Виды организационного-распорядительных документов.
Виды организационных документов:
Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.
Формуляр-образец для организационно-распорядительных документах. Бланк документа.
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа -приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге формата А4и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм)
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не более: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 «Отметка о контроле»), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.
|
|
Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом - реквизит 01 «Государственный герб РФ», реквизит 02 «Герб субъектов федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается также реквизит 13 «Гриф ограничения доступа к документу», который чаще всего наносится специальным штемпелем или оформляется также с помощью ПК.
Типовой состав реквизитов ОРД.
| Оформление реквизитов ОРД, типовой состав реквизитов |
| Реквизиты – это обязательные информационные элементы в делопроизводстве. Различают постоянные реквизиты и переменные. Постоянные – повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. В типовой состав реквизитов ОРД согласно ГОСТ 6.38-90 включены следующие: 1. Государственный герб Российской Федерации. 2. Эмблема организации, предприятия. 3. Изображение наград. Для конкретной разновидности ОРД принимают не все реквизиты, а лишь те из них, которые являются обязательными для данного вида документов. |
12. Состав и оформление организационных документов.
На организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД, – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), распространяется ГОСТ.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.
Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра – образца»установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:
|
|
- форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
- минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки – не менее 20мм, остальные поля – не менее 10мм;
- размер шрифта, годного для оформления документов – что соответствует размеру 13,5 – 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).
Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.
Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде – их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации – составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).
Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности.
13. Состав и оформление распорядительных документов.
Состав распорядительной документации
К распорядительной документации относятся:
● постановления;
● решения;
● приказы;
● распоряжения;
● указания.
главные различия:
1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;
Перечня рассматриваемых в них вопросов.
В делопроизводстве распорядительные документы - это те документы, в которых содержатся приказы, постановления, указания, направляемые по каналам управления организацией сверху вниз. Распорядительные документы могут относиться не только к деятельности предприятия, но и к деятельности всего государства.Например, в соответствии с действующим законодательством оформление распорядительных документов может осуществляться на четырёх уровнях:
1. Распорядительные документы, которые действуют на федеральном уровне. Это приказы Президента РФ, постановления Правительства РФ.
2. Правовые акты, которые действуют на федеральном уровне и утверждаются органами исполнительной власти.
Распорядительные документы, выпускаемые субъектами федерации и действующие на территории этих субъектов.
Распорядительные документы, относящиеся к деятельности конкретного предприятия и организации.
Оформление распорядительных документов должно осуществляться в соответствии с определёнными правилами. Они должны исходить от тех лиц, которые имеют право издавать такие документы, иначе они просто не будут иметь юридической силы.
Вопрос № 27.Обработка исходящих документов
Вся документация учреждения делится на 3 документопотока:
· входящие (поступающие) документы;
· исходящие (отправляемые) документы;
· внутренние документы.
Исходящий документ (отправляемый документ) — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.
Технология обработки исходящих документов: 1) Составление проекта документа; 2) Изготовление проекта документа; 3) Согласование (визирование); 4) Подписание (утверждение); 5) Регистрация; 6) Экспедиционная обработка отправляемой корреспонденции; 7) Отправка
