Разработка методики в системе DIRECTUM

 

 

Информационное обеспечение управления организационно-распорядительной документацией

DIRECTUM является полноценной системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Система обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов.

Решение описанных задач обеспечивают следующие модули системы с использованием различных компонентов представления и управления информацией:

1. Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты/таблицы Microsoft Word/Excel, схемы, рисунки, видео и пр.); Поддержка версий документов и электронно-цифровая подпись (ЭЦП); Структурирование документов по папкам; Назначение прав доступа на документы; История работы с документами; Поиск документов;

2. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла; Выдача электронных заданий и контроль их исполнения; Взаимодействие между сотрудниками в ходе деловых процессов;

3. Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; Рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; Организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями;

4. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; Ведение истории жалоб, звонков и переписки с потребителями; Сопровождение процесса и анализ оказания услуг.

 

 

Рис. 3.1.1 Компоненты системыDIRECTUM

Примечание: Источник: []

Модуль «Управление электронными документами», с его помощью все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде.

Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.). Каждый электронный документ состоит из текста - содержимого электронного документа, и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.

Ввод и преобразование документов. Для облегчения ввода информации с различных носителей в системе предусмотрены службы ввода документов. Они включают в себя специальные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов: сервис ввода со сканера, с факса, с e-mail, сервис извлечения штрих-кода.

Организация хранения документов. Размещение всех документов в едином информационном пространстве системы избавляет каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах, и от проблемы доступа к таким документам.

Службы файловых хранилищ позволяют хранить документы, как в базе данных, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ.

В системе имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя: предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»); настроенные администраторами специальные поиски по часто используемым критериям;

Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации документа. Используя маркировку бумажных аналогов документов уникальным штрих-кодом и применяя в дальнейшем сканера штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно. Штрих-код позволяет однозначно идентифицировать документы и исключить ошибки, вызванные несовпадением электронного и бумажного документов.

Работа с содержанием документа. Система позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio и др.).

Для оперативного создания однотипных электронных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Акт выполненных работ»и т.п.

Жизненный цикл и версии документа. Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией.

При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей. Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая.

Обеспечение конфиденциальности документов. Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа. Конфиденциальность документов, хранящихся в системе, обеспечивается следующими возможностями:

- контроль и настройка прав доступа на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа;

- шифрование, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа;

- протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом.

Электронная цифровая подпись. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания.

С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Система поддерживает два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

Организация коллективной работы с документами. Для одновременной работы большого количества пользователей с документами в системе предусмотрен специальный механизм блокировок. Он позволяет пользователям одновременно редактировать разные версии документа и карточку, а также создавать новые версии, в том числе в разных форматах.

Автоматически создаваемые теневые копии документа позволяют вернуться к случайно удаленному или некорректно измененному содержимому документа.

Система позволяет также работать с отдельными документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом возвратить). Для этого существуют возможности экспорта документа из системы и импорта документа в систему.

Модуль «Управление деловыми процессами» может автоматизировать процессы создания, обработки и движения документов. Реализованный в системе механизм позволяет автоматизировать произвольные деловые процессы, не связанные с документами. В этом случае информация и задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.

В терминах системы в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором.

Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса, либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

При «ручном» назначении исполнителей, инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или часто повторяемых, могут быть настроены типовые маршруты.

В системе выделяется два вида типовых маршрутов - свободные и жесткие, каждый из них формируется определенным набором блоков.

Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.).

Свободный типовой маршрут, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права.

Для хранения задач и заданий выделены личные папки пользователя. Папка «Входящие» предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка «Исходящие» содержит задачи, которые создает пользователь. Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить и проранжировать объем работ необходимых к исполнению.

Создание задач и контроль исполнения. Для задачи могут указываться наблюдатели - условно-пассивные участники задачи, которые не являются исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и по желанию могут вмешаться в процесс ее выполнения.

При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи.

Так образуется многоуровневая структура подзадач, которая по усмотрению пользователя может отображаться в виде цельного текста либо в виде «дерева» с возможностью свертывания и развертывания содержания подзадач.

Каждое задание и каждый его этап могут иметь свой контрольный срок - дату и время, до которого они должны быть выполнены. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи; инициатор также может быстро найти просроченные задачи.

Управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам, но и контроль выполнения задачи. По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, может отправить задачу на доработку.

Инициатор задачи в любой момент времени может на закладке «Состояние» или на графической схеме посмотреть, на каком этапе выполнения находится задача, определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение:

- изменить схему движения документов для ускорения процессов;

- назначить другого исполнителя;

- прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент).

Анализ данных о выполнении заданий. Неотъемлемыми составляющими управления организацией являются накопление и анализ данных о выполнении заданий.

