Порядок составления бюджетов

Составление основного бюджета – это порядок формирования финансовых показателей деятельности предприятия, оформленных в операционные и финансовые бюджетные документы.

Разработка бюджетов основана на системе стандартов, которые содержат схемы организационных потоков планирования и методические материалы. Использование стандартов облегчает бюджетирование, позволяет оценивать выполнение бюджетов, анализировать действия руководства и принимать эффективные управленческие решения. При составлении бюджетов следует использовать документы, по форме и структуре приближенные к документам бухгалтерской отчетности, что значительно упрощает процесс бюджетирования. Программное обеспечение и современные компьютерные технологии позволяют унифицировать этот трудоемкий процесс и применять в расчетах и прогнозах комбинации экспертных, статистических, экономико-математических методов.

Техника составления основного бюджета, последовательность его формирования определяются руководством предприятия. Первоначальный этап бюджетирования – составление частных операционных бюджетов центров ответственности – входит в обязанности руководителей ЦО и других специалистов, связанных непосредственно с производством продукции.

Составление бюджета продаж.

Планирование продаж и доходов выполняют на основе бюджета продаж и прогноза объема продаж. Составление бюджета продаж – первый и самый ответственный шаг в составлении основного бюджета, так как его показатели влияют на большую часть других операционных и финансовых бюджетов предприятия. Процесс составления бюджета продаж можно условно разделить на два этапа: первый – формирование прогноза объема продаж, второй – непосредственная работа по составлению бюджета продаж. Прогноз объема продаж разрабатывают на основе анализа и оценки различных микро– и макроэкономических факторов, в том числе описываемых статистическими методами. К факторам, влияющим на прогноз объема продаж, следует отнести: объем продаж предшествующих периодов; производственные мощности предприятия; зависимость продаж от общеэкономических показателей, уровня занятости, уровня цен, уровня личных доходов; рентабельность продукции; изучение рынка, конкуренцию и рекламную кампанию; ценовую политику и качество продукции; сезонные колебания продаж; долгосрочные тенденции продаж для различных групп товаров и др.

Надежность объема продаж повышается в результате использования комбинаций экспертных и статистических методов. При использовании функционального метода информация о прогнозах на продажу стекается от руководителей ЦО к директору по маркетингу, который отвечает за достоверность прогноза объема продаж и за составление бюджета продаж. Однако недостатком этого метода является высокая степень субъективности оценок. В случае метода группового принятия решений в процесс прогнозирования объема продаж вовлекаются руководители производственнодиспетчерских служб, службы материально-технического обеспечения (логистики), финансовой службы, руководство предприятия и т.д. Достоинство этого метода – простота и оперативность, однако он имеет и существенный недостаток – распыление ответственности.

Статистические методы – трендовый, корреляционный, регрессионный и другие виды анализа – позволяют выполнить прогноз на основе существующих тенденций развития, но не позволяют предвидеть возможные качественные изменения.

Бюджет продаж представляет собой прогноз будущих доходов и должен отражать месячный или квартальный объем продаж в натуральных и стоимостных показателях. При формировании бюджета продаж должны быть учтены: география сбыта, уровень спроса на продукцию, категории покупателей и др. Цены на продукцию должны планироваться с учетом ожидаемого уровня инфляции. Бюджет продаж включает ожидаемый денежный поток от продаж, величина которого в дальнейшем будет учтена в доходной части бюджета потока денежных средств (см. рис. 11). Для прогнозирования денежных поступлений от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, которые отражают часть отгруженной продукции, которая будет оплачена в хронологическом порядке по месяцам планируемого периода с учетом безнадежных долгов.

Бюджет производства.

В традиционной системе управления предприятием аналогом данного бюджета является производственная программа, поскольку оба эти документа представляют собой план выпуска продукции в натуральном выражении. Бюджет производства составляется на основе бюджета продаж, так как в рыночных условиях предприятие не может начинать производство той или иной продукции, не имея гарантированных заказов. При его составлении также учитывают производственные мощности, страховой (нормативный) уровень запасов готовой продукции, величину закупок производственных ресурсов. В конечном итоге в бюджете производства обобщаются плановые показатели выпуска продукции каждого вида в соответствии с бюджетом продаж и величиной прогнозируемых остатков готовой продукции. Количество единиц продукции определенного вида, подлежащих изготовлению в плановом периоде, определяется из выражения:

 

Объем производства



Запланированные продажи



Прогнозируемый запас готовой продук- ции на начало периода



Прогнозируемый запас готовой продукции на конец периода

При этом исходят из того, что запас готовой продукции на начало последующего периода равен запасу готовой продукции на конец предыдущего периода, а запас на конец периода является некой резервной величиной, необходимой для нормальной финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Конечный запас готовой продукции планируется как резерв от объема продаж следующего месяца (к примеру, 10 % от объема продаж следующего месяца).

