Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Оценка эффективности системы DIRECTUM↑ ⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 8 Содержание книги
Поиск на нашем сайте
Эффективность управления - сложное и многообразное понятие, смысл которого заключается в том, что весь процесс управления, начиная с постановки цели и заканчивая конечным результатом деятельности, должен производиться с наименьшими издержками или с наибольшей результативностью (производительностью). Материальные, трудовые и финансовые ресурсы должны преобразовываться в услуги. Для этого существует организация, которая должна обеспечить это преобразование не только с выгодой для потребителя, но и для самой себя. Иными словами, затраты на преобразование должны быть меньше, чем стоимость результата. В этом и заключается сущность понятия эффекта и эффективной деятельности [11]. Основными критериями эффективного управления является определенная множественность показателей, характеризующих результативность работающих организационных систем и подсистем. Конечный результат управления часто называют эффектом управления. Эффект представляет собой результат осуществления мероприятий, направленных на совершенствование работы и организации в целом [12]. Эффект управления складывается из трех составляющих: 1. Экономический эффект - вид эффекта, имеющий непосредственную стоимостную форму, то есть измеряющийся в денежных или натуральных измерителях. При внедрении программного продукта DIRECTUM в данное учреждение появится ощутимая экономия материальных, энергетических ресурсов, а именно: - сократятся расходы на бумагу и оргтехнику за счет уменьшения числа копий бумажных документов и преобразования их в электронный вид, что позволит хранение миллионов различных документов; - сократятся расходы на канцелярские товары и принадлежности за счет сокращения количества бумажных документов, сокращения письменного оформления документации, за счёт исключения некоторых более не нужных операций; - сократятся расходы на печати, штампы, факсимиле за счет расширенной реализации механизма электронной цифровой подписи, в том числе с использованием сертифицированных в Российской Федерации средств криптозащиты. Система DIRECTUM имеет лицензии ФСБ РФ на право предоставления услуг в области шифрования, распространения и технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств; - сократятся расходы на телефонные переговоры между подведомственными учреждениями за счет высокой масштабируемости системы, обеспечивающей работу тысяч пользователей; - сократятся расходы, связанные с факсом, транспортом за счет возможности организации территориально распределенной работы с применением интернета; - сократятся расходы на различное дополнительное программное обеспечение за счёт ввода документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах; - сократятся расходы на компьютерные комплектующие за счёт создания и управления в единой системе хранилища документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов; - сократятся расходы на компьютерное оборудование за счёт использования серверного принципа работы системы и объединения рабочих станций в единую сеть; - сократятся расходы на электроэнергию за счёт сокращения оргтехники и компьютерного оборудования; - сократятся расходы на обучение персонала в области основных офисных программ за счёт универсального механизма интеграции, упрощающий работу DIRECTUM с Microsoft Office и другими программными продуктами. Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиент (с помощью веб-браузера). Компания DIRECTUM является партнером корпорации Microsoft и имеет статус Microsoft Gold Certified Partner; - сократятся расходы на утилизацию компьютерного оборудования, оргтехники, сдачу бумаги на вторсырьё, что в свою очередь уменьшит сборы по экологии; - сократятся затраты на расширение рабочих мест при увеличении количества оказываемых услуг и расширении сферы деятельности. 2. Социально-экономический эффект - имеет комплексную природу сочетания экономической выгоды и социальной стабильности и спокойствия, например, улучшение условий работы. Применительно к данному учреждению такой эффект будет проявляться в следующем: - наличие средства штрих-кода, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации обеспечивает гибкую нумерацию документов в любых разрезах. Идентификация изменений в системе обеспечивается созданием версий документа. Работа с последней актуальной версией документа осуществляется заданием стадий жизненного цикла для версии документа, таким образом, всегда можно отличить действующую версию документа от устаревших и находящихся на этапе разработки и согласования; - возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще. Использование ЭЦП при согласовании и утверждении документов позволяет защитить согласованную версию документа от несанкционированных изменений, кроме того, подписи на документе соответствуют полномочиям лиц, подписавших документ. При этом такие документы имеют юридическую силу; - соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ). Система DIRECTUM имеет сертификат Госстандарта