Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

 

Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему - видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс "кинофотофонодокументы" является видом по отношению к классу "документы" и родом по отношению к классу "кинодокументы", "фотодокументы" и "фонодокументы". Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).

Третий уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ издание непериодическое издание книга.

Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.

Унификация и стандартизация управленческих документов

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

Состав нормативно-методической базы документационного обеспечения. Государственные стандарты на документацию.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по со­ставлению документов и работе с ними, установленных право­выми актами, стандартами, инструкциями и методическими по­собиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); внедрение новых информационных технологий в работе с до­кументами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие во­просы. Вопросы документационного обеспечения управления регули­руются: - законами РФ; - государственными и отраслевыми стандартами; - общероссийскими классификаторами; - государственными и отраслевыми инструкциями по делопро­изводству; - инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия. Основными целями ГСДОУ являются: - упорядочение документооборота; - сокращение количества документов; - повышение качества документов; - нормативное закрепление изменений, произошедших в орга­низации делопроизводства в связи с появлением негосударст­венных форм собственности; - совершенствование работы аппарата управления;

Унифицированные системы документации.

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация — это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

документация по приему на работу;

документация по переводу на другую работу;

документация по увольнению с работы;

8. Общие нормы и правила оформления документов.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен по форме, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документа зависят доказательная (юридическая) сила, т.к. он служит свидетельством, подтверждающим факт, операцию, сделку. С 1.01.1991 г. и по настоящее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90, который применяется в органах государственной власти и управления, а также в подведомственных им предприятиях и организациях. В этом стандарте определен 31 реквизит и указано их расположение. Все документы оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны). ГОСТ 9327-60 устанавливает три потребительских формата: А, В, С. Бумага потребительская. Форматы. Ряд. А является основным. Он делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13, и обозначается буквой ряда и цифрой класса. Ряды В и С являются дополнительными. Исходным форматом является А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей стороне. Для оформления деловых документов используются следующие форматы. Формат Размеры, мм Применение А3 297 х 420 Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений А4 210 х 297 Приказы, письма и другие документы А5 148 х 210 Приказы, письма и другие документы

Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Размеры полей в документах. Согласно ГОСТ 6.38-90 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров: