Методика усовершенствования описи

 

Усовершенствование описи проводится в тех случаях, когда заголовки не раскрывают содержание единиц хранения, отсутствуют необходимые элементы справочного аппарата к описи.

 

Под усовершенствованием описи понимается комплекс работ, направленных на повышение ее информационно-поискового уровня. Задачи усовершенствования описи заключаются в увеличении объема и качества информации, содержащейся в единицах хранения и документах, путем квалифицированного описания и составления справочного аппарата высокого уровня.

 

Усовершенствование описи включает следующие виды работ: уточнение заголовков и их редактирование (без изменения систематизации единиц хранения), составление необходимого справочного аппарата к описи.

 

При усовершенствовании описей применяется дифференцированный подход, который заключается в определении очередности работы по их усовершенствованию, установлении необходимой степени повышения информационного уровня конкретной описи и состава справочного аппарата к ней, в определении допустимой степени обобщения первичной информации в заголовках единиц хранения.

 

Уточнение заголовков (редактирование) можно проводить как с просмотром, так и без просмотра единиц хранения. Вначале проводится анализ качества заголовков, а затем решается вопрос о целесообразности просмотра единицы хранения. Единицы хранения не просматриваются, если в заголовках имеются все необходимые элементы описания. В этом случае заголовок подвергается лишь литературному редактированию. Если в заголовке единицы хранения отсутствуют какие-то реквизиты описания, то заголовок необходимо дополнить недостающими элементами описания, изучив состав и содержание единицы хранения.

 

Повышение информативности описи проводится за счет дополнительного раскрытия в заголовке содержания единицы хранения.

 

Прежде всего, раскрытию содержания документов подлежат единицы хранения с "глухими" заголовками, которые включают лишь название разновидностей документов, их номера и даты. Например:

 

Протокол N 51 пленума обкома КПСС

 

Дата 27 ноября 1982 г.

 

Подлинник

 

Раскрытию состава и содержания подобных заголовков поможет использование "Перечней вопросов", обсуждавшихся на заседаниях пленумов, бюро и др. органов КПСС. Они включает следующие сведения: номер протокола заседания, дату заседания, содержание вопроса. "Перечни вопросов" раскрывают содержание единиц хранения с "глухими" заголовками, повышают информативность описей.

 

Способом раскрытия "глухих" заголовков единиц хранения является составление структурированных заголовков, которые дают возможность передать основное содержание единицы хранения с необходимой степенью детализации информации. Например, заголовок "Документы о выполнении поручений ЦК КПСС и Совета Министров СССР по капитальному строительству и проектно-изыскательским работам в отрасли (поручения, записки, заключения, обзоры, расчеты)" можно дополнить следующей информацией:

 

О корректировке плана капитального строительства, л. 5;

 

О проведении изыскательских работ..., л. 25;

 

О проектировке промышленного комплекса, л. 53 и т.д.

 

Составление структурированного заголовка можно рассматривать как метод раскрытия содержания единицы хранения путем выявления и отражения основных тематических блоков информации единицы хранения.

 

Введение структурированного заголовка дает возможность раскрыть основное содержание единицы хранения, что наиболее целесообразно для единиц хранения со сложными заголовками.

 

Заголовок можно представить в распространенном виде, он может создаваться на основе расчленения содержания единицы хранения на отдельные тематические группы. При таком расчленении заголовка снижается вероятность объективных потерь информации, неизбежных при традиционной методике составления заголовка, и значительно повышается уровень информативности описи.

 

Аннотирование единиц хранения, давно применяемое в архивной практике, распространяется на отдельные документы и не передает содержания всей единицы хранения. Составление структурированного заголовка позволяет более полно раскрыть содержание наиболее информативных и сложных для описания единиц хранения.

 

Информация структурированного заголовка может использоваться при составлении различных указателей к описи.

