Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти
на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рас­
смотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполни­
телям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки докумен­тов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется регистраци­онный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содер­жит сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти, дату и регистрационный номер.

3.3.2. Документы, адресованные руководству федерального органа исполни­
тельной власти, а также без указания конкретного лица или структурного под­
разделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направля­
ются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределе­ния поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руко­водством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и от­ветственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержа­ния, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными под­разделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

 

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые федеральным органом исполнительной власти, пе­редаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется служ­бой ДОУ федерального органа исполнительной власти в соответствии с дейст­вующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адре­сату, определяются инструкцией по делопроизводству федерального органа ис­полнительной власти с учетом функционирующих в федеральном органе испол­нительной власти технических и программных средств.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистри­рованными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указа­нию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформ­ления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласова­ния с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передают­ся в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформ­ления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписа­ния документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистри­рованных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые во­просы.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществ­ляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отмет­кой в РКФ.

3.7. Работа исполнителей с документами

3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством федерального органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, под­готовку к пересылке адресату.