Форма описи дел постоянного хранения

 

	УТВЕРЖДЕНО
	Протокол ЭПК архивного учреждения
	от		N

 

NN п/п	Дело- произв. индекс	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечания

 

В опись внесено
	(цифрами и прописью)
	дел
с N		по N
Составитель
	(Должность, подпись, расшифровка подписи)
Хранитель фондов
	(Подпись, расшифровка подписи)
Зав. отделом (архивохранилищем)
00.00.00.	(Подпись, расшифровка подписи)

 

Приложение N 2

 

Титульный лист архивной описи

 

(название государственного архива)
(название фонда)
Фонд N
Архивная опись N
(название описи)
(крайние даты документов)

 

Приложение N 3

 

Титульный лист архивной описи

 

Российский государственный военно-исторический архив

Дивизионный обоз сотой пехотной Черноморской дивизии (24 июля 1917-1918 гг.)

Фонд N 7482 Опись N 1

Дивизионный обоз сотой пехотной Черноморской дивизии 1916-1918 гг.

 

Приложение N 4

 

Титульный лист архивной описи

 

Филиал государственного архива Саратовской области в г. Энгельсе

Ильинский сельский сход (1886-1917 гг.) с. Ильинское Воскресенской волости Новоузенского уезда Самарской губернии

Фонд N 24 Опись N 1 Ильинский сельский сход 1886-1917 гг.

 

Приложение N 5

 

Титульный лист описи дел постоянного хранения

 

(название государственного архива)
(название фонда)
Фонд N
Опись N
дел постоянного хранения
	(название описи)
	(крайние даты документов)

 

Приложение N 6

 

Титульный лист описи дел постоянного хранения

 

Архивный отдел Администрации Бейского района Акционерное общество закрытого типа "Бондаревское", с. Бондарево 1993-

Управление сельского хозяйства исполкома Бейского районного Совета народных депутатов Совхоз "Бондаревский", с. Бондарево   1961-1992 гг.

Фонд N Р-45 Опись N 1 дел постоянного хранения 1993-1994 гг.

 

Приложение N 7

 

Титульный лист описи дел по личному составу

 

Российский государственный архив экономики Главное горно-топливное управление ВСНХ СССР (Главгортоп) 4 марта 1929 г. - 20 апреля 1930 г.

Главное горно-топливное и геолого-геодезическое управление ВСНХ СССР (Главгортоп) 24 августа 1926 г. - 4 марта 1929 г.

Фонд N 8365 Опись N 2 дел по личному составу 1927-1930 гг.

 

Приложение N 8

 

Титульный лист описи особо ценных дел

 

(название государственного архива)
(название фонда)
Фонд N
Опись N		особо ценных дел
	(крайние даты документов)

 

Приложение N 9

 

Лист переименований

 

Исполнительный комитет Хакаского областного Совета народных депутатов Многоотраслевое производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства

г. Абакан Хакаской автономной области Красноярского края

январь 1989 - апрель 1990 гг.

 

Исполнительный комитет Хакаского областного Совета народных депутатов Территориальное производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства г. Абакан Хакаской автономной области Красноярского края

апрель 1990 - апрель 1991 гг.

 

Совет Министров Хакаской Советской Социалистической Республики Территориальное производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства г. Абакан Хакаской ССР

апрель 1991 - февраль 1992 гг.

 

Совет Министров Республики Хакасия

Государственный комитет жилищно-коммунального хозяйства г. Абакан Республики Хакасия

февраль 1992 -

 

Приложение N 10

 

Титульный лист архивной описи объединенного архивного фонда

 

Государственный архив Тульской области   Тульский государственный трест свиноводческих совхозов   (объединенный архивный фонд)   Фонд N Р-3103   Архивная опись N 1   1940-1953 гг.

 

Приложение N 11

 

Титульный лист архивной описи объединенного архивного фонда

 

Государственный архив Орловской области   Церкви Орловской Епархии (Объединенный фонд)     Фонд N 101 Архивная опись N 1
	(название описи)
1767-1924 гг.

 

Приложение N 12

 

Титульный лист описи фонда личного происхождения

 

Российский государственный военный архив   Блюхер Василий Константинович (1890-1938 гг.), маршал Советского Союза (1935 г.), командующий Отдельной Краснознаменной Дальневосточной Армии (ОКДВА) (1929-1938 гг.)   Фонд N 41109   Опись N 1

Биографические документы, документы о Блюхере В.К., творческие материалы, служебные документы, личная переписка, изобразительные документы, документы жены Блюхер-Безверховой Г.Л., документы соратников и однополчан Блюхера В.К.

1915-1996 гг.