 

Целесообразность просмотра единиц хранения при редактировании определяется в ходе предварительного анализа заголовка (для установления его авторов и корреспондентов, места события, датировки, вида или разновидности документов и др.). Единицы хранения не просматриваются, если в заголовках присутствуют все необходимые реквизиты описания, т.е. соблюден стандарт описания на уровне единицы хранения, в таком случае проводится литературное редактирование заголовка. После редактирования заголовков опись перепечатывается и необходимые изменения вносятся на обложку единицы хранения. В том случае, если отсутствуют какие-то элементы справочного аппарата, проводится работа по их составлению.

 

Для того, чтобы редактирование заголовка было более качественным, необходимо ознакомиться с историей фондообразователя, установить или уточнить его основные функции и направления деятельности и подчиненность. Далее требуется выявить недостающие элементы заголовка. Редактирование можно проводить как на карточках, так и непосредственно в компьютере.

 

В процессе анализа заголовков, а затем при их редактировании устраняются недостатки расположения в заголовке реквизитов описания. На первое место выносится название видов или разновидностей документов единицы хранения.

 

Например, заголовок "О проверке торговли и промышленности" малоинформативен, не дает представления о видах документов, содержащихся в единице хранения, и их содержании.

 

После редактирования заголовок той же единицы хранения приобрел следующий вид:

 

"Переписка податного инспектора Осинского уезда с Пермской казенной палатой, волостными правлениями и журналы проверки торговых и промышленных заведений по волостям 2-го податного участка. Списки владельцев торгово-промышленных предприятий"

 

Обновленный заголовок представляет не только основные виды документов, составляющих единицу хранения и их основное содержание, но также выделяет конкретные учреждения, должности. Этот пример демонстрирует возможности повышения информативности описей путем редактирования.

 

При редактировании заголовков следует оставлять названия видов документов, присущих конкретной исторической эпохе.

 

Например: "доклад", а не "докладные записки", "журнал заседания", а не "протокол" и т.д.

 

При редактировании заголовков единиц хранения фондов финансовых учреждений следует учитывать, что они содержат большое количество специфических финансовых документов: "гросбух, контрольная книга, наблюдательная книга, краткий реестр, свод податных сведений" и т.д., которые в отредактированных заголовках должны сохраниться без изменений.

 

Если единица хранения сформирована из документов по одному вопросу в пределах одного года (иногда нескольких лиц) и связанных последовательностью делопроизводства, то эти документы описываются как "Дело". В таком случае необходимо изучить состав и содержание единицы хранения и выявить присущие "Делу" особенности. Например: старый заголовок:

 

О выдаче права на жительство швецкому солдату Е. Филиппову в городе Юрьевце.

 

Новый заголовок после редактирования:

 

Д ело о выдаче права на жительство в г. Юрьевец беглому солдату Филиппову Егору, вернувшемуся из Швеции.

 

В данном заголовке не только установлен вид единицы хранения, но и уточнено ее содержание.

 

Следующим этапом уточнения заголовка единицы хранения является определение или уточнение авторов и корреспондентов документов.

 

В отредактированном заголовке при указании автора документов, если им является фондообразователь, его название либо вовсе не приводится, или дается в сокращенном виде. Например: полное название - "податной инспектор 1-го участка Осинского уезда Пермской казенной палаты", а в заголовке можно написать "податной инспектор".

 

Для некоторых единиц хранения, содержащих переписку, характерно большое разнообразие как авторов, так и корреспондентов. Если последние однотипны, то в заголовке указывается их обобщенное название.

 

Например:

 

Переписка податного инспектора с волостными правлениями.

 

Если корреспонденты слишком разнородны, то в заголовке перечисляются два-три наиболее важных из них с добавлением и др. Например:

 

Переписка уездного исправника с канцелярией Пермского губернатора, Шадринским уездным исправником, становыми приставами и др. об административно-ссыльном Иванове С.Н.

 

В том случае, если автором документов является частное лицо (характерно для фондов учреждений, существовавших до 1917 г.), то в заголовке указывается его социальное положение, чин, титул, звание, местожительство (территориальная принадлежность), фамилия, имя, отчество.

 

Например:

 

Дело по прошению грайворонского помещика подполковника Григоросуло Н.Д. о возмещении недостатка земли с торгов в имении губернского секретаря Шишкова И.Д. в д. Мощеная, Грайворонского уезда.

