Каковы правила составления докладных записок?

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки оформляются на листах бумаги формата А4 или А5.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, приводятся факты. Не следует начинать словами: «Довожу до Вашего сведения», а стоит начинать так: «По Вашему поручению мною проведена…», «Во исполнении приказа» и т.д.

Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. В конце текста докладной записки следует четко указывать вносимое предложение или сделать выводы: «Считаю необходимым…», «Предлагаю…».

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях. Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке.

 

31. Каковы правила составления и оформления телеграммы и телефонограммы?

Телефонограммой передаются не сложные тексты в 20-30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.

Телефонограмма составляется в 1 экз. и содержит реквизиты:

 

32. Каковы правила составления и оформления вводной части текста акта?

Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Вводная часть текста акта включает:

- основание для составления акта (указывается распорядительный или нормативный документ, устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта; основанием может быть плановое задание; оформляется с использованием слова «Основание»).

- состав комиссии (указывается наименование должности. инициалы, фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии – располагаются в алфавитном порядке).

Отдельно во вводной части акта указывают инициалы, фамилии и должности лиц, присутствующих при его составлении.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали», пишутся с прописной буквы, без отступа от границы левого поля документа, и остаются открытыми.

 

33. Каковы правила составления и оформления основной части акта?

Основная часть акта содержит сущность, цели, задачи, установленные факты. Здесь могут содержаться выводы и предложения. Текст допускается оформлять в виде таблицы. Если в тексте определяется несколько фактов, его можно разбить на пункты и подпункты.Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров. Например:

1-й экземпляр – в дело «4-10;

2-й экземпляр – директору завода;

3-й экземпляр в бухгалтерию завода.

Акт подписывают все лица участвовавших в его составлении без указания должностей. Первой проставляется подпись председателя, далее – членов комиссии, фамилии которых перечисляются в алфавитном порядке

Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Основание: указывается распорядительный, нормативный документ

или устное указание,послужившее основанием для

постановления акта.

Составлен комиссией:

Председатель – наименование должности, фамилия, инициалы.

Члены комиссии: 1. Наименование должности, фамилия, инициалы.

2. Наименование должности, фамилия, инициалы.

(желательно в алфавитном порядке).

Присутствовали: 1. Наименование должности, фамилия, инициалы.

2. Наименование должности, фамилия, инициалы.

(желательно в алфавитном порядке).

 

34. Каковы правила составления и оформления вводной части текста протокола?

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию: фамилии, инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, всех присутствовавших на заседании. Если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются только инициалы и фамилии его членов. При участии в заседании приглашенных их фамилии и инициалы с наименованиями должностей и организаций указываются отдельно в строке «Приглашенные». Фамилии присутствовавших и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

Председатель – В.И. Лашкевич

Секретарь – В.П. Крюкова

Присутствовали: О.В. Бурков, Е. Забродский,…………………

А.А. Иванов, К.Л. Лось……

Приглашенные: главный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь С.К Гулько, консультант отдела делопроизводства Департамента по архивам В.В. Дулько.

Если количество членов коллегиального органа (совещания) более 15 человек, то в строке «Присутствовали»

Указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается». Если в заседании участвуют более 10 приглашенных. То список составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в документе делается соответствующая отметка «список прилагается». Например:

Председатель – В.И. Лашкевич

Секретарь – В.П. Крюкова

Присутствовали – 44 человека (регистрационный лист прилагается)

Приглашенные – 16 человек (список прилагается)

35. Каковы основные правила составления и оформления основной части текста протокола?

Основная часть текста протокола строится соответствии с вопросами повестки дня. Запись обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами без абзацного отступа, после них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указывается фамилия и инициалы докладчика или выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада.

Изложение ведется в первом лице((без местоимения «я»). В тексте выступления каждая новая мысль начинается с красной сроки. Если текст доклада приложения к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы дается «Текс доклада прилагается».Номер вопроса повестки дня указывается один раз перд словом «СЛУШАЛИ». Например:

1.СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Если в протокол включен один вопрос, то нумерация не производится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Оформление текста этого раздела осуществляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел кроме текстов включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос» «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме (возложить, поручить, организовать) и строится по схеме: действие – исполнитель – срок исполнения (рекомендуется указывать с новой строки абзаца).

Если в процессе обсуждения какого-либо вопрос повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопросов повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу. Например, если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающая два решении, будет оформлена следующим образом:

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1……

2.2…..

Текст постановляющей части не делится на пункты и не нумеруется, если по вопросу дня принимается одно решение независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Например:

Утвердить отчет о научно-исследовательской работе института за 2006 год.

Если в повестку дня включен только один вопрос, то принимаемые решения в постановляющей части протокола нумеруются одной цифрой. Например

ПОСТАНОВИЛИ

1.

2.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений)

Или их отдельных пунктов.

Текст протокола краткой формы изложения строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».

Подписывается протокол двумя лицами. В подписи указываются не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа. (Председатель, секретарь)

 

36. Каковы правила составления и оформления служебных писем?

Деловая переписка составляет 80% в общем объеме документооборота.

Служебное письмо – обобщенное название большой группы документов, которое служит средством общения и пересылается по почте.

Письмо является не только носителем информации, но и правовым документом. Правильность письма удостоверяется подписью руководителя. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если обращение состоит из нескольких вопросов, целесообразно составить несколько писем.

Письмо оформляется я на специальном бланке формата А4.(если текст не превышает 7 строк возможно использовать формат А5) Бланки для писем организаций любой формы собственного оформляется на 2х языках. Например:

Найменне вышэйстаячай Наименование вышестоящей
Арганізацыі организации

Найменне арганізацыі Наименование организации

 

Найменне структурнага Наименование структурного
падраздзялення подразделения

Паштовы адрас Почтовый адрес

 

Камунікацыйныя і камерцыйныя Коммерческие и коммуникационные даныя данные

 

00.00.0 №____

На №___ад___________

Датой письма является дата его подписания. Дата оформляется цифровым способом. Заголовок оформляется при помощи отглагольного существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос о чем? (об открытии….)

Без заголовка могут оформляться письма на бланках формата А5: сопроводительные письма, письма подтверждения.

Текст письма должен быть по возможности краток (как правило до 1й стоки)

Тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части.

Текст письма состоящий из двух смысловых частей включает в себя краткое обоснование (причины, мотивы) и заключения (просьбу, отказ, предложение)

Сложные письма с точки зрения композиции состоят их 3х и более самостоятельных частей: выступление, основная часть, заключение. В тексте использует следующие способы изложения:

От 1 л. мн. Ч. – просим, отправляем.

От 1 л. ед. ч. – прошу, направляю.

От 3 л. ед. ч. – колледж просит.

Начало письма может иметь следующие формы обращения: Уважаемы Иван Иванович! В зависимости от темы обращения:

Подтверждение – Подтверждаем, что…..

Просьба – Мы будем благодарны….

Гарантия – Оплату гарантируем.

Предложение – Мы рады предложить Вам….

Отказ – К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение….

Предупреждение – Фирма оставляет за собой право…….

Приглашение - Приглашаем Вас…Мы рады пригласить вас….