Формы и порядок регистрации документов. Индикация документов.

Регистрация документов - фиксация факта созда­ния или поступления в организацию документа путем про­ставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

- проставление цифровой системы обозначения в установленном месте, куда входят цифровое обозначение структурного подразделения. к компетенции которого относится конкретный документ, и номер соответствующего дела по номенклатуре.

 

32. Организация справочно-информационной работы. Контроль исполнения документов и поручений.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. ¹

Различают:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

онтроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

 

33. Общие требования к систематизации документов и формированию дел.
Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). ³

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле,
• не нумеровать листы дела,
• не составлять заверительные надписи.
  При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

· дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома)

34. Составление заголовков дел и установление сроков хранения дел.
Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. ²

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• дата (период), к которой относятся документы дела. ³

Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять 15 лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. большой.

Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2000 году, исчисляется с
1 января 2001 года.

35. Номенклатура дел. Формы номенклатуры и сроков хранения дел.

дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
Существуют три вида номенклатур дел:

• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

36.Технологии защиты документной информации на предприятии.
Рассмотрим каждый из способов. Препятствия предусматривают создание преград, физически не допускающих к информации. Управление доступом – способ защиты информации за счёт регулирования использования всех ресурсов системы (технических, программных и др.).
Средства защиты информации, хранимой и обрабатываемой в электронном виде, разделяют на три самостоятельные группы: технические, программные и социально-правовые. В свою очередь, среди технических средств выделяют физические и аппаратные.

К физическим средствам защиты относятся:

· механические преграды, турникеты, специальное остекление;

· сейфы, шкафы;

· механические и электромеханические замки, в том числе и с дистанционным управлением;

· замки с кодовым набором;

· датчики различного типа;

· теле - и фотосистемы наблюдения и регистрации;

· СВЧ, ультразвуковые, радиолокационные, лазерные, акустические системы и др.;

· устройства маркировки;

· устройства с идентификационными картами;

· устройства идентификации по физическим признакам;

· устройства пространственного заземления;

· системы физического контроля доступа;

· системы охранного телевидения и охранной сигнализации;

· системы пожаротушения и оповещения о пожаре и др.

Под аппаратными средствами защиты понимают технические устройства, встраиваемые непосредственно в системы (аппаратуру) обработки информации. Наиболее часто используют:

· регистры хранения реквизитов защиты (паролей, грифов секретности и др.);

· устройства для измерения индивидуальных характеристик человека (цвет и строение радужной оболочки глаз, овала лица и др.);

· схемы контроля границ адреса имён для определения законности обращения к соответствующим областям памяти и отдельным программам;

· схемы прерывания передачи информации в линии связи с целью периодического контроля адресов выдачи данных);

· экранирование ЭВМ;

· установка генераторов помех и др.

Программные средства защиты данных в настоящее время получили значительное развитие. По целевому назначению их можно разделить на несколько больших групп:

· программы идентификации пользователей;

· программы определения прав (полномочий) пользователей (технических устройств);

· программы регистрации работы технических средств и пользователей (ведение так называемого технического журнала);

· программы уничтожения (затирания) информации после решения соответствующих задач или при нарушении пользователем определённых правил обработки информации;

· Криптографические программы (программы шифрования данных).

Программные средства защиты информации делятся на средства, реализуемые в стандартных ОС (универсальные), и программные средства защиты в специализированных ИС (специализированные). К первой группе относятся:

· динамическое распределение ресурсов и запрещение задачам пользователей работать с чужими ресурсами;

· разграничение доступа пользователей к ресурсам по паролям;

· разграничение доступа пользователей к информации по ключам защиты;

· защита таблицы паролей с помощью главного пароля и др.

Средства защиты в экономических ИС, в том числе банковских системах, позволяют реализовать следующие функции защиты данных:

· опознавание по идентифицирующей информации пользователей и элементов ИС, разрешение на этой основе работы с информацией на определённом уровне;

· ведение многоразмерных таблиц профилей доступа пользователей к данным;

· управление доступом по профилям полномочий;

· уничтожение временно фиксируемых областей информации при завершении её обработки;

· формирование протоколов обращения к защищаемым данным с идентификацией данных о пользователе и временных характеристик;

· программная поддержка работы терминала лица, отвечающего за безопасность информации;

· подача сигналов при нарушении правил работы с системой или правил обработки информации;

· физическая или программная блокировка возможности работы пользователя при нарушении им определённой последовательности правил или совершения определённых действий;

· подготовка отчётов о работе с различными данными – ведение подробных протоколов работы и т.п.;

Криптографические программы основаны на использовании методов кодировки (оцифровки) информации. Данные методы остаются достаточно надёжными средствами её защиты.

В перспективе можно ожидать развития программных средств защиты по двум основным направлениям:

· создание централизованного ядра безопасности, управляющего всеми средствами защиты информации в ЭВМ (на первом этапе – в составе ОС, затем – вне её);

· децентрализация защиты информации вплоть до создания отдельных средств, управляемых непосредственно только пользователем. В рамках этого направления находят широкое применение методы «эстафетной палочки» и «паспорта», основанные на предварительном расчёте специальных контрольных кодов (по участкам контролируемых программ) и их сравнении с кодами, получаемыми в ходе решения задачи.

Организационные и законодательные средства защиты информации предусматривают создание системы нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок разработки, внедрения и эксплуатации информации, а также ответственность должностных и юридических лиц за нарушение установленных правил, законов, стандартов и т.п.

Морально-этические средства защиты информации основаны на использовании моральных и этических норм, принятых в обществе, и требуют от руководителей всех рангов особой заботы о создании в коллективах здоровой нравственной атмосферы.

 

37 Архивное хранение документов и дел.
Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:

1. до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
2. до сдачи дел на государственное хранение;
3. до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

Электронные документы в архивах

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней.

Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.

Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.
Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению.

Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например, песок и брезент).

Архивы должны иметь:

1. специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;
2. ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;
3. ширину основных проходов до 120 см;
4. расстояние между полками по высоте 35-40 см;
5. расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;
6. расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах-до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием:

1. номера описи (номенклатуры дел),
2. года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

38. Оснащение служб документирования современной оргтехникой. Классификация технических средств.

Вопрос № 39. Технические средства для составления документов. Системный подход к управлению электронными документами.

* Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

Тех. разбить на следующие группы:

1) средства для составления документов;

2) копировальная и множительная оргтехника;

3) средства хранения, поиска и транспортирования документов;

4) техника управленческой связи.

Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями этой подсистемы являются:

организация работы с электронными документами;

контроль исполнения документов;

распечатка и тиражирование документов;

электронное распространение документов.

* Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных -- прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Oracle, FoxPro, Access и др.