 

Если автором документов является конкретное лицо, а документ носит служебный характер, автор, как правило, не указывается; в этом случае можно указать лишь должность автора. Например:

 

Служебные записки заместителя министра строительства электростанций СССР... о состоянии снабжения предприятий министерства топливом.

 

Для фондов личного происхождения деятелей литературы и искусства указание автора (в том случае, когда им является частное лицо) предусмотрено. Например:

 

Договоры Афиногенова А.Н. с государственными издательствами...

 

При уточнении или определении содержания документов необходимо предварительно тщательно изучить их.

 

Иногда встречаются личные дела, которые не содержат информации о приеме и увольнении лица. В таких случаях, при усовершенствовании описи, оговаривается отсутствие важных документов.

 

Если усовершенствуются описи фондов, относящиеся к периоду до 1917 г., например, полицейских учреждений, и содержание документов касается конкретного лица, в том числе административно-ссыльного, то при редактировании необходимо указать его фамилию, имя, отчество, социальное положение или сословную принадлежность, место, откуда данное лицо было выслано, и в чем обвинялось. Например:

 

Переписка об административно-ссыльном Сергееве Илье Феоктистовиче, сельском обывателе г. Кунгура, высланном за принадлежность к группе социалистов-революционеров.

 

Аннотирование единиц хранения и документов применяется для повышения информативности описи. Необходимость составления аннотации выявляется при просмотре единиц хранения. Например,

 

заголовок единицы хранения:

 

Дело об отдаче в аренду Царицынскому купцу Иванову И.И. пустопорожней земли в 4 части.

 

Аннотация:

 

План участка земли. Л. 2

 

Аннотация расширяет и уточняет содержательную часть заголовка.

 

Если в единице хранения имеются документы, относящиеся к документам по личному составу, то их наличие необходимо отразить в аннотации. Например:

 

заголовок:

 

Цело о разделе недвижимого имущества Костылева Николая Михайловича, деревня Бородино, Тысяцкой волости аннотация:

 

Имеется выписка из метрической книги о смерти Костылева Михаила Михайловича 29 апреля 1906 г., Л. 7.

 

При описании управленческой документации в аннотации к заголовку единицы хранения приводится краткая характеристика отдельных документов, групп документов единиц хранения.

 

Аннотировать можно приложения к приказам и протоколам (например, коллегий министерства).

 

При описании директивной, планово-отчетной документации в заголовок выносится сначала сам документ, а затем материалы к этому документу. Например:

 

Отчет Тамбовского торгового отдела губернского совета народного хозяйства за 1922 г. и заключения по отчету отдела надзора за торговлей управления регулирования торговли ВСНХ.

 

Если в заголовках единиц хранения встречаются редко употребляемые сокращения, например, учреждений, их структурных частей и др., то их следует при редактировании раскрывать.

 

При наличии в заголовке наименований населенных пунктов и административно-территориальных единиц их следует расположить в порядке возрастания административно-территориальных единиц: село (деревня, сельцо), уезд, город, губерния. Волость в заголовке можно не указывать, так как волостное административно-территориальное деление часто менялось. Написание населенных пунктов проверяется по различным справочникам по административно-территориальному делению.

 

Хронологические данные указываются в заголовке, если необходимо уточнить время события, которого касается содержание документов единицы хранения, и эти данные не совпадают (или не полностью совпадают) с крайними датами документов. Например:

 

Отчет за 1913 год. Раскладочные приговоры сельских обществ на 1907 г.

 

Крайние даты устанавливаются при уточнении заголовков описи в том случае, если они отсутствовали в описательной статье описи. Данное выявление возможно лишь при просмотре единицы хранения.

 

При редактировании заголовков проводится унификация различных понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств. К таким разночтениям относятся названия фондообразователей, которые иногда приводятся в разных вариантах, то полностью, то сокращенно. В некоторых заголовках вначале указывается фамилия, затем инициалы, в других на первое место выносятся инициалы. На первое место следует выносить фамилию, а затем - имя и отчество. Подобные разночтения устраняются и составляется унифицированный заголовок.

 

Усовершенствование описи включает и составление необходимого справочного аппарата, каждый элемент которого выполняет определенную задачу.

 

Методику создания справочного аппарата см. Раздел 4.

 

После завершения работ по усовершенствованию описи составляется новый, усовершенствованный вариант этой описи.

 

 

Методика переработки описи

 

Задачи переработки описи заключаются в составлении новой описи взамен ранее составленной и не отвечающей требованиям учета, поиска и необходимого качества описания единиц хранения и документов. Дифференцированный подход при переработке описи будет выражаться в определении целесообразности переработки описи. Переработка допускается лишь в крайних случаях: если значительная часть заголовков не отражает содержание единиц хранения (что характерно для кратких описей); если описи имеют суммарное описание единиц хранения, групповую нумерацию единиц хранения; если большая часть документов фонда погибла (пожар, наводнение и т.д.) или была передана в другой фонд или архив, в связи с чем произошло значительное уменьшение объема фонда; если значительно увеличился объем фонда (рассекречивание документов, новые поступления, в том числе покупка или дарение и т.д.).

 

Переработка описи включает уточнение или составление заголовков единиц хранения, их пересистематизацию и составление необходимого справочного аппарата к описи.

 

Процесс переработки предусматривает просмотр единиц хранения с проведением экспертизы их ценности, уточнением фондовой принадлежности. Разрабатывается новая схема систематизации единиц хранения в описи, что приводит в свою очередь, к изменению их шифров, в связи с чем к переработанным фондам составляется переводная таблица шифров дел. Переводные таблицы отсылают от старых шифров (так как многие единицы хранения введены в научный оборот под прежними номерами) к новым. Методику составления переводной таблицы шифров см. Раздел 4.

 

При переработке допускается объединение нескольких описей в одну, если имеется несколько небольших по количеству единиц хранения описей за близкие хронологические периоды или близкие по содержанию описи, каждая из которых нуждается в переработке.

 

При переработке составляется историческая справка к фонду, если она отсутствовала ранее. Методику составления исторической справки см. Приложение N 16.

 

Методика составления заголовков единиц хранения при переработке описи такая же, как при составлении описи или при ее усовершенствовании.

 

Переработанная опись должна быть снабжена необходимым справочным аппаратом в полном объеме.

 

Переработанная опись не должна содержать дел по личному составу, на них составляется самостоятельная опись.

 

Ранее составленные описи после их переработки не уничтожаются, а учитываются на правах единицы хранения в новой описи и помещаются в конце ее под последним номером, со своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N...".

 

 

Раздел 6. Основные требования к составлению архивной

Описи в электронном формате

 

 

6.1. Общие требования

 

Использование персональных компьютеров (ПК) при работе с архивными описями способствует существенному сокращению трудозатрат на подготовку описей, одновременно формируя основу для создания электронного научно-справочного аппарата в архиве. При работе с архивными описями ПК используется для ввода данных (создания описи в электронном формате); для вывода на печать текста описи (создания бумажной описи в качестве учетного документа архива); поиска и обработки информации (создания электронного НСА).

 

Подготовка архивной описи в электронном формате осуществляется с помощью текстовых редакторов и систем управления базами данных (СУБД). Необходимо учитывать, что подавляющее большинство персональных компьютеров в архивах, учреждениях, организациях России являются IBM-совместимыми ПК, работающими под управлением различных версий Windows и ДОС, а наиболее распространенное программное обеспечение - это программы из пакета Microsoft Office различных версий.

 

Текстовые редакторы целесообразно применять для создания описи, ее корректировки, редактирования. Текстовые редакторы позволяют быстро ввести данные, проверить орфографию, распечатать черновик описи для ее выверки, а при необходимости подготовить текст для конвертирования в базу данных. Для ввода можно использовать любой редактор под Windows (MS Word), позволяющий работать с таблицами (как основными элементами форматирования описи). Не рекомендуется использовать редакторы под ДОС, поскольку созданные в них таблицы потребуют в дальнейшем трудоемкой ручной обработки при преобразованиях. При конвертировании подобной таблицы в формат баз данных каждую строку таблицы придется править вручную.

