Система справочно-информационной и

Справочно-аналитической документации

 

Назначение и состав справочно-информационной

И справочно-аналитической документации

 

Процесс принятия обоснованных управленческих решений ос­нован на сборе и обработке объективной и достоверной инфор­мации. Информация о фактическом положении дел в.системе уп­равления содержится в различных источниках, но важнейшее ме­сто среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Доку­менты этой группы не содержат поручений, не обязывают действо­вать строго предписанным образом, как распорядительные докумен­ты, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как прави­ло, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от ру­ководителя подразделения к заместителю руководителя организа­ции или руководителю организации, от подведомственной орга­низации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-ин-формационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не со­стоящими в отношениях соподчинения организациями и должно­стными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классифика­ции этих документов. В достаточной степени условно всю совокуп­ность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе информационно-справочной докумен­тации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента опе­ративного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документаль­ном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между органи­зациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей до­кументации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются спосо­бами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных ор­ганов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием пере­писки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтвержде­ния, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:

письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции;

письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

независимо от содержания письмо должно излагаться спокой­ным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать доста­точной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характери­стик, краткостью и последовательностью изложения;

содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняю­щие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной спо­соб обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

 

5.4.2. Составление и оформление справочно-

Информационных документов

 

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии феде­ральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соот­ветствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

 

Справочно-информационные документы	Справочно-аналитические документа
Протокол Докладная записка Предложение Объяснительная записка Заявление Представление Переписка (служебное письмо, телеграмма телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение)	Акт Справка Сводка Заключение Отзыв Список перечень

 

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНО­ВИЛИ (РЕШИЛИ)...

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по во­просу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необхо­димости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается приня­тое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением ука­зывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержав­шихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего реше­ния.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное из­ложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави­теля.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутрен­няя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по за­данию его непосредственного руководителя и преследуют цель по­вышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование ор­ганизации (для внутренней - наименование структурного подразде­ления), наименование вида документа, дата и номер, место состав­ления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, под­пись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, по­служившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и пред­ложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фак­тами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом слу­чае текст докладной записки состоит только из вводной и заключи­тельной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководи­телем подразделения, если она представляется руководителю орга­низации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подпи­сания. Образец докладной записки:

 

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 №_______ г-ну Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

численности отдела

 

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реаль­ных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой ин­формации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изда­ний, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю по­добрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

 

 

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично до­кладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины како­го-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бу­маги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адре­сат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вто­рая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содер­жащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляют­ся по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его замес­тителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандарт­ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер до­кумента, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, под­пись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного су­щества вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.

Представление - документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обя­зательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заго­ловок, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фами­лия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая долж­ность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном под­разделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, переме­щения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом пере­дачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизита­ми письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к.тексту, под­пись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — от­метка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убеди­тельным и корректным по форме. Факты и события должны изла­гаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допу­скать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из од­ной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композици­онном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказа­тельство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникно­вения вопроса или его краткая история. Если поводом для составле­ния письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть долж­на быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильнос­ти и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь за­головок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:

 

«О нарушении договорных обязательств»

«Об оказании научно-технической помощи»

 

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ся номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполни­телем составляется список рассылки.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовив­шего письмо, при необходимости - руководителями заинтересован­ных структурных подразделений, а также заместителем руководите­ля организации — куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визиру­ются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организа­ции на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руко­водителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая простав­ляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписан­ные письма не разрешается. Датой письма является дата его подпи­сания. Образец письма:

 

ФИРМА «ЭКОНИКА» Директору павильона

г-ну Турову B.C. Всероссийского выставочного

109542, Москва, Рязанский пр-т, центра

99, корп. 1

т. 371-3922, факс [phone]

10.09.96 № 01-18 / 395

О предоставлении выставочной площади

 

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300—400 кв. м выста­вочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всерос­сийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты:...

 

Исполнительный директор Подпись А.А.Кочеров

Главный бухгалтер Подпись Г.В.Цихисели

(Гарантийные письма удостоверяются печатью организации)

 

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Рос­сийской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительствен­ная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкно­венной» телеграммы составляет до 6 часов, «срочной» - до 3 часов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на ' светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголо­вок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содер­жание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводствен­ный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и, тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правиль­ности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилага­ется список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опу­скать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка - ТЧК

запятая - ЗПТ

двоеточие - ДВТЧ

кавычки - КВЧ

скобки - СКВ

номер - HP

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Знаки «N», -, + и другие следует писать словами: номер или HP; минус, плюс и т.д.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст те­леграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем, выбор делается в поль­зу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и кон­кретной деловой лексике, употребление которой не вызывает тол­кований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказан­ное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную инфор­мацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начи­нается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес от­правителя и наименование структурного подразделения (без сокра­щения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обрат­ный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию докумен­тов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосред­ственной телеграфной связи.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутству­ют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.

Телекс передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица:

 

А = а И = i П = р Ш = sh

Б = b Й = j(i) С = s Щ = sch(sc)

В = v К = к Т = t Ы = у

Г = д Л =! У = и Э = е

Д = d М = m Ф = f Ю = ju(iu)

Е = е Н = п X = h Я = ja(ia)

Ж = zh(j) O = o Ц = с

3 = г Ч = сп

Р = г

 

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформле­нию телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служеб­ного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает ав­тоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

маршрутный номер станции, состоящий из определенного.на­бора цифр и букв;

индивидуальный номер абонента;

сокращенное название организации (фирмы);

сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передаю­щего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка - указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.

Структура служебного заголовка может включать и другие ком­поненты в зависимости от практики, принятой в той или иной орга­низации, стране.

Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обраще­ния. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других слу­чаях.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

В текстах телекса не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного тол­кования.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, от­ражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса - ожидание ответа или нового сообщения -исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящи­еся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой на­грузки не несут.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого переда­ется информация.

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носите­ле копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимиль­ной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным пре­имуществом: она позволяет отправлять и получать графическую ин­формацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур облада­ет юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформле­ния документов, передаваемых по.факсу; они должны оформлять­ся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответст­вующему виду документа: печататься четким, контрастным шриф­том.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинни­ка не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи тек­ста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи ин­формационных сообщений служебного характера (извещения, при­глашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исхо­дящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; на­именование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, вхо­дящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборо­тов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефо­нограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается спи­сок организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки:

 

 

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма запи­сывается в журнал по следующей форме:

 

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его телефона

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму и номер его телефона

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

 

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует про­верять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатан­ной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организация­ми, имеющими соответствующие аппаратные и программные сред­ства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присва­ивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осу­ществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который опи­сывает место (компьютер или локальную систему), где этот элек­тронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, раз­деленных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпо­следний обозначает город - msk (Москва) или организацию вну­три страны и т.д.

 

5.4.3. Составление и оформление справочно-

Аналитических документов