Этапы составления номенклатуры дел

1. Изучение состава документов, их содержание, количество в организации.
2. Составление заголовка дел. Формулируется в обобщенной форме, кратко, без двоякого толкования, последовательность составления заголовка:

· род заводимого дела

· название вида документа о содержании документа

· автор документа (корреспондент)

· дата

· копийность

Понятие дела употребляется в наименовании личных, арбитражных, следственных делах. Включает в себя разные документы, объединенные последовательностью делопроизводства по конкретному вопросу.

Запрещено употреблять в заголовках разные материалы, общая переписка и т.д.

Термин документы употребляется в заголовке дел, содержащих требования по 1 вопросу, но не связаны с последовательностью его решения. В этом случае в скобках перечисляются конкретные документы, подшитые в дело.

1. Разработка классификационных схем. Составленные заголовки систематизируются с целью определения порядка расположения дел в номенклатуре. Схема строится с учетом организационно-структурного аппарата управления.

В структурном подразделении первые включаются

─ дела директивных и вышестоящих органов.

─ дела, содержащие организационно-правовые документы

─ дела, с распорядительной документацией

─ с плановой документацией

─ отчетная документация

─ переписка и т.д.

─ заканчивается включение учетных форм

1. Индексация дел. Индекс дела состоит из разделов, через тире указывается номер дела, куда подшивается документ. Разделом номенклатуры дел является цифровое, условное обозначение структурного подразделения, зафиксированное в организационно-справочной документации (структура и штатная численность, штатное расписание, устав и т.д.)

Индекс структурного подразделения должен быть постоянным и повторяться из года в год при неизменности структуры организации. Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел под одним индексом.

1. Определение срока хранения дел. Устанавливается по перечням документальных материалов, образованном в государственных учреждениях, ведомствах с указанием срока хранения, либо по перечням документальных материалов акционерных обществ.

Устанавливаются 3 срока хранения:

• Постоянный (организационно-правовые, ведомственные, финансового характера)
• Временного, свыше 10 лет (документация по личному составу; 15 лет, 25 лет, 50 лет, 75 лет)
• Временные, до 10 лет (основная масса документов; 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, доминнад)

В номенклатуре вписывается номер статьи по типовому перечню и срок хранения дела.

1. Оформление документа и удостоверение. Составление номенклатуры начинается за 2-3 месяца, до года, на который она составлена. Вводится в действие с 1 января текущего года.

Оформляется по унифицированной форме, разработанной глав архивом и закрепленной в ГСДОУ. Печатается на стандартном листе бумаги, с нанесением реквизитов общего бланка. В заголовке указывают на какой год составлена. Текст табличной формы состоит из разделов: 1-индекс дела; 2-заголовок дела; 3-количество дел, томов, частей, заполняется в конце года; 4-срок хранения и номер статьи по перечню; 5-примечание.

Подписывается руководителем службы ДОУ. После идет процесс согласования. Согласуется с экспертной комиссией организации и архивом. Последний этап-утверждение. Утверждается руководителем организации. Заверяется печатью.

Печатается не менее, чем в 3 экземплярах:

1-ый – в дело на постоянное хранение;

2-ой – остается в службе ДОУ для справочных целей;

3-ий – передается в архив

Из сводных номенклатур дел делают выписки по структурным подразделениям и передаются им для работы. В начале года по вновь созданной номенклатуре заводятся дела, которые в дальнейшем в течении года пополняются соответственными документами.

По истечению года заполняется третья графа номенклатуры дел: подсчитывается количество дел, отдельно постоянного срока хранения, временного с 10 лет, временного до 10 лет. Составляется итоговая запись к номенклатуре, сведения передаются в архив и используются для составления справок руководителю. Номенклатура дел пересоставляется при изменении структуры и функций организаций. При неизменной структуре и функций она заново не составляется, а только переутверждается один раз в 5 лет.

 

 

Формирование дел

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участков деятельности и помещение в отдельную обложку.

Формирование дел – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.

Целями формирования являются:

· Сохранность документов

· Оперативность поиска

· Надежность документационного обслуживания

Требования, предъявляемые к формированию дел: в дела подшиваются только полностью исполненные документы, подлинники или заверенные копии (наличие отметки об исполнении документов), документы должны быть оформлены в соответствии со стандартном.

Документы постоянного и временного срока хранения формируются в дела. А также в дела группируются документы одного делопроизводственного года, кроме переходящего.

В деле не должно быть подшито более 250 листов. Документы личного состава группируются отдельно от документов по основной деятельности. Личные дела в соответствии с установленным порядком. Протоколы совещания группируются отдельно от протоколов собрания, годовые отчеты отдельно от полугодовых. Они помещаются в год деятельности.

