Раздел 4. Составление описи и справочного аппарата к ней

 

 

4.1. Порядок составления и оформления описи. Состав описи

 

По завершении систематизации карточек (в соответствии с принятой схемой систематизации), на которых проводилось описание единиц хранения, составляется одна или несколько описей.

 

Описи могут составляться на:

 

- дела всех лет одной структурной части фонда, когда учреждение-фондообразователь или часть его прекратили свое существование (в бесструктурной организации - на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности);

 

- все дела фонда учреждения, прекратившего свое существование;

 

- дела за один год или за несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических частей фонда (документы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.);

 

- все дела объединенного фонда и на дела каждого входящего в объединенный фонд учреждения.

 

В описи единиц хранения управленческой документации выделяются разделы и подразделы в соответствии с принятой систематизацией единиц хранения.

 

При хронологически-структурной систематизации единиц хранения разделами являются годы или хронологические периоды, а подразделами - структурные подразделения. Если на дела каждого года или хронологического периода составлены самостоятельные описи, то разделами в них будут структурные подразделения, подразделами - предметно-тематические или географические группы единиц хранения.

 

Опись составляется по установленной форме (Приложение N 1).

 

При внесении в описательную статью описи заголовка единицы хранения необходимо иметь в виду следующее:

 

- заголовки единиц хранения располагаются в описи в соответствии со схемой систематизации;

 

- заголовок, составленный на карточке, должен быть точно, полностью внесен в опись;

 

- если единица хранения состоит из нескольких томов (частей), каждый том заносится в опись под самостоятельным номером, номер ее тома проставляется с новой строки вслед за заголовком в той же графе описи;

 

- далее, с новой строки, с абзаца помещается аннотация документов единицы хранения;

 

- заголовки единиц хранения с одинаковым содержанием и одинаковыми формулировками в листовой описи обозначаются словосочетаниями "то же", при этом другие данные описательной статьи вносятся полностью. На каждом новом листе описи первый заголовок пишется обязательно полностью. Однако при составлении описи в электронном формате употребление словосочетаний "то же" в заголовках исключено.

 

Крайние даты единиц хранения вносятся в соответствующую графу описательной статьи с обложки дела, рядом с последней строкой заголовка, при этом число месяца и год указываются арабскими цифрами, а название месяца - прописными буквами.

 

В графе "Примечания" приводятся сведения о выбытии единиц хранения, их микрофильмировании, сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, их копировании и др.

 

Итоговая запись описи закрепляет количество числящихся в ней единиц хранения, регистрирует все особенности учета (пропущенные номера, литерные номера), отражает все изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. Если опись состоит из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом последующем томе дается также итоговая запись, учитывающая данные итоговых записей всех предыдущих томов. В итоговой записи указывается количество дел данной описи (цифрами и прописью в круглых скобках), первый и последний номера дел описи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности, заведующим архивохранилища или хранителем фондов. В итоговой записи указывается также дата составления описи.

 

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесенных изменений. Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены: в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.

 

В листе-заверителе описи указываются количество пронумерованных листов, в том числе - литерных, а также пропущенные номера.

 

Свои особенности имеет составление описей особо ценных дел и документов, документов бывших партийных архивов, описей дел и документов личного происхождения, описей дел по личному составу, описей рассекреченных дел и др.

 

Опись особо ценных дел и документов составляется для их поединичного и суммарного учета. Если в процессе выявления особо ценных документов обнаружено, что все или большинство единиц хранения данной описи относятся к категории особо ценных, отдельная опись особо ценных документов не составляется, а копируется имеющаяся опись.

 

Если особо ценные дела и документы составляют небольшую часть единиц хранения какой-либо описи (описей), то на документы одной или нескольких описей в зависимости от количества особо ценных дел (единиц хранения), составляется единая опись особо ценных дел и документов. В тех описях, где были выявлены особо ценные дела и документы, напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляется пометка "ОЦ".

