Хранение документов в нотариальной конторе.

Нотариальные документы и документы, на основании которых они совершены, а так же реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в течение установленного срока, а затем сдаются в ведомственные нотариальные архивы.

На дела постоянного хранения составляются описи, которые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов для хранения в нотариальной конторе осуществляется отбор документов, подлежащих уничтожению.

Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов не разрешается. В исключительных случаях по требованию суда, прокуратуры, органов следствия, дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъятие может быть произведено с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда.

По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой.

31 Общие требования законодательства к нотариальному порядку

удостоверения односторонних сделок. 32 Общие требования законодательства к нотариальному порядку удостоверения договоров.

Нотариальное удостоверение сделок обязательно в случаях:

1) указанных в законодательных актах;

2) предусмотренных соглашением сторон, хотя бы по законодательству для сделок данного вида нотариальная форма не требовалась.

Таким образом, по желанию сторон нотариусами могут удостоверяться сделки, для которых законодательными актами Республики Беларусь не установлено обязательное нотариальное удостоверение.

Государственные нотариусы обязаны разъяснять сторонам смысл и значение представленных ими проектов сделок и проверять, соответствует ли их содержание действительным намерениям сторон.

Документы, в которых изложено содержание сделки, удостоверяются нотариусом, уполномоченным должностным лицом не менее чем в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариуса, местного исполнительного и распорядительного органа.

Количество подлинных экземпляров сделки, выдаваемых сторонам, не может превышать числа сторон, участвующих в сделке.

При удостоверении сделки выясняется объем дееспособности участников сделки, для чего нотариус истребует документ, в котором указан возраст участника сделки.

Сделки от имени несовершеннолетних, не достигших 14 лет, могут быть удостоверены лишь в случае, если эти сделки совершены их родителями, усыновителями или опекунами.

Сделки, заключенные несовершеннолетними в возрасте от 14 до 18 лет, могут быть удостоверены лишь с письменного согласия родителей, усыновителей или попечителей.

Сделки от имени граждан, признанных судом недееспособными, могут быть удостоверены лишь в случае, если эти сделки совершены их опекунами.

Сделки, заключенные гражданами, ограниченными судом в дееспособности, могут быть удостоверены лишь с согласия попечителей.

Нотариусы истребуют предварительное разрешение органа опеки и попечительства на право опекуна совершать и попечителя давать согласие на совершение сделок от имени подопечного, связанных с отчуждением, сдачей в аренду или залог имущества, а также сделок, влекущих отказ от принадлежащих подопечному прав, разделу его имущества и других сделок, влекущих уменьшение имущества подопечного.

Совершение договора дарения от имени подопечного не разрешается.

При проверке правоспособности юридических лиц, участвующих в сделке, государственные нотариусы обязаны ознакомиться с уставом юридического лица или положением о нем и проверить, соответствуют ли совершаемые действия правам, предоставленным юридическому лицу.

В случае совершения сделки представителем проверяются его полномочия путем истребования выданной на его имя доверенности.

Государственные нотариусы не требуют доверенности на совершение сделки от руководителей юридических лиц, которым по уставу или по положению предоставлено право заключать сделку. В этих случаях истребуется лишь документ, удостоверяющий их должностное положение.

33 Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов).

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности нотариальной конторы, нотариуса нотариальной конторы, нотариуса нотариального бюро, с указанием сроков их хранения, оформленный в порядке, установленном Постановлением МинЮста.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения в делопроизводстве, составления описи дел в соответствии с Постановлением МинЮста.

Номенклатура дел составляется ежегодно сроком действия на календарный год и вводится в действие с 1 января года, на который она составлена.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел в графу «Примечание» вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел, об изменении сроков хранения, переходящих делах и т.д.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела, которые ведутся в нотариальной конторе, в том числе нотариусами нотариальной конторы, нотариусом нотариального бюро, а также реестры, книги, журналы.

Формирование дел нотариальной конторы осуществляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариальной конторы, а формирование дел нотариуса - лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариуса. В дела группируются документы одного делопроизводственного года. В деле документы систематизируются в хронологическом порядке с января по декабрь.

При этом, соблюдая логическую последовательность решения вопроса, документ-ответ располагается после инициативного документа (документа-запроса), если иное не предусмотрено Постановлением МинЮста.

34 Порядок образования, деятельность, полномочия квалификационной комиссии по вопросам нотариальной деятельности.

Для определения уровня профессиональной подготовки лица, претендующего на приобретение статуса нотариуса (далее – претендент), принятия решений по вопросам допуска лиц к осуществлению нотариальной деятельности, аннулирования свидетельства, проведения аттестации нотариусов, а также рассмотрения иных вопросов, связанных с нотариальной деятельностью, образуется Квалификационная комиссия по вопросам нотариальной деятельности. Квалификационная комиссия образуется Министерством юстиции из числа представителей государственных органов, Белорусской нотариальной палаты, нотариусов, иных специалистов в области права. Председателем Квалификационной комиссии является заместитель Министра юстиции.

35 Порядок проведения квалификационного экзамена для определения уровня профессиональной подготовки лица, претендующего на приобретение статуса нотариуса.

Не позднее одного месяца до окончания срока стажировки соответствующее управление юстиции обязано направить все необходимые документы квалификационной комиссии по вопросам нотариальной деятельности Министерства юстиции для решения вопроса о возможности допуска стажера к сдаче квалификационного экзамена.

Квалификационный экзамен сдается Квалификационной комиссии, образованной Министерством юстиции в составе не менее 7 человек из числа представителей государственных органов, специалистов в области права и нотариусов, имеющих стаж нотариальной деятельности не менее 5 лет.

Комиссия принимает решения или заключения открытым голосованием простым большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов. При равенстве голосов голос председателя комиссии является решающим.

После сдачи квалификационного экзамена комиссия выносит решение о допуске либо об отказе в допуске к нотариальной деятельности.

В случае положительного решения вопроса стажеру выдается свидетельство на право занятия нотариальной деятельностью