России на соответствие системы требованиям нормативных документов по качеству разработки программных средств, в том числе для автоматизации делопроизводства и документооборота, сертификат на соответствие системы современным требованиям производительности и отказоустойчивости; - сокращение времени на создание документов, за счет наличия готовых шаблонов. Применение утвержденных шаблонов помогает избегать ошибок при оформлении документов, а также быстро и удобно создать документ согласно установленным в организации стандартам; - уменьшение времени на согласование и пересмотр документов, за счет механизма задач. Благодаря механизму задач и наличию в системе различных отчетов есть возможность управлять движением документа на любом этапе его жизненного цикла (предварительное согласование, рассмотрение, утверждение и т.д.); - резко сокращается время на поиск документов за счет организации единого хранилища данных и быстрого поиска в нем. Возможность хранения версий документов, связывание документов между собой и использование гиперссылок в тексте документов упрощает процесс анализа документации; - ускоряется документооборот за счет быстрой передачи документов между сотрудниками и отсутствия необходимости физического перемещения бумажных документов. Автоматические уведомления пользователей об изменениях в перечне нормативной документации, оповещения о приближении сроков пересмотра документации гарантирует ее постоянную пригодность, адекватность и эффективность. Службы получают возможность собирать пожелания по корректировке документации в электронном виде, а также проводить процесс пересмотра и согласования документов; - сокращение трудоемкости ведения записей и проведения аудитов, за счет того, что данные в системе фиксируются автоматически по ходу протекания процесса, и выводятся в специально настраиваемые отчеты. Отчеты в дальнейшем используются при проверке функционирования системы на предприятии; - наличие развитого инструментария, позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации. 3. Социальный эффект - вид эффекта, который принципиально не может быть пересчитан в экономический, например, предотвращение социального конфликта. Программный продукт DIRECTUM предоставляет следующее: - ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом; - наличие отработанной технологии внедрения (учитывается опыт, основанный на внедрении в других организациях) электронного документооборота в организации и библиотеки готовых решений; - упрощается создание и поддержка системы менеджмента качества за счет хранения всей документации в DIRECTUM и простоты обеспечения ее актуальности. Информацию о результатах прохождения процессов система DIRECTUM позволяет выводить в различные отчеты. На основе полученных отчетов можно проводить внутренние и внешние аудиты. Система DIRECTUM дает возможность специалистам планировать и проводить внутренние аудиты, а также контролировать принятые по итогам проверки решения. Удобный механизм создания и согласования документов позволяет специалистам составлять планы проведения внутренних проверок (внутренних аудитов), согласовывать их с заинтересованными сотрудниками и отправлять на ознакомления в подразделения для подготовки к проверке; - повышается качество принятия решений и управляемость организации за счет доступности всех документов и прозрачности процессов, протекающих в организации. Руководитель всегда может создать задачу со сроками на разработку документа ответственному сотруднику, таким образом, поручение никогда не будет забыто (или утеряно), и всегда есть возможность проконтролировать исполнение (при этом контроль, будет осуществлён в реальном времени); - повышается безопасность корпоративной информации, поскольку доступ к документам возможен только в соответствии с указанными правами и все действия сотрудников в системе протоколируются; - накапливаются корпоративные знания, обеспечивается быстрое обучение и взаимозаменяемость сотрудников, так как все задания и документы хранятся в системе. Единый электронный архив документов позволяет каждому сотруднику получить доступ к необходимым документам со своего рабочего места; - возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания в силу неизбежности контроля со стороны руководства, что повышает исполнительскую дисциплину. - обеспечивается прозрачность деловых процессов. Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения деловых процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Система становится мощным инструментом деловой аналитики и позволяет повысить эффективность работы организации. Таким образом, система DIRECTUM является удобным средством для становления и поддержания системного подхода в организациях. Система обладает рядом преимуществ и дает реальный эффект. Общий эффект можно условно принять за сумму трех эффектов. Условно, так как показатели эффекта измеряются по-разному, и напрямую сложить их не представляется возможным. Помимо понятия эффекта используют такое понятие, как эффективность. Эффективность - результат, выраженный стоимостными показателями. Эффективность представляет собой соотношение эффекта или достигнутого результата и затрат на их получение [38]. Примерные затраты, которые понесёт учреждение связанное с внедрением электронной системы DIRECTUM (учитывая факт, что компьютерного оборудования и оргтехники в учреждение достаточно и оно соответствует рекомендованным требованиям системы), согласно прайс-листа компании следующее: - 9600 рублей - стоимость серверной лицензии системы на базовые модули («Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами»). Серверная лицензия системы включает абонемент на обновление версий сроком 1 год. К данному учреждению подходит стандартный вариант поставки системы DIRECTUM, предназначенный для средних организаций (до 100 пользователей); - 408 000 рублей - стоимость пакета на 100 клиентских лицензий на базовые модули; - 147 500 рублей - стоимость клиентской лицензии на дополнительные 25 модулей «Канцелярия»; - 170 000 рублей - стоимость клиентской лицензии на дополнительные 25 модулей «Управление взаимодействием с клиентами»; - 60 000 рублей - стоимость клиентской лицензии на дополнительные 25 модулей «Быстрая идентификация документов»; - 28 500 рублей - стоимость дополнительной серверной лицензии «веб-доступ»; - 21 400рублей - стоимость дополнительной серверной лицензии «служба файловых хранилищ». Итого сумма составит 845 000 рублей за разовое внедрение и годовой абонемент. Дальнейшая ежегодная поддержка будет обходиться дополнительно в 169 000 рублей. Но при использовании схемы лицензирования «Аренда», согласно которой приобретается неисключительное право использования системы DIRECTUM на ограниченный срок (один год), сумма платежа составит 40 % от стоимости программного обеспечения. При приобретении DIRECTUM в «Аренду» предоставляется абонемент на обновление версий сроком на весь срок «Аренды». С таким вариантом стоимость ежегодного обслуживания системы DIRECTUM составит 338 000 рублей. Данная сумма является приемлемой для данного среднего учреждения и даже не пытаясь оценить стоимостную оценку экономического эффекта, можно сделать вывод, что данный проект окупится в короткие сроки. При ориентировочной оценке общего эффекта и его отношения к затратам можно судить о том, что эффективность от внедрения электронной системы управления информацией DIRECTUM сильно повысит качество управления в ОАО «Бобруйский машиностроительный завод».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ Использование информационных технологий для управления информацией делает любое предприятие более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Одной из таких технологий является электронная система управления информацией. Такие системы произвели подлинную революцию в работе организаций, помогая справиться с всё возрастающими потоками информации. Таким образом, новые формы представления информации позволяют за счёт поиска информации и её структурирования легче находить необходимые документы, обмениваться мнениями или быстрее доводить до адресата данные, что эквивалентно повышению скорости и эффективности коммуникации. В данной работе были рассмотрены такие понятия как система менеджмента качества, более углубленно изучены теоретические основы по данной тематике, раскрыта экономическая составляющая задачи, преимущества документирования СМК, роль электронных форм представления и движения информации, их связь и взаимовлияние. Был проведён анализ основных организационно-экономических характеристик предприятия ОАО «Бобру йский машиностроительный завод», а также проведен анализ характеристик информационных технологий и систем предприятия. Анализ влияния различных факторов на конкурентоспособность продукции ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» при поставках на целевые рынки показывает, что основными факторами конкурентоспособности являются цена и сроки поставки. Анализ структуры выпускаемой продукции в 2012-2014 гг. показал увеличение производства насосов в 2013 г. на 3,2 % и снижение производства запасных частей на 2,7 %. В 2014 г. объем производства основных видов продукции насосов и запасных частей на уровне 94,9%, доли производства прочей продукции увеличилась на 1,5 %. В 2014 г. происходит прирост товарной продукции в с/ц на 25 %. Таким образом, ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» – крупнейший в СНГ производитель центробежных насосов для нефтеперерабатывающей, нефтехимической, горнодобывающей, металлургической, целлюлозно-бумажной, энергетической, цементной промышленности, а также для перекачивания сточных жидкостей на предприятиях городского, промышленного и сельского водоснабжения. Основным стратегическим направлением для ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» является повышение качества и расширение номенклатуры производимой продукции в соответствии с современными мировыми стандартами, модернизация выпускаемого насосного оборудования, гибкое производство насосного оборудования под заказ потребителей на основе технического перевооружения производства.
|
||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-08-06; просмотров: 660; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.226.222.6 (0.009 с.) |