Порядок работы с входящими локументами

1) Прием корреспонденции, проверка правильности адресования, передача документов с пометкой лично адресату, вскрытие документа (расконвертирование), расфольцевание, проверка вложений, предварительное рассмотрение документов.

Документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые, для передачи руководству или в структурное подразделение.

2) Проставление отметки о поступлении документа в организацию и регистрация

3) Передача документов на исполнение в структурное подразделение и руководителю

4) Рассмотрение документов руководителем и проставление резолюции

5) Внесение сведений из резолюции в регистрируемую форму

6) Передача документов исполнителю

7) Исполнение документов

8) Исполненные документы подшиваются в дело

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

1) Инициирование создание документа, составление проекта документа

2) Предварительное согласование проекта документа

3) Составление окончательного варианта проекта документа с внесением замечаний

4) Проставление грифа согласования или визы на проекте документа (на 2 экземпляре)

5) Передача проекта документа на подписание руководителю

6) Регистрация

7) Экспедиторская обработка (проверка правильности адресования, наличие приложений, фольцевание, конвертирование, маркировка, составление описей, отправка документа)

8) Подшивка копий документа в дело

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

1) Инициирование создание документа (сбор информации)

2) Предварительное согласование проекта

3) Внесение замечаний в проект и окончательное оформление

4) Проставление грифа согласования

5) Передача на подпись и подписание

6) Регистрация

7) Передача документов исполнителю

8) Контроль исполнения

9) Исполнение

10) Подшивка в дело

Регистрация документов

Регистрация документов – фиксирование факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Регистрация необходима:

1. для обеспечения сохранности документов

2. для удобства поиска документов

3. для учета и контроля исполнения документов.

Регистрация может осуществляться централизованно, децентрализовано и смешанно. Все регистрируемые документы подразделяются на входящие, исходящие, внутренние, договоры (трудовые, коммерческие), документы имеющие гриф ограничения доступа.

Виды регистрации:

· журнальная (плюсы: надежность, применяется при повышенных требованиях к сохранности документа; минусы: медленный поиск)

· карточная (плюсы: дает возможность регистрационной карточке располагать по различным признакам; минусы: возможна потери карточки)

· компьютерная (плюсы: наиболее удобна, оперативность поиска; минусы: возможность потери информации)

Любая форма регистрации должна иметь сведения о документе: номер и дата документа, номер и дата поступления, автор документа, адресат, количество листов, резолюция, исполнитель, срок исполнения, ход исполнения, отметка об исполнителе (номер дела, подпись).

Рекомендуемый перечень документов, не подлежащих регистрации:

· поздравительные письма

· приглашения

· проект документа

· документы, присланные для сведения

· рекламные извещения

· печатные издания

· коммерческие предложения, не имеющие отношение к предприятию

· первичные, учетные и другие финансовые документы

 

 

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документа – это одна из форм управления, осуществляемая с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручения, зафиксированных в документах и решение вопросов.

Выделяют: ● контроль по существу решения вопросов

● контроль за сроками исполнения документов

● контроль за соответствием формы документов, решаемым вопросом.

Осуществление контроля возлагается на руководителя, его заместителя, назначенного приказом руководителя работником службы делопроизводства.

Содержание контроля исполнения заключается

1. в занесении данных о документе в учетной форме (РКК)

2. в установлении промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителю

3. извещение исполнителю срок и о получении информации о ходе исполнения

4. фиксация промежуточных результатов исполнения документов в РКК

5. информирование руководства о результатах контроля

6. снятие документа с контроля по указанию руководителя

7. анализ состояния дел и управления исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, по видам документа и др.

Для руководителя готовятся сводки, сообщения об исполнительской дисциплине, итоги докладываются на оперативных совещаниях. Контроль за сроками исполнения документов имеет очень важное значение в деятельности любой организации.

Сроки исполнения бывают:

● типовые (устанавливается законодательными и подзаконными актами органов власти и управления)

● индивидуальные (устанавливается руководителем организации в резолюции или в тексте документа)

Изменение сроков исполнения осуществляется в типовых документах путем введения нового нормативного акта, индивидуального срока - руководителем, поставившим документ на контроль.

Необходимость переноса срока должен быть аргументирован исполнителем в докладной записке при личной встрече, но в письменной форме. Исчисление сроков исполнения для входящих документов начинается с даты поступления. Для исходящих и внутренних с датой подписания или утверждения.

Контрольные действия осуществляются с помощью картотеки, ПК, журнала.

Картотечный контроль осуществляется путем создания контрольных картотек, которые делятся на 31 ячейку и 2 дополнительные.

Компьютерная система контроля включает в себя помещение номера документа, взятого на контроль, в соответствии с днем календаря; в заданном режиме устанавливаются промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводится номер документа для проведения по нему контрольных операций.

Результаты контроля докладываются руководителю в виде отчета. Отчеты составляются за месяц, квартал, полгода, год.

Кроме перечисленных видов контроля выделяют:

● предварительный контроль (осуществляется на стороне постановки документа на контроль, включает проверку подготовки, решение вопроса исполнителем).

● текущий контроль (осуществляется в процессе исполнения документа, предполагает предупреждение исполнителя о том, что срок исполнения документа истекает через несколько дней).

Документы, исполняющиеся в течении 5 лет проверяются раз в год, раз в месяц(в последнем году) и за 2-3 дня до истечения срока. Документы, исполняющиеся в течении года проверяются раз в месяц и за 2-3 дня до истечения срока. Документы, исполняющиеся раз в месяц проверяются ежедекадно (раз в 10 дней) и за 2-3 дня до истечения срока. Документы, исполняющиеся в течении 10 дней проверяются через неделю и за 2-3 дня до истечения срока. Срочные документы исполняются немедленно.

● итоговый контроль (необходим для проведения анализа об исполнительской дисциплине).

 

 

Обеспечение сохранности документа

Обеспечение сохранности документа начинается с систематизации документов и составления номенклатуры дел.

 

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения и оформление в установленном порядке.

Это многофункциональный документ, предназначенный для группировки и обеспечения сохранности дел, для оперативного поиска документа в делах, для определения сроков хранения дел и для изучения структуры организации.

Принципы составления:

1. охват всех документов организации

2. раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.

3. четкая формулировка заголовков дел

4. систематизация дел внутри разделов номенклатуры: по степени важности и по срокам хранения

Виды номенклатур дел:

1. типовая (составляется для организаций однородных по характеру деятельности и структуре организации; устанавливает для организации типовой состав дел с единой индексацией, является нормативным документом)

2. примерная (устанавливается примерный состав дел для организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, носит рекомендательный характер)

3. индивидуальная (разрабатывается каждой организацией на основе типовой или примерной)

Каждое структурное подразделение составляет свою номенклатуру дел. Служба ДОУ на основании номенклатуры дел структурное подразделение составляет сводную номенклатуру всей организации.