 

В описях особо ценных дел и документов, составленных из особо ценных дел и документов разных описей, единицы хранения, сохраняя свои номера, располагаются в порядке возрастания номеров описей и единиц хранения каждой описи.

 

Сведения о копировании особо ценных дел и документов в целях создания страхового фонда вносятся в описи (графа "Примечание") по мере проведения страхового копирования.

 

В итоговой записи к описи, имеющей особо ценные дела и документы, указывается общее количество единиц хранения, включенных в опись, и дается перечень (номерник) особо ценных дел и документов. По завершении копирования всех единиц хранения данной описи указываются: "Все единицы хранения (единицы учета) скопированы"; дата, должности и подписи составителя описи и хранителей.

 

При создании объединенных архивных фондов новые описи не создаются в том случае, если ранее существовавшие описи вполне удовлетворительные. В последних достаточно исправить (если невозможно - заменить) титульный лист, указать на нем новое название фонда и проставить новый номер описи. Объединенному фонду присваивается номер фонда руководящего учреждения (если объединенный фонд создан по принципу подчиненности учреждений) или номер наиболее крупного по объему документов фонда, вошедшего в состав объединенного фонда (если последний создан из документов учреждений одноименных или однородных по целевому назначению).

 

Составление новых описей объединенных архивных фондов обязательно в тех случаях, когда старые описи не обеспечивают сохранность и использование документов фондов; когда объединенный фонд создается из необработанных документов; когда в результате экспертизы или по другим причинам изменяется систематизация единиц хранения. Новые описи должны закрепить (закреплять) принятую в объединенном фонде систематизацию единиц хранения. При этом целесообразно составлять одну опись на все документы ликвидированных учреждений, вошедших в объединенный фонд. Если учреждения продолжают функционировать, то на документы каждого из них следует составлять самостоятельные описи, которые будут продолжаться по мере поступления новых документов.

 

Разделами описи объединенного архивного фонда будут названия соответствующих учреждений. В оглавлении к описи должно быть отражено название каждого ее раздела, состоящего из названия соответствующего учреждения со всеми переименованиями в их хронологической последовательности. На коллекцию, созданную в составе объединенного фонда, составляется отдельная опись.

 

Описи на рассекреченные документы составляются в соответствии с требованиями специальной инструкции, разработанной Росархивом в декабре 1995 г.

 

При рассекречивании всех единиц хранения, включенных в секретную опись, опись также рассекречивается и передается на общее хранение. При рассекречивании части единиц хранения, включенных в секретную опись, и передаче их на общее хранение на них составляется отдельная опись, номера единиц хранения в которой остаются прежними. Для валовой нумерации рассекреченных единиц хранения, как правило, используется 2-я графа описи. Эти описи вместе с документами передаются на общее хранение. При рассекречивании большей части единиц хранения, включенных в секретную опись, опись также может быть рассекречена, передана на общее хранение, но без заголовков дел, оставленных на секретном хранении. В описях общего хранения, в которых ранее были засекречены отдельные единицы хранения, при рассекречивании и передаче на общее хранение восстанавливаются их прежние номера и заголовки. Отдельные рассекреченные единицы хранения могут включаться в описи общего хранения соответствующих фондов за литерными номерами или в валовом порядке. К описям единиц хранения общего и секретного хранения составляются итоговые записи об объемах фактически включенных в них единиц хранения.

 

Рассекреченные описи копируются для создания их полного комплекта, один экземпляр которых передается в читальный зал. При рассекречивании отдельных документов в делах, остающихся на секретном хранении, к архивному шифру на обложке единицы хранения с буквой "с" добавляется буква "ч" ("сч") ("секретно частично"). Номера листов рассекреченных документов перечисляются во внутренней описи единицы хранения и в листе использования или в листе-заверителе, а также в графе "Примечание" описательной статьи частично рассекреченного дела.

