Особенности систематизации документов по личному составу

 

К документам по личному составу относятся: в учреждениях, организациях, на предприятиях различных отраслей и форм собственности: приказы (распоряжения) руководителя о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, премировании работников; учетные документы: списки работников организации (личного состава); книги (журналы) учета приказов по личному составу, приема, перемещения и увольнения работников; алфавиты приказов по личному составу, карточки по учету личного состава (ф. Т-2); личные дела (в т.ч. личные дела лиц, представленных к присвоению почетного звания, аттестационные дела, дела командно-начальствующего и политического состава, персональные дела); трудовые соглашения, договора, заменяющие личные дела; бухгалтерские документы: лицевые счета работников по заработной плате (в том числе - табуляграммы) (при их отсутствии подлежат описанию расчетно-платежные ведомости заработной платы); документы об аттестации и тарификации; тарификационные ведомости (списки); документы о проведении аттестации и установлении квалификации; наградная документация; документы о несчастных случаях, связанных с производством: акты, протоколы, докладные записки; невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.).

 

Кроме того, к документам по личному составу относятся:

 

- в представительных органах власти и местного самоуправления персональные карточки учета депутатов;

 

- в сельских администрациях: домовые книги для прописки граждан;

 

- на предприятиях сельского хозяйства: книги учета труда и расчетов с работниками;

 

- в негосударственных организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования: протоколы общих собраний учредителей, акционеров, работников, решавших кадровые вопросы;

 

- в комитетах, отделах администраций городов, районов по образованию: документы по патронированию и опеке;

 

- в центрах занятости населения и миграционных службах: личные дела безработных, карточки учета и обследования беженцев и вынужденных переселенцев.

 

Признак систематизации единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.

 

Основной признак систематизации - хронологически-структурный в описях фондов действующих организаций. При большом объеме, широкой хронологии документов, а также при описании дел ликвидированных предприятий допускается структурно-хронологический, а для бесструктурных учреждений - номинально-хронологический признаки систематизации дел. Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

 

Внутри структурного подразделения учреждения или года документы располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного учреждения (организации) или по степени значимости. Например:

 

Отдел кадров

 

- приказы (распоряжения) по личному составу;

 

- алфавитные книги (списки) личного состава;

 

- личные карточки (формы Т-2) уволенных работников;

 

- личные дела уволенных работников;

 

- домовые книги для прописки граждан.

 

Бухгалтерия

 

- лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих (при их отсутствии - ведомости начисления заработной платы); книги учета труда и расчетов с работниками;

 

- тарификационные списки.

 

Главный инженер

 

- акты о несчастных случаях, связанных с производством.

 

При малом объеме документов целесообразно формировать родственные виды документов одного структурного подразделения за несколько лет в одно дело. Если общий объем документов по личному составу ликвидированных предприятий (ИЧП, ТОО и др.) не превышает объема (ориентировочно) 5-10 листов, то допускается формирование их в одно дело.

 

Ниже приводятся образцы систематизации единиц хранения в описях дел и документов по личному составу в организациях и учреждениях, имеющих и не имеющих структуру. Например:

 