Дело должно иметь обложку, оформленную в установленном порядке.

 

 

Оперативное хранение дел

В деятельности организации возникает необходимость обращения документов дела в справочных целях. Из дела документы извлекаются только по указанию руководителя. На изъятый документ из дела заводится крточка-земеститель.

При необходимости документ копируется и подшивается в дело вместо подлинников. При возврате подлинника его копия и карточка-заместитель уничтожаются. Документы выдаются только под расписку. Сторонними организациями дела выдаются по письменному запросу и с разрешения руководителя организации.

При передаче составляется акт приема передачи дела. Факт передачи фиксируется в журнале выдачи дел или в карточке. Под расписку дело передается в другую организацию. Дела и документы могут изыматься с места хранения на 1 месяц. Времянахождение документа из дела - 5 минут.

 

 

Правила оформления документов для передачи в архив

При оформлении документов в архив необходимо:

1. провести экспертизу ценности документов

2. полностью оформить дела

3. составить описи на дела, передаваемые в архив

4. на документы с истекшими сроками хранения составить акт «о выделении к уничтожению документов и дел»

Экспертиза ценности – определение политического, экономического, социального, культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза проводится в несколько этапов: начиная с текущего года и заканчивая в архиве. Экспертизу проводит ЭК, назначаемая приказом руководителя. В комиссии должно быть не менее 3 человек, имеющих соответствующее образование и опыт работы. Председателем назначается заместитель 1-ого руководителя. Комиссия проводит не менее, чем 2 раза в год заседание. Решение комиссии протоколируется и доводится до сведения руководителей структурного подразделения. Решение носит рекомендательный характер. После утверждения руководителем организации эти решения имеют обязательный характер для всех сотрудников организации. Экспертная комиссия осуществляет деятельность в соответствии с положением об экспертной комиссии.

Комиссия собирается для одобрения номенклатуры дел и для отбора документов на длительное и постоянное хранение и рассмотрение описей для передачи в архив.

ЭК детально рассматривает все документы и дела, уточняет сроки их хранения и выделяет документы для передачи в архив по следующим группам документов:

1. дела постоянного хранения
2. дела временного хранения свыше 10 лет
3. дела временного хранения до 10 лет
4. дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока. Из этой категории выделяют дела по личному составу, конфиденциальные дела.

 

 

Оформление дел

Оформление дел – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами, осуществляют подготовку дела работники структурного подразделения под методическим руководством службы ДОУ.

Дела постоянного срока хранения оформляются полностью. Временного до 10 лет по упрощенной схеме оформления (выделяются дела в соответствии с номенклатурой дел).

Полное оформление включает в себя:

1. перегруппировку документов в дело, в хронологической или нумерационной последовательности или по алфавиту.

2. при необходимости составить внутреннюю опись документов дела и лист-заверитель

3. переплет дела

4. нумерация листов графитовым карандашом в правом верхнем углу.

В заверительной надписи указывается количество листов цифрами и прописью, и их физическое состояние.

Оформляются все реквизиты обложки дела.

 

 

Составление описи

Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (каждое дело), а также предназначенный для их учета и укрепления систематизации.

Оформляется по установленной форме на стандартном листе бумаги с реквизитами общего бланка. Текст табличной формы: в заголовке указывается, на какой год составлена опись. Подготавливается руководителем службы ДОУ. В конце описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенные в опись.

Отдельно опись составляется на дела с постоянным сроком хранения, временные свыше 10 лет и на дела по личному составу.

Согласовывается с архивом ЭК. Утверждается руководителем организации. Печатается не менее чем в 3 экземплярах: 1-подшивается в дела ДОУ на постоянное хранение; 2-передается в архив вместе с делами; 3-для справочных целей.

Для передачи дел в архив проставляется отметка о его наличии в графе примечания. Сверенные с описью дела заносятся в архивные сводки. Дела устанавливаются на стеллажах архивах. На всех экземплярах актов и описи (приема и передачи) должны быть подписи отдающих организаций и принимающих.

На дела сроком хранения до 10 лет составляют отдельную опись или они могут быть переданы по номенклатуре дел. Эти дела оформляются по упрощенной схеме.

На дела с истекшими срокам хранения составляют акт («о выделении к уничтожению документов и дел»). Оформляются на стандартном листе бумаги по установленной форме. Вносится в дела по годовым разделам. Печатаются в 3 экземплярах: 1экз. подшивается в дело на постоянное хранение; 2экз. в архив; 3экз. рабочий.

Подписывается руководителем службы ДОУ. Согласовывается с архивом, одобряется ЭК, утверждается руководителем организации. Заверяется печатью.