Форматы бумаги. Бланки документов

При составлении документов УСОРДа используются потребительские форматы бумаги раздела А. Для измерения форматов применяется метрическая система мер. Площадь основного формата А0 равное примерно 1 м² делится пополам для получения последующих форматов. Все форматы геометрически подобны. В управлении применяются форматы бумаги А4 (210х297), А5 (210х148).

Для составления графиков, таблиц, диаграмм применяется бумага А3.

При оформлении документов выделяют рабочие поле - определенное пространство между краем листа и текстом.

Размеры полей не менее: верхнее, левое и нижнее 20мм, правое-10мм.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа, позволяющего его идентифицировать, как создателя официального письменного документа.

На бланке изготовляется только первая страница документа. При изготовлении бланков используют типографические шрифты от 6 до 24 кегля. Бланки оформляются с уголовным расположением реквизитом и продольным расположением.

Для изготовления бланков применяют бумагу плотностью от 80 до 200 г/м² со степенью белизны от 88 до 98%.

Бланки печатают красками насыщенного цвета.

 

Виды бланков: 1) основные: ● общие

● бланк письма

2) дополнительные: ● конкретного вида документа

● должностной бланк

● бланк структурного подразделения

● для работы с зарубежными партнерами

Реквизиты: 1) реквизиты общего бланка

2) герб или эмблема

3) наименование вышестоящей организации

4) наименование организации

5) наименование структурного подразделения

6) трафаретные части реквизитов (дата, номер реквизита)

7) место издания

Ограничительными уголками указываются заголовок к тексту, гриф утверждения (при необходимости)

Общий бланк используют для составления всех видов документов, кроме писем.

Бланк письма содержит реквизиты:

1. герб или эмблема

2. наименование вышестоящей организации

3. наименование организации

4. наименование структурного подразделения

5. справочные данные об организации:

- почтовый адрес;

- номера телефонов/факсы;

- адрес электронной почты;

- веб страница;

- номера счетов в банке/БИК;

- номер, дата лицензии;

- код организации(ОКПО)

- код ОГРН (основной государственный регистрирующий номер юридического лица)

- код ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет)

- трафаретные части для даты и номера, ссылка на номер и дату документа

Ограничительными уголками отличается адрес и заголовок к тексту.

 

 

Оформление организационно-распорядительных документов

К документам ОРД относят документы, которые фиксируют решение административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечение и регулирования деятельности органов власти и управления предприятий, организации, должностных лиц.

Выделяют 3 группы в составе ОРД:

1) Организационно-правовые документы (уставы, учредительные договоры, положение, инструкции, правила, структура, штатная численность, штатное расписание, регламент);

2) Распорядительные документы (постановления, приказы, указания, распоряжения, решения);

3) Информационно-справочные/справочно - аналитические документы:

· специфические (документации по личному составу, коммерческие)

· документы по обращению к гражданам (жалобы, заявления, предложения, петиции)

Характеристика системы организационно-правовой документации

Любая организация в процессе деятельности реализует следующие управленческие функции:

- создание организации;

- установление структуры организации;

- определение штатной численности и состава должностей;

- регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование совещательных органов управления;

- регламентация деятельности аппарата обязанностей;

- установление режима работы и охраны труда;

- организация труда работников и их оценка;

- реорганизация и ликвидация предприятий;

 

ОРД фиксирует организационную деятельность и содержит положения, обязательные для исполнения.

Все документы проходят процедуру утверждения. Разрабатываются организационно-правовые документы с целью наиболее рационального разделения и кооперации труда между подразделениями и работниками.

По сроку действия их относят к бессрочным, либо они действуют до их отмены или замены новыми.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководствующего предприятия привлечением квалифицированных специалистов, после отмены или замены новыми они хранятся 3 года.

Документы организационно-правового характера оформляются на общем бланке. Датой организационно-правовых документов является дата утверждения.

Текст состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, разделенные на пункты, нумеруемых арабскими цифрами с точкой.

