закреплена.

Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагают и правом верхнем углу документа и печатают от 5-го положения табулятора (после 40 знаков от левого поля).

15. Каковы правила оформления реквизита адресат?

Док-ты направляются в организации, при этом оформляется реквизит адресат (в правом верхнем углу над текстом, после 32 удара нп ПМ или на 8 см на ПК).

Оформление адресата может осуществляться несколькими способами:

1.При направлении док-та одного содержания в несколько однородных организаций их указывают обобщено в И.п.

Республиканские органы
государственного управления

Или

Средние школы г. Бреста

2.Адресование док-та в организацию:

Министерство образования
Республика Беларусь

Ул.Коллекторная,34
220005, г. Минск

3.Адресование в структурное подразделение организации:

Министерство экономики Республики Беларусь

Отдел финансирования

Ул. Тракторная, 134
220005, г. Минск

4.Адресование должностному лицу организации:

Министерство юстиции
Республики Беларусь

Главному бухгалтеру
Н.С.Козак

Ул. Советская, 9
220005, г. Минск

5.Если док-т адресуется руководителю организации, то в состав должности входит наименование организации:

Директору НПО «Ника»

Директору завода

«Цветотрон»

Заневскому Ф.И.

Ул. Московская, 314,

224000, г. Брест

6.При адресовании док-ов частному лицу в начале указывается Ф.И.О., затем почтовый адрес.

Ивановой М.А.

Ул. Кирова, д. 82, кв. 13

224013, г. Брест

Реквизит адресат не должен содержать более 4-х адресов. Если док-т направляют более чем в 4 адреса, составляют список рассылки и на каждом док-те указывают только адресат. В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес.

16. Каковы правила оформления реквизита гриф утверждения?

Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верхнем углу над текстом от пятого положения после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распорядительного док-та (приказа, распоряжения, постановления, решения) или должностным лицом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего док-т, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Директор института

Полнись А. И. Новиков

23.06.2005

При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

УТВЕРЖДАЮ

Министр юстиции

Республики Беларусь

Подпись А. В. Ветров

25.06.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении док-та постановлением, решением, приказом, распоряжением. протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО». названия вила док-та в именительном падеже, его даты и номера.

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра информации

Республики Беларусь

25.06.2005 №32

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

 

17. Каковы правила оформления реквизитов 18-20?

Резолюция (реквизит 18), как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.

Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней указываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

Пример: Сидорцеву М.Н.

Прошу подготовить смету

и проект договора к 30.06.2005

Подпись

15.06.2005

При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей.

При отсутствии свободного места от текста на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

Заголовок к тексту (реквизит 19). Все организационно-распорядительные документы, оформленные на бумаге формата А4, должны иметь заголовок.

Формулируется заголовок составителем документа.

Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа.

Пример:

приказ (о чем?) о совершенствовании структуры аппарата управления;

положение (о чем?) о канцелярии;

протокол (чего?) собрания акционеров;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

должностная инструкция (кому?) секретарю-референту;

акт (о чем?) о выделении документов к уничтожению;

акт (чего?) ревизии;

письмо (о чем?) об изменении сроков выполнения договора;

Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строчными буквами (кроме заглавной), без кавычек и не подчеркивают.

Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5 (148Д210 мм), текст которых не превышает пять-семь строк.

Отметка о контроле (реквизит 20) располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

19. Каковы правила оформления реквизита отметка о наличии приложения?

Отметка о наличии приложения (реквизит 22) располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Пример:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 3л в 2 экз.

 

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии оформляют по форме:

Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 8 мая 2005 г. № 12-7/184 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение – не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес посылается приложение.

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в третий адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано название приложения или нет.

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в 3 экз.

20. Каковы правила оформления реквизита подпись?

Подпись (реквизит 23) – обязательный реквизит официального документа. Реквизит подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фамилией. пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Директоринститута Подпись Т.А.Ларионов

Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации.

Директор Белорусского

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела Подпись В.В.Федосов

В научных и учебных организациях в составе реквизита «Подпись» могут указываться учебные степени и звания.

Директор института

доктор исторических наук,

профессор Подпись А.И.Новиков

Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

Директор ЗАО «Орион» Директор ОАО «Электрон»

Подпись Д.А.Иванов Подпись Б.В.Егоров

МП МП

 

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Директор Подпись Б.Г.Морозов

Главный бухгалтер Подпись Г.А.Егорова

В документах, составленные комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

Располагаются подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.

Председатель комиссии Подпись А.Т.Лавров

Секретарь комиссии Подпись А.П.Иванова

Члены комиссии: Подпись Л.Е.Сидорцов

Подпись Т.А.Тарасова

Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарем.

Председатель Подпись В.И.Кириллов

Секретарь Подпись А.А.Купрейчик

Документ может подписать лицо, исполняющее обязанности или заместитель. При подписании документа другим лицом, указывается фактическая должность работника. Исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, поставив «И.о.» или «Зам.». Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании исходящих документов подписывается первый экземпляр, в организации остаются заверенные копии.

При подписании распорядительной документации, подпись допускается только на первых экземплярах. При подписании актов и протоколов – на всех экземплярах документов.

21. Каковы правила оформления реквизитов 24-25?

Гриф приложения (реквизит 24) проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкции и т.д.). Гриф приложения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, название вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, печатается от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Пример:

Приложение 2

к постановлению

Министерства здравоохранения

Республики Беларусь

30.06.2005 № 55

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Приложение

к приказу директора

ЗАО «Маяк»

18.02.2005 № 8

Гриф согласования (реквизит 25) – реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного учреждения

«Национальный архив Республики Беларусь»

Подпись В.Д.Селеменев

25.01.2005

 

Если согласование осуществляется отдельным документом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов

Республики Беларусь

30.01.2005 № 12-34/41

Или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Министерства образования

Республики Беларусь

20.01.2005 № 1

Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции Председателя Верховного Суда

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись А.А.Ветров Подпись В.Г.Бондарь

14.06.2005 14.06.2005

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

 

Лист согласования

прилагается

Подпись

Дата

22. Каковы правила оформления реквизита визы?

Визы (реквизит 26) – это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с его содержанием. Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.

Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2005

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцова

20.06.2005

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2005

Реквизит используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров

10.07.2005

Визы располагаются ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.

23. Каковы правила оформления реквизитов 27-28?

Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати – гербовые и простые.

В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала части наименования должности лица, подписавшего документ.

 

Директор института () Подпись С.А.Сидоров

 

В организации могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурного подразделений.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

Отметка об исполнителе (реквизит 28) располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ.

В состав отметки включаются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, который печатают без знаков препинания.

Иванов 220 40 51

Оформляется шрифтом Times New Roman, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:

в первой строке – индекс структурного подразделения, в котором готовился документ.

во второй строке указываются инициалы, дата создания документа и имя файла.

2 Иванов 220 40 51

ТН 15.02.2005 с-1-3 об-1

24. Каковы правила оформления реквизита отметка о заверении копии?

Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2005

Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии – гербовой), в негосударственных организациях – печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Верно

Подпись А.П.Германович

25. Каковы правила оформления реквизитов 30-32?

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения – исполнителя, даты.

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2005 №11-10/130

Подпись

16.05.2005

Или

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.02.2005

Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено/дата №», «Учтено при составлении заявки». «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т.п.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих документах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа. Для проставления отметки используют штампы.

ЗАО «Маяк»

26.02.2005

№ 342

 

С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.

Отметка о переносе данных на машинописный носитель (реквизит 32) включает запись: «Информация перенесена на машинописный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, располагается на нижнем поле первого листа документа.

При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указывать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для исключения повторного введения данных о документе в память машины.