Порядок формирование личного дела

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
2. дополнение к личному листку по учету кадров.
3. Анкета или личный листок по учету кадров.
4. Справка-объективка (как правило, на руководителя).
5. Автобиография и резюме.
6. Копии документов об образовании.
7. Копии документов об утверждении в должности (только для руководителей).
8. Характеристики и рекомендательные письма.
9. Заявление о приеме на работу, либо трудовой контракт.
10. Копии приказа о приеме на работу.

Далее документы подшиваются в дело, в хронологическом порядке (справки о деятельности работника, документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных, документы, характеризующие профессиональные деловые качества, представления и т.д.).

Запрещено подшивать второстепенные документы, а также черновики и дуплетные экземпляры. При увольнении работника с должности в личное дело подшивают заявление об увольнении и копию приказа об увольнении. При оформлении личного дела уволенного работника его проверяют, вносят недостающие документы во внутреннюю опись документов личного дела, нумеруют в правом левом углу, графитовым карандашом каждый лист личного дела. Последним листом вшивается лист – заверитель, в котором указывается количество листов личного дела, их физическое состояние. Лист – заверитель подписывается составителем личного дела и проставляется дата оформления.

Личные дела в управлении персоналом хранятся 1 год, затем передаются по описи и акту в архив на хранение. Личные дела в организации – документы с конфиденциальной информацией. При оформлении на личные дела заводится личная карточка, карточка алфавитная и карточка выдачи. Личные дела запрещено выдавать на руки работнику, на которого оно заведено.

При необходимости документы из личного дела выдаются руководителем структурного подразделения с разрешения руководителя организации. По письменному запросу органов ФСБ личные дела, с разрешением руководителя организации, выдаются на срок до 1 месяца. Сведения о выдаче фиксируются в карточке выдачи и в акте приема – передачи личного дела под расписку.

 

Опись

- Документы, фиксирующие те или иные явления, предметы и т.п.

Содержит сведенья о порядковых номерах дела, индексах, заголовков, даты.

Листы описи и документов личного дела нумеруются отдельно.

При оформлении личных дел для передачи в архив на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи.

Подписывается составителем.

Дополнение к личному листку по учету кадров

Включает сведенья о работнике в процессе его трудовой деятельности в организации.

В раздее первом: автобиографические данные

во втором: сведенья о трудовой деятельности

в третьем: сведенья о проверке личного дела

(по правилам проверяется один раз в год)

Анкета

Оформляется по установленной форме, включает автобиографические сведенья, сведенья о трудовой деятельности в хронологическом порядке, состав семьи и т.д.

Подписьывается составителем и начальником кадровой службы.

 

 

Справка-объективка

Заводится на работника и отражает автобиографические сведенья и сведенья о трудовой деятельности в краткой форме.

 

Трудовая книжка

- Документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и фиксирующий общий непрерывный и специальный стаж работы.

Заводится на каждого вновь поступившего на работу не позднее 5 дней со дня приема.

При наличии трудовой книжки у поступившего работника в нее вносится соответствующая запись о приеме. Порядок оформления и заполнения регламентируется трудовым кодексом РФ и типовой инструкцией по ведению трудовой книжки.

Трудовая книжка может не предъявлятся при оформлении на работу при совместимости и трудового соглашения.

Трудовая книжка состоит из 3 разделов:

· Титульный лист

(ФИО, год рождения, профессия, специальность, подпись работника и подпись должностного лица, оформленная трудовая книжка, которая заверяется печатью)

· Сведенья о работе

Состоит из 4 граф (в табличной форме)

1-ая: порядковый номер (номер записи)

2-ая: дата

3-я: сведенья о работе (прием, увольнение, перевод)

4-ая: основания, фиксирующие документ, его номер и дата

При приеме указывается: - наименовании организации

- должность

- структурное подразделение

При увольнении указывается причина увольнения и статья трудового кодекса (полностью)

Каждая запись подписывается работником службы персонала, заверяется печатью.

· Сведенья о поощрении

Имеет те же графы, что и сведенья о работе.

При заполнении всех листов трудовой книжки в нее вшивается вкладыш. Вкладыш вшит, номер, серия, подпись, печать.

Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

Негодную трудовую книжку (или при потере) заменяют дубликатом.

Трудовые книжки фиксируются в книге движения и вкладышей в них, и в книге выдачи трудовых книжек.

Хранятся в сейфах, выдаются уволенному работнику под расписку. Хранятся в архиве 50 лет.