 

Приложение N 13

 

Титульный лист описи фонда личного происхождения

 

Государственный архив Воронежской области   МАТЮШИН Иван Алексеевич (1917-1992 гг.), писатель   Фонд N 2374 Опись N 1 1943-1992 гг.

 

Приложение N 14

 

Титульный лист описи на коллекцию документов

 

Государственный архив Воронежской области   Коллекция фронтовых писем (1941-1945 гг.)     Фонд N Р - 1929 Опись N 1 1941-1943 гг.

 

Приложение N 15

 

Переводная таблица шифров к фонду N 252 - Управление

Сельского хозяйства администрации Удомельского района

Тверской области

 

Старая опись	Новая опись	Примечания
NN описи	NN ед. хр.	NN описи	NN ед. хр.
	1б
	1а

 

Приложение N 16

Историческая справка к фонду

 

Историческая справка - письменный документ, составленный в архиве и содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

 

Историческая справка состоит из двух частей: истории фондообразователя и истории фонда. Историческая справка составляется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивный фонд личного происхождения, архивную коллекцию.

 

Историческая справка в архиве необходима для: определения и уточнения границ архивного фонда; определения и уточнения состава и полноты документов архивного фонда (или выявления недостающих документов и их розыска); проведения экспертизы ценности документов фонда; установления системы построения фонда и разработки схемы систематизации документов, использования научно-справочного аппарата к фонду. Методика составления исторической справки едина для всех архивов, но степень подробности исторической справки зависит от вида фонда и характера документов.

 

Историческая справка составляется в ведомственном архиве и в государственном, если фонд из ведомственного архива в свое время поступил без исторической справки, если фондирование осуществляется в государственном архиве (при создании объединенных фондов, архивных коллекций, описании документов, переработке описей). При первой передаче документов фонда из ведомственного архива в государственный с ним передается один экземпляр исторической справки, второй экземпляр остается в ведомственном архиве.

 

Историческая справка должна иметь заголовок "Историческая справка к фонду N..." с указанием как полного, так и официально принятого сокращенного наименования фондообразователя (в именительном падеже) и его подведомственности. Например:

 

Историческая справка к фонду N 252 - Управление сельского хозяйства администрации Удомельского района Калининской области.

 

Историческая справка используется сотрудниками архивов и исследователями.

 

Первая часть исторической справки - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения и деятельности организации, название организации-предшественницы, в хронологической последовательности всех реорганизаций.

 

Сведения в разделе излагаются сжато, точно, с обязательными ссылками на законодательные источники и документы фонда, а иногда привлекается и дополнительная литература.

 

При разработке раздела освещаются следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название* организации-преемницы; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации; состав системы подведомственных организаций, место организации в системе государственного аппарата, в экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни; изменения в названии подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

 

Уточняя даты создания (как и ликвидации) организации, необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и действительное начало ее деятельности. Данное положение следует отметить особо.

 

Датами создания, как и ликвидации организаций, считаются даты постановлений высших органов государственной власти для центральных учреждений и приказов вышестоящих органов для местных организаций. Даты фактической деятельности организации-фондообразователя устанавливаются по документам самой организации, что также оговаривается в исторической справке. Например:

 

Удомельское районное производственное управление сельского хозяйства было образовано на основании приказа Калининского областного управления N 10 от 21 января 1965 года.

 

Структура фондообразователя дается на момент его возникновения со всеми основными изменениям, произошедшими за период его существования.

 

В исторической справке перечисляются функции организации-фондообразователя, т.е. основные направления ее деятельности, отраженные в нормативных актах. Например:

 

Управление цен администрации Мурманской области выполняет следующие основные функции: осуществляет мероприятия по проведению единой государственной политики цен на территории Мурманской области, анализирует влияние процессов ценообразования на результаты экономической деятельности в различных отраслях народного хозяйства; осуществляет формирование, регулирование цен и тарифов и т.д....

 

Наряду с основной деятельностью фондообразователя необходимо отразить и ее специфические особенности. Например:

 

Всероссийский комитет помощи инвалидам войны, раненым и демобилизованным красноармейцам и семьям лиц, погибших на войне, при ВЦИК из-за отсутствия постоянного источника средств занимался торговлей.

 

При изложении истории различных общественных организаций следует особо отметить вопрос о членстве в них. Например:

 

Членами Совета союза спортивных обществ могут быть добровольные спортивные общества, физкультурные и спортивные организации, министерства, ведомства...

 

Если подведомственная сеть разветвленная, то сведения о ней излагаются по хронологии или даются в отдельном приложении.

 

Если подведомственная сеть неразветвленная, то ее изменения и характеристику можно привести вместе со структурными изменениями, в хронологической последовательности.

 

Когда организация ликвидирована, то в исторической справке отражается весь период деятельности. Если она функционирует, то сведения приводятся за тот период, за который документы сданы в архив.

 

Если нельзя определить точную дату ликвидации организации, то это оговаривается в исторической справке. Например:

 

Определить точную дату ликвидации Краснодарской краевой комиссии по установлению и расследованию злодеяний, совершенных немецко-фашисткими захватчиками, не представляется возможным из-за отсутствия документов.

 

Если организация возглавлялась видными государственными, научными или культурными деятелями, то можно включить дополнительные сведения о руководителе (фамилия, имя, отчество, должность, его вклад в данную отрасль и т.д.). Например:

 

Основателями Московского художественного общедоступного театра были К.С. Станиславский и В.И. Немирович-Данченко.

 

В ряде случаев, отражая историю учреждения-фондообразователя, в историческую справку можно включать не только данные о его структуре, но и указывать фамилии лиц, возглавлявших эти структурные подразделения. Например:

 

Председатель Краснодарской краевой комиссии по установлению и расследованию злодеяний... - секретарь крайкома ВКП(б) - Селезнев П.И.

 

Составление исторической справки к объединенному архивному фонду и коллекции требует отражения особенностей их фондирования. Так, объединенный архивный фонд может быть сформирован из документов:

 

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории.

 

Например: Церкви Орловской Епархии.

 

- руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории. Например:

 

Министерство экономической промышленности СССР и его всесоюзные объединения.

 

- организаций, связанных между собой объектами деятельности. Например: Управление Западно-Сибирской железной дороги и его отделения.

 

- органа государственной власти и управления и находящихся в его составе самостоятельных учреждений и организаций. Например: Исполнительный комитет Совета народных депутатов и его отделы.

 

- последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично переданы их преемникам.

 

- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями. Например:

 

Аксаковы С.Г., К.С., И.С; Вяземские П.А., П.П. и др.

 

Название объединенного архивного фонда может состоять из обобщенного названия включенных в него фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ему организаций или обобщенного названия сменявших друг друга организаций или лиц.

 

В зависимости от способов объединения фонда следует строить и описание истории составивших его фондообразователей.

 

В исторических справках к объединенным фондам, включающим документы организаций, связанных между собой одной системой подведомственности, вначале освещается история образования этой системы в целом, затем излагаются сведения по каждому учреждению в отдельности или объединенные сведения о группах однородных организаций (главках, трестах). При этом оговаривается их своеобразие, если оно есть.

 

В исторической справке к фонду личного происхождения отражается история жизни и деятельности фондообразователя. В ней должны быть указаны: фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, годы жизни фондообразователя, профессия, изложены этапы основной деятельности фондообразователя, особенности организации документов фондообразователя. В исторической справке к семейному (родовому) фонду о каждом из членов семьи (рода) даются те же сведения, располагаемые последовательно, по степени родства.

 

Специфика фондов личного происхождения требует давать сведения о составе их документов по определенной схеме. Объектом описания в них является конкретное лицо, в процессе жизни и деятельности которого образовался комплекс документов, составляющих фонд личного происхождения.

 

При систематизации дел фондов личного происхождения применяется тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки специфические, характерные для данных фондов (например, признак группировки литературных, музыкальных рукописей по жанрам произведений, а внутри жанров - по хронологии).

 

При систематизации документов фондов личного происхождения используются признаки: номинальный, предметный, понижения рангов.

 

Коллекции бывают двух видов: созданные конкретным лицом или образованные в архиве из отдельных, разрозненных документов.

 

Состав архивной коллекции может изменяться в связи с тем, что она может пополняться вновь поступающими документами, или по причине передачи отдельных документов во вновь образуемые фонды.

 

При изложении истории фондообразователя рассматриваются причины создания коллекции, фамилия, имя, отчество составителя коллекции, годы жизни составителя.

 

В том случае, если коллекция создана в архиве, то устанавливаются цели образования, признак (признаки) объединения документов в коллекции; место, где коллекция создана, полнота сохранности фондов, к которым относятся документы коллекции.

 

Биографические сведения о составителе коллекции даются по аналогии с биографическими сведениями о фондообразователе к фонду личного происхождения. Например:

 

Коллекция документов деятелей литературы и искусства XIX-XX вв. собрана Яковом Евгеньевичем Тарнопольским (1905-1941 гг.), издательским и музейным работником.

 

Во второй части исторической справки, посвященной истории фонда, приводятся следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты, изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности документов, утраты, незадокументированные периоды истории фондообразователя); степень сохранности документов; особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ и местах их хранения; сведения о наличии в фонде документов других организаций или лиц (фондовые включения); состав справочного аппарата к фонду.