 

 

4.2. Особенности составления описей единиц хранения (документов)

По личному составу

 

На документы по личному составу малочисленной организации, имеющей структуру, может составляться одна опись на все виды документов по личному составу, расположенных в следующей последовательности их номинальных признаков:

 

- приказы, распоряжения по личному составу;

 

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (при их отсутствии - расчетно-платежные ведомости заработной платы);

 

- списки личного состава;

 

- карточки по учету личного состава;

 

- личные дела;

 

- невостребованные личные документы работников предприятий, учреждений;

 

- акты о несчастных случаях.

 

На документы крупной организации, имеющей структуру, создаются отдельные описи на группы документов разных видов. Так, отдельные описи создаются на: 1) приказы (распоряжения) по личному составу; 2) карточки по учету и списки личного состава; 3) личные дела; 4) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; 5) невостребованные личные документы работников учреждений; 6) акты о несчастных случаях.

 

Если в делопроизводстве приказы общего характера были объединены в одном деле с приказами по личному составу, то последние необходимо выделить в отдельную группу, не указывая в заголовках единиц хранения номеров приказов, т.к. порядок приказов нарушен. На эту особенность следует обратить внимание в предисловии к описи.

 

В некоторых организациях на отдельные группы сотрудников заводились только личные учетные карточки или трудовые соглашения (контракты), которые заменяют личные дела. Эти документы подлежат описанию в отдельной описи.

 

На каждого сотрудника в организации, учреждении, как правило, заводится одно личное дело, но иногда их в фонде бывает несколько. Новое личное дело заводится на сотрудника при: его переходе из структуры в структуру, при увольнении и возврате сотрудника в данное учреждение; при ликвидации номенклатурной должности и ее восстановлении. Чаще всего информация в этих делах не дублируется, поэтому все дела подлежат приему на хранение (в случае дублирования на хранении остается наиболее информативное дело) и включению в опись личных дел. Личное дело относится к фонду той организации, из которой данное лицо было уволено, и располагается в описи по году увольнения сотрудников в порядке алфавита их фамилий. Систематизированные таким образом внутри структурных подразделений личные дела в описи располагаются в порядке значимости структуры данной организации на основании ее штатного расписания или положения, а затем - по алфавиту.

 

Если комплекты личных дел состоят из личных дел работников головной организации и личных дел работников других организаций отраслевой подведомственной системы, то в описи сначала располагаются личные дела работников головной организации, а за ней - личные дела работников подведомственной системы.

 

В бесструктурной организации личные дела заносятся в опись по году увольнения и алфавиту фамилий работников.

 

В составе личных дел крупных организаций находятся личные дела номенклатурных работников, которые назначались на определенную номенклатурную должность приказом вышестоящего учреждения. Списки номенклатурных должностей утверждались номенклатурным документом и часто менялись. Поэтому целесообразно выделить личные дела номенклатурных работников в отдельную группу описи личных дел или составить на них отдельную опись.

 

Аттестационные, наградные, выездные дела, аналогичные по своему составу личным делам сотрудников (несмотря на вкрапление специфических документов), входят в составе своей тематической группы в опись личных дел и располагаются в них по алфавиту фамилий лиц, на которых были заведены перечисленные дела.

 

На невостребованные личные документы составляется отдельная опись в том фонде, где они отложились. Из этих документов можно составить коллекцию личных документов по фондам отрасли или отдельных ее структур.

 

В этом случае на коллекцию личных документов составляется опись, в которой личные документы систематизируются: при небольшом количестве - в алфавитном порядке фамилий владельцев; при значительном количестве - по видам документов.

 

Если документы по личному составу содержатся в объединенном архивном фонде, на них составляется самостоятельная опись.

 

В бывших партийных архивах на все дела персонального характера (за ряд лет) составляется единая опись, в которой единицы хранения систематизируются по следующим группам:

 

- дела по приему в члены КПСС, ВЛКСМ;

 

- дела по приему в кандидаты в члены КПСС, ВЛКСМ;

 

- персональные дела коммунистов (комсомольцев);

 

- дела по учету кадров.

