Сроки хранения документов и их отбор для сдачи на хранение в архив предприятия или для уничтожения.

С целью отбора док-тов для сдачи на хранение или уничтожение приказом по орг-ции создается постоян­но действующ. экспертная комиссия, являющаяся совеща­тельным органом, заседания которого протоколируются. В ее состав входят 3—5 человек, в т. ч. работник, ответ­ственный за архив орг-ции, а в качестве председателя назначается один из заместителей рук-ля.

Комиссия рассматривает и согласовывает но­менклатуру дел орг-ции, рассматривает и согласовывает опись дел постоян. хранения и дел по личному сосгаву, отбирает док-ты, подлежащие длительн. хранению, решает др. вопросы, связанные с хранением и уничтоже­нием док-тов, руководствуясь действующим ЗД РБ, приказами, распоряжения­ми, указаниями вышестоящей орг-ции, НПА и методическими док-тами Депар­тамента по архивам и делопроизв-ву при Мин. юстиции РБ. Решение комиссии прини­мается большинством голосов и вступает в силу после ут­верждения рук-лем орг-ции.

Сроки хранения док-тов регламентирует Перечень типовых док-тов органов гос. власти и управ­ления, учреждений, орг-ций и предприятий РБ по орг-ции системы управления, ценооб­разованию, финансам, страхованию, управлению гос. имуществом, приватизации, внешнеэкономич. связям с указанием сроков хранения, утвержденный поста­новлением Гос. комитета по архивам и дело­произв-ву РБ от 06.08.2001 г. № 38 (с изм. и доп.). В зависимости от сроков хранения док-ты подразделяются на док-ты:

- постоянного хранения;

- времен. (до 10 лет) хранения, подлежащие уничто­жению по истеч. срока хранения;

- времен. (свыше 10 лет) хранения, подлежащие унич­тожению только с разрешения архивных орг-ций.

Исчисление сроков хранения материа­лов, законченных делопроизводством в (к примеру) 2010 г., начина­ется с 1 янв. 2011 г, что установлено Главой 7 Перечня. Если в деле находятся док-ты с различн. сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по док-там, имеющим наибольший срок хранения.

Не все док-ты, подлежащие постоян. хранению, передаются на хранение в гос. архивы. Док-ты времен. (свыше 10 лет) хранения остаются на хра­нение в архивах предприятий. Дела времен. (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и могут хра­ниться в структурных подразделениях, а по истечении сро­ка хранения уничтожаются в установленном порядке. Спи­ски орг-ций, обязанных сдавать материалы в гос. архивы, составляются учреждениями гос. архивной службы РБ. В гос. архивах ведутся:

- список № 1, куда включаются орг-ции — ис­точники комплектования архива;

- список № 2, куда включаются орг-ции, не яв­ляющиеся источниками комплектования.

Передача док-тов ликвидируемой орг-ции в ар­хив явл-ся обязанностью ликвидационной комиссии, соз­даваемой в соответствии с приказом о ликвидации.

Хранение док-тов ликвидированных орг-ций, ко­торые не являются источниками комплектования гос. архивов и не имеют правопреемника и вышестоящей орг-ии, обеспечивается территориальными (городск. или районными) архивами местных исполнит. или распорядит. органов. В случаях ликвидации, банкрот­ства гос. рег-ции их док-ты переходят к правоприемникам.

Запись в Единый гос. регистр юр. лиц и ИП об исключении из него субъекта хоз-вания вносится регистрирующим органом только после сдачи на хранение док-тов в со­ответ-щий архив. Сдача док-тов в архив подтвер­ждается справкой архивн. учреждения.

Если из состава орг-ции выделяется структурное подразделение со статусом самостоят. орг-ции, последней передаются все дела по профилю ее деят-ти, личн. дела и лицев. счета перешедших в нее работ­ников.

Док-ты с истекшим сроком хранения уничтожаются.

Для контроля за соблюдением субъектами хоз-ва­ния действующего ЗД по вопросам обеспече­ния условий хранения док-тов, ходом приема-передачи док-тов ликвидированных предприятий, предупреждения незаконного уничтожения док-тов постановлением Сов. Мин.РБ от 22.12.1998 г. № 1947 (с изм. и доп.) создана Гос. инспекция архивов и делопроизв-ва РБ (Госархивнадзор). Инспекторские проверки могут проводить­ся у всех хозяйствующих субъектов независимо от формы собств-сти, включая архивы физ. лиц. По их ре­з-там Госархивнадзор вправе привлекать к администр. ответств-ти должн. и физ. лиц в соответствии с действующим ЗД.

Порядок уничтожения бухгалтерской документации временного хранения.

Отбор док-тов времен. хранения к уничтоже­нию осуществляет экспертная комиссия организации путем проведения экспертизы ценности док-тов — полистно­го просмотра дел. После экспертизы на дела с истекшим сроком хранения составляется акт о выделении док-тов к уничтожению, который подписывается членами эксперт­ной комиссии и утверждается руководителем организации. Только после утверждения акта документы могут быть уничтожены.

Форма акта о выделении док-тов к уничтожению предусмотрена Инструкцией по делопр-ву в гос. органах и орг-циях РБ, утвержденной постановлением Мин. юстиции РБ от 19.01.2009 г. № 4, и Основными прави­лами работы архивов центральных и местных органов гос. власти и управления, учреждений, орг-ций и предприятий РБ, утвержденными реше­нием коллегии Гос. комитета по архивам и де­лопроиз-ву РБ 30.04.1997 г. № 5:

(наименование орг-ции) АКТ __№____________ (место составления) о выделении к уничтожению док-тов, не подлежащих хранению	УТВЕРЖДАЮ Директор (подпись) (фамилия, инициалы) «_»______ 20__г.
На основании (название и выходные данные перечня док-тов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практич. значение следующие док-ты и дела фонда № (название фонда)

№№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера опи­сей (номенк­латур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенкла­туре или № дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хра­нения дела (то­ма, части) и номера статей по перечню

Итого (цифрами и прописью) дел за _____годы. Описи дел постоянного хранения за_____годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) (наименование архивного учреждения) (протокол___ №___)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности док-тов «__»_____20__г. СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Наименование организации ___№___ Председатель ЦЭК (подпись)	(подпись) (фамилия, инициалы)
Документы в количестве (цифрами и прописью) дел, весом___кг сданы в (наименование орг-ции) на переработку по приемо-сдаточной накладной от___№___ Наименование должности работника организации, сдавшего документы (подпись) (фамилия, инициалы) Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы (подпись) (фамилия, инициалы) «__»___20__ г.

Уничтожение документов осуществляется методами, при­емлемыми для организации. Необходимо помнить, что мно­гие документы могут нести в себе информацию, составляю­щую коммерческую тайну. Документы, отражающие движе­ние наличных денег, определяющие размер прибыли, под­лежащей налогообложению, документы, необходимые для разрешения споров, разногласий, следственных и судебных дел, могут быть уничтожены только при условии заверше­ния ревизии и окончательного решения спорных вопросов независимо от установленных законодательством сроков хранения.

Особ-ти учета, хранения и списан. бланков строгой отчетности (БСО)

К БСО относ-ся: бланки цен. бумаг и докум-в с определ. степенью защиты, бланки иных док-ов, имеющ. идентификац. номер,нанесен-й при изготовл, эементы защиты от подделки, соотв-ие требов, определяемым Минфином и согласов-м с Мин-ом внутренних дел РБ и Мин-ом юстиции РБ (бланки ТН и ТТН, квитанции на прием и выдачу денег, ПКО и др.). Порядок учета,хранения,использ-я и уничтож-я БСО регулир-ся Инструкцией о порядке использов-я и бух учета БСО, утвержд-й Минфином РБ от 18.12.2008 №196.

Поступившие БСО приход-ся мат-о ответств-м лицом (МОЛ). В случае расхожд факт налич с данными сопровод-х док-в в 2-ух экземплярах составл-я акт проверки наличия БСО, в кот отраж-ся колич-во неоказавш-ся в наличии бланков с указанием серий и номеров. 1-ый экземпляр акта напрвл-ся поставщику для выяснения причин расхождении принят необход мер, 2-ой – остается у юр лица.

Перечень докум-в, относящ-ся к БСО, место и порядок их хранения и использов-я устанавл-ся приказом юр лица. Учет БСО вед-ся в приходно-расходной книге по учета БСО, кот д.б. пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руковод-м и глав бухом юр лица. БСО выд-ся с разрешения руководит и глав буха юр лица в подотчет МОЛ по приходно-расходным накладным на БСО с указанием серий и номеров. При списании с МОЛ использов-х БСО составл-ся акт на списание использов-х БСО. БСО учитыв-ся на счете 006 «БСО». Аналит учет вед-ся по каждому виду бланков и местам хранения. По мере выдачи БСО их стоим-ть списыв-ся на себест-ть прод-ии. На каждое МОЛ, работающ с БСО, в бухгалт-ии вед-ся карточка-справка выданных и использов-х БСО.

В случае утраты БСО подотчетное лицо немедл сообщ-т об этом руковод-ю. Назнач-ой приказом руковод-я комиссией произв-ся проверка и составл-я акт устан-ой формы, в кот указ-ся обстоят утраты, колич-во утрач-х БСО, перечисл их серии и номера. Акт перед-ся руковод-ю для принят решений.

Испорчен-е и аннулиров БСО вместе с составлен-м на них реестром должны сохран-ся в течение месяца после провед-я налог органами проверки соблюд-я налогов закон-ва. Уничтожение БСО, по каким-либо причинам не подлежащих использов-ю, может произв-ся только по письм разрешен руковод организ. В соотв-ии с его приказом назнач-ся комиссия в составе представит администрац, бухгал-ии, кот должна проверить наличие БСО и подтвердить необход их уничтож. В присутств комиссии подлеж-е уничтож БСО упаковыв, опечат, о чем составл актс указан-м серий и номеров бланков,и оставл на хранение у того же юр лица. В 3-ехдневный срок акт на списание представл руков-ю орг-ии, обязан-му утвердить его в течен 5 джней после получения. После утвержд акта на списание комиссией произв-ся факт уничтож БСО, составл акт на унитож по форме, утвержд руковод-м орг-ии и утвержд-ся им в 3-ехдневный срок.