Нормативно-правовая база делопроизводства

Нормативно-методическая база (НМБ) – совокупность законов нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства (структуру, функции, штаты, техническое обеспечение)

 

НМБ включает в себя:

 

1) Законодательные акты в сфере делопроизводства

- федеральный закон от 01.06.2005г №53-ФЗ «О государственном языке РФ»

- федеральный конституционный закон от 25.12.2000г №2-ФКЗ

- федеральный закон от 29.07.2004г №98-ФЗ «О коммерческой тайне»

- федеральный закон от 01.10.2004г №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

- федеральный закон от 02.05.2006г №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»

- федеральный закон от 27.07.2006г №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

 

2) Указы и распоряжения президента РФ, правительства РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства на федеральном уровне.

- указ президента РФ от 20.05.2006г №600 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданина, служащего и ведение его дела»

- распоряжение президента РФ от 26.05.2005г №667-Р «Об утверждении формы анкеты»

- указ президента РФ от 11.02.2006г №90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»

- постановление правительства РФ от 19.01.2005г №3 «Типовой регламент взаимодействия федеральных органов»

- постановление правительства РФ от 28.07.2005г №453 «Типовой регламент внутренней организации органов внутренней власти»

 

3) Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерства, службы, агентства, ведомства)

- типовая инструкция федеральных органов утверждена приказом министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005г «537.

 

4) Правовые акты органов представительной и исполнительной властей и их территориальные образования регламентирующих делопроизводство.

5) Правовые акты нормативного и инструктивного характера методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий.

- положение о службе делопроизводства

- инструкции по делопроизводству

- должностные инструкции

- правила трудового распорядка

- табельницы унифицированных форм документов, перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов, перечень утвержденных документов, перечень документов, на которых ставится печать.

 

6) Государственные стандарты на документацию ГОСТ Р 6.30-2003г

УСОРД ГОСТ Р51.141-98 (делопроизводство и архивное дело, термины и определение)

ГОСТЫ рекомендованы для применения предприятиями, всеми формами собственности.

В 2002г был принят федеральный закон о техническом регулировании от 27.12.2002г №184-ФЗ. В нем отражены принципы добровольности, исполнения правил, установление стандартами, применение стандартов носит рекомендательный характер.

Виды стандартов: ● ISO (международный)

● ГОСТы (государственный)

● Отраслевые ОСТ

● Стандарты предприятий

 

7) УСД (Унифицированная система документации)

В основе создания УСД лежит метод унификации (установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач и функций)

УСД необходима для снижения затрат на составление и обработку документов и для сокращения объема документации.

 

Виды УСД: 1) УСОРД

2) УС банковской документации

3) УС отчетно-статистической документации

4) УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций.

5) УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

6) УСД по труду

7) УСД пенсионного фонда

8) УС внешне-торговой документации

 

Подсистемы УСОРДа: 1) документация по созданию предприятий

2) документация по реорганизации

3) по ликвидации

4) по приватизации муниципальных и государственных предприятий

5)по распорядительной деятельностью

6) по организационно-нормативному виду деятельностю

7) по оперативно-информационному регулированию

8) по приему на работу

9) по переводу на работу

10) по увольнению с работу

11) по оформлению отпусков

12) по оформлению поощрений

13) по оформлению дисциплинарных взысканий

Каждое УСД разрабатывается в соответствии с министерствами и ведомствами, которые ее ведут (поддерживают УСД в актуальном состоянии)

 

8) ОКТЭИ (Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации).

ОКТЭИ–нормативные документы, содержащие систематизированный свод, наименование объектов, представленных как классификационные группировки и присвоенные им коды.

В зависимости от области определенные классификаторы подразделяются на общеотраслевые и предприятий.

По содержанию классификаторы делятся на 3 группы:

 

1) Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателей.

ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации)

 

2) Классификаторы информации об организационных структурах

ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций)

ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления)

 

3) Классификаторы информации населении кадров.

ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессии рабочих, должностных служащих и тарифных разрядов).

 

9) ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления)

Совокупность принципов и правил, установленные единственные требования к документированной управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Цель ГСДОУ: 1. упорядочение документооборота организации;

2. сокращение количества и повышения качества документов;

3. создание наиболее благоприятных условий для применения современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

4. совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, организации любой формы собственности.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организация работы с документами, механизация и автоматизация работы с документами, и организация службы делопроизводства.

ГСДОУ включает приложения в виде альбома унифицированных форм, маршрутов движения документов, перечня утверждаемых нерегистрируемых документов.

Положение ГСДОУ внедряется в практику путем разработки и издания стандарта, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций, проведения унификаций форм документа.

 

10) Нормативные документации по организации управленческого труда и охране труда.

К ним относят межотраслевые укрупненные нормативы времени, для работы по ДОУ.

Нормы времени на работу по ДОУ структур федеральных органов исполнительной власти(2002г)

 

11) Нормативные документации по организации архивного дела.

· закон об архивном деле

· перечень документов материальной с указанием кода.

 

Классификация документов

Классификация документов – распределение документов по группам или видам на основе признаков, содержащих формы составления, с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Она позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях и организовать делопроизводство.

Критерии классификации:

1) По назначению:

· управленческие (ОРД)

· научно-технические

· конструкторские

· технологические

· по труду

· отчетно-статистические

· по торговле

· по социальному обеспечению

2) По наименованию:

· указы

· уставы

· протоколы

3) По способу фиксации:

· письменное

· графическое

· фото/фоно/кино/документы

4) По месту составления:

· внутренние

· внешние: - входящие

- исходящие

5) По степени сложности:

· простые

· сложные

6) По степени гласности:

· открытые

· с ограничением доступа (для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, кодидентифициальные, коммерческая тайна)

7) По юридической силе:

· подлинники (оригинал)

· копии

· дубликаты

· недействительные документы

8) По срокам исполнения:

· срочные

· несрочные

9) По срокам хранения:

· постоянного срока хранения

· временного срока хранения: - до 10 лет

- свыше 10 лет

10) По происхождению:

· официальные (служебные)

· личные (именные)

11) По форме изложения:

· индивидуальные (самим надо писать текст)

· трафаретные (уже заложен текст)

· типовые

12) По степени обязательности:

· информационные

· директивные

Все документы должны создаваться по единой форме и по единым образцам. Министерства и ведомства, крупные предприятия в пределах своей компетентности создает табель унифицированных форм.

Табель унифицированных форм – перечень унифицированных форм документов управленческого характера (организационно-распорядительных документов), характеризующих те или иные виды управленческой деятельности. Он создается с целью сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Составляется в виде таблицы, в которой документы систематизированы по функциям и задачам.

Форма табеля должна содержать следующие реквизиты:

· номер по порядку

· наименование

· кем утвержден, дата утверждения

· периодичность издания

· подразделение ответственное за подготовку данной формы

· с кем согласовывается

· примечание

Дополняется следующими разделами:

· код формы документа

· ответственный за контроль исполнения

· годовой тираж бланков