Особенности систематизации дел и документов личного происхождения

 

Систематизация дел, документов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

 

Общие, наиболее типичные признаки систематизации этих документов представлены в пп. 1.5.7., 1.5.8. Свои особенности имеет систематизация единиц хранения фондов личного происхождения внутри групп типовой схемы систематизации этих документов.

 

Документы творческой деятельности систематизируются в зависимости от основного рода деятельности фондообразователя. В фондах писателей на первое место помещаются рукописи художественных произведений, затем - статьи, публицистика, эссе; в фондах критиков и публицистов сначала располагаются рукописи статей, эссе, затем - художественных произведений. В фондах деятелей науки на первое место помещают рукописи их научных работ, затем - все остальные (т.е. рукописи выступлений, общественно-политических статей, публикаций по проблемам литературы, искусства и т.д.). В фондах композиторов на первом месте помещаются нотные рукописи их произведений; в фондах актеров, режиссеров - документы, связанные с их работой над ролью, спектаклем; в фондах художников, скульпторов, архитекторов - рисунки, чертежи, планы, архитектурные проекты и т.д. Рукописи статей, рецензий, эссе, общественных выступлений композиторов, актеров, режиссеров, художников, скульпторов, архитекторов в их фондах располагаются после документов творческой деятельности.

 

В фондах писателей рукописи художественных произведений группируются по жанрам произведений, внутри каждого жанра - по хронологии. Также по хронологии располагается небольшое количество рукописей. В отдельных случаях допускается группировка рукописей по тематическому признаку.

 

Нотные рукописи композиторов систематизируются аналогичным образом.

 

В фондах научных работников рукописи, относящиеся к творческим документам, могут систематизироваться по тематическому признаку. В ряде случаев целесообразно располагать рукописи по одной теме по времени их написания (статьи, монографии); можно располагать работы по одной теме по алфавиту названий.

 

Документы по каждому произведению систематизируются в соответствии с последовательностью работы автора над ними (наброски, заметки, планы, черновики, беловые тексты, гранки, верстки); рукописи каждого этапа работы располагаются по хронологии.

 

Подготовительные материалы, собранные фондообразователем для своих творческих работ, группируются по каждой работе отдельно и помещаются вслед за рукописями или другими документами, относящимися к этой работе. Подготовительные материалы к каждому произведению располагаются по видам документов: выписки и конспекты фондообразователя, документы (подлинники и копии), рукописи и оттиски работ других авторов, вырезки из газет и журналов, изобразительные материалы.

 

Дневники, записные книжки и воспоминания группируются по видам документов, а внутри одного вида документы располагаются по хронологии.

 

Творческие документы в фондах актеров и режиссеров систематизируются по театрам и другим зрелищным организациям, в которых работал фондообразователь, а внутри - по постановкам, которые, в свою очередь, располагаются по хронологии или по алфавиту названий.

 

Документы каждой постановки систематизируются в следующем порядке: режиссерские экземпляры постановки, режиссерские разработки и монтировки; тексты ролей и концертный репертуар, изобразительные материалы (эскизы костюмов, декораций, грима, фотографии фондообразователя в ролях и др.).

 

В фондах кинорежиссеров сначала помещается написанный фондообразователем литературный сценарий, затем - режиссерские разработки, далее могут идти планы и дневники съемок и т.д.

 

Творческие изобразительные материалы в фондах художников, скульпторов, архитекторов группируются по жанрам, технике выполнения или же тематически и по произведениям, которые иллюстрировал художник. Возможен также и хронологический порядок. В пределах каждой группы произведения могут располагаться по хронологии или по алфавиту названий. Фотокопии и репродукции помещаются вслед за подлинниками.

 

Если в творческих документах фондообразователя отсутствуют подлинники, то замещающие их копии на правах подлинника систематизируются наравне с подлинниками.