Бюджет производства составляется как для предприятия в целом, так и для центров ответственности – структурных подразделений предприятия, что позволяет планировать и контролировать их производственную деятельность. Плановым периодом является год с разбивкой бюджетных показателей по месяцам.

Бюджет производственных запасов.

Бюджет производственных запасов в части запасов готовой продукции разрабатывается на основе показателей бюджета производства, а в части запасов основных материалов для производства определенных видов продукции – бюджета прямых затрат на материалы. Основными планируемыми показателями являются: запасы готовой продукции в натуральных единицах, производственная себестоимость единицы продукции, запасы готовой продукции в денежных измерителях и запасы основных материалов по видам продукции в стоимостном измерении. Следовательно, запасы готовой продукции на начало и конец периода оценивают по производственной себестоимости, запас материалов на начало периода принимают равным запасу материалов на конец предыдущего периода.

Величину прямых затрат на материалы на единицу соответствующей продукции определяют на основе плановой (нормативной) калькуляции с учетом ожидаемой инфляции. А стоимость материальных запасов на конец периода определяют в доле от потребности в материалах в следующем месяце (например, 35 %).

Таким образом, бюджет производственных запасов содержит информацию, необходимую для подготовки двух заключительных финансовых документов основного бюджета:

– прогноза отчета о прибылях и убытках – в части данных для определения себестоимости проданной продукции;

– прогнозного бухгалтерского баланса – в части подготовки данных о состоянии нормируемых оборотных средств (сырья, материалов, запасов готовой продукции) на конец планируемого периода.

Оценка объема незавершенного производства выполняется исходя из технологических особенностей изготовления продукции.

Бюджет прямых затрат на материалы.

Этот бюджет составляется на основе показателей бюджета производства и бюджета продаж. Бюджет прямых затрат на материалы отражает потребность в сырье и материалах, необходимых для производства запланированной продукции, и величину требуемых закупок сырья и материалов.

Составлению бюджета прямых затрат на материалы предшествует подготовка плановых (нормативных) калькуляций, содержащих расчет материальных затрат на единицу продукции каждого вида.

Объем закупок сырья и материалов зависит от прогнозируемого объема их использования, а также от прогнозируемого уровня запасов, и определяется по формуле:

 

Объем Объем исполь- Прогнозируемый Прогнозируе-

закупок сырья  риалов в произования мате-з-  зна начаапас мало териалов перио-  римый запас маталов на конеце- и материалов

водстве да периода

 

Величина прогнозируемых запасов сырья и материалов на начало и конец периода определяется в зависимости от технологических особенностей производства и выработанной политики по запасам материалов.

Бюджет прямых затрат на материалы, как правило, составляется с учетом сроков и порядка погашения кредиторской задолженности за поставленные материалы. Для этих целей составляют график оплаты приобретенных сырья и материалов по месяцам планируемого периода.

Отчет о фактическом исполнении бюджета прямых затрат на материалы будет содержать информацию об экономии или перерасходе прямых материальных затрат по каждому виду выпущенной продукции, что позволяет организовать управление материальными затратами в разрезе центров ответственности и номенклатурных позиций изготавливаемой продукции.

Бюджет прямых затрат на оплату труда.

Прямые затраты на оплату труда – это сдельная заработная плата основных производственных рабочих, величина которой зависит от количества произведенной продукции.

Бюджет прямых затрат на оплату труда подготавливают исходя их бюджета производства, данных о производительности труда и часовых ставках оплаты труда рабочих. В этой связи до составления бюджета прямых затрат на оплату труда рассчитывают плановую величину прямых затрат труда для каждого вида выпускаемой продукции. В основу такого расчета заложены нормы затрат труда (в чел.-часах) рабочих, принимающих участие в изготовлении единицы продукции соответствующего вида, и часовые ставки оплаты труда, установленные для рабочих различной квалификации.

Основные показатели бюджета прямых затрат на оплату труда – это объем производства в натуральных единицах по видам продукции, общая норма затрат труда на единицу продукции и на весь объем производства, средняя часовая тарифная ставка оплаты труда, планируемые прямые затраты на оплату труда по видам продукции и на всю производственную программу.

В случае, если в бюджет прямых затрат на оплату труда включают затраты на оплату труда других категорий основного производственного персонала, тогда в бюджете следует планировать раздельно сдельную часть оплаты труда и фиксированную часть затрат на оплату труда.

Бюджет общепроизводственных расходов.

Бюджет общепроизводственных расходов отражает величину всех затрат, связанных с производством продукции за исключением прямых затрат на материалы и прямых затрат на оплату труда. Состав показателей этого бюджета существенно зависит от специфики производственной деятельности предприятия. Однако при формировании бюджета общепроизводственных расходов на предприятиях любой отраслевой принадлежности выделяют переменную и постоянную части общепроизводственных расходов. Переменная часть расходов планируется на основе ставки, установленной к определенному базовому показателю, например, к общей величине прямых затрат труда в чел.-час., запланированной в бюджете прямых затрат на оплату труда, постоянная часть – исходя из потребностей производства.

Бюджет общепроизводственных расходов обычно включает в себя ряд стандартных статей постоянных затрат: амортизационные отчисления, затраты на аренду основных средств производственного назначения, материальные затраты, которые невозможно напрямую включить в себестоимость конкретного изделия, затраты на энергетические ресурсы, оплату труда прочего производственного персонала с начислениями, затраты на содержание и ремонт оборудования и текущий ремонт прочих основных средств производственного назначения, прочие общепроизводственные расходы.

Для расчета суммы амортизационных отчислений может составляться специальный бюджет движения основных средств с отражением в нем первоначальной стоимости объектов основных средств и сумм начисленной амортизации по их группам.

Можно сказать, что бюджет общепроизводственных расходов завершает планирование всех затрат, непосредственно связанных с производственной деятельностью предприятия.

Прогноз производственной себестоимости готовой продукции.

Этот плановый документ представляет собой своеобразный итог трех бюджетов производственных затрат: прямых затрат на материалы, прямых затрат на оплату труда и общепроизводственных расходов. Также при определении прогнозируемой величины себестоимости продукции учитывают данные о запасах готовой продукции, содержащиеся в бюджете производственных запасов. Себестоимость определяется общей суммой затрат:

 

 

Себестоимость Прямые Прямые

произведенной затраты на затраты на Общепроизводственные

продукции за  материалы в  оплату труда  расходы в планируемом

планируемый планируемом в планируе- периоде

период периоде мом периоде

Прогнозное значение показателя себестоимости готовой продукции в дальнейшем необходимо для определения финансового результата производственной деятельности предприятия и формирования прогноза отчета о прибылях и убытках.

Бюджет коммерческих расходов.

В бюджет коммерческих расходов включают текущие расходы, связанные с продажей продукции, маркетинговой деятельностью: исследование рынка, мероприятия по стимулированию сбыта, реклама, заключение договоров с покупателями и заказчиками и др.

Бюджет коммерческих расходов может быть составлен с различной степенью детализации входящих в него показателей, которая определяется целями планирования этих расходов. Коммерческие расходы могут группироваться по многим критериям, основными из которых являются: виды продукции, типы покупателей, география сбыта. При составлении бюджета коммерческих расходов также необходимо выделять расходы на упаковку, транспортировку, страхование, хранение, складирование продукции. Однако расчеты всех планируемых коммерческих расходов должны соотноситься с объемом продаж, запланированных в бюджете продаж.

Большинство расходов на продажу продукции планируется в процентном отношении к объему продаж (переменная часть коммерческих расходов), величина планируемого процента зависит от жизненного цикла продукции.

В состав постоянных коммерческих расходов при составлении бюджета включают: арендные платежи за складские помещения, расходы на рекламу, продвижение товаров и маркетинговые исследования, вознаграждения торговым агентам, командировочные расходы, прочие постоянные расходы.

Бюджет управленческих расходов.

К управленческим расходам относятся расходы, не связанные с производственной или коммерческой деятельностью предприятия (оплата труда сотрудников управленческих служб и высшего менеджмента, содержание основных средств непроизводственного назначения, расходы на командировки, услуги связи, проценты за кредиты, налоги и др.). Как правило, управленческие расходы носят постоянный характер, переменная часть, если она присутствует, планируется на основе процента от базового показателя (например, объема продаж).

В бюджете управленческих расходов планируют услуги подразделений предприятия только при определении затрат на материальные ресурсы, потребляемых общими (общезаводскими) службами. Услуги сторонних организаций включаются в данный бюджет в их полной стоимости.

Прочие управленческие расходы в бюджете управленческих расходов (проценты за кредит, налоги) планируются только в части, относимой на себестоимость продукции по действующему порядку.

Прогноз отчета о прибылях и убытках.

Общий план прибыли (убытка) формируют в прогнозе отчета о прибылях и убытках. На основе системы операционных бюджетов менеджер, отвечающий за составление основного бюджета, координирует составление прогноза себестоимости готовой продукции. При этом используются данные бюджетов прямых затрат на материалы, прямых затрат на оплату труда и общепроизводственных расходов. Информацию о доходах берут из бюджета продаж. Используя информацию об ожидаемых доходах и себестоимости продукции, показатели бюджетов коммерческих и управленческих расходов, подготавливают прогноз отчета о прибылях и убытках. Прогноз отчета о прибылях и убытках – первый из финансовых документов основного бюджета, в котором отражаются возможные доходы и расходы предприятия в планируемом периоде.

Основное назначение этого бюджетного документа – предоставление информации руководству об эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия в предстоящий период, а именно: будет ли получена прибыль в виде превышения доходов над расходами или нет. Использование в управлении прогноза отчета о прибылях и убытках дает возможность устанавливать целевые (нормативные) показатели прибыли, нормативы основных расходов, анализировать резервы формирования прибыли, оптимизировать налоговые платежи в бюджет, планировать возврат заемных средств.

По сути, прогноз отчета о прибылях и убытках – это прогнозирование структуры себестоимости выпускаемой продукции и выручки от ее продаж на предстоящий плановый период, с выделением переменных и постоянных управленческих и коммерческих расходов, валовой, операционной и чистой прибыли. По форме построения прогноз отчета о прибылях и убытках в определенной мере соответствует форме № 2 «Отчет о прибылях и убытках» российской бухгалтерской отчетности и отражает состав доходов и расходов. Однако его основное отличие состоит в том, что прогноз отчета о прибылях и убытках в системе бюджетирования составляется не только для предприятия – юридического лица, но и для его отдельных центров финансовой ответственности или для отдельных бизнес-проектов.

Прогноз отчета о прибылях и убытках составляется и утверждается на весь бюджетный период, принятый предприятием в соответствии с его бюджетным регламентом (как правило, календарный год). Внутри бюджетного периода показатели прогноза отчета о прибылях и убытках должны иметь помесячную разбивку. В случаях, если руководителям предприятия необходима оперативная информация о состоянии доходов, расходов и прибыли в разрезе отдельных сегментов бизнеса, прогноз отчета о прибылях и убытках может составляться подекадно или каждую неделю в зависимости от степени технической и организационной подготовки процесса бюджетирования.

Бюджет потока денежных средств.

Бюджет потока денежных средств составляется с целью планирования денежных потоков предприятия. Необходимость его составления вызвана тем обстоятельством, что реальные поступления или выбытия денежных средств не совпадают с величиной выручки от продаж или с суммами планируемых расходов. Такая ситуация обусловлена рядом причин.

Во-первых, момент времени признания выручки от продаж не совпадает с моментом поступления денежных средств в оплату проданной продукции (при продаже с отсрочкой платежа эта разница может быть весьма велика).

Во-вторых, момент поступления на предприятие приобретенных материально-производственных запасов, товаров, работ и услуг не совпадает с моментом их оплаты.

В-третьих, затраты на оплату труда включаются в себестоимость производимой продукции непрерывно, а их фактическая оплата осуществляется дискретно (заработная плата выдается работникам еженедельно, ежемесячно, два раза в месяц и т.д.).

Вследствие названных и других причин график поступлений и выплат денежных средств никогда не бывает равномерным. В этой связи составление бюджета потока денежных средств призвано обеспечить сбалансированность поступлений и использования денежных средств на предприятии в планируемом периоде. В бюджете потока денежных средств все поступления денежных средств на любом временном отрезке планирования должны превышать суммы их использования в том же периоде. И так называемое конечное сальдо бюджета потока денежных средств в идеале должно быть положительным.

Бюджет потока денежных средств составляется, как правило, на один календарный год с максимально возможной детализацией временных периодов внутри него. Такой подход необходим для выполнения основной задачи данного бюджета – обеспечение планирования бизнеса и контроль за его ликвидностью, так как образование отрицательного сальдо бюджета нежелательно даже на один день.

Бюджет потока денежных средств состоит из трех разделов:

1) бюджет потока денежных средств по основной деятельности;

2) бюджет потока денежных средств по финансовой деятельности;

3) бюджет потока денежных средств по инвестиционной деятельности.