Организации, имеющие структуру   1) Фрагмент описи документов (единиц хранения) по личному составу колхоза "Восход", Петровского сельсовета, Озерского района Тамбовской области за 1992 г.
N п/п	Делопр. индекс	Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.	Крайн. даты док-тов ед. хр.	Кол-во листов ед. хр.	Срок хранения до 01.01.	Примечание
1	2	3	4		6	7
		03. Бухгалтерия
50	03.06.	Книга учета труда и расчетов с членами колхоза	1992 г.	90	2068 г.
		06. Главный инженер
51	06.07.	Журнал регистрации несчастных случаев	1992 г.			Переходящее
52	06.08.	Акты NN 1-4 о расследовании несчастных случаев	1992 г.	10	2068 г.
		09. Отдел кадров
53	09.01.	Книга учета членов колхоза и их семей	1992 г	75	2068 г.
54	09.02.	Журнал регистрации вступивших в колхоз и выбывших членов колхоза	1992 г.	65	2068 г.
55	09.03.	Личные карточки уволенных членов колхоза (форма Т-2) с фамилиями с буквы А по букву К	1992 г.	130	2068 г.
56	09.03.	То же с буквы Л по букву Я	1992 г.	58	2068 г.
		Личные дела уволенных специалистов
57	09 04.	Петров Сергей Иванович	4 апреля 1980 г. 20 января 1985 г.	10	2068 г.
58	09.04.	Зимина Анна Павловна	23 мая 1984 г. 6 сентября 1992 г.	20	2068 г.
2) Фрагмент описи документов (единиц хранения) по личному составу Акционерного общества открытого типа (АООТ) "Алтайкнига" за 1966-1968 гг.
N п/п	Делопр. индекс	Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.	Крайн. даты док-тов ед. хр.	Кол-во листов ед. хр.	Срок хранения до 01.01.	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
		Магазин N13"Букинист"
		Отдел кадров
1		Приказы NN 1-150 заведующего магазином по личному составу	5 ноября 1968 г. - 12 сентября 1972 г.	24	2048 г.
		Тоже. NN 1-200	10 января 1990 г. - 25 декабря 1996 г.	68	2072 г.
		Личные карточки уволенных работников (форма Т-2)	1991-1996 гг.	13	2072 г.
		Бухгалтерия
4		Расчетно-платежные ведомости по заработной плате работников магазина	январь 1969 г.-декабрь 1969 г.	22	2045 г.
5		То же	январь 1970 г. - декабрь 1970 г.	40	2046 г.
6		Лицевые счета работников по заработной плате	1990 г.	16	2066 г.
7		То же	1991 г.	13	2067 г.
3) Фрагмент описи документов Государственной налоговой инспекции по Баевскому району Алтайского края
N п/п	Делопр. индекс	Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.	Крайн. даты док-тов ед. хр.	Кол-во листов ед. хр.	Срок хранения до 01.01.	Примечание
1	2	3	4		6	7
		1991
	3. Отдел налогообложения граждан
17	03.01.	Список граждан, подлежащих налогообложению 1991 г.	1991 г.	15	2067 г.
18	03.02.	Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица	1991-1992 гг.	52	2068 г.
19	03.05.	Личные дела налогоплательщиков с фамилиями с буквы "А " по букву "Л"	1991 г.	115	2067 г.
20	03.05.	То же, с буквы "М" по букву "С"	1991 г.	81	2037 г.
4) Фрагмент описи документов по личному составу отдела по патронированию и опеке Комитета по образованию администрации г. Мурома Владимирской области
N п/п	Делопр. индекс	Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.	Крайн. даты док-тов ед. хр.	Кол-во листов ед. хр.	Срок хранения до 01.01.	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
		1990
		06. Патронирование и опека
22	06.02.	Акты о передаче детей на патронат, опеку и усыновление	1990 г.	13	2066 г
23	06.03.	Документы (справки, сводки, докладные записки, переписка) по вопросам патронирования, опеки и усыновления несовершеннолетних	1990 г.	40	2066 г.
24	06.04.	Книга записи усыновленных детей	1990-1994 гг.	50	2070 г.
25	06.06.	Личные дела усыновленных несовершеннолетних детей	1990 г.			Переходящее
		1991
		06. Патронирование и опека
		Аналогично NN 22-25 за 1990 г.

 

Невостребованные личные документы уволенных работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, аттестаты и др.) в зависимости от объема систематизируют либо по видам документов, либо в одно дело (несколько дел) по алфавиту фамилий граждан.

 

В описях документов по личному составу бесструктурных организаций систематизация документов производится по хронологическо-номи-нальной схеме. Документы систематизируются и описываются по номинальному признаку (приказы, личные дела безработных), но располагаются в описи по хронологии их происхождения. Внутри своей группы личные дела безработных группируются по годам рождения последних с соблюдением в пределах года рождения алфавита фамилий безработных. Например:

 

Организация, не имеющая структур: