Что такое служба доу. Каковы ее задачи и функциии.

Вопросы к экзамену по предмету «Основы делопроизводства»

1. Что такое служба ДОУ? Каковы ее задачи и функции?

2. Что такое документ? Охарактеризуйте классификацию документов.

3. Каковы основные правила оформления документов?

4. Что такое бланк? Охарактеризуйте виды бланков.

5. Каковы особенности оформления реквизитов бланков для писем?

6. Каковы особенности оформления реквизитов общих бланков?

7. Охарактеризуйте восемь положений табулятора, используемых при оформлении документов.

8. Охарактеризуйте особенности простановки интервалов в реквизитах документов.

9. Каковы правила оформления реквизита Государственный греб Республики Беларусь?

10. Каковы правила оформления реквизитов 2-4?

11. Каковы правила оформления реквизитов 5-7?

12. Каковы правила оформления реквизитов 8-9?

13. Каковы правила оформления реквизитов 10-12?

14. Каковы правила оформления реквизитов 13-15?

15. Каковы правила оформления реквизита адресат?

16. Каковы правила оформления реквизита гриф утверждения?

17. Каковы правила оформления реквизитов 18-20?

18. Каковы правила оформления текста документов?

19. Каковы правила оформления реквизита отметка о наличии приложения?

20. Каковы правила оформления реквизита подпись?

21. Каковы правила оформления реквизитов 24-25?

22. Каковы правила оформления реквизита визы?

23. Каковы правила оформления реквизитов 27-28?

24. Каковы правила оформления реквизита отметка о заверении копии?

25. Каковы правила оформления реквизитов 30-32?

26. Охарактеризуйте классификацию организационно-распорядительных документов.

27. Охарактеризуйте группу справочно-информационных документов?

28. Каковы правила составления и оформления справок личного характера?

29. Каковы правила составления и оформления справок служебного характера?

30. Каковы правила составления и оформления докладных записок?

31. Каковы правила составления и оформления телеграммы и телефонограммы?

32. Каковы правила составления и оформления вводной части текста акта?

33. Каковы правила составления и оформления основной части текста акта?

34. Каковы правила составления и оформления вводной части текста протокола?

35. Каковы правила составления и оформления основной части текста протокола?

36. Каковы правила составления и оформления служебных писем?

37. Охарактеризуйте виды служебных писем.

38. Каковы правила составления и оформления договора?

39. Охарактеризуйте группу распорядительных документов.

40. Каковы правила составления и оформления приказов по основной деятельности?

41. Каковы правила составления и оформления указаний?

42. Каковы правила составления и оформления распоряжений?

43. Каковы правила составления и оформления постановлений?

44. Каковы правила составления и оформления решений?

45. Охарактеризуйте группу организационных документов.

46. Каковы правила составления и оформления устава и положения?

47. Каковы правила составления и оформления правил?

48. Каковы правила составления и оформления инструкций и должностных инструкций?

49. Охарактеризуйте группу личных документов.

50. Каковы правила составления и оформления автобиографии?

51. Каковы правила составления и оформления заявления?

52. Каковы правила составления и оформления характеристики?

53. Каковы правила составления и оформления простых приказов по личному составу?

54. Каковы правила составления и оформления сложных приказов по личному составу?

55. Каковы правила составления и оформления сводных приказов по личному составу?

56. Каковы правила составления и выписок из документов?

57. Охарактеризуйте трудовой договор.

58. Что такое трудовая книжка работника? Каковы правила ее заполнения?

59. Охарактеризуйте порядок внесения записей в трудовую книжку.

60. Что такое личное дело работника? Каковы правила ведения и хранения личных дел работников?

61. Охарактеризуйте документы личного дела работников.

62. Каковы правила заполнения личного листка по учету кадров?

63. Какие данные вносятся в личный листок по учету кадров?

64. Как происходит текущее хранение дел?

 

Что такое служба ДОУ? Каковы ее задачи и функциии?