 

Системы управления базами данных (СУБД) могут использоваться и при первоначальном вводе данных и при оцифровке уже подготовленных описей (при конвертировании электронных описей в текстовом формате) для создания электронного НСА. В случае с СУБД столь критичного деления на программы под ДОС или Windows не существует, однако программы под Windows являются наиболее популярными и удобными в работе.

 

При подготовке архивной описи в электронном формате необходимо заранее предусмотреть ее совместимость с программным комплексом "Архивный фонд".

 

Количество полей описания при подготовке описи в электронном формате каждый архив может устанавливать самостоятельно, учитывая, что перечень обязательных полей описания должен присутствовать в базе данных "Архивная опись" в обязательном порядке. Дополнительные поля описания включаются в БД по решению руководства архивного учреждения.

 

 

Подготовка архивной описи в текстовом редакторе

 

Для подготовки архивной описи в электронном формате могут использоваться любые текстовые редакторы, позволяющие корректно работать с таблицами, например, Microsoft Word для Windows. Корректная работа с таблицами является обязательным требованием к текстовому редактору, так как основу архивной описи составляет таблица из строк и столбцов:

 

NN п/п	Дело- произв. индекс	Заголовки единиц хранения	Крайние даты документов ед. хр.	Кол-во листов в ед. хр.	Примечания

 

Для подготовки архивной описи в электронном формате рекомендуется использовать Microsoft Word для Windows, позволяющие формировать программой-редактором каждый элемент таблицы как отдельный параграф. При этом элементы таблицы автоматически делятся на столбцы и строки, в каждой ячейке содержится одна единица текста (состоящая из одного и более абзацев), что позволяет легко менять формат текста (изменение ширины столбцов, перемещение всего содержимого строки, изменение размеров и начертания шрифтов и пр.). Подобные таблицы требуют минимума усилий при работе с ними, легко обеспечивают конвертирование в другой формат, а также преобразование в базу данных. Кроме того, программа позволяет отображать текст в том виде, в каком он будет выглядеть на бумаге, что важно при распечатывании бумажных описей в соответствии с требованиями "Основных правил работы государственных архивов".

 

Подготовка описи с использованием ПК включает следующие этапы:

 

1. ввод (набор) описи;

 

2. распечатка черновиков, корректировка описи;

 

3. оформление описи и распечатывание готовой описи.

 

Ввод описи начинается с формирования таблицы, в 6 граф которой будут вводиться отдельные элементы описания. При этом следует сразу установить оптимальную ширину каждой графы описи с тем, чтобы на каждую строку таблицы вводился только один элемент описания. Например, крайние даты должны размещаться строго раздельно на двух строках: на одной - начальная дата, на второй - конечная дата.

 

Ввод описи в подготовленную таблицу практически не отличается от обычной работы с текстом: каждый элемент описания занимает свое строго определенное место.

 

При этом следует учесть, что названия разделов и подразделов описи должны размещаться в графе "заголовки дел" на пустых строках, каждое из названий - в разных строках. Не допускается размещение названий разделов и подразделов описи на одной строке.

 

После ввода всей описи производится распечатка черновиков для уточнения систематизации дел, редактирования отдельных заголовков, уточнения написания фамилий, имен, названий учреждений, организаций, печатных изданий и т.д., географических объектов и объектов административно-территориального деления и др.

 

После выверки всех данных производится корректировка описи, ее окончательное оформление и распечатка готовой архивной описи. Текст вне таблицы в начале и в конце описи печатается обычным способом.

 

На печать опись выводится стандартным способом, однако перед этим необходимо проверить, как текст размещается в столбцах и на страницах, и, при необходимости, отформатировать текст. Особое внимание необходимо уделить названиям разделов и подразделов описи, не допуская их размещения в конце страницы. Заголовки дел не должны переноситься на новую страницу, оставляя на прежней странице первую строку или перенося на новую страницу только последнюю строчку, даты должны размещаться на одной странице.

 

Следует учесть, что форматирование текста описи должно производиться на том компьютере, на котором будет осуществляться печать этой описи.

 

После утверждения архивной описи на ЭПК в электронный вариант описи должны быть внесены все исправления, дополнения, коррективы если они имели место в бумажном варианте описи.