 

ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

В соответствии с федеральным законом от 2 мая 2006 года №59 – ФЗ (о порядке рассмотрения обращений граждан) установлены основные положения, определяющие определенный порядок рассмотрения обращений граждан в государственных органах, в органах муниципального управления и должностными лицами.

Виды:

· Предложения

· Заявления

· Жалобы

ПРЕДЛОЖЕНИЯ

- рекомендации гражданини по совершенствованию законов и иных нормативно-правовых актов, деятельности местных и государственных органов, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономических и иных сфер деятельности государства и общества.

ЗАЯВЛЕНИЯ

- просьба гражданини о содействии в его конституционных прав и свобод других лиц, или сообщение о нарушении закона и иных нормативно-правовых актов, недостатков в работе государствееных органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

ЖАЛОБА

- просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод, интересов, либо прав, свобод или интересов других лиц.

ПЕТИЦИЯ

Рассматривается, как коллективное обращение граждан в органы власти и управления о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения законодательства.

Содержит информацию о недостатках государственных и муниципальных органов и требования по их устронению.

Все обращения могут быть коллективные или индивидуальные.

· Любое обращение должно рассматриваться

· По нему должно быть принято РЕШЕНИЕ

· Должны проведены необходимые действия

· Должен быть дан мотивированный ответ в установленный срок

ОТВЕТЫ НА ОБРАЩЕНИЯ

Могут иметь разную форму.

ОТВЕТ НА ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Может быть дан в форме согласия, сообщение о его отклонении или передачи в вышестоящие органы.

ОТВЕТ НА ЗАЯВЛЕНИЕ

Сообщение об удовлетворении или отклонении.

В случае отказа заявителю должны быть сообщены мотивы отказа и указан порядок решения принятого по заявлению.

ОТВЕТ НА ЖАЛОБУ

Сообщение о полном, либо частичном удовлетворении отказов в удовлетворении жалобы.

Ответ на обращение оформляется, как любое деловое письмо.

ü Любое обращение долдно рассматриваться и должен быть дан ответ по сущесву. При переадресации в другие органы об этом сообщается писменно гражданину.

ü В тексте ответа необходимо сжато пересказать содержание сообщения. Срок ответа 30 дней.

ü Если в ответе имеется ссылка на законадательные и нормативные акты, то необходимо процетировать те положения на основании которых основывается ответ.

ü Если в тексте ответа делается ссылка на другой документ (договор) – цитировать текст положения не следует.

ü Если ответ на обращение гражданина готовит не тот орган, куда было направлено обращение, необходимо указать откуда поступило сообщение данного органа.

Особенностью изложения текста является использование встуупительного обращения, основной части документа, и заключительная этикетная фраза (с уважанием...и т.п.)

Руководители организации несут персональную ответственность за работу по обращению граждан.

Работа с обращениями ведется отдельно от общего делопроизводства в соответствиис типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам в государственых органах, на предприятиях, в учреждениях и т.д.

Либо в соответствии с разделом об обращении граждан в инструкции по делопроизводству.

Устанавливается четкий порядок работы. Обращения подаются в те органы, которые имеют полномочия по их разрешению.

Запрещенно передавать на рассмотрение жалобу тому лицу на которое оно написанно.

Обращение рассматривается в соответствии со структурными подразделениями (отдел писем), либо назначенным приказом руководителя ответственным за ведение делопроизводства по обращению граждан.

Обращения разрешаются за 15 дней (если не требуют специального рассмотрения) и за 30 дней (требующие дополнительных проверок)

Руководство может продлить срок исполнения неболее, чем на 1 месяц. Заявителю об этом писменно сообщается.

Все обращения подлежат регистрации в учетной форме.

На первом листе в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в организацию, в которой указывается дата и номер (начальная буква фамилии автора, через тире порядковый номер поступившего документа)

В учетной форме записываются сведенья из обращения. Указывается номер, дата, ФИО, краткое содержание предыдущего обращения, резолюция, отвественный исполнитель, срок исполнени с контрольными отметками, принятые решения, дата, номер ответа, его содержание, в какое дело подшито.

Картотеки формируются по тематике или по алфавиту (фамилии).

Обращения ставятся под контроль обращения считаю.тся разрешенными, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты по ним меры, даны соответствующие ответы в писменном виде, на обращении ставится отметка об исполнении после чего они со всеми сопровождающими документами подшиваются в отдельное дело. В начале – само обращение, затем все документы о его рассмотрении.

Дело формируется в алфавитном порядке или хронологическом порядке.