Служба ДОУ = Секретарь

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиняется непосредственно руководителю организации. Работа службы ДОУ регламентируется положением, а деятельность ее работников – должностными инструкциями.

Функции:

1.внедрение гос. нормативов по организации работы с док-ми.

2.разработка и внедрение форм док-ов (образцов док-ов).

3.контроль за соблюдением нормативных актов по ДП.

4.обр. и доставка док-ов исполнителям.

5.регистрация док-ов и справочная работа по ним.

6.контроль исполнения док-ов.

7.формирование, оформление, хранение дел и их выдача во временное пользование.

8.оформление, копирование и размножение док-ов.

9.методическое рук-во и контроль за работой с док-ми в структурных подразделениях.

В зависимости от объема документооборота и структуры организации служба ДОУ может иметь следующие названия:

-управление делами

-канцелярия

-общий отдел

В службу ДОУ входит:

*машинописное бюро

*отдел писем

*секретари приемных

*копировально-множительное бюро

*группа контроля

*архив

В организациях не имеющих службы ДОУ ее функции выполняет секретарь.

Или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Министерства образования

Республики Беларусь

20.01.2005 № 1

Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции Председателя Верховного Суда

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись А.А.Ветров Подпись В.Г.Бондарь

14.06.2005 14.06.2005

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

 

Лист согласования

прилагается

Подпись

Дата

22. Каковы правила оформления реквизита визы?

Визы (реквизит 26) – это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с его содержанием. Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.

Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2005

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцова

20.06.2005

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2005

Реквизит используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров

10.07.2005

Визы располагаются ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.

23. Каковы правила оформления реквизитов 27-28?

Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати – гербовые и простые.

В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала части наименования должности лица, подписавшего документ.

 

Директор института () Подпись С.А.Сидоров

 

В организации могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурного подразделений.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

Отметка об исполнителе (реквизит 28) располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ.

В состав отметки включаются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, который печатают без знаков препинания.

Иванов 220 40 51

Оформляется шрифтом Times New Roman, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:

в первой строке – индекс структурного подразделения, в котором готовился документ.

во второй строке указываются инициалы, дата создания документа и имя файла.

2 Иванов 220 40 51

ТН 15.02.2005 с-1-3 об-1

24. Каковы правила оформления реквизита отметка о заверении копии?

Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2005

Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии – гербовой), в негосударственных организациях – печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Верно

Подпись А.П.Германович

25. Каковы правила оформления реквизитов 30-32?

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения – исполнителя, даты.

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2005 №11-10/130

Подпись

16.05.2005

Или

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.02.2005

Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено/дата №», «Учтено при составлении заявки». «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т.п.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих документах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа. Для проставления отметки используют штампы.

ЗАО «Маяк»

26.02.2005

№ 342

 

С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.

Отметка о переносе данных на машинописный носитель (реквизит 32) включает запись: «Информация перенесена на машинописный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, располагается на нижнем поле первого листа документа.

При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указывать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для исключения повторного введения данных о документе в память машины.

Вопросы к экзамену по предмету «Основы делопроизводства»

1. Что такое служба ДОУ? Каковы ее задачи и функции?

2. Что такое документ? Охарактеризуйте классификацию документов.

3. Каковы основные правила оформления документов?

4. Что такое бланк? Охарактеризуйте виды бланков.

5. Каковы особенности оформления реквизитов бланков для писем?

6. Каковы особенности оформления реквизитов общих бланков?

7. Охарактеризуйте восемь положений табулятора, используемых при оформлении документов.

8. Охарактеризуйте особенности простановки интервалов в реквизитах документов.

9. Каковы правила оформления реквизита Государственный греб Республики Беларусь?

10. Каковы правила оформления реквизитов 2-4?

11. Каковы правила оформления реквизитов 5-7?

12. Каковы правила оформления реквизитов 8-9?

13. Каковы правила оформления реквизитов 10-12?

14. Каковы правила оформления реквизитов 13-15?

15. Каковы правила оформления реквизита адресат?