 

Разделами описи являются годы; внутри названных групп персональных дел единицы хранения располагаются по алфавиту первых, вторых и третьих букв фамилий лиц, на которые составлены дела.

 

При составлении раздела описи "Персональные дела" единице хранения, содержащей коллективные дела, присваивается номер по месту расположения в алфавитном порядке первой фамилии лица коллективного дела; остальные лица указываются в описи в соответствующем месте алфавитного порядка фамилий со ссылкой на номер единицы хранения коллективного дела. В заголовке единицы хранения, перекликающейся с документами другой единицы (других единиц) хранения, даются отсылки к номерам этих единиц хранения.

 

В описи учетных карточек членов КПСС (ВЛКСМ) единицей хранения является картотечный ящик (независимо от количества карточек в нем). Карточки подлежат нумерации, как и другие документы на бумажной основе. Группы единиц хранения с учетными карточками, систематизированными определенным образом, могут составить отдельные описи или стать следующими разделами одной описи:

 

1. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в РК (ГК) КПСС, систематизированные по первичным партийным организациям, имевшим номера.

 

2. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в парткомах, имевших права райкомов КПСС.

 

3. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в РК (ГК) КПСС независимо от их принадлежности к конкретной первичной партийной организации.

 

4. Погашенные учетные карточки членов КПСС, выбывших из партии в 1990-1991 гг.

 

Возможно объединение в одном разделе описи учетных карточек второй и третьей групп в рамках одной административно-территориальной единицы или одного РК (ГК) КПСС (например, малочисленных партийных организаций). В этом случае единицы хранения с учетными карточками членов партии, состоявших на учете в парткомах на правах райкомов КПСС, следует размещать в конце раздела описи.

 

 

4.3. Справочный аппарат описи, требования к его составлению

 

Для более эффективного использования документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат, который включает: титульный лист, содержание (оглавление), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращенных слов; переводные таблицы шифров (в случае переработки описей); указатели. Каждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов. Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а так же способствует поиску необходимой информации (указатели); уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). При составлении научно-справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его элементы.

 

Титульный лист описи является обязательным элементом справочного аппарата для описей всех фондов архива. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду или его части; к определенному периоду времени, а также поисковые данные, способствующие нахождению описи в архиве. Сведения, размещенные на титульном листе, воспроизводятся на обложке описи.

 

Титульный лист архивной описи включает: полное название государственного, муниципального архива (архивного отдела); название фонда; номер фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи (Приложения NN 2, 3, 4). Правильное обозначение указанных реквизитов титульного листа имеет большое значение при пользовании описью.

 

Титульный лист законченной описи, составленной в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах, по которой в госархив принимаются документы учреждений, содержит следующие реквизиты: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи с указанием категории включенных в нее документов (постоянного, временного хранения и т.д.) (Приложения NN 5, 6).

 

На титульном листе описи дел по личному составу имеются те же реквизиты, что и в иных архивных описях. Отличие состоит в том, что после номера описи в реквизите "название описи" отмечается, что в ней содержатся дела по личному составу (см. Приложение N 7).

 

Титульный лист описи особо ценных дел после номера фонда включает название и номер описи - Опись особо ценных дел N... (см. Приложение N 8).

 

Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого полного и в скобках сокращенного названия учреждения-фондообразователя. Например:

 

Главное управление лесозаготовок, сплава и лесного хозяйства Западной Сибири Народного Комиссариата лесной промышленности СССР (Главзапсиблес СССР) (1936-1946 гг.)

 

или

 

Удомельское районное агропромышленное объединение (РАПО) (1986-1989 гг.)

 

При изменении названия фондообразователя или его подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее его название, а затем все изменения в его названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования каждого названия фондообразователя под данным названием. Например:

 

1. Управление сводной кавалерийской дивизии 2-го кавалерийского корпуса (1916-1918 гг.)

 

Управление сводной кавалерийской дивизии 33-го армейского корпуса (1915-1916 гг.)

 

2. Администрация Удомельского района Тверской области Управление сельского хозяйства, г. Удомля Тверской области 16 марта 1992 г. -

 

Калининское областное управление сельского хозяйства Удомельское районное производственное управление сельского хозяйства, п. Удомля Калининской области 21 января 1965 г. - февраль 1971 г.

 

Исполнительный комитет Удомельского районного Совета депутатов трудящихся

 

Управление сельского хозяйства, п. Удомля Калининской области.

 

Февраль 1971 г. - апрель 1975 г. и т.д. Если название фондообразователя менялось многократно, на титульном листе дается его последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований, который помещается за титульным листом (Приложение N 9).

 

На титульном листе описи объединенного архивного фонда указывается его полное название, а затем приводятся названия всех учреждений-фондообразователей, вошедших в него. При этом следует учитывать, что название объединенному архивному фонду, образованному из документов двух или нескольких учреждений, связанных объектом деятельности, дается по названию объекта, а объединенному фонду, созданному из документов однородных учреждений, действовавших на одной территории, присваивается типовое название, общее для всех вошедших в его состав учреждений. Например:

 

1. Тульские тресты торфяной, угольной, лесной промышленности и подведомственные им предприятия (1941-1954 гг.) (см. Приложение N 10).

 

2. Главные управления по заготовкам и первичной обработке льна, конопли и новых лубяных культур (1936-1952 гг.) (см. Приложение N 11).

 

Название архивного фонда личного происхождения указывается на титульном листе в следующей последовательности: фамилия, имя, отчество лица-фондообразователя, псевдоним, годы жизни, род деятельности (профессия). Например:

 

Розанов Михаил Григорьевич (Огнев Николай) (1890-1938 гг.), русский советский писатель

 

Лаппо Дмитрий Данилович (1918-1992 гг.), историк-краевед, доцент Воронежского государственного университета (см. Приложения NN 12, 13).

 

Для семейных и родовых архивных фондов название фонда указывается следующим образом: вначале пишется фамилия семьи, рода, общий титул, если он есть, а затем даются сведения о каждом члене семьи (рода), представленном в фонде (фамилия, имя, отчество, годы жизни, титул, род деятельности). Например:

 

Смирновы (1809-1893 гг.)

 

Смирнова Александра Осиповна, урожденная Россет (1809-1882 гг.), русская писательница-мемуарист

 

Смирнова Ольга Николаевна (1834-1893 гг.), русская писательница

 

Для архивной коллекции указывается ее полное название и крайние даты входящих в нее документов. Например:

 

1. Коллекция листовок, воззваний и объявлений партий, центральных и местных органов власти и общественных организаций (1917-1927 гг.)

 

2. Коллекция трофейных документов периода Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) (см. Приложение N 14).

 

Номер фонда на титульном листе описи указывается тот, который ему был дан в списке фондов архива, а номер описи - по листу фонда.

 

Название описи на титульном листе дается после номера описи. Названиями описи могут быть: названия структурных частей, отраслей деятельности, групп документов фонда. Если на каждую такую часть фонда составляется отдельная опись, то ее название будет названием данной части фонда с учетом всех изменений в ее названии. Каждое название данной части фонда пишется на титульном листе с новой строки в хронологической последовательности, с указанием начальной и конечной дат ее существования. Например:

 

Общий отдел (1934 г.)

 

Секретариат (1935-1936 гг.)

 

Управление делами (1937-1941 гг.)

 

Крайние даты документов, включенных в опись, указываются на титульном листе после названия описи с новой строки. Они показывают даты всех документов, включая даты документов, заведенных предшественниками фондообразователя, а также даты документов-приложений. При указании крайних дат следует отразить также наличие перерывов в документах, включенных в опись. Например:

 

1921-1922 гг., 1926-1928 гг. и т.д.