Построение различных отчетов помогает анализировать загрузку персонала, контролировать исполнительскую дисциплину и пр. Накопление знаний и опыта (например, сохранение переписки по согласованию или разработке документа) позволяет избежать повторения ошибок и обосновывать решения на основе предыдущего опыта.

Модуль «Канцелярия» предназначен для секретарей и делопроизводителей и облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:

- единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

- регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

- осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

- получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Кроме того, модуль позволяет организовать обмен между сторонними организациями. При таком обмене возможно использование ЭЦП, а специальные механизмы системы позволяют осуществлять контроль доставки документов.

Регистрация документов. Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

В системе реализована возможность регистрации документов, как от организаций, так и от граждан.

Для организаций, использующих децентрализованную регистрацию документов, в системе используются места регистрации - рабочие места секретарей и сотрудников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.

Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически. По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов.

Движение и исполнение документов. После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

Для исполнителей, которые работают с модулем «Управление деловыми процессами», секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК.

При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, при этом на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. Это позволяет оперативно находить бумажный оригинал документа через РКК. По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.

Обмен электронными документами между организациями. Решения электронной системы управления информацией DIRECTUM обеспечивают обмен официальными, юридически значимыми электронными документами между организациями.

Обмен документами может производиться как между структурными подразделениями одного учреждения, так и между независимыми организациями - партнерами. При этом одна из сторон может использовать другую систему электронного документооборота или вообще не работать с системой.

Модуль «Управление взаимодействием с клиентами» обеспечивает удобство оперативной работы с текущими и потенциальными клиентами, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним. Кроме того, модуль поддерживает полный жизненный цикл продаж.

Эффективность управления взаимодействием с клиентами значительно увеличивается за счет использования различных отчетов и возможностей других модулей.

Ведение единой базы организаций и контактных лиц. Одним из важных требований эффективного управления взаимодействием с клиентами является создание единой базы организаций и контактных лиц с возможностью одновременной работы с базой большого количества сотрудников.

Кроме стандартной информации об организациях (юридических адресов, почтовых адресов, городских и мобильных телефонов, адресов электронной почты, категорий организаций и т.д.), в системе возможна настройка произвольных дополнительных реквизитов для специальной классификации организаций (например, численность организации, финансовое положение, и др.).

В дальнейшем все эти реквизиты могут использоваться при анализе информации в различных разрезах и отборе организаций для маркетинговых воздействий.

Каждый контакт с потенциальным клиентом в процессе продажи (телефонный разговор, e-mail, встреча) заносится в систему ответственным сотрудником. Таким образом, происходит накопление полной истории взаимодействия с клиентами.

Анализ информации. Неотъемлемой частью управления взаимодействием с клиентами являются накопление и анализ данных о проведенных контактах. Построение различных отчетов помогает анализировать предыдущий, а также прогнозировать будущий спрос на услуги [].

Руководители получают возможность анализировать работу сотрудников (оценивать загрузку, сравнивать количество назначенных и проведенных встреч), планировать и контролировать деловые процессы в организации, анализировать потребности клиентов и т.д.

Интеграция системы DIRECTUM

Большое внимание компания DIRECTUM уделяет качественному и полноценному внедрению системы у заказчиков. Разработана и развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

- библиотеку типовых проектных решений;

- моделирование деловых процессов с использованием современной нотации;

- четкую организацию управления проектом в соответствии с Уставом проекта;

- проведение курсов обучения по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;

- расчет эффективности по итогам внедрения.

Технология предусматривает два варианта организации внедрения:

- самостоятельное выполнение работ заказчиком (на основании методических рекомендаций);

- внедрение «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнерами.

 

 

Рис. 3.2.1Архитектура DIRECTUM

Примечание: Источник: []

 

 

Предметно-ориентированный инструмент разработки (основной блок)- среда, реализующая интерфейс служб и пользовательских приложений (в том числе сторонней разработки) для доступа к системе.

В частности, сервер веб-доступа, использует основной блок для реализации всех функций системы, которые становятся доступны пользователям через веб-браузер. Здесь происходит модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов.

Основа электронной системы управления информацией DIRECTUM - платформа основного блока. Она содержит готовые инструменты интеграции с корпоративными приложениями, в том числе набор функций для обработки XML-документов.

Корпоративные стандарты и открытая структура данных позволяют легко интегрировать DIRECTUM в информационную инфраструктуру организации.

Как правило, в каждой организации выдвигают уникальные требования к построению электронного документооборота и решению задач взаимодействия.

Объектная модель и предметно-ориентированный инструмент разработки (основной блок) позволяют создавать собственные и изменять существующие объекты для решения специфичных задач.

Управляющие службы электронной системы DIRECTUM - службы, обеспечивающие управление системой. Все управляющие службы могут быть установлены как на один компьютер, так и на различные - в целях распределения нагрузки.

Выделение, как серверов сеанса, так и файловых хранилищ документов позволяет гибко управлять распределением нагрузки на сервера организации при доступе к документам.

Механизм репликации позволяет построить территориально распределенную систему, минимизируя как требования к пропускной способности каналов связи за счет объема передаваемых данных между серверами, так и технические требования к вторичным серверам.

Службы файловых хранилищ - управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

Выделение нескольких уровней архитектуры позволяет повышать производительность системы не только посредством наращивания мощности аппаратных средств, но и благодаря распределению служб по различным серверам.

Файловые хранилища - архивы больших или редко используемых документов, которые эффективнее держать за пределами СУБД (управляются собственными службами).

СУБД - система управления базой данных, хранилище данных и метаданных системы.

Клиенты системы - приложения для конечных пользователей, инструментарий разработки, утилиты администрирования системы. Клиентом может быть как Windows-приложение, использующее для доступа к системе основной блок, так и веб-браузер.

Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер.

Управляемые базы данных и файловые хранилища документов позволяют организовать надежное хранение документов.

Для каждого объекта системы может быть задано, какие пользователи или группы имеют право выполнять с ним определенные действия.

Конфиденциальные электронные документы и задачи могут быть зашифрованы непосредственно в системе любым криптопровайдером (в том числе сертифицированным ФСБ), что гарантирует защиту даже от лиц, имеющих неограниченный доступ к данным (например, системный администратор)

Протоколирование всех действий пользователя позволит восстановить историю работы с объектами системы в случае нарушения режима безопасности. Обеспечивается высокая защита от несанкционированного доступа к хранилищам документов всех типов.

Успешность внедрения информационной системы во многом зависит от возможностей ее адаптации к деловым процессам организации. Кроме того, система должна развиваться вместе с повседневной работой. Соблюдение этих требований является залогом эффективного использования информационной системы.

Лежащий в основе системы DIRECTUM инструмент разработки, будучи открытым и предметно-ориентированным, соответствует обоим требованиям и имеет ряд преимуществ перед другими инструментами разработки.

Открытость позволяет адаптировать систему DIRECTUM к специфическим нуждам организации, развивать функциональность системы и проводить ее интеграцию с другими системами, в том числе силами программистов заказчика.

Использование открытого предметно-ориентированного инструмента разработки позволяет быстро разрабатывать масштабируемые решения для автоматизации деловых процессов организаций любой сферы деятельности.

Система DIRECTUM может быть интегрирована с различными корпоративными системами, веб-приложениями и desktop-приложениями.

Эффект от интеграции, в первую очередь, выражается в исключении повторного ввода данных, облегчении взаимодействия пользователей различных систем, упрощении подготовки сводной отчетности и анализа данных из разных систем, а также в облегчении работы конечного пользователя.

Широкие возможности интеграции DIRECTUM обеспечиваются различными средствами, каждое из которых сопровождается подробной документацией при поставке системы.

Среди них - открытая объектная модель с полноценным интерфейсом, открытая структура базы данных, функции для работы с XML-документами, а также набор средств интеграции.

Набор средств интеграции DIRECTUM позволяет интегрировать систему с уже существующими на предприятии системами и решениями. Значительно облегчаются следующие процессы:

- синхронизация справочников (двухсторонняя передача данных из интегрируемой системы в DIRECTUM и из DIRECTUM в интегрируемую систему);

- сохранение документов и отчетов интегрируемой системы в системе DIRECTUM.

Система DIRECTUM также интегрирована с офисными приложениями - Microsoft Office. Существует возможность работать с содержанием документа (автоматически вставлять текст из полей карточки документа, вставлять штрих-код, сравнивать версии документов).

Центры Сертифицированного Обучения (ЦСО) делают более доступным качественное обучение и аттестацию для получения статуса сертифицированного специалиста DIRECTUM.

Уже сегодня электронная система управления информацией DIRECTUM используется в различных отраслях экономики страны.

Дилеры компании DIRECTUM предоставляют полный спектр услуг для успешного внедрения системы:

- исследование особенностей организации-заказчика;

- настройка и адаптация системы;

- обучение и консультации пользователей и администраторов;

- организационно-методическая поддержка.

Разнообразие средств интеграции с внешними системами - открытая объектная модель и структура базы данных - позволяют осуществлять связь с другими системами и приложениями не только на уровне обмена данными, но и на уровне выполнения сложной последовательности операций обработки данных, а также на уровне пользовательского интерфейса.

Это позволяет органично интегрировать систему DIRECTUM в ИТ-инфраструктуру организации.