В каждом разделе бюджета планируют доходную (поступления денежных средств) и расходную (выплаты денежных средств) части. В доходной части бюджета отражают источники денежных поступлений, то есть реальные денежные средства от основной, финансовой или инвестиционной деятельности, которые могут поступить на счета предприятия в планируемом периоде. Поступления от основной деятельности планируются с учетом изменений в дебиторской задолженности, а расходы – с учетом кредиторской задолженности. Для контроля за так называемыми кассовыми разрывами используют график погашения дебиторской задолженности. Расходная часть бюджета потока денежных средств отражает все виды платежей по основной, финансовой и инвестиционной деятельности предприятия в планируемом периоде.

Регулярное составление бюджет потока денежных средств позволяет принимать рациональные управленческие решения, так как сальдо денежных поступлений и платежей служит основой для корректировки политики продаж и политики выплат. Например, отрицательное сальдо бюджета потока денежных средств по основной деятельности отражает потребность в краткосрочном финансировании основной деятельности, которая может быть покрыта за счет финансовой (получение кредита) или инвестиционной (реализация имущества) деятельности. Невозможность краткосрочного финансирования основной деятельности потребует пересмотра производственной программы. В свою очередь, отрицательное сальдо бюджета потока денежных средств от инвестиционной деятельности отражает потребность в финансировании инвестиционной деятельности, которое может быть осуществлено за счет основной деятельности (инвестирование прибыли) или финансовой деятельности (получение кредита). Невозможность такого финансирования требует пересмотра инвестиционных проектов и программ. В тоже время временный излишек денежных средств от основной или инвестиционной деятельности можно разместить в высоколиквидных ценных бумагах и прочих краткосрочных финансовых вложениях.

Прогнозный бухгалтерский баланс.

Прогнозный бухгалтерский баланс предприятия на конец планируемого периода строится на основе баланса, составленного на начало периода с учетом прогнозируемых изменений каждой статьи баланса. По форме прогнозный баланс соответствует общепринятому, однако составляется с определенной степенью агрегирования балансовых показателей. Информация для формирования прогнозного баланса содержится в операционных бюджетах (в части запасов и затрат), а также в прогнозе отчета о прибылях и убытках (показатель чистой прибыли) и в бюджете потока денежных средств (поступление денежных средств).

Для прогноза актива баланса используется величина нормируемых оборотных средств (сырья и материалов, незавершенного производства и готовой продукции) и величина дебиторской задолженности, которые рассчитываются при подготовке соответствующих бюджетов. Инвестиционные проекты служат основой для прогноза стоимости основных средств. Пассив баланса формируется исходя из предполагаемой оборачиваемости кредиторской задолженности и прочих текущих пассивов. В первом приближении никаких изменений в постоянном капитале (кредиты банков плюс собственный капитал) не планируется;

Расхождение в прогнозах актива и пассива баланса дает представление о нехватке (избытке) финансирования. Решение о способе финансирования принимается на основании дополнительного анализа, а изменение структуры баланса, в свою очередь, сказывается на потоке денежных средств.

Следовательно, прогнозный бухгалтерский баланс является прогнозом соотношения имущества предприятия, капитала и обязательств в планируемом периоде. Такой прогноз обычно выполняется в соответствии со сложившейся структурой активов, капитала и обязательств и ее наиболее вероятным изменением в ходе выполнения операционных и финансовых бюджетов.

Этот финансовый документ позволяет до начала планируемого периода дать прогнозную оценку финансовой устойчивости предприятия, ликвидности его активов, структуре капитала и платежеспособности, соотношению дебиторской и кредиторской задолженности и другим результирующим показателям, то есть прогнозировать и анализировать эффективность использования ресурсов и устойчивость экономического роста. Прогнозные оценки служат основой для выработки управленческих решений, направленных на повышение эффективности финансовохозяйственной деятельности предприятия: по размещению временно свободных финансовых средств, по увеличению собственного капитала, по взаимодействию с акционерами, по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью и т.д.

Инвестиционный бюджет.

При наличии инвестиционных проектов на планируемый период разрабатывается инвестиционный бюджет. В нем определяются источники финансирования капитальных вложений (инвестиций). В случае недостаточности собственных источников финансирования разрабатываются планы привлечения внешних инвестиций или заемных средств – кредитных ресурсов – для осуществления поставленных стратегических целей. Показатели инвестиционного бюджета должны быть увязаны с показателями бюджета потока денежных средств.