 

Архивная опись, утвержденная на ЭПК и должным образом оформленная и подписанная, должна быть аутентична электронному варианту этой же описи.

 

 

6.3. Порядок заполнения примерного перечня элементов

описания (полей) баз данных "Архивная опись"

 

Определение примерного перечня обязательных и дополнительных полей описания баз данных "Архивная опись", содержащих информацию на уровне единицы хранения (дела), их типов и размеров, а также порядка заполнения, имеет целью предусмотреть их унификацию и совместимость в единой информационно-поисковой системе (см. Приложение N 17).

 

Порядок заполнения полей описания баз данных "Архивная опись" устанавливает единые требования к оформлению однотипной информации и распределению ее по соответствующим полям базы данных:

 

1. НОМЕР ФОНДА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - числовое, длина поля - 7 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указывается цифровая часть номера фонда, используются арабские цифры.

 

Примеры:

 

 

2. ЛИТЕРА ФОНДА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 2 знака. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указывается буквенная часть номера фонда, используются прописные буквы (кириллица), после указания буквы не ставится дефис. Если буквенная часть номера фонда отсутствует, то это поле остается свободным.

 

Примеры:

 

А

Р

 

3. НОМЕР ОПИСИ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - числовое, длина поля - 5 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указывается цифровая часть номера описи, при заполнении используются арабские цифры.

 

Примеры:

 

 

4. ЛИТЕРА ОПИСИ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 4 знака. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указывается буквенная часть номера описи, при заполнении используются строчные буквы (кириллица). Если буквенная часть номера описи отсутствует, то это поле остается свободным.

 

Примеры:

 

а

доп.

 

5. НОМЕР ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - числовое, длина поля - 5 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указывается цифровая часть номера дела (тома, части) из графы описи "Порядковый номер", используются арабские цифры.

 

Примеры:

 

 

6. ЛИТЕРА ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 2 знака. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указывается буквенная часть номера дела (тома, части) из графы описи "Порядковый номер", используются строчные буквы (кириллица). Если буквенная часть номера дела отсутствует, то это поле остается свободным.

 

Примеры:

 

а

в

 

7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ НОМЕР (ИНДЕКС) ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 50 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указывается делопроизводственный номер (индекс) дела, если он имеется в описи.

 

Для описей, составленных в период до 1917 г., заполнение этого поля является обязательным, т.к. отсутствует порядковый номер дела по описи и данное поле является основным поисковым элементом. При этом обязательно указываются все особенности индекса дела.

 

Примеры:

 

23-1

10-10-10

1276/2

302/19

18б

18, т.2а, ч.1, продолжение 1

 

8. НАЗВАНИЕ ФОНДА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указывается принятое в архиве название фонда (в строгом соответствии с учетными данными и названием, приведенном в путеводителе архива) в именительном падеже. Поле заполняется строчными буквами.

 

Примеры:

 

Совет Министров СССР

 

Департамент полиции Министерства внутренних дел

 

9. НАЗВАНИЕ ОПИСИ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указывается название описи. При этом названием описи может быть наименование структурного подразделения учреждения-фондообразователя, документы которого составляют отдельную опись, или наименование разновидности документов, также включенных в самостоятельную опись.

 

Если в описи представлены все или большая часть структурных подразделений учреждения-фондообразователя, то указывается название учреждения, документы которого представлены в описи, и их крайние даты (годы).

 

Примеры:

 

Отдел народного образования

1945-1949 гг.

 

7-е делопроизводство

1915 г.

 

Всеподданнейшие доклады Департамента полиции

1881-1917 гг.

 

Документы по личному составу

1936-1957 гг.

 

10-13. РАЗДЕЛЫ ОПИСИ - это дополнительные поля БД "Архивная опись". Тип полей - мемо, длина полей - без ограничения количества знаков. Основное назначение данных полей - поиск, печать информации.

 

При заполнении полей указываются названия разделов и подразделов описи, в соответствии с принятой для данной описи схемой систематизации. Возможно наличие 2-х, 3-х, 4-х уровневой систематизации. Каждый уровень (раздел, подразделы) составляет отдельное поле.