При составлении документы проходят процедуру согласования и визирования (вид внутреннего согласования) и с юридической службой.

 

 

Устав

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции, права организации.

Под уставом понимается организационно-правовой документ, как свод правил, регулирующих деятельность организации, граждан и их взаимодействия с другими организациями и гражданами, а также права и обязанности в определенной сфере управления.

Виды устава:

1. устав ООО (общество с ограниченной ответственностью)

2. устав ОДО (общество с дополнительной ответственностью)

3. устав ОАО (открытое акционерное общество)

4. устав ПК (производственный кооператив)

5. устав ПК (потребительский кооператив)

6. устав учреждения

7. устав религиозных и общественных организаций

Текст состоит из следующих разделов:

· общие положения

· акционерный или уставной капитал

· порядок деятельности (цели организации)

· управление

· учет и отчетность, распределение прибыли

· прочие накопления

· прекращение деятельности

Уставы обязательно утверждаются: АО - акционерами или учредителями, общий устав – вышестоящими органами, устав общественной организации – протоколами съездов и конференциями.

На уставе проставляется отметка о регистрации, которая включает:

1. наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию

2. дату регистрации

3. государственный регистрационный номер

4. отметка заверяется печатью регистрирующего органа

 

 

Учредительный договор

Учредительный договор – правовой акт, в котором учредители обязуются создать юридическое лицо и определить порядок совместной деятельности по его созданию реорганизации и ликвидации.

Договор заключается учредителями, которые определяют наименование юридического лица его местонахождения, порядок управления деятельностью юридического лица.

Изменение учредительных документов возможно при их оформлении (на стадии согласования).

Учредительные документы обретают юридическую силу с момента государственной регистрации.

Разделы учредительного договора:

1) вводная часть

2) цель заключения договора

3) наименование и правовая форма организации

4) предмет деятельности

5) местонахождение организации

6) обязанности учредителей

7) порядок образования имущества

8) условия ответственности учредителей

9) порядок определения прибыли

10) порядок управления юридическим лицом

11) условия и порядок выхода учредителей из состава организации

12) порядок рассмотрения споров

13) порядок изменения и расторжения договора ликвидации и реорганизации юридического лица.

 

 

Положение

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования и правового положения организации. Он определяет права, обязанности, организацию работы учреждения структурного подразделения коллегиального и совещательного органа. Различают типовые и индивидуальные положения.

Разделы текста положения об организации:

1) Общие положения

2) Основные задачи

3) Функции

4) Права и обязанности

5) Руководства

6) Взаимосвязи

7) Контроль, проверка и ревизия

8) Реорганизация, ликвидация

 

Положение о структурном подразделении:

1) Общие положения

2) Задачи

3) Функции

4) Права и обязанности

5) Ответственность и взаимоотношения

6)

 

 

Должностная инструкция

Должностная инструкция – правовой акт издаваемой организации в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Структура текста:

1) Общие положения

2) Должностные обязанности

3) Права

4) Ответственность

5) Взаимоотношения

Визируются руководителем структурных подразделений, юридической силой. Работника знакомят с инструкцией под расписку.

 

 

Регламент

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации или совещательного органа.

Он определяет статус данного органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов на рассмотрение, на заседание, внесение данных материалов, принятие решения, ведение протокола, оформление решений, доведение решений до исполнителя, материально-техническое снабжение заседания.

 

 

Штатное расписание

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов. (в государственных учреждениях указывается разряд по ЕТС - единая тарифная сетка)

Форма – утвержденная, оформляется на бумаге А4, альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка. В заголовке указывается год, на который составляется штатное расписание. Текст в табличной форме. Графы текста (разделы) являются:

1) код и наименование должности

2) должностной оклад

3) надбавки (персональные и прочие)

4) месячный фонд заработной платы

5) примечание

Подписывает руководитель службы по персоналу. Визируется главным бухгалтером заинтересованным лицом. Утверждается либо руководителем, либо приказом. В грифе учреждения обязательно указывается штатная численность и месячный фонд заработной платы.