 

Оглавление (содержание) описи точно отражает ее состав и построение, а также показывает, на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении (содержании) указываются предисловие; список сокращенных слов; названия всех разделов, подразделов и других групп дел, включенных в опись; указатели; переводные таблицы шифров (если они имеются). Против каждого из указанных подразделений ставятся номера соответствующих листов описи. Названия разделов и других классификационных делений описи даются в оглавлении в соответствии с классификационной схемой описи. К фондам, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять.

 

Оглавление (содержание) помещается в начале описи.

 

Предисловие

 

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Оно должно помочь пользователю лучше ориентироваться в документах фонда.

 

Предисловие, составленное ко всем описям фонда, включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям.

 

Составление предисловия основано на дифференцированном подходе, что выражается, прежде всего, в наполнении конкретным содержанием предисловия к каждому отдельному фонду, степенью обобщения или глубиной детализации информации предисловия. Так, предисловие, составленное к фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондам личного происхождения, содержащим, в основном, уникальные и особо ценные документы, будет иметь наибольшую глубину детализации информации, оно должно включать подробные сведения по истории фондообразователя, истории фонда, в том числе - аннотацию состава и содержания документов описи; раскрывать состав справочного аппарата к описям. К фондам, содержащим информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и к фондам личного происхождения, в составе которых хранятся особо ценные документы, предисловия могут составляться более простые по структуре и по содержанию, история фондообразователя может раскрываться кратко. Оно может включать: даты возникновения и ликвидации организации, название организации-предшественницы, основные функции и структуру организации, ее основные изменения, название организации-преемницы. К фондам, содержащим информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к фондам, содержащим многостороннюю информацию, и фондам личного происхождения, не содержащим особо ценных документов или содержащим единичные особо ценные документы, предисловие может быть кратким, степень обобщения информации - наиболее высокой.

 

При написании предисловия используются законодательные источники, справочная и научная историческая литература, официальные издания организации, дело фонда, документы фонда, учетные документы, научно-справочный аппарат архива, а также историческая справка к конкретному фонду, а для фондов КПСС и ВЛКСМ следует использовать постановления ЦК КПСС и ВЛКСМ, решения их руководящих органов, уставы, положения, инструкции, циркулярные письма и др.

 

В том случае, когда составляется предисловие к фонду личного происхождения, следует использовать также личные официальные документы: метрики (свидетельства о рождении), аттестаты, дипломы, различные свидетельства, удостоверения и т.д.).

 

При изложении истории фондообразователя кратко описываются исторические условия, в которых возник и действовал фондообразователь, указываются дата возникновения организации со ссылкой на законодательный акт, название организации-предшественницы, подчиненность фондообразователя. Важным моментом в этой части предисловия является отражение компетенции, структуры и функций фондообразователя. Следует указать также все изменения в названии, функциях, структуре и подведомственности организации, произошедшие на протяжении всего периода ее существования со ссылками на документы, подтверждающие эти изменения.

 

Далее указывается дата ликвидации или реорганизации фондообразователя со ссылкой на законодательный акт, название организации-преемницы.

 

В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены не по законодательным актам, а по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия. Например:

 

Изменение структуры объединения "Югавторанс" прослеживается по штатным расписаниям и перечням изменений к ним.

 

Сведения по истории организации излагаются в хронологической последовательности. Необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и действительное начало ее деятельности, что также должно быть отражено в предисловии. Датами создания (как и ликвидации) организации считаются даты постановлений высших органов государственной власти, приказов вышестоящих органов.

 

Официальной датой создания партийного комитета считается дата проведения первой выборной конференции (в отдельных случаях, пленума), где определялась структура и организационное устройство партийного комитета.

 

Датой создания первичной партийной организации (партийной ячейки) является дата проведения первого организационного собрания.

 

Даты фактической деятельности фондообразователя устанавливаются по документам самой организации, что также отмечается в предисловии.

