TV. Поисковая система по документам

Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация докумен­тов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирую­щая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физи­ческих лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступле­
ния, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче докумен­
та из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на доку­
менте, как правило, не проставляется.

4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, ко­торый, исходя из информационных потребностей федерального органа исполни­тельной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом струк­турного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части реги­страционного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совмес­тимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

V. Контроль исполнения документов

5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на кон­троль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с кон­троля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие ис­полнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ста­вится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штам­пом) "Контроль".

5.4. Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте феде­
рального органа исполнительной власти структурным подразделением.

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив федерального органа исполнительной власти (далее име­нуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министер­ства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наиме­
нований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной власти, с ука­
занием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положе­
ниями о федеральном органе исполнительной власти и его структурных подраз­
делениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями до­
кументов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшест­
вующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности федераль­
ного органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

 

6.1.3. В федеральных органах исполнительной власти составляются номенкла­туры дел структурных подразделений приложение N 20) и сводная номенклату­ра дел федерального органа исполнительной власти.

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответст­венным за делопроизводство, согласовывается с архивом и службой ДОУ, под­писывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенк­латуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе но­менклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива федерального органа исполнительной власти.

6.1.6. Сводная номенклатура дел федерального органа исполнительной власти подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) федерального органа исполни­тельной власти, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хране­ние, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем федераль­ного органа исполнительной власти. Согласовывается номенклатура дел с феде­ральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных измене­ний в функциях и структуре федерального органа исполнительной власти..

 

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения феде­рального органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экзем­пляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является докумен­том постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве федерального органа исполнительной власти. Четвертый -в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утвержда-. ется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

 

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального органа испол­нительной власти.

6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполни­тельной власти являются названия структурных подразделений. В сводной но­менклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структу­рой федерального органа исполнительной власти.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все доку­ментируемые участки работы федерального органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включен­ного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном ор­гане исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделе­ния и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структур­ного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для одно­родных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томор, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содер­жание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.дЛ <* также вводных слов и слож­ных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последова­тельности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности до­кументов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполни­тельной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены доку­менты (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территория), с которой связано содержание докумен­тов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидно­сти документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов но­менклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласован­ный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, исполь­зованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заве-

дении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выде­лении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о пе­редаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолже­ния и др.

6.1.14. Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти воз­никают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каж­дом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в со­ответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в федеральном органе исполнительной власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие пра­вила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заго­ловками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного кален­дарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксеро­копии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле несколь­ких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т.2" и т.д.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела ука­зываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной вла­сти (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения доку­ментов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней

 

описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, циф­ры проставляются в правом верхнем углу листа.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, ко­торая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и пропи­сью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных до­кументов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшиф­ровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле про­ставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответст­вующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в дея­тельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свобод­ного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (перепле­ту) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.