16. Каковы правила оформления реквизита гриф утверждения?

17. Каковы правила оформления реквизитов 18-20?

18. Каковы правила оформления текста документов?

19. Каковы правила оформления реквизита отметка о наличии приложения?

20. Каковы правила оформления реквизита подпись?

21. Каковы правила оформления реквизитов 24-25?

22. Каковы правила оформления реквизита визы?

23. Каковы правила оформления реквизитов 27-28?

24. Каковы правила оформления реквизита отметка о заверении копии?

25. Каковы правила оформления реквизитов 30-32?

26. Охарактеризуйте классификацию организационно-распорядительных документов.

27. Охарактеризуйте группу справочно-информационных документов?

28. Каковы правила составления и оформления справок личного характера?

29. Каковы правила составления и оформления справок служебного характера?

30. Каковы правила составления и оформления докладных записок?

31. Каковы правила составления и оформления телеграммы и телефонограммы?

32. Каковы правила составления и оформления вводной части текста акта?

33. Каковы правила составления и оформления основной части текста акта?

34. Каковы правила составления и оформления вводной части текста протокола?

35. Каковы правила составления и оформления основной части текста протокола?

36. Каковы правила составления и оформления служебных писем?

37. Охарактеризуйте виды служебных писем.

38. Каковы правила составления и оформления договора?

39. Охарактеризуйте группу распорядительных документов.

40. Каковы правила составления и оформления приказов по основной деятельности?

41. Каковы правила составления и оформления указаний?

42. Каковы правила составления и оформления распоряжений?

43. Каковы правила составления и оформления постановлений?

44. Каковы правила составления и оформления решений?

45. Охарактеризуйте группу организационных документов.

46. Каковы правила составления и оформления устава и положения?

47. Каковы правила составления и оформления правил?

48. Каковы правила составления и оформления инструкций и должностных инструкций?

49. Охарактеризуйте группу личных документов.

50. Каковы правила составления и оформления автобиографии?

51. Каковы правила составления и оформления заявления?

52. Каковы правила составления и оформления характеристики?

53. Каковы правила составления и оформления простых приказов по личному составу?

54. Каковы правила составления и оформления сложных приказов по личному составу?

55. Каковы правила составления и оформления сводных приказов по личному составу?

56. Каковы правила составления и выписок из документов?

57. Охарактеризуйте трудовой договор.

58. Что такое трудовая книжка работника? Каковы правила ее заполнения?

59. Охарактеризуйте порядок внесения записей в трудовую книжку.

60. Что такое личное дело работника? Каковы правила ведения и хранения личных дел работников?

61. Охарактеризуйте документы личного дела работников.

62. Каковы правила заполнения личного листка по учету кадров?

63. Какие данные вносятся в личный листок по учету кадров?

64. Как происходит текущее хранение дел?

 

Что такое служба ДОУ? Каковы ее задачи и функциии?

Служба ДОУ = Секретарь

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиняется непосредственно руководителю организации. Работа службы ДОУ регламентируется положением, а деятельность ее работников – должностными инструкциями.

Функции:

1.внедрение гос. нормативов по организации работы с док-ми.

2.разработка и внедрение форм док-ов (образцов док-ов).

3.контроль за соблюдением нормативных актов по ДП.

4.обр. и доставка док-ов исполнителям.

5.регистрация док-ов и справочная работа по ним.

6.контроль исполнения док-ов.

7.формирование, оформление, хранение дел и их выдача во временное пользование.

8.оформление, копирование и размножение док-ов.

9.методическое рук-во и контроль за работой с док-ми в структурных подразделениях.

В зависимости от объема документооборота и структуры организации служба ДОУ может иметь следующие названия:

-управление делами

-канцелярия

-общий отдел

В службу ДОУ входит:

*машинописное бюро

*отдел писем

*секретари приемных

*копировально-множительное бюро

*группа контроля

*архив

В организациях не имеющих службы ДОУ ее функции выполняет секретарь.