 

Если фондообразователь имел сложную структуру, то можно дать общую характеристику его функций с последующей их детализацией по структурным частям. Для лучшего понимания структуры фондообразователя целесообразно включить в первую часть предисловия схему структуры со всеми изменениями по годам. Далее перечисляются основные направления деятельности фондообразователя, содержащиеся в нормативных документах и документах фонда. Например:

 

Культурно-просветительная работа среди населения. Оценка и приобретение произведений искусства в Государственный художественный фонд. Организация музеев.

 

К описям объединенных архивных фондов составляется общее предисловие, если фонды, входящие в них, включены в одну опись. Можно также составить предисловия к описям отдельных фондов, вошедших в объединенный фонд. В предисловие ко всему объединенному фонду включаются сведения, относящиеся к объединенному фонду. В предисловие к отдельным описям вносятся сведения, касающиеся единиц хранения только этих описей.

 

Для объединенного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности учреждений, входящих в его состав, указываются даты образования объекта или соответствующего органа; в том случае, если фонд образован из документов однотипных учреждений, объединенных одним функциональным назначением, или учреждений, последовательно сменявших друг друга, то указывается дата образования самого раннего из них и дата ликвидации последнего.

 

Предисловие к описи фонда личного происхождения включает историко-биографическую справку о фондообразователе. В ней приводятся краткие биографические сведения о фондообразователе (фамилия, имя, отчество лица, годы жизни, родственные отношения, псевдоним, род деятельности (профессия), служебное положение, принадлежность к политической партии, звание и т.д.). Например:

 

Довженко Александр Петрович (1894-1956 гг.) - кинорежиссер, драматург, писатель; народный артист РСФСР; лауреат Ленинской премии

 

Библиографические сведения располагаются в хронологической последовательности.

 

Коллекции могут быть составлены одним лицом или образованы в архиве из отдельных, разрозненных документов.

 

Если коллекция создана конкретным лицом, то следует указать краткие биографические сведения о составителе коллекции, которые излагаются по аналогии с биографическими сведениями о фондообразователе к фондам личного происхождения.

 

Вторая часть предисловия - история фонда, она включает следующие сведения: дату первого поступления документов фонда в архив; их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины; наличие единиц хранения, выходящих за хронологические границы фонда. Приводятся названия и номера фондов организаций-предшественниц или преемниц.

 

Информационную насыщенность предисловия можно повысить за счет информации о наличии особо ценных документов, дел по личному составу, страхового фонда. Например:

 

В фонде числятся 540 единиц хранения, в том числе 70 из них - по личному составу

 

Для объединенных фондов указывается время объединения фондов, а также отмечается название документа, на основе которого проведено объединение. Кроме того, приводятся номера и названия фондов, вошедших в объединенный архивный фонд. Отмечается порядок систематизации единиц хранения, включенных в объединенный архивный фонд организации. При характеристике каждого конкретного фонда указывается количество единиц хранения в нем и их крайние даты.

 

При написании истории коллекции отмечается время создания коллекции, даты поступления в архив, приобретения (когда, у кого), дарения (когда, кем), особенности ее построения.

 

В третьей части предисловия приводится аннотация состава и содержания документов описи (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию).

 

В данной части указываются основные принципы формирования единиц хранения, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления единиц хранения. Отмечаются принципы построения описи, особенности систематизации единиц хранения. В этом разделе отражается информация о видах и разновидностях документации (например, организационно-распорядительная, управленческая, плановая, учетно-статистическая и т.д.), которые характеризуются в порядке их значимости. Сведения о специфических документах (фотографии, рисунки, ноты, афиши и т.п.) должны быть освещены в этом разделе предисловия в краткой форме, а также можно отметить отсутствующие в фонде виды документов. Например:

 

Не сохранились фотографии Штрауха М.М. из фильмов "Выборгская сторона", "Яков Свердлов", "Клятва", "Падение Берлина". Самые ранние дневники за 1926-1928 годы состоят из разрозненных записей, за 1929 год записи не сохранились.