 

Если фонд комплектующийся, то по мере необходимости, в историческую справку вносятся изменения, произошедшие в объеме фонда, его составе и содержании документов. Дополнения составляются на основе имеющихся в архиве учетных документов. Дополнения составляются по той же методике, что и историческая справка.

 

При создании второй части исторической справки на объединенный архивный фонд, следует отметить следующие сведения: время объединения фондов и на основе какого документа проведено объединение; номера и названия фондов, вошедших в объединенный архивный фонд. Говоря о составе и содержании объединенного архивного фонда, следует помнить, что характеристика документов строится с учетом существующих разновидностей объединения архивных фондов. Если в объединенный архивный фонд входят, например, документы министерства и его объединений, то сначала дается характеристика документов вышестоящей организации, а потом ей подчиненных. Глубина обобщений будет различной. При обобщении сведений, касающихся подчиненных организаций, она будет выше.

 

Если объединенный архивный фонд состоит из однородных по своим функциям организаций-фондообразователей, то документы аннотируются вместе по общей схеме.

 

Если в объединенный архивный фонд вошли документы одноименных по целевому назначению организаций, то выделяются основные виды документов, присущие всем учреждениям и, если в документах отражена специфика, то она выносится вслед за основным содержанием и т.д.

 

По объединенным архивным фондам личного происхождения характеристика должна даваться для каждого лица отдельно по схеме систематизации, предназначенной для описания документов архивных фондов личного происхождения.

 

Характеристика документов фондов личного происхождения дается как в схеме систематизации, творческие документы, переписка, документы к биографии, документы о фондообразователе, изобразительные документы, упоминания о фондообразователе.

 

Давая характеристику переписке можно перечислить адресатов и основных корреспондентов (в алфавитном порядке). Например:

 

Среди адресатов и корреспондентов были: Александров Г.А., Аронов А.А., Афиногенов А.Н., Вишневский В.В., Качалов В.И. и др....

 

Для архивной коллекции указываются ее составитель, сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения, а также местонахождении коллекции до поступления в архив. Например:

 

Основная часть коллекции была собрана Авдеевым В.Д. в Чистополе во время Великой Отечественной войны, где в доме отца, врача Авдеева Д.Д., он встречался с эвакуированными писателями.

 

В этой части исторической справки устанавливается направленность и состав архивной коллекции. Общая направленность архивной коллекции и будет являться ее основной характеристикой. Выделяются документы, обладающие наиболее ценной информацией (научной, политической, исторической, художественной и т.д.). Например:

 

В коллекции Ильина А.А. представлены фотографии Ермоловой М.Н., Собинова Л.В., Шаляпина Ф.И., Козловского И. С. и других известных деятелей искусства.

 

Текст исторической справки помещается в дело фонда, подписывается ее составителем и директором архива.

 

Приложение N 17

 

Примерный перечень полей для баз данных "Архивная опись"

 

Номер Поля	Название поля	Тип поля	Длина поля	Основное назначение	Примечания
	Номер фонда	Ч (числовое)	7 знаков	поиск, сортировка, печать	О +
	Литера фонда	С (символьное)	СМ	поиск, сортировка, печать	О
	Номер описи	Ч		поиск, сортировка, печать	О +
	Литера описи	С		поиск, сортировка, печать	О
	Номер дела	Ч		поиск, сортировка, печать	О* +
	Литера дела	С		поиск, сортировка, печать	О*
	Делопроизводственный номер (индекс) дела	С		поиск, печать	О* (в т.ч. для дорев. фондов)
	Название фонда	М (мемо)		поиск, печать	О +
	Название описи	М		поиск, печать	О
	Раздел - уровень 1	М		поиск, печать	Д
	Раздел - уровень 2	М		поиск, печать	Д
	Раздел - уровень 3	М		поиск, печать	Д
	Раздел - уровень 4	М		поиск, печать	Д
	Заголовок дела	М		поиск, печать	О* +
	Аннотация	М		поиск, печать	Д
	Крайние даты	С		поиск, печать	О* +
	Дата дела сортировочная	Дата		сортировка	О+(01.03.2000)
	Количество листов	Ч		поиск, печать	О*
	Примечания	М		поиск, печать	О*
	Оператор	С		поиск, учет	Д+
	Дата заполнения	Дата		поиск, учет	Д
Условные обозначения:
О - основные поля для базы данных + -обязательные поля для базы данных	Д - дополнительные поля * - основные поля для листовой описи.

 

Перечень дополнительных полей для поиска информации, подготовки