Всероссийский научно-исследовательский институт

Документоведения и архивного дела

Составление архивных описей

Методические рекомендации

Москва - 2005

 

 

Введение

 

Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.

 

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников.

 

Особое место в системе НСА занимает архивная опись - базовый справочник российских архивов. Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации. В связи с этим актуальной является задача подготовки методических рекомендаций по составлению архивных описей на основе стандартизированного описания.

 

Цель настоящих методических рекомендаций - разработать единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с новой редакцией "Основных правил работы государственных архивов России", методику подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания.

 

Положения рекомендаций распространяются, в основном, на управленческую документацию на бумажной основе, на документы по личному составу и личного происхождения.

 

Они рассчитаны на применение в государственных, муниципальных архивах, архивах организаций, могут использоваться в учебном процессе, при повышении квалификации архивных работников.

 

Методические рекомендации состоят из введения, 6 разделов, заключения, 17 приложений и списка источников и литературы.

 

В разделе 1 даны общие понятия об архивной описи и этапах ее составления. Раздел 2 рассматривает методику описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания. В разделе 3 представлена организация дел и документов в пределах описи. Раздел 4 посвящен составлению описи и справочного аппарата к ней. В разделе 5 рассмотрены целесообразные пути повышения информативности описи при ее усовершенствовании и переработке. В разделе 6 сформулированы основные требования к составлению архивной описи в электронном формате и представлен порядок заполнения примерного перечня полей баз данных "Архивная опись".

 

Рекомендации подготовлены сектором государственного учета и НСА Отдела архивоведения и археографии ВНИИДАД в соответствии с планом НИР.

 

Руководитель темы, ответственный составитель - к.и.н. Ларина В.Г.

 

Составители: с.н.с. Андреева Н.М. (разд. 4, п. 4.3, приложения NN 2-15), с.н.с. Белянина Л.И. (ответственный исполнитель) (разд. 1, п. 1.5; разд. 2, 3; разд. 4, пп. 4.1, 4.2, общее редактирование), к.и.н., зав. сектором Ларина В.Г. (введение, разд. 6, заключение, приложение N 17, общее редактирование), с.н.с. Панова А.В. (техническое оформление текста), с.н.с. Сахарова Е.Н. (ответственный исполнитель) (разд. 1, пп. 1.1-1.4; разд. 4, п. 4.3; разд. 5; приложения N 1, 16).

 

Выражаем искреннюю благодарность сотрудникам федеральных архивов за помощь при подготовке данных рекомендаций, особенно специалистам ГАРФ (Копыловой О.Н., Котловой Т.Н., Олейникову О.В. и др.) и РГАСПИ (Иванову Ю.П., Розенталь С.М.) за предоставленные методические разработки для составления раздела 6.

 

Под общей редакцией канд. ист. наук Лариной В.Г.

 

 

Раздел 1. Общие понятия об описи. Этапы ее составления

 

 

Понятие об описи дел и документов. Формы описи

 

Опись дел и документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

 

Описи дел и документов составляются в делопроизводстве организаций и ведомственных архивах. В случае поступления в государственный архив неописанных документов, описи на них составляются в государственном архиве. Кроме того, в государственном архиве в процессе переработки могут составляться новые описи взамен составленных ранее.

 

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

 

Опись является базовым архивным справочником в государственных, ведомственных и муниципальных архивах, так как она служит основой для создания других справочников системы НСА архива - путеводителей, каталогов, обзоров, указателей. В связи с этим качественное составление описи является определяющим при ее создании.

 

Опись единиц хранения - это один из обязательных элементов системы НСА государственных и муниципальных архивов; она выполняет одновременно две функции: 1) является внутрифондовым первичным учетным документом и 2) внутрифондовым справочником по составу и содержанию единиц хранения.

 

Осуществляя функцию учета, опись, с одной стороны, фиксирует каждую единицу хранения, а, с другой стороны, - всю совокупность единиц хранения в целом. С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

 

В качестве справочника по содержанию опись рассчитана на информирование в функционально-отраслевом разрезе на уровне единицы хранения. Опись содержит вторичную документную информацию, которая должна в полной мере соответствовать первичной документной информации, заключенной в единицах хранения.

 

В государственных, муниципальных архивах принята единая листовая форма описи с графлением (см. Приложение N 1).

 

 

Объект описания описи

 

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения.

 

Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.

 

 

Описательная статья описи

 

Опись - это перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.

 

Описательная статья представляет собой набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учета): 1) порядковый номер; 2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; 3) заголовок единицы хранения; 4) крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год); 5) количество листов в единице хранения (для единиц хранения, содержащих письма и фотографии - количество документов). В случае необходимости в описательную статью могут включаться: 6) указание на подлинность (копийность) документов; 7) способ воспроизведения документов; 8) степень полноты документов; 9) внешние особенности; 10) аннотация документов единицы хранения.

 

К обязательным реквизитам описания относятся: NN 1, 3, 4, 5; к дополнительным - NN 2, 6, 7, 8, 9, 10.

 

Для идентификации объекта описания на уровне единицы хранения состав элементов описания должен включать: архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер единицы хранения), заголовок единицы хранения, крайние даты документов единицы хранения, объем единицы хранения (количество листов в единице хранения). Таким образом, минимально необходимая совокупность реквизитов описания, позволяющая установить полное соответствие между объектом описания и его архивным описанием, входит в число обязательных элементов описания.

 

Реквизиты описательной статьи описи можно также разделить на идентификационные и интеллектуальные. К идентификационным относятся: порядковый номер, делопроизводственный индекс, крайние даты документов, количество листов в единице хранения. Составление этих реквизитов не представляет особой сложности и требует лишь внимания.

 

При установлении крайних дат документов единицы хранения, следует иметь в виду следующее: начальной датой единицы хранения является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого последнего документа.

 

Крайняя дата (число, месяц, год), как правило, указывается при описании распорядительной документации, творческой документации, дел по одному вопросу, а также документов, для которых это имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и т.д.).

 

Даты декретов, указов, грамот, договоров, постановлений, распоряжений, приказов и т.п. указываются по времени их подписания; если документы не датированы, даты указываются по времени их опубликования или введения в действие.

 

Если единица хранения была начата в одной организации, а закончена в другой, то выявляются три даты: дата заведения единицы хранения в делопроизводстве первой организации, дата поступления ее во вторую организацию, дата завершения ее в делопроизводстве этой организации, первые две даты объединяются в виде дроби.

 

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. В том случае, если даты единицы хранения определяются приблизительно, то они заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные элементы дат, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительными знаками. Например:

 

[Не ранее 1955 г.]

 

[Не ранее мая? - не позднее июля] 1960 г.

 

При подготовке описи в электронном варианте, реквизит "крайние даты" желательно разбить на два поля: "начальная дата" и "конечная дата".

 

Реквизит "количество листов" заполняется на основании заверительной надписи в единице хранения.

 

Интеллектуальные реквизиты раскрывают историю формирования и хранения единицы хранения, ее состав и содержание. К ним относятся заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности единицы хранения, аннотация документов. Для составления этих реквизитов требуется высокая квалификация, серьезные общие и профессиональные знания.

 

Основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения несет заголовок. Главное требование к заголовку единицы хранения: обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию единицы хранения.

 

Содержание единицы хранения в заголовке должно передаваться в кратком, сжатом виде, с соблюдением конкретности описания. Заголовок единицы хранения должен отражать особенности времени, места событий, социальной среды, воспроизводить названия учреждений, форм собственности и правовых отношений, обычаев, географических наименований, видов документов, присущих периоду возникновения документов.

 

При составлении заголовка не допускается модернизация лексики, но в то же время необходимо избегать архаизации выражений и оборотов. Содержание документов следует передавать в заголовке единицы хранения современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

 

Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы.

 

Подлинность или копийность документов обязательно указывается в том случае, когда описываются особо ценные документы. Например:

 

Письмо Давыдова Дениса Васильевича Бахметьеву Алексею Николаевичу о жизни в деревне, поездке в Москву. Подлинник.

 

Если данные о подлинности или копийности относятся к части документов или одному документу, то они вносятся в заголовок вслед за указанием видов этих документов или одного документа в скобках со строчной буквы. Например:

 

Программа, справки, сценарий (копия) праздника, посвященного Дню работников сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности.

 

Способ воспроизведения документов указывается в том случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов. Указание на способ воспроизведения особенно важно для фондов художников, скульпторов, архитекторов, так как находящиеся в них рисунки и чертежи требуют специфического описания. Например:

 

Репродукции картин русских художников XVIII - нач. XX вв. Фотокопии, цв. литографии.

 

При наличии в деле особо ценных документов, не полностью сохранившихся, указывается степень их полноты: "отрывок", "разрозненные места", "без начала", "без конца" и т.д. Например:

 

Симонов КМ. "Русский вопрос". Пьеса в 3-х действиях. Отрывок из 2-го действия.

 

К внешним особенностям единиц хранения и документов относятся: особый материал обложки или переплета (кожа, дерево, ткань), особый материал, на котором составлен документ (пергамент, шелк и т.п.), наличие украшений на обложке (в т.ч. из драгоценных металлов и камней), иллюстраций или украшений текста и т.д.

 

Аннотация документов единицы хранения составляется в том случае, если в ней имеются уникальные, важные, распорядительные документы, документы организаций-предшественниц, сведения по личному составу, имеющие значение для выполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.