 

Примеры:

 

Структурно-хронологическая схема систематизации

 

Секретариат	- 1 уровень (поле 10)
	1945 г.		-2 уровень (поле 11)
	1946 г.		-2 уровень (поле 11)
Бюджетный отдел	- 1 уровень (поле 10)
	1945 г.		-2 уровень (поле 11)
	1946 г.		-2 уровень (поле 11)

 

Хронологически-структурная схема систематизации

 

1983 г.	- 1 уровень (поле 10)
	Управление делами		- 2 уровень (поле 11)
	Главное управление физического воспитания и спортивных резервов		- 2 уровень (поле 11)
	Отдел массовой физкультуры и комплекса ГТО		- 3 уровень (поле 12)
	Отдел физич. воспитания студентов и учащейся молодежи		- 3 уровень (поле 12)
	Управление зимних видов спорта		- 2 уровень (поле 11)
	Документы по лыжному спорту		- 3 уровень (поле 12)
	Документы по лыжным гонкам		- 4 уровень (поле 13)
	Документы по прыжкам на лыжах с трамплина		- 4 уровень (поле 13)
	Документы по горнолыжному спорту		- 4 уровень (поле 13)

 

14. ЗАГОЛОВОК ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указывается заголовок дела (тома, части). При этом следует учесть, что если для листовой описи при перечислении однородных единиц хранения допускается формулировка "То же", то в данном поле БД "Архивная опись" заголовок должен воспроизводиться полностью.

 

Если вместо заголовка дела в описи значится "Номер пропущен", в данном поле электронной описи также обязательно воспроизводится эта формулировка.

 

Примеры:

 

Документы к протоколу N 1 заседания Совета от 23.01.81, т. 1 Документы к протоколу N 1 заседания Совета от 23.01.81, т. 2 Номер пропущен

 

Отчеты, справки, информации и переписка с уполномоченными Совета по вопросам деятельности религиозных организаций в Винницкой области

 

Отчеты, справки, информации и переписка с уполномоченными Совета по вопросам деятельности религиозных организаций в Волынской области

 

15. АННОТАЦИЯ - это дополнительное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

 

При заполнении поля вводятся сведения, уточняющие, детализирующие, раскрывающие состав и содержание документов дела (структурированный заголовок). Уровень детализации информации для заполнения данного поля определяется целевым назначением конкретной БД "Архивная опись". Это могут быть крупные тематические группы информации, содержащейся в документах дела; перечень вопросов, содержащихся в документах дела или перечень названий основных документов и т.д.

 

Примеры:

 

1 вариант:

 

Сведения о деятельности в 1966 г. духовных учебных заведений, списки учащихся и преподавателей, учебные планы и программы, правила приема.

 

2 вариант:

 

Сведения о деятельности в 1966 г. Московской и Ленинградской Духовных Академий, Московской, Ленинградской и Одесской Духовных Семинарий, Пастырско-Богословских курсов Грузинской Православной Церкви: списки учащихся и преподавателей духовных учебных заведений, учебные планы и программы, правила приема.

 

3 вариант:

 

Сведения о деятельности в 1966 г. Московской Духовной Академии (МДА) (л. 1-36), Московской Духовной Семинарии (МДС) (л. 73-75), Ленинградской Духовной Академии (л. 131-147), Ленинградской Духовной Семинарии (л. 37-56), Одесской Духовной Семинарии (л. 61-62, 91-100), Пастырско-Богословских курсов Грузинской Православной Церкви (л. 76-90): списки учащихся и преподавателей духовных учебных заведений, учебные планы и программы, правила приема.

 

16. КРАЙНИЕ ДАТЫ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 50 знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

 

При заполнении поля указываются крайние даты документов в деле (самого раннего и самого позднего документа в деле через тире). Если дата дела отсутствует, то в поле проставляется обозначение Б/Д (без даты).

 

Примеры:

 

 

1991-1992

 

13 марта 1918

 

12 -15 апреля 1920

 

17 июня 1918 - 18 марта 1919

 

01.01.45

 

01.11.1918 - 30.12.1918