Г.Мурманск, ул.Пархоменко, д.9, кв.14

16.Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и дату утверждения, например:

\

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой уголовно- правовых дисциплин

СЗФ МГЭИ _______________________ Рабчук В.Н.

(подпись)

Июня 2007 г.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Декан юридического факультета Северо-Западного филиала МГЭИ

______________________ Негребецкий В.М.

(подпись)

Июня 2007 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

 

УТВЕРЖДЕН

Решением заседания Совета филиала

От 31.05.2007 г. № 144

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа

17.Резолюция, написанная на документе, соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например:

Негребецкому В.М.

Лутониной С.Г.

Прошу подготовить проект

Приказа о создании государственной

Аттестационной комиссии к 15.06.2007г.

________________________ Сахневич Т.А.

(подпись)

Г.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

 

18.Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии

 

Чего (кого)? Например:

Должностная инструкция заведующего кафедрой

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19.Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К» словом или штампом «Контроль»»

20.Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственном языке субъектов РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с указанными признаками.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.(например, приказы- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты, наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовки к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («Приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В письмах используют следующие формы изложения:

-от первого числа множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

-от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

-от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «МГЭИ считает возможным»);

21.Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

 

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием распорядительного документа, его даты и номера.

 

Например: Приложение 1 к решению Совета филиала МГЭИ от 29.12.2007 г. № 21

 

Допускается выражение «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение: 1.Положение о Северо-Западном филиале МГЭИ на 5 л. в 1 экз.

2.Правила подготовки и оформления документов на 7 л. в 2 экз.

Если приложение сброшюрировано, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение: письмо МГЭИ от 27.04.2007 г. № 128 ф и приложение к нему, всего на 3 л.

22. Подпись. В состав этого реквизита входит наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия)

Например:

Заведующий кафедрой уголовно-правовых дисциплин подпись В.Н.Рабчук

или на бланке:

Директор СЗФ МГЭИ _______________ Т.А.Сахневич

(подпись)

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должностного лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

 

Декан юридического

факультета СЗФ МГЭИ _______________ Негребецкий В.М.

(подпись)

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Директор Северо-Западного филиала _____________ Т.А.Сахневич

Главный бухгалтер ____________________________ М.В. Гребенчук

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Заместитель директора Заместитель директора

По научной работе по учебной работе

___________________ Е.В.Маслова ___________ А.А.Щеголькова

(подпись) (подпись)

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель ГАК _______________ Н.Д.Гомонов

(подпись)

Члены комиссии ________________ В.Н. Рабчук

________________ М.А. Матвеев

________________ А.В. Безруков

23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты подписания), например:

 

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор МГЭИ

______________ Л.А.Демидова

7 июня 2007 г.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо проректора МГЭИ

По работе с филиалами

От 27.04.2007 г. № 128 ф

СОГЛАСОВАНО

Письмо проректора МГЭИ

По филиалам

От 27.04.2007 г. № 128-ф.

24. Согласование документа оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (фамилию, инициалы) и дату подписания. Например:

Директор СЗФ МГЭИ ________ (подпись) Т.А. Сахневич 07.06.2007; г.

 

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются