Оценка эффективности системы DIRECTUM

 

Эффективность управления - сложное и многообразное понятие, смысл которого заключается в том, что весь процесс управления, начиная с постановки цели и заканчивая конечным результатом деятельности, должен производиться с наименьшими издержками или с наибольшей результативностью (производительностью).

Материальные, трудовые и финансовые ресурсы должны преобразовываться в услуги. Для этого существует организация, которая должна обеспечить это преобразование не только с выгодой для потребителя, но и для самой себя. Иными словами, затраты на преобразование должны быть меньше, чем стоимость результата. В этом и заключается сущность понятия эффекта и эффективной деятельности [11].

Основными критериями эффективного управления является определенная множественность показателей, характеризующих результативность работающих организационных систем и подсистем. Конечный результат управления часто называют эффектом управления.

Эффект представляет собой результат осуществления мероприятий, направленных на совершенствование работы и организации в целом [12]. Эффект управления складывается из трех составляющих:

1. Экономический эффект - вид эффекта, имеющий непосредственную стоимостную форму, то есть измеряющийся в денежных или натуральных измерителях.

При внедрении программного продукта DIRECTUM в данное учреждение появится ощутимая экономия материальных, энергетических ресурсов, а именно:

- сократятся расходы на бумагу и оргтехнику за счет уменьшения числа копий бумажных документов и преобразования их в электронный вид, что позволит хранение миллионов различных документов;

- сократятся расходы на канцелярские товары и принадлежности за счет сокращения количества бумажных документов, сокращения письменного оформления документации, за счёт исключения некоторых более не нужных операций;

- сократятся расходы на печати, штампы, факсимиле за счет расширенной реализации механизма электронной цифровой подписи, в том числе с использованием сертифицированных в Российской Федерации средств криптозащиты. Система DIRECTUM имеет лицензии ФСБ РФ на право предоставления услуг в области шифрования, распространения и технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств;

- сократятся расходы на телефонные переговоры между подведомственными учреждениями за счет высокой масштабируемости системы, обеспечивающей работу тысяч пользователей;

- сократятся расходы, связанные с факсом, транспортом за счет возможности организации территориально распределенной работы с применением интернета;

- сократятся расходы на различное дополнительное программное обеспечение за счёт ввода документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах;

- сократятся расходы на компьютерные комплектующие за счёт создания и управления в единой системе хранилища документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов;

- сократятся расходы на компьютерное оборудование за счёт использования серверного принципа работы системы и объединения рабочих станций в единую сеть;

- сократятся расходы на электроэнергию за счёт сокращения оргтехники и компьютерного оборудования;

- сократятся расходы на обучение персонала в области основных офисных программ за счёт универсального механизма интеграции, упрощающий работу DIRECTUM с Microsoft Office и другими программными продуктами. Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиент (с помощью веб-браузера). Компания DIRECTUM является партнером корпорации Microsoft и имеет статус Microsoft Gold Certified Partner;

- сократятся расходы на утилизацию компьютерного оборудования, оргтехники, сдачу бумаги на вторсырьё, что в свою очередь уменьшит сборы по экологии;

- сократятся затраты на расширение рабочих мест при увеличении количества оказываемых услуг и расширении сферы деятельности.

2. Социально-экономический эффект - имеет комплексную природу сочетания экономической выгоды и социальной стабильности и спокойствия, например, улучшение условий работы.

Применительно к данному учреждению такой эффект будет проявляться в следующем:

- наличие средства штрих-кода, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации обеспечивает гибкую нумерацию документов в любых разрезах. Идентификация изменений в системе обеспечивается созданием версий документа. Работа с последней актуальной версией документа осуществляется заданием стадий жизненного цикла для версии документа, таким образом, всегда можно отличить действующую версию документа от устаревших и находящихся на этапе разработки и согласования;

- возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще. Использование ЭЦП при согласовании и утверждении документов позволяет защитить согласованную версию документа от несанкционированных изменений, кроме того, подписи на документе соответствуют полномочиям лиц, подписавших документ. При этом такие документы имеют юридическую силу;

- соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ). Система DIRECTUM имеет сертификат Госстандарта России на соответствие системы требованиям нормативных документов по качеству разработки программных средств, в том числе для автоматизации делопроизводства и документооборота, сертификат на соответствие системы современным требованиям производительности и отказоустойчивости;

