Технологии и системы обработки текстовых документов, их классификация и функциональные возможности

В зависимости от функциональных возможностей системы обработки текстовых документов условно можно разделить на следующие виды:

Редакторы текстов — для обработки простых текстов, в том числе текстов программ, написанных на языках программирования. В настоящее время они не являются самостоятельными программными продуктами, а встраиваются в операционные системы (например, программа Блокнот) и их оболочки или в системы программирования.

Редакторы документов — для работы с текстом, имеющим структуру документа, т.е. состоящим из разделов, страниц, абзацев и т.п., в который могут быть добавлены таблицы, графический материал и т.п. Существует большой класс таких программ, например: Microsoft Word, Word Perfect, Лексикон, MultiEdit и др.

Редакторы научных текстов — для подготовки и редактирования научных текстов, содержащих большое количество формул, графиков и специальных символов. Среди наиболее известных можно выделить системы MathOr, LaTex и др.

Издательские системы — для подготовки (верстки) больших сложных документов (книг, журналов, газет). В качестве примера можно назвать Corel Ventura Publisher, Adobe PageMaker, Adobe InDesign, QuarkXPress и др. Надо отметить, что издательские системы в основном предназначены для верстки текста (компоновки текста и графики на странице), а на этапе предварительной подготовки материалов предполагается использование редакторов документов.

Условно к системам обработки текстовых документов также можно отнести «визуальные» Web-редакторы, которые позволяют создавать Web-страницы как обычный документ, содержащий текст, графику, таблицы и т.п., однако в отличие от редакторов документов они имеют набор специализированных элементов управления и навигации.

Однако в настоящее время различия между рассмотренными группами текстовых редакторов становятся непринципиальными. Современные редакторы документов позволяют работать с текстами, содержащими объекты и фрагменты, созданные в различных приложениях, могут использовать формулы и специальные символы, создавать Web-страницы и т.д.

Общая характеристика и функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word 2003

Текстовый процессор Microsoft Word 2003 имеет следующие основные функциональные возможности:

создание и редактирование текстовых документов (копирование, перемещение, удаление фрагментов текста, поиск и замена слов и т.д.);

создание документов с помощью специализированных шаблонов и «мастеров»;

импорт документов, созданных в других приложениях;

различные режимы работы с документом (обычный, Веб-документ, разметки страницы; структура документа, во весь экран, предварительный просмотр и др.);

форматирование текстовых документов (использование шрифтов различных размеров и начертаний символов и различных способов их выделения; установка параметров абзаца; задание междустрочных интервалов, автоматическая расстановка переносов и т.д.), автоформатирование, применение стилей — совокупности параметров оформления элементов документа, которая хранится под определенным именем;

автоматическое создание указателей, списков иллюстраций и оглавления документа (в виде гиперссылок, позволяющих перейти к нужному разделу документа, рисунку или соответствующей странице);

автоматическая проверка орфографии, грамматики и стилистики, подбор синонимов, использование автозамены;

установка сносок и закладок, вставка полей с информацией стандартного типа (дата, время и т.п.), использование автотекста;

поддержка гипертекстовых ссылок, OLE-технологии и технологии «drag&drop»;

добавление различных объектов: математических формул (Microsoft Equation Editor), электронных таблиц (Microsoft Excel), графиков и диаграмм (Microsoft Graph или Microsoft Excel), готовых графических образов (Microsoft Clip Gallery), рисунков, автофигур (панель инструментов «Рисование») и др. и возможности работы с ними;

создание эффектов текста (Microsoft WordArt);

создание таблиц и работа с ними (добавление/удаление строк/столбцов; задание конкретного значения или автоматический подбор высоты строк и ширины столбцов; объединение и разбиение ячеек; обрамление и заливка; проведение расчетов с помощью формул; сортировка данных; и т.д.);

создание маркированных и нумерованных списков;

работа с многоколоночным текстом (верстка простого документа);

создание документов с использованием электронных форм и полей Word, а также с помощью «Процедуры слияния»;

создание макросов (последовательностей макрокоманд) и модулей на языке программирования VBA;

подготовка документов к печати (нумерация страниц, установка размеров бумажного носителя и параметров печати; задание верхних и нижних колонтитулов; просмотр документов перед печатью и т.д.);

множественный буфер обмена, позволяющий размещать до 24 фрагментов данных;

отмена и повторение предыдущих действий пользователя;

и др.

Главным понятием при работе с текстовым процессором является понятие электронного документа. Структурными элементами документа являются: символ, абзац, страница, раздел.

Символ — это минимальная единица информации при работе с текстом. Он определяется видом шрифта, размером и начертанием.

Абзац — это фрагмент текста между двумя маркерами конца абзаца (¶), который вводится при нажатии клавиши [Enter]. Переход на следующую строку внутри абзаца происходит автоматически при полном заполнении текущей строки. Абзац может содержать текст, графику, таблицы и другие объекты.

Страница характеризуется размером бумажного листа и параметрами размещения текста: полями, способами вертикального выравнивания, ориентации текста и др.

Раздел — часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Раздел документа характеризуется определенным форматом печатной страницы, способом нумерации страниц, количеством колонок текста и др. Новый раздел создается, если требуется изменить параметры страницы или вид документа (например, изменить ориентацию листа или разместить текст в несколько колонок).

Внешним видом создаваемого документа также позволяют управлять специальные (непечатаемые) символы, например, с их помощью можно сделать строку короче (символ конца строки) или предохранить некоторые слова от переноса (неразрывный пробел) и т.д.

Технологию создания документа удобно представить в виде последовательности трех этапов:

1. Настройка Word для работы

Установка параметров страницы (формат и ориентация бумаги, поля и т.д.).

Выбор режима отображения документа (обычный, разметка страницы и т.д.).

Задание параметров абзаца (отступы, интервалы, выравнивание и т.д.).

Выбор шрифта (тип, размер, начертание).

Задание масштаба отображения документа.

2. Ввод, редактирование, форматирование и сохранение документа

Набор текста. При вводе можно использовать специальные символы (например, текущую дату, которая будет обновляться каждый раз при открытии, печати или просмотре документа) и дополнительные символы (не обозначенные на клавиатуре), вставляя их из таблиц символов и списков специальных знаков, доступных через меню Word, либо используя соответствующие комбинации клавиши на клавиатуре.

Добавление необходимых объектов (таблиц, рисунков, формул и т.п.).

Редактирование текста (изменение содержания документа при помощи добавления, перемещения, копирования или удаления фрагментов).

Форматирование текста (придание документу визуально приятного вида путем форматирование символов, абзацев и страниц, автоматическая расстановка переносов и т.д.)

Сохранение документа.

3. Подготовка к печати и печать документа

Проверка орфографии, грамматики и стилистики.

Установка верхних и нижних колонтитулов (областей, располагающихся в верхней и нижней части страницы и содержащих определенный текст, например, номер страницы).

Предварительный просмотр (позволяет не только выявить погрешности в форматировании документа, но и добиться нужного количества страниц в документе).

Печать (при необходимости можно выбрать принтер, указать количество копий, количество печатаемых страниц и т. д.).

Анализ подготовленного документа (при необходимости производится редактирование и повторная печать).

Примечание. Основные приемы работы в программе Microsoft Word 2003 и технологии создания различных электронных документов в Word будут рассмотрены на соответствующих лабораторных работах.