 

"Записные книжки" фондообразователя систематизируются в хронологической последовательности. Раздел создается лишь при наличии значительного количества записных книжек и в том случае, когда в них содержатся записи различного характера. Если в записных книжках содержатся лишь творческие записи, их следует относить к разделу "Рукописи". Если записных книжек немного, они размещаются в конце раздела "Мемуары".

 

Переписка в фондах личного происхождения делится на две группы: а) письма фондообразователя (черновики, не отправленные или возвращенные письма и др.); б) письма к фондообразователю.

 

Письма фондообразователя располагаются по алфавиту фамилий адресатов, письма к фондообразователю - по алфавиту фамилий корреспондентов.

 

Письма фондообразователя располагаются перед письмами корреспондентов.

 

К разделу "Дарственные надписи фондообразователя разным лицам и дарственные надписи разных лиц фондообразователю" относятся дарственные надписи, сделанные на титульных листах, вырезанных из книг, нотах и других бумажных носителях творческого содержания.

 

Единицы хранения с дарственными надписями разных лиц фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц. При небольшом количестве дарственные надписи не составляют особого раздела, а помещаются в конце раздела писем. Фотографии с дарственными надписями относятся к разделу "Изобразительные материалы".

 

Документы к биографии фондообразователя делятся на личные документы и документы профессиональной, служебной, общественной деятельности и др.

 

Личные документы систематизируются по содержанию и виду документов, по хронологии и располагаются в следующем порядке: свидетельства о рождении, браке, смерти, паспорт, удостоверения и мандаты, документы об образовании и награждении, патенты на чины, орденские книжки, дипломы о присвоении ученых степеней и почетных званий и т.п.; формулярные и послужные списки; анкеты, автобиографии, записные книжки (не принадлежащие к творческим и мемуарным); приветственные адреса; документы юбилеев и прочих чествований (прижизненные), ученические тетради и студенческие конспекты (для выдающихся лиц); переписка с учреждениями по личным и бытовым делам.

 

Документы служебной и общественной жизни группируются по видам деятельности и с учетом значения ее для данного лица. На первом месте должны располагаться документы по основному роду занятий фондообразователя, затем - документы, характеризующие другие занятия фондообразователя, располагаемые по степени важности для данного лица.

 

Документы одного вида деятельности группируются по учреждениям и организациям, в которых работал фондообразователь, и располагаются по хронологии. Документы, относящиеся к одному месту работы, группируются по занимаемым должностям или объектам деятельности.

 

Документы, собранные фондообразователем по вопросам, тесно связанным с его работой в определенном учреждении, помещаются с группой документов, относящихся к этому учреждению, независимо от того, что эти документы выходят за хронологические рамки деятельности фондообразователя в этом учреждении.

 

Имеющиеся в фонде документы о деятельности фондообразователя в различных учреждениях систематизируются по группам, относящимся к работе фондообразователя в каждом учреждении. Группировка по учреждениям предпочтительнее, чем группировка по тематическому признаку.

 

Единицы хранения в разделе "Документы к биографии фондообразователя" внутри подразделов систематизируются в хронологической последовательности.

 

К документам имущественно-хозяйственного и бытового характера относятся документы о покупке и продаже фондообразователем имущества, описи имущества, купчие, хозяйственные договоры, вексели, долговые обязательства, счета и разного рода квитанции, решения судебных органов по имущественным делам фондообразователя, записи расходов, планы имений, заключения врачей о состоянии здоровья фондообразователя и другие медицинские документы. При незначительном количестве эти документы могут присоединиться к разделу "Документы к биографии фондообразователя". Единицы хранения этой группы систематизируются по хронологии.

 

К разделу "Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам" относятся художественные и научные труды, доклады, статьи и др. различных авторов в подлинниках и копиях, с пометками фондообразователя или тематически связанные с его трудами, подборки различных документов по интересующим фондообразователя вопросам, альбомы с записями, стихотворениями, автографами, рисунками разных лиц.

 

Единицы хранения в этом разделе систематизируются по темам. При невозможности установить связь с определенной темой или работой - по видам документов в следующем порядке: рукописи - по алфавиту фамилий авторов; письма - по алфавиту фамилий корреспондентов; другие документы - по хронологии. При незначительном количестве документов в этом разделе единицы хранения систематизируются по хронологии.

 

К разделу "Документы о фондообразователе" относятся воспоминания о фондообразователе, рецензии на его труды, книги отзывов о выставках фондоообразователя, стихотворения, ему посвященные, протоколы обсуждений его произведений, некрологи, документы об увековечении памяти, переписка издательств о посмертном издании его произведений, стенограммы вечеров памяти о фондообразователе, письма к родным с выражением соболезнования по поводу его смерти, библиография работ о фондообразователе.

 

При незначительном количестве дел в отдельном разделе описи, единицы хранения в этом разделе систематизируются по хронологии, при значительном - по группам: воспоминания, статьи - по алфавиту фамилий авторов, письма - по корреспондентскому признаку, другие документы - по хронологии.

 

К разделу "Изобразительные документы" относятся фотографии и рисованные портреты (в том числе - шаржи, карикатуры) фондообразователя, членов его семьи и знакомых; фотографии разных лиц с дарственными надписями; иллюстрации к произведениям фондообразователя; фотографии помещений и местностей, рисунки, гравюры разных лиц и репродукции с них, открытки и вырезки из газет и журналов с различными изображениями, собранные фондообразователем. Единицы хранения этого раздела систематизируются по хронологии, тематике, алфавиту фамилий художников или изображаемых лиц.

 

К разделу "Документы членов семьи фондообразователя" относятся рукописи, письма и другие документы родственников фондообразователя. Единицы хранения, содержащие эти документы, распределяются по группам документов в соответствии со степенью родства (жена, дети, родителя, братья, сестры). Внутри этих групп единицы хранения располагаются в соответствии со схемой систематизации фонда личного происхождения (рукописи, письма, материалы к биографии и т.д.).

 

К разделу "Документы разных лиц, отложившиеся в фонде" относятся рукописи, письма и другие документы разных лиц, которые не могут быть отнесены к документам других разделов. В зависимости от состава документы могут быть систематизированы по авторскому, тематическому, хронологическому и другим признакам.

 

К разделу "Коллекции" относятся документы, собранные фондообразователем. В зависимости от состава они могут быть систематизированы по авторскому, номинальному, тематическому и другим признакам.

 

Документы семейных и родовых фондов следует систематизировать вначале по фондообразователям, документы каждого фондообразователя - по разделам схемы систематизации фонда личного происхождения.

 

В семейных фондах, объединяющих документы не более трех поколений, на первое место выносятся документы основного фондообразователя, за которыми следуют документы членов семьи в порядке степени родства (жена, дети и т.д.).

 

В родовых фондах, объединяющих документы не более трех поколений, документы располагаются в порядке генеалогической последовательности поколений и членов семьи. Документы, относящиеся ко всем роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы), располагаются в начале всего фонда. При наличии в имущественно хозяйственных документах большого количества документов, относящихся к определенным объектам хозяйственной деятельности (имениям заводам и т.д.), допустима систематизация документов по каждому объекту в отдельности.

 

Каждый из перечисленных разделов фонда личного происхождения может быть создан лишь при наличии достаточного количества документов, относящихся к данному разделу. В небольших фондах (не свыше 30 единиц хранения) разделы не создаются, а единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации фонда личного происхождения.

 

Единицы хранения, содержащие документы надзорных производств прокуратуры, систематизируются по номинально-хронологической схеме и состоят из следующих групп:

 

- надзорные производства по уголовным делам;

 

- надзорные производства по прекращенным следствиями делам;

 

- надзорные производства по жалобам.

 

Единицы хранения, содержащие документы государственной налоговой инспекции, систематизируются по номинально-хронологической схеме и группируются по видам документов:

 

1. Список граждан, подлежащих налогообложению;

 

2. Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица;

 

3. Документы по налогообложению частных предпринимателей, лиц свободных профессий, лиц без гражданства (личные дела плательщик налогов - физических лиц).

 

Единицы хранения, содержащие документы Центра занятости населения, систематизируются по двум группам:

 

1. Приказы директора по вопросам, связанным с безработными (срок хранения - 75 лет);

 

2. Личные дела безработных, период безработицы которых включается в трудовой стаж.

 

Схема систематизации единиц хранения - номинально-хронологическая.

 

Единицы хранения, содержащие документы долговременного срока хранения (75 лет) по патронированию и опеке, систематизируются по хронологическо-номинальной схеме, по следующим видам документов:

 

1. Акты о передаче детей на патронат, опеку и усыновление;

 

2. Документы (справки, сводки, докладные записки, переписка) по вопросам патронирования, опеки и усыновления несовершеннолетних;

 

3. Книга записи усыновленных детей;

 

4. Личные дела на усыновленных детей и другие документы, не вошедшие в первые три группы.

 

Систематизация единиц хранения, содержащих документы органов государственной безопасности, которые были переданы на хранение в государственные архивы, определяется составом этих документов.

 

Переданные из архивов КГБ СССР документы состоят из трех групп:

 

- историческая часть документов органов ЧК, ВЧК, ГПУ ОГПУ МГБ, КГБ СССР;

 

- фильтрационно-проверочные дела и трофейные документы на репатриированных советских граждан и бывших военнопленных Советской Армии;

 

- прекращенные следственные дела на реабилитированных граждан.

 

Историческая часть документов органов государственной безопасности систематизируется в соответствии с требованиями "Основных правил работы государственных архивов".

 

Фильтрационные документы систематизируются по их видам:

 

1. фильтрационно-проверочные дела репатриированных граждан;

 

2. фильтрационно-проверочные дела бывших военнопленных Советской Армии;

 

3. журналы регистрации фильтрационно-проверочных дел;

 

4. фильтрационные карточки репатриированных граждан;

 

5. карточки немецких трофейных документов по учету военнопленных Советской Армии;

 

6. трофейные карты военнопленных Советской Армии;

 

7. журналы регистрации немецких трофейных документов.

 

Архивно-следственные дела на реабилитированных граждан систематизируются с учетом присущих им особенностей: сначала они распределяются по группам репрессий (репрессированных в одной отрасли производства, на одном предприятии и т.п.), по социальному признаку и др., затем - внутри этих групп - по алфавиту фамилий репрессированных.

 

При систематизации церковных документов, находящихся на хранении в государственных архивах, необходимо учитывать, что существуют различные способы организации этих документов, которые представлены следующими фондами и коллекциями:

 

1. Фонды церквей, соборов, монастырей, архиерейских домов, духовных консисторий (управлений), духовных епархиальных правлений, управ благочиния, духовных академий, семинарий, училищ и др.;

 

2. Объединенные фонды церквей по станицам, округам, уездам;

 

3. Объединенные фонды церквей по городам и уездам;

 

4. Объединенные фонды церквей по городам, губерниям и епархиям;

 

5. Объединенные фонды церквей и духовных консисторий;

 

6. Коллекции церковных документов;

 

7. Коллекции метрических книг;

 

8. Фонды и коллекции документов личного происхождения церковных деятелей, служителей церкви и др.

 

Целесообразно составлять отдельные описи на метрические книги, поскольку они содержат ценную генеалогическую информацию, которая широко используется в научных и справочных целях.

 

Обязательным требованием к систематизации метрических книг является их систематизация по церквям одного и того же уезда, села, города, в пределах одного и того же года; в единице хранения должны быть метрические книги церквей одного уезда (города).

 

Так как церкви не имели структуры, то наиболее удобной является номинально-хронологическая схема систематизации единиц хранения, содержащих церковные документы. Ее можно применять и при систематизации документов в объединенных фондах. При систематизации церковных документов, наряду с номинально-хронологическим признаком систематизации, должен учитываться географический признак, который необходимо применять как при систематизации документов в описях, содержащих разнообразную церковную документацию, так и при составлении описей на отдельные виды церковных документов.

 

Систематизация единиц хранения, содержащих документы бывших партийных архивов, определяется структурой партийных органов и организаций и видовым составом документов.

 

Систематизация единиц хранения по группам и подгруппам структуры партийных органов и организаций проводится с учетом общих признаков систематизации (см. п. 1.5).

 

Единицы хранения систематизируются по структурным подразделениям (отделам, подотделам, секторам т.д.) фондообразователя в соответствии со структурой партийного органа. При этом необходимо уточнять структуру фондоообразователя за каждый год, т.к. она часто менялась.

 

В рамках структурных подразделений единицы хранения организационно-распорядительной документации систематизируются по хронологии. Внутри разделов описи единицы хранения располагаются по видам документов с учетом иерархии партийных (комсомольских) органов и значимости видов документов. Например, внутри раздела описи "Общий отдел" единицы хранения могут располагаться в такой последовательности:

 

- протоколы областных (районных, городских) партконференций и приложения к ним;

 

- анкеты и списки делегатов областных (районных, городских) партконференций;

 

- материалы к протоколам областных (районных, городских) партконференций;

 

- протоколы пленумов, заседаний бюро, секретариатов партийного органа и приложения к ним;

 

- материалы к протоколам пленумов, заседаний бюро, секретариатов партийного органа;

 

- протоколы комиссий, собраний партийно-хозяйственного актива и приложения к ним;

 

- материалы к протоколам комиссий, собраний партийно-хозяйственного актива;

 

- решения, постановления пленумов, бюро, секретариатов партийных органов, их проекты, документы по контролю за их исполнением;

 

- справки о выполнении постановлений конференций, пленумов, бюро ОК (КК), ГК, РК КПСС;

 

- обзоры, информации, справки, записки, составленные отделами, комиссиями по профилю их деятельности;

 

- планы работ, отчеты;

 

- акты ревизионных комиссий;

 

- документы по проведению политических кампаний, выборов, референдумов;

 

- документы о работе с кадрами;

 

- переписка партийных органов;

 

- документы первичных партийных организаций;

 

- документация советских и общественных организаций, предприятий, учреждений, совместные распорядительные документы партийных, советских, профсоюзных органов, их проекты.

 

Документы фондов первичных партийных организаций систематизируются сначала по годам, а в пределах каждого года - по номинальному, предметно-вопросному и другим признакам, поскольку первичные партийные организации не имеют структурных подразделений. Если первичная партийная организация имеет в своем составе цеховые организации, то их документы в пределах года группируются по названиям цехов (в алфавитном порядке).

 

Справки о выполнении постановлений партийных органов лучше систематизировать за каждый год отдельно.

 

Единицы хранения, содержащие документы по личному составу, следует систематизировать по группам дел:

 

- лицевые счета (при их отсутствии - расчетно-платежные ведомости по заработной плате работников ОК (КК), ГК, РК КПСС и освобожденных секретарей партийных организаций);

 

- личные дела номенклатурных работников;

 

- дела по приему в члены КПСС, ВЛКСМ;

 

- дела по приему кандидатами в члены КПСС, ВЛКСМ;

 

- персональные дела членов КПСС, ВЛКСМ;

 

- персональные дела кандидатов в члены КПСС, ВЛКСМ;

 

- дела по реабилитации членов КПСС;

 

- выписки из протоколов собраний первичных партийных организаций с решениями об исключении или выбытии из партии;

 

- книги регистрации (журналы) учетных карточек, книги учета партдокументов, списки погашенных партдокументов на выбывших из партии (составляется единая опись на все перечисленные виды документов, которые в пределах вида систематизируются по хронологическому признаку).

 

Перечисленные документы могут составлять самостоятельные разделы описи или, в случае большого объема документов - формироваться в отдельные описи.

 

Личные дела систематизируются по алфавиту фамилий с глубиной систематизации до трех первых букв фамилий.

 

Дела по приему в партию (в кандидаты) и персональные дела систематизируются раздельно за каждый год, внутри года - по алфавиту фамилий, так же как личные дела. Дела на нескольких лиц относятся в конец группы персональных дел и располагаются по алфавиту начальных букв первой фамилии, вынесенной в заголовок единицы хранения.

 

Персональные дела, дела по приему в члены партии относятся в фонде к тому году, в котором было принято решение по ним; дела по учету кадров относятся к тому году, в котором было принято решение органа, учреждения об освобождении лица от занимаемой должности.

 

Выписки из протоколов собраний первичных партийных организаций с решениями об исключении из партии систематизируются в алфавитном порядке организаций, которые могут быть объединены по отраслевому признаку. Можно систематизировать документы по хронологическому признаку, в порядке номеров протоколов и др. признакам.

 

Особую группу документов, находящихся на хранении в региональных архивах и несущих персональную информацию, представляют учетные карточки членов КПСС (ВЛКСМ) (картотеки), на которые следует составить самостоятельную опись. Исключение составляют карточки членов КПСС (ВЛКСМ) немногочисленных организаций (менее 100 человек). Их можно объединить с иными картотеками (номенклатурными, должностными и др.).

 

За единицу хранения учетных карточек принимается картотечный ящик, внутри которого карточки должны располагаться в соответствии с их систематизацией в системе партийных органов, которая не была однородной. В зависимости от видов учета коммунистов карточки распределялись по трем группам:

 

1. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в РК (ГК) КПСС, систематизированные по первичным партийным организациям, имевшим номера;

 

2. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в парткомах, имевших права райкомов КПСС, и расположенные внутри парткомов по алфавиту фамилий, занесенных на карточки;

 

3. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в определенном РК (ГК) КПСС, систематизированные по алфавиту фамилий, занесенных на учетные карточки, вне зависимости от их принадлежности к конкретной первичной партийной организации.

 

В первой группе карточки систематизируются по следующим подразделам:

 

А - РК (ГК) КПСС (по первой букве наименования);

 

Б - внутри первичных партийных организаций - в алфавитном порядке фамилий членов партии, занесенных на карточки (по первой букве или по первым двум-трем буквам).

 

Во второй группе карточки систематизируются по следующим подразделам:

 

А - район города (области) (по алфавиту названия);

 

Б - партком с правами райкома КПСС (по алфавиту названий);

 

В - внутри парткомов - в алфавитном порядке фамилий членов партии, занесенных на карточки (по первым трем буквам алфавита).

 

В третьей группе карточки систематизируются по следующим подразделам:

 

А - РК (ГК) КПСС (по первой букве наименования);

 

Б - внутри РК (ГК) - в алфавитном порядке фамилий членов партии, занесенных на карточки (по первым трем буквам алфавита).

 

Отдельную группу представляют учетные карточки членов КПСС, выбывших из партии в 1990-1991 гг. Эти карточки следует сгруппировать с учетом видового признака, как погашенные учетные карточки членов КПСС определенных партийных организаций (городов, районов, областей) (см. раздел 2. Описание документов бывших партийных архивов).

 

Карточки имеющихся в РК (ГК) КПСС других картотек: номенклатурной, должностной, статистических сведений о коммунистах (статкарточки), приема посетителей систематизируются внутри каждой из картотек по наименованиям РК (ГК) КПСС, партийных организаций, учреждений, фамилиям коммунистов и посетителей, занесенных на карточки. За единицу хранения систематизированных карточек также принимается картотечный ящик. Единицы хранения каждой картотеки могут быть объединены в одной описи.

 

Если существовавшая в РК (ГК) КПСС систематизация карточек перечисленных выше картотек по каким-либо причинам была нарушена, карточки можно систематизировать по алфавиту занесенных на них фамилий.

 

Отчетные и учетные карточки персонального учета членов КПСС, хранящиеся в федеральных архивах, систематизируются по номерам партийных билетов.