- сокращение времени на создание документов, за счет наличия готовых шаблонов. Применение утвержденных шаблонов помогает избегать ошибок при оформлении документов, а также быстро и удобно создать документ согласно установленным в организации стандартам;

- уменьшение времени на согласование и пересмотр документов, за счет механизма задач. Благодаря механизму задач и наличию в системе различных отчетов есть возможность управлять движением документа на любом этапе его жизненного цикла (предварительное согласование, рассмотрение, утверждение и т.д.);

- резко сокращается время на поиск документов за счет организации единого хранилища данных и быстрого поиска в нем. Возможность хранения версий документов, связывание документов между собой и использование гиперссылок в тексте документов упрощает процесс анализа документации;

- ускоряется документооборот за счет быстрой передачи документов между сотрудниками и отсутствия необходимости физического перемещения бумажных документов. Автоматические уведомления пользователей об изменениях в перечне нормативной документации, оповещения о приближении сроков пересмотра документации гарантирует ее постоянную пригодность, адекватность и эффективность. Службы получают возможность собирать пожелания по корректировке документации в электронном виде, а также проводить процесс пересмотра и согласования документов;

- сокращение трудоемкости ведения записей и проведения аудитов, за счет того, что данные в системе фиксируются автоматически по ходу протекания процесса, и выводятся в специально настраиваемые отчеты. Отчеты в дальнейшем используются при проверке функционирования системы на предприятии;

- наличие развитого инструментария, позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

3. Социальный эффект - вид эффекта, который принципиально не может быть пересчитан в экономический, например, предотвращение социального конфликта.

Программный продукт DIRECTUM предоставляет следующее:

- ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом;

- наличие отработанной технологии внедрения (учитывается опыт, основанный на внедрении в других организациях) электронного документооборота в организации и библиотеки готовых решений;

- упрощается создание и поддержка системы менеджмента качества за счет хранения всей документации в DIRECTUM и простоты обеспечения ее актуальности. Информацию о результатах прохождения процессов система DIRECTUM позволяет выводить в различные отчеты. На основе полученных отчетов можно проводить внутренние и внешние аудиты. Система DIRECTUM дает возможность специалистам планировать и проводить внутренние аудиты, а также контролировать принятые по итогам проверки решения. Удобный механизм создания и согласования документов позволяет специалистам составлять планы проведения внутренних проверок (внутренних аудитов), согласовывать их с заинтересованными сотрудниками и отправлять на ознакомления в подразделения для подготовки к проверке;

- повышается качество принятия решений и управляемость организации за счет доступности всех документов и прозрачности процессов, протекающих в организации. Руководитель всегда может создать задачу со сроками на разработку документа ответственному сотруднику, таким образом, поручение никогда не будет забыто (или утеряно), и всегда есть возможность проконтролировать исполнение (при этом контроль, будет осуществлён в реальном времени);

- повышается безопасность корпоративной информации, поскольку доступ к документам возможен только в соответствии с указанными правами и все действия сотрудников в системе протоколируются;

- накапливаются корпоративные знания, обеспечивается быстрое обучение и взаимозаменяемость сотрудников, так как все задания и документы хранятся в системе. Единый электронный архив документов позволяет каждому сотруднику получить доступ к необходимым документам со своего рабочего места;

- возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания в силу неизбежности контроля со стороны руководства, что повышает исполнительскую дисциплину.

- обеспечивается прозрачность деловых процессов. Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения деловых процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Система становится мощным инструментом деловой аналитики и позволяет повысить эффективность работы организации.

Таким образом, система DIRECTUM является удобным средством для становления и поддержания системного подхода в организациях. Система обладает рядом преимуществ и дает реальный эффект.

Общий эффект можно условно принять за сумму трех эффектов. Условно, так как показатели эффекта измеряются по-разному, и напрямую сложить их не представляется возможным.

Помимо понятия эффекта используют такое понятие, как эффективность. Эффективность - результат, выраженный стоимостными показателями. Эффективность представляет собой соотношение эффекта или достигнутого результата и затрат на их получение [38].

Примерные затраты, которые понесёт учреждение связанное с внедрением электронной системы DIRECTUM (учитывая факт, что компьютерного оборудования и оргтехники в учреждение достаточно и оно соответствует рекомендованным требованиям системы), согласно прайс-листа компании следующее:

- 9600 рублей - стоимость серверной лицензии системы на базовые модули («Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами»). Серверная лицензия системы включает абонемент на обновление версий сроком 1 год. К данному учреждению подходит стандартный вариант поставки системы DIRECTUM, предназначенный для средних организаций (до 100 пользователей);

- 408 000 рублей - стоимость пакета на 100 клиентских лицензий на базовые модули;

- 147 500 рублей - стоимость клиентской лицензии на дополнительные 25 модулей «Канцелярия»;

- 170 000 рублей - стоимость клиентской лицензии на дополнительные 25 модулей «Управление взаимодействием с клиентами»;

- 60 000 рублей - стоимость клиентской лицензии на дополнительные 25 модулей «Быстрая идентификация документов»;

- 28 500 рублей - стоимость дополнительной серверной лицензии «веб-доступ»;

- 21 400рублей - стоимость дополнительной серверной лицензии «служба файловых хранилищ».

Итого сумма составит 845 000 рублей за разовое внедрение и годовой абонемент. Дальнейшая ежегодная поддержка будет обходиться дополнительно в 169 000 рублей.

Но при использовании схемы лицензирования «Аренда», согласно которой приобретается неисключительное право использования системы DIRECTUM на ограниченный срок (один год), сумма платежа составит 40 % от стоимости программного обеспечения. При приобретении DIRECTUM в «Аренду» предоставляется абонемент на обновление версий сроком на весь срок «Аренды». С таким вариантом стоимость ежегодного обслуживания системы DIRECTUM составит 338 000 рублей.

Данная сумма является приемлемой для данного среднего учреждения и даже не пытаясь оценить стоимостную оценку экономического эффекта, можно сделать вывод, что данный проект окупится в короткие сроки.

При ориентировочной оценке общего эффекта и его отношения к затратам можно судить о том, что эффективность от внедрения электронной системы управления информацией DIRECTUM сильно повысит качество управления в ОАО «Бобруйский машиностроительный завод».

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование информационных технологий для управления информацией делает любое предприятие более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Одной из таких технологий является электронная система управления информацией. Такие системы произвели подлинную революцию в работе организаций, помогая справиться с всё возрастающими потоками информации.

Таким образом, новые формы представления информации позволяют за счёт поиска информации и её структурирования легче находить необходимые документы, обмениваться мнениями или быстрее доводить до адресата данные, что эквивалентно повышению скорости и эффективности коммуникации.

В данной работе были рассмотрены такие понятия как система менеджмента качества, более углубленно изучены теоретические основы по данной тематике, раскрыта экономическая составляющая задачи, преимущества документирования СМК, роль электронных форм представления и движения информации, их связь и взаимовлияние.

Был проведён анализ основных организационно-экономических характеристик предприятия ОАО «Бобру йский машиностроительный завод», а также проведен анализ характеристик информационных технологий и систем предприятия.

Анализ влияния различных факторов на конкурентоспособность продукции ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» при поставках на целевые рынки показывает, что основными факторами конкурентоспособности являются цена и сроки поставки.

Анализ структуры выпускаемой продукции в 2012-2014 гг. показал увеличение производства насосов в 2013 г. на 3,2 % и снижение производства запасных частей на 2,7 %.

В 2014 г. объем производства основных видов продукции насосов и запасных частей на уровне 94,9%, доли производства прочей продукции увеличилась на 1,5 %.

В 2014 г. происходит прирост товарной продукции в с/ц на 25 %.

Таким образом, ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» – крупнейший в СНГ производитель центробежных насосов для нефтеперерабатывающей, нефтехимической, горнодобывающей, металлургической, целлюлозно-бумажной, энергетической, цементной промышленности, а также для перекачивания сточных жидкостей на предприятиях городского, промышленного и сельского водоснабжения.

Основным стратегическим направлением для ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» является повышение качества и расширение номенклатуры производимой продукции в соответствии с современными мировыми стандартами, модернизация выпускаемого насосного оборудования, гибкое производство насосного оборудования под заказ потребителей